6 Kesalahan Finansial yang Dilakukan Nirlaba (+Cara Menghindarinya)

Organisasi nirlaba menangani keuangan dengan sangat berbeda dari organisasi nirlaba.

Misalnya, anggaran untuk organisasi nirlaba cenderung kurang fleksibel. Dan setiap sen membuat perbedaan karena organisasi nirlaba berfokus secara finansial untuk mencapai misi mereka daripada menghasilkan keuntungan.

Karena anggaran yang ketat dan sumber daya yang terbatas, organisasi nirlaba mudah membuat kesalahan dalam hal keuangan mereka. Hal ini terutama berlaku untuk organisasi nirlaba baru karena mereka masih membangun jaringan dan operasi internal mereka.

Di bawah ini adalah daftar kesalahan umum yang dilakukan oleh organisasi nirlaba sehingga Anda dapat menghindarinya. Ketika Anda terus tumbuh dan memperluas organisasi Anda, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menetapkan preseden operasi keuangan yang tidak efektif.

Mempelajari lebih banyak tentang kesalahan yang dilakukan orang lain dapat membantu Anda menghindari kesalahan itu sendiri. Siap menyelam lebih dalam? Mari kita mulai.

1. Gagal bekerja dengan akuntan bersertifikat

Ini adalah salah satu kesalahan pertama yang cenderung dilakukan oleh organisasi nirlaba. Organisasi memiliki kebiasaan buruk untuk berpikir, “Menangani keuangan tidak sesulit itu; mengapa saya harus berinvestasi pada seorang akuntan?” Jawabannya adalah ya – mereka bisa sesulit itu, dan ya, Anda harus segera berinvestasi.

Menarik kesimpulan dari keuangan, mengajukan laporan dan formulir yang diperlukan, dan menyusun strategi untuk tahun-tahun mendatang semuanya membutuhkan perhatian seorang ahli untuk dilakukan dengan benar.

Akses ke CPA berpengalaman akan membantu dalam hal audit nirlaba, konsultasi keuangan, dan perencanaan masa depan organisasi Anda. Umumnya, opsi untuk mendapatkan akses ini termasuk mempekerjakan anggota staf penuh waktu, meminta sumbangan dalam bentuk barang dari bisnis akuntansi, dan mengalihdayakan kebutuhan akuntansi Anda.

Kami merekomendasikan outsourcing. Mempekerjakan anggota staf penuh waktu membutuhkan banyak sumber daya; mungkin diperlukan untuk organisasi yang lebih besar, tetapi tidak untuk organisasi yang lebih kecil. Sumbangan dalam bentuk barang juga sangat murah hati dan terkadang organisasi nirlaba beruntung, tetapi motivasi untuk melakukan pekerjaan dengan baik dalam jangka panjang akan berkurang jika seorang akuntan bekerja secara gratis.

Sementara itu, ada beberapa manfaat utama untuk mengalihdayakan kebutuhan akuntansi nirlaba Anda:

• Anda tidak membatasi diri. Organisasi Anda dapat berkembang pesat bahkan sebelum timbul kebutuhan untuk merekrut anggota staf tambahan.
• Anda membentuk kebiasaan baik. Kantor akuntan akan menawarkan saran untuk memandu Anda ke arah yang benar saat Anda menyiapkan dan menjalankan semuanya di organisasi.
• Anda memiliki akses untuk membantu. Anda bisa mendapatkan bantuan dengan saran untuk mempertahankan organisasi di masa depan. Plus, Anda bisa mendapatkan bantuan dengan penggalangan dana. Mengambil data yang benar dari buku Anda menciptakan alasan kuat untuk meyakinkan para donor untuk berkontribusi pada organisasi nirlaba Anda.

Jika organisasi nirlaba Anda tidak memiliki akses ke akuntan berpengalaman, Anda bisa kehilangan banyak hal. Anda tidak hanya kehilangan keahlian yang diperlukan untuk mengaudit dan menarik kesimpulan yang efektif, tetapi Anda juga mungkin kehilangan peluang pertumbuhan dan penggalangan dana.

2. Pencatatan data keuangan yang salah

Ketika datang untuk merekam data keuangan, penting bahwa semuanya benar dan cocok di antara berbagai sumber informasi Anda. Kesalahan manusia tidak dapat dihindari dari waktu ke waktu, tetapi yang penting adalah kesalahan itu ditangkap dengan cepat dan tidak berasal dari kurangnya pemahaman.

Dengan kata lain, dalam hal pencatatan data keuangan, Anda membutuhkan pembukuan yang berpengalaman dan efektif untuk meminimalisir kesalahan dan menangkap segala kesalahan yang mungkin terjadi.

Pertimbangkan kapan kesalahan paling mungkin terjadi dalam menyimpan pembukuan keuangan untuk organisasi nirlaba Anda. Umumnya, itu baik selama:

• Transfer data dari satu solusi ke solusi lainnya. Organisasi Anda memiliki banyak tempat berbeda untuk menyimpan informasi. Batasi jumlah transfer manusia dengan mengintegrasikan solusi perangkat lunak sebanyak mungkin.
• Ketika pekerjaan tidak diperiksa dua kali atau tiga kali lipat. Bahkan dengan semua perangkat lunak Anda terintegrasi, Anda masih membutuhkan pembukuan yang efektif di pihak Anda. Itu benar-benar berantakan ketika seseorang memasukkan $60 bukannya $600 di buku Anda. Dengan staf yang begitu sibuk, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki seorang pemegang buku yang memiliki waktu untuk memeriksa dua kali dan tiga kali lipat semua nomor Anda.

Jika menyangkut pencatatan data yang salah dalam pembukuan lembaga nonprofit Anda, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk meminimalkan risiko. Pertama, integrasikan perangkat lunak Anda. Kemudian, pastikan Anda memiliki seseorang yang secara khusus didedikasikan untuk menjaga pembukuan organisasi nirlaba Anda tetap rapi.

3. Lupa mencatat data keuangan sama sekali

Selain salah mencatat informasi, banyak lembaga nonprofit yang terjebak karena tidak mencatat beberapa informasi keuangan penting sama sekali . Ini tidak terjadi terlalu sering, tetapi dapat menyebabkan kekacauan besar jika itu terjadi.

Misalnya, pertimbangkan situasi berikut:

• Lembaga nonprofit Anda menyelenggarakan kampanye penggalangan dana . Ikrar adalah janji untuk diberikan kepada organisasi daripada hadiah yang sebenarnya saat ini. Departemen keuangan Anda harus mencatat ikrar ini sebagai aset, tetapi sering kali terlewatkan saat memasukkan data ke dalam sistem akuntansi.
• Lembaga nonprofit Anda menerima donasi dalam jumlah besar. Sumbangan dalam bentuk barang menghilangkan langkah meminta sumbangan dari pendukung untuk membeli barang atau jasa untuk lembaga nonprofit Anda. Sebagai gantinya, Anda tinggal menanyakan langsung kepada donatur barang/jasa tersebut. Sama seperti hadiah lainnya, ini harus dicatat dalam pembukuan lembaga nonprofit Anda.

Ini adalah dua situasi yang paling umum, tetapi itu bisa terjadi dengan apa saja. Inilah mengapa sangat penting bagi organisasi Anda untuk memiliki anggota tim keuangan yang berpengalaman yang bekerja dengan Anda. Putuskan apakah Anda memerlukan akses ke pemegang buku atau akuntan nirlaba. Kemudian, buatlah rencana yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

4. Membuat kesalahan pada formulir tahunan

Saat lembaga nonprofit Anda diterima sebagai organisasi resmi 501(c)(3), Anda menjadi bebas pajak. Namun, organisasi nirlaba masih perlu mengajukan formulir pajak. Formulir 990 adalah formulir pajak tahunan yang harus diajukan organisasi nirlaba setiap tahun untuk mempertahankan status pengecualian ini.

Menurut Journal of Accountancy, beberapa kesalahan pelaporan umum yang dibuat oleh organisasi nirlaba saat mereka mengajukan Formulir 990 meliputi:

Tidak ada yang suka musim pajak. Sulit untuk menjaga semua nomor dan informasi yang berbeda tetap lurus. Plus, formulir itu panjang dan rumit.

Untuk menghindari kesalahan pada Formulir 990 organisasi Anda, pastikan akuntan terlatih meninjau informasi sebelum Anda mengirimkannya. Ini akan membantu membatasi jumlah data yang salah. Kemudian, simpan salinan dari setiap tahun sehingga Anda selalu memiliki catatan informasi yang Anda kirimkan di masa lalu.

5. Tidak menerapkan pengendalian internal

Keamanan harus ditanggapi dengan serius oleh organisasi nirlaba. Namun, banyak organisasi yang lebih kecil memiliki kebiasaan buruk untuk tidak menerapkan kontrol internal yang diperlukan yang dapat menjaga keamanan organisasi nirlaba.

Lembaga nonprofit Anda harus fokus untuk menjaga keamanan data, kantor, dan keuangan Anda menggunakan program kontrol internal tertulis.

Biaya rata-rata pelanggaran data di Amerika Serikat adalah sekitar $7,91 juta. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah kehilangan kepercayaan dari para donatur dan sejumlah uang sekaligus. Itu cukup untuk menutup organisasi nirlaba selamanya!

Saat Anda membuat dokumen kontrol internal, pastikan Anda melakukan hal berikut:

• Tulis semuanya. Jangan hanya berasumsi bahwa orang akan mengikuti aturan setelah satu memo atau pidato. Menuliskan proses dan memastikan semua orang di lembaga nonprofit memiliki akses ke dokumen membuatnya resmi.
• Sebutkan pihak-pihak yang bertanggung jawab. Untuk setiap prosedur dan kebijakan, pastikan Anda tahu siapa yang bertanggung jawab untuk mewujudkannya. Ini menyebutkan tanggung jawab yang jelas di seluruh organisasi.

Beberapa contoh pengendalian internal yang harus Anda atur termasuk hanya meminta orang terakhir yang pergi pada malam hari untuk mengunci pintu kantor, menyimpan semua uang tunai di laci yang terkunci, dan meminta dua tanda tangan pada cek.

6. Memotong terlalu banyak biaya overhead

Terlalu banyak organisasi nirlaba memiliki kesan bahwa biaya overhead pada dasarnya adalah hal yang buruk. Namun, ini menjadi sangat kontroversial akhir-akhir ini karena para profesional nirlaba melihat overhead sebagai investasi jangka panjang daripada biaya jangka pendek yang tidak perlu.

Investasi jangka panjang ini sebenarnya dapat membantu organisasi menghemat uang dari waktu ke waktu. Pertimbangkan kompensasi karyawan. Menurunkan tingkat kompensasi Anda adalah cara yang baik untuk meningkatkan tingkat turnover karyawan Anda. Kemudian, Anda terjebak membayar harga yang lebih tinggi untuk mempekerjakan seseorang yang baru.

Akuntan yang baik akan memberi tahu Anda bahwa bahkan organisasi nirlaba harus berinvestasi dalam diri mereka sendiri untuk melihat pertumbuhan di organisasi.

Jika lembaga nonprofit Anda khawatir tentang biaya overhead, lakukan tindakan pencegahan berikut seperti yang digariskan oleh NonProfit PRO:

• Mendorong pendapatan yang dapat diprediksi. Dari tingkat retensi yang ditingkatkan hingga hadiah yang lebih berulang, pendapatan yang dapat diprediksi memudahkan lembaga nonprofit untuk tetap berada dalam anggaran mereka untuk biaya operasional.
• Meningkatkan transparansi keuangan. Meningkatkan transparansi membantu pendukung nirlaba lebih memahami mengapa penting untuk melakukan investasi overhead. Mereka akan lebih cenderung untuk terus memberi, mengetahui bahwa investasi mereka hanya akan membantu organisasi nirlaba tumbuh.

Biaya overhead pada dasarnya tidak buruk. Overhead yang tidak perlu adalah apa yang harus coba dipotong oleh organisasi nirlaba Anda, tetapi berhati-hatilah dalam mendefinisikan kata yang tidak perlu .

Takeaways

Organisasi nirlaba, terutama organisasi nirlaba baru, cenderung membuat beberapa kesalahan keuangan. Jika Anda membuat satu atau dua kecelakaan kecil, itu bukan akhir dari dunia. Umumnya, kesalahan mengarah pada pemahaman yang lebih baik tentang cara kerja keuangan nirlaba.

Namun, banyak kesalahan benar-benar dapat dihindari jika Anda memiliki akses ke sumber daya yang tepat. Sebelum tahun berakhir, maksimalkan dampak Anda dengan mempelajari lima strategi penggalangan dana akhir tahun untuk menutup tahun kalender.

Memiliki akses ke anggota tim keuangan terlatih adalah langkah pertama untuk menghindari kesalahan di atas. Kemudian, lembaga nonprofit Anda dapat maju dan berkembang tanpa hambatan!

Temukan kantor akuntan untuk kebutuhan perusahaan Anda untuk memulai langkah yang tepat di tahun 2020.