6 errores financieros que cometen las organizaciones sin fines de lucro (+cómo evitarlos)

Las organizaciones sin fines de lucro manejan las finanzas de manera muy diferente a las organizaciones con fines de lucro.

Por ejemplo, tiende a haber menos flexibilidad en el presupuesto para trabajar con las organizaciones sin fines de lucro. Y cada centavo marca la diferencia porque las organizaciones sin fines de lucro se enfocan financieramente en lograr su misión en lugar de obtener ganancias.

Debido al presupuesto ajustado y los recursos limitados, es fácil que las organizaciones sin fines de lucro cometan errores cuando se trata de sus finanzas. Esto es especialmente cierto para las organizaciones sin fines de lucro nuevas porque aún están desarrollando sus redes y operaciones internas.

A continuación se muestra una lista de errores comunes cometidos por organizaciones sin fines de lucro para que pueda evitarlos. A medida que continúa creciendo y expandiendo su organización, lo último que desea hacer es sentar un precedente de operaciones financieras ineficaces.

Aprender más sobre los errores que otros cometen puede ayudarlo a evitar cometerlos usted mismo. ¿Listo para sumergirte un poco más profundo? Empecemos.

1. No trabajar con un contador certificado

Este es uno de los primeros errores que tienden a cometer las organizaciones sin fines de lucro. Las organizaciones tienen la mala costumbre de pensar: “Manejar las finanzas no puede ser tan difícil; ¿Por qué debería invertir en un contador?” La respuesta es sí, pueden ser así de difíciles y sí, debe invertir en uno de inmediato.

Sacar conclusiones de las finanzas, archivar informes y formularios requeridos, y elaborar estrategias para los años venideros requieren la atención de un experto para hacerlo correctamente.

El acceso a un CPA experimentado lo ayudará cuando se trata de auditorías sin fines de lucro, consultoría financiera y planificación para el futuro de su organización. En general, las opciones para obtener este acceso incluyen la contratación de un miembro del personal a tiempo completo, solicitar donaciones en especie de una empresa de contabilidad y subcontratar sus necesidades contables.

Recomendamos externalizar. Contratar a un miembro del personal a tiempo completo requiere muchos recursos; puede ser necesario para una organización más grande, pero no para una más pequeña. Las donaciones en especie también son increíblemente generosas y, a veces, las organizaciones sin fines de lucro tienen suerte, pero hay una falta de motivación para hacer un buen trabajo a largo plazo si un contador trabaja gratis.

Mientras tanto, hay varios beneficios importantes al subcontratar las necesidades contables de su organización sin fines de lucro:

• No te limitas. Su organización puede crecer astronómicamente incluso antes de que surja la necesidad de contratar personal adicional.
• Formas buenos hábitos. La firma de contabilidad ofrecerá consejos para guiarlo en la dirección correcta a medida que pone todo en marcha en la organización.
• Tienes acceso a la ayuda. Puede obtener ayuda con consejos para mantener la organización en el futuro. Además, puede obtener ayuda con la recaudación de fondos. Extraer los datos correctos de sus libros crea una causa convincente para convencer a los donantes de que contribuyan a su organización sin fines de lucro.

Si su organización sin fines de lucro no tiene acceso a un contador experimentado, podría estar perdiendo mucho. No solo está perdiendo la experiencia necesaria para auditar y sacar conclusiones efectivas, sino que también puede estar perdiendo oportunidades de crecimiento y recaudación de fondos.

2. Registro incorrecto de datos financieros

Cuando se trata de registrar datos financieros, es importante que todo sea correcto y coincida entre sus diferentes fuentes de información. El error humano es inevitable de vez en cuando, pero lo importante es que esos errores se detecten rápidamente y que no provengan de una falta de comprensión.

En otras palabras, cuando se trata de registrar datos financieros, necesita un contador experimentado y efectivo para minimizar los errores y detectar cualquier error que pueda ocurrir.

Considere cuándo es más probable que ocurran errores al llevar los libros financieros de su organización sin fines de lucro. Generalmente, es durante:

• La transferencia de datos de una solución a otra. Su organización tiene muchos lugares diferentes donde almacena información. Limite la cantidad de transferencias humanas integrando soluciones de software tanto como sea posible.
• Cuando el trabajo no se verifica dos o tres veces. Incluso con todo su software integrado, aún necesita un tenedor de libros efectivo de su lado. Hace un verdadero lío cuando alguien ingresa $ 60 en lugar de $ 600 en sus libros. Con un personal tan ocupado, deberá asegurarse de tener un tenedor de libros con tiempo para verificar dos y tres veces todos sus números.

Cuando se trata del registro incorrecto de datos en los libros de su organización sin fines de lucro, hay un par de pasos que puede seguir para minimizar el riesgo. Primero, integre su software. Luego, asegúrese de tener a alguien específicamente dedicado a mantener ordenados los libros de su organización sin fines de lucro.

3. Olvidarse de registrar los datos financieros en absoluto

Además de registrar la información incorrectamente, muchas organizaciones sin fines de lucro caen en la trampa de no registrar en absoluto parte de la información financiera vital. Esto no sucede con demasiada frecuencia, pero puede causar un gran lío de cosas si ocurre.

Por ejemplo, considere las siguientes situaciones:

• Su organización sin fines de lucro está organizando una campaña de compromiso para recaudar fondos . Las promesas son una promesa para dar a una organización en lugar de un regalo real en este momento. Su departamento financiero debe registrar estos compromisos como activos, pero con frecuencia se pasan por alto cuando se trata de ingresar datos en el sistema de contabilidad.
• Su organización sin fines de lucro recibe una gran cantidad de donaciones en especie. Las donaciones en especie eliminan el paso de pedir donaciones a los simpatizantes para comprar bienes o servicios para su organización sin fines de lucro. En su lugar, solo le pide directamente al donante esos bienes/servicios. Al igual que cualquier otro regalo, esto debe registrarse en los libros de su organización sin fines de lucro.

Estas son dos de las situaciones más comunes, pero puede pasar con cualquier cosa. Por eso es tan importante que su organización cuente con miembros del equipo financiero experimentados que trabajen con usted. Decide si necesitas acceso a un tenedor de libros o contador sin fines de lucro. Luego, elabore un plan que funcione para las necesidades de su organización.

4. Cometer errores en los formularios anuales

Cuando su organización sin fines de lucro fue aceptada como una organización 501(c)(3) oficial, quedó exento de impuestos. Sin embargo, las organizaciones sin fines de lucro aún deben presentar formularios de impuestos. El Formulario 990 es el formulario de impuestos anual que las organizaciones sin fines de lucro deben presentar cada año para mantener este estado de exención.

Según el Journal of Accountancy, algunos de los errores comunes en los informes que cometen las organizaciones sin fines de lucro al presentar su Formulario 990 incluyen:

A nadie le gusta la temporada de impuestos. Es difícil mantener todos los diferentes números e información en orden. Además, esos formularios son largos y complicados.

Para evitar cometer errores en el Formulario 990 de su organización, asegúrese de que un contador capacitado revise la información antes de enviarla. Esto ayudará a limitar la cantidad de datos incorrectos. Luego, guarde copias de cada año para que siempre tenga un registro de la información que envió en el pasado.

5. No implementar controles internos

La seguridad debe ser tomada en serio por las organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, muchas organizaciones más pequeñas adquieren el mal hábito de no implementar los controles internos necesarios que pueden mantener segura a la organización sin fines de lucro.

Su organización sin fines de lucro debe centrarse en mantener seguros sus datos, su oficina y sus finanzas mediante un programa de controles internos por escrito.

El costo promedio de una violación de datos en los Estados Unidos es de alrededor de $ 7,91 millones. Lo último que desea es perder la confianza de los donantes y un montón de dinero al mismo tiempo. ¡Eso es suficiente para cerrar una organización sin fines de lucro para siempre!

Al crear su documento de controles internos, asegúrese de hacer lo siguiente:

• Escribe todo. No asuma que las personas seguirán las reglas después de un solo memorando o discurso. Escribir los procesos y asegurarse de que todos en la organización sin fines de lucro tengan acceso al documento lo hace oficial.
• Nombre de los responsables. Para cada procedimiento y política, asegúrese de saber quién es responsable de hacerlo realidad. Esto nombra responsabilidades claras en toda la organización.

Algunos ejemplos de controles internos que debe establecer incluyen simplemente pedirle a la última persona que se vaya por la noche que cierre la puerta de la oficina, mantener todo el efectivo en un cajón cerrado con llave y pedir dos firmas en los cheques.

6. Recortar demasiados gastos generales

Demasiadas organizaciones sin fines de lucro tienen la impresión de que los gastos generales son inherentemente algo malo. Sin embargo, esto se ha vuelto bastante controvertido últimamente, ya que los profesionales sin fines de lucro ven los gastos generales como una inversión a largo plazo en lugar de un gasto innecesario a corto plazo.

Estas inversiones a largo plazo pueden ayudar a la organización a ahorrar dinero con el tiempo. Considere la compensación de los empleados. Reducir las tasas de compensación es una buena manera de aumentar la tasa de rotación de empleados. Entonces, estás atrapado pagando precios más altos para contratar a alguien nuevo.

Los buenos contadores le dirán que incluso las organizaciones sin fines de lucro deben invertir en sí mismas para ver el crecimiento de la organización.

Si su organización sin fines de lucro está preocupada por sus gastos generales, tome las siguientes precauciones como se describe en NonProfit PRO:

• Fomente los ingresos predecibles. Desde tasas de retención mejoradas hasta obsequios más recurrentes, los ingresos predecibles facilitan que las organizaciones sin fines de lucro se mantengan dentro de sus presupuestos para gastos operativos.
• Aumentar la transparencia financiera. Mejorar la transparencia ayuda a los patrocinadores sin fines de lucro a comprender mejor por qué es importante realizar inversiones generales. Es más probable que continúen dando, sabiendo que sus inversiones solo ayudarán a que la organización sin fines de lucro crezca.

Los gastos generales no son inherentemente malos. Los gastos generales innecesarios es lo que su organización sin fines de lucro debe tratar de reducir, pero tenga cuidado al definir la palabra innecesaria .

comida para llevar

Las organizaciones sin fines de lucro, especialmente las organizaciones sin fines de lucro nuevas, tienden a cometer algunos errores financieros. Si comete uno o dos pequeños percances, no es el fin del mundo. Generalmente, los errores conducen a una mejor comprensión de cómo funcionan las finanzas sin fines de lucro.

Sin embargo, muchos errores son completamente evitables si tiene acceso a los recursos adecuados. Antes de que termine el año, maximice su impacto aprendiendo cinco estrategias de recaudación de fondos de fin de año para cerrar el año calendario.

Tener acceso a miembros capacitados del equipo financiero es el primer paso para evitar los errores anteriores. ¡Entonces, su organización sin fines de lucro puede avanzar y crecer sin problemas!

Encuentre una firma de contabilidad para las necesidades de su empresa para comenzar con el pie derecho en 2020.