7 ซอฟต์แวร์ระบบเอกสารอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาทำงาน
เผยแพร่แล้ว: 2022-11-04เอกสารเป็นองค์ประกอบสำคัญของอุตสาหกรรมใดๆ เป็นเวลานาน เอกสารทางธุรกิจจะต้องมีการเติบโตอย่างมากและมีความซับซ้อนมากขึ้นเมื่อบริษัทเติบโตขึ้น
ในการใช้เอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจต้องจัดหมวดหมู่และจัดเรียงเอกสารอย่างแม่นยำ มิฉะนั้นอาจเกิดปัญหากับพนักงานได้
ในโลกที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วนี้ เป็นเรื่องดีที่มีซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสารอยู่
ระบบอัตโนมัติของเอกสารเป็นไปได้เนื่องจากเทคโนโลยีที่ก้าวหน้า ซึ่งส่งผลกระทบต่อวิธีที่บริษัทจัดการเอกสาร และทำให้กระบวนการจัดทำเอกสารด้วยมือที่ยุ่งยากและใช้เวลานานง่ายขึ้น
อย่างไรก็ตาม ด้วยตัวเลือกที่มีอยู่มากมาย การตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณอาจต้องใช้เวลา บางส่วนมีฟังก์ชันการทำงานที่แตกต่างกัน และบางส่วนได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับผู้ใช้บางประเภท
ตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดการทำงานอัตโนมัติของเอกสารของทีมขายแตกต่างจากบริษัทกฎหมาย และแต่ละคนจะได้รับประโยชน์จากโซลูชันที่ออกแบบมาสำหรับกิจวัตรประจำวันตามปกติของพวกเขา
โพสต์นี้จะค้นพบเพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสารที่ดีที่สุดและวิธีที่จะช่วยคุณประหยัดเวลา
ระบบอัตโนมัติของเอกสารคืออะไร?

เอกสารอัตโนมัติใช้โปรแกรมและซอฟต์แวร์เพื่อสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยมีส่วนร่วมของมนุษย์น้อยลง
ระบบอัตโนมัติของเอกสารช่วยให้เวิร์กโฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติ รวมถึงการสแกน การจัดเก็บ การดึงข้อมูล การเก็บข้อมูล และการจัดประเภทเอกสาร
ผู้ใช้สร้างเอกสารที่เรียกว่า "เทมเพลต" ในซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสาร เทมเพลตเหล่านี้ระบุว่าควรเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบเอกสารอย่างไรโดยอิงตามอินพุตเฉพาะ
ระบบอัตโนมัติของเอกสารสามารถ:
- การประมวลผลเอกสาร: กำลังดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสารต่างๆ ตรวจสอบความถูกต้อง และเปลี่ยนให้เป็นข้อมูลที่สมบูรณ์สำหรับผู้ใช้ปลายทาง ทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตเอกสารได้รับการจัดการระหว่างการประมวลผลเอกสาร
- การผลิตเอกสาร: สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลที่ได้รวบรวมหรือดึงมาเป็นข้อมูลป้อนเข้าเพื่อจัดทำข้อเสนอ สัญญา จดหมายธุรกิจ ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ
ทำไมธุรกิจถึงต้องการระบบอัตโนมัติของเอกสาร?

ธุรกิจต้องดูแลเอกสารจำนวนมากซึ่งอาจมีราคาแพงในการจัดการอย่างไม่มีประสิทธิภาพ
การประมวลผลเอกสารสามารถเข้าถึงได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติ ดูสาเหตุต่อไปนี้ว่าทำไมธุรกิจถึงต้องการระบบอัตโนมัติของเอกสาร:
ลดงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน
ระบบอัตโนมัติของเอกสารช่วยลดเวลาและความพยายามของพนักงานในกระบวนการซ้ำ การสแกนเอกสาร การดึงข้อมูล การจัดประเภท การสร้างดัชนีเอกสาร และการจัดเก็บข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใด ๆ ในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบอัตโนมัติของเอกสารทำให้ทั้งหมดนี้สำเร็จและอื่น ๆ อีกมากมาย
ประมวลผลเอกสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
การใช้เทมเพลตที่ปรับแต่งเองสามารถลดเวลาที่ใช้ในงานเอกสารและทำให้ขั้นตอนการประมวลผลเอกสารคล่องตัวขึ้น ซึ่งช่วยในการสร้างขั้นตอนเอกสารที่พนักงานทุกคนสามารถปฏิบัติตามเพื่อใช้เวลาและความพยายามให้เกิดประโยชน์สูงสุด
อัตราข้อผิดพลาดที่ต่ำกว่า
เอกสารที่สร้างขึ้นด้วยตนเองอาจต้องมีการคัดลอกและวาง หรือเอกสารล่าสุดอาจมีข้อผิดพลาดที่ต้องแก้ไขหลายครั้ง ซึ่งต้องใช้ความพยายามอย่างหนักของมนุษย์ และเพิ่มความล่าช้าในการดำเนินการโดยไม่จำเป็น
ข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถขจัดหรือลดลงได้อย่างมากด้วยความแม่นยำของระบบอัตโนมัติของเอกสารขั้นสูง เทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและเทคโนโลยีที่ใช้ AI ที่ใช้ประโยชน์จากการดักจับข้อมูลช่วยให้รับข้อมูลที่จำเป็นได้ง่ายขึ้นและแจ้งบุคลากรที่เหมาะสมเมื่อข้อมูลขาดหายไป
ประหยัดค่าใช้จ่าย
ธุรกิจที่สร้างเอกสารโดยอัตโนมัติจะได้รับผลกำไรจากต้นทุนที่ต่ำลงอย่างไม่ต้องสงสัย ระบบอัตโนมัติสามารถลดค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้อย่างมาก รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์เอกสาร การสร้างตู้เก็บเอกสารสำหรับเอกสารจริง ฯลฯ และเพิ่มประสิทธิภาพการควบคุมดูแลระบบ
ปรับปรุงการโต้ตอบกับลูกค้าและความร่วมมือทางการค้า
ความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงาน ผู้ขาย และผู้บริโภคมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรใดๆ การรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกอาจประสบปัญหาหากการสร้างเอกสารด้วยตนเองมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด ความล่าช้า และไม่สอดคล้องกัน
การเข้าถึงเอกสารออนไลน์ทำให้การทำงานกับผู้ขายมากขึ้นและติดต่อกับผู้บริโภคได้ง่ายขึ้นและปลอดภัยยิ่งขึ้น ความสะดวกในการดูเอกสารจากสถานที่ใดๆ ในเวลาใดก็ได้ ส่งเสริมการโต้ตอบที่ดีขึ้น และช่วยสร้างประสบการณ์ของลูกค้าเป็นรายบุคคล
เพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
ระบบเอกสารอัตโนมัติมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลในตัวพร้อมสิทธิ์การเข้าถึงที่จำเป็น เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียเอกสารและปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล
ตัวอย่างเช่น ภาคกฎหมายและการดูแลสุขภาพ สามารถปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากการรั่วไหลและการละเมิดโดยใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสารพร้อมมาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม
มีประสิทธิภาพมากกว่าการประมวลผลเอกสารด้วยตนเองอย่างไร?

หากคุณมักจัดทำเอกสารประเภทเดียวกัน เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ หรือรายงานรายเดือน คุณอาจประสบปัญหาต่อไปนี้:
- ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองจากหลายแหล่ง ดำเนินการคำนวณที่ซับซ้อน และสร้างการแสดงภาพเพื่อแสดงข้อมูล
- เป็นการท้าทายที่จะรับประกันว่าเอกสารจะปราศจากข้อผิดพลาด แม้หลังจากใช้เวลาหลายชั่วโมง (หรือเป็นวัน) เพื่อค้นหาข้อผิดพลาด
ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสาร ซึ่งช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติจากหลายแหล่งและจัดเรียงตามที่คุณต้องการ
ด้วยเหตุนี้ คุณสามารถสร้างรายงานใดๆ ก็ได้ในเสี้ยววินาที ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดนั้นถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาด
คุณสมบัติ
#1. การเข้าถึงเว็บ
ผู้ใช้ต้องสามารถเข้าถึงเอกสารของตนได้จากทุกที่ในยุคที่มีการใช้อินเทอร์เน็ตอย่างแพร่หลาย ในยุคของอินเทอร์เน็ต ซอฟต์แวร์เอกสารอัตโนมัติบนเว็บช่วยให้เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งมีความสำคัญ เหล่านี้ประกอบด้วย:
- เข้าถึงผ่านอุปกรณ์มือถือเพื่อดูหรือแก้ไขเอกสาร
- ในการจัดเก็บเอกสารในระบบคลาวด์ ให้ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
- แชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์แต่ละไฟล์กับผู้อื่นผ่านการแชร์ไฟล์
#2. ลากแล้ววาง
การลากและวางเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบเอกสารอัตโนมัติ คุณสามารถลากและวางไฟล์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งหรือแม้แต่จากแอพพลิเคชั่นหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
#3. ค้นหาเอกสาร

ผู้ใช้แต่ละคนมีไฟล์จำนวนมาก ดังนั้นพวกเขาจึงต้องสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวอักษรเพียงไม่กี่ตัวของข้อความค้นหา ซอฟต์แวร์เอกสารอัตโนมัติช่วยในการจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารเพื่อให้ง่ายต่อการดึงเอกสารเมื่อจำเป็น
ผู้ใช้สามารถค้นหาวัสดุที่เก็บไว้โดยใช้ฟังก์ชันค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย
#4. การกำหนดเวอร์ชันเอกสาร
การกำหนดเวอร์ชันเป็นอีกหนึ่งคุณลักษณะที่สำคัญของระบบเอกสารอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสาร เปรียบเทียบ และย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากจำเป็น ต้องขอบคุณการกำหนดเวอร์ชัน
#5. การล็อกไฟล์

องค์ประกอบสำคัญของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสารคือการล็อกไฟล์ ผู้ใช้จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่ถูกล็อคได้จนกว่าบุคคลที่ล็อคไฟล์จะเปิดขึ้น
#6. โปรแกรมดูและบรรณาธิการรวม
คุณสามารถดูและแก้ไขเอกสารโดยใช้โปรแกรมดูแบบฝังโดยไม่ต้องดาวน์โหลดหรือเปิดเอกสารในหน้าต่างใหม่ ประหยัดเวลาโดยไม่จำเป็นต้องข้ามไปมาระหว่างแท็บหรือโปรแกรม
เมื่อซอฟต์แวร์สังเกตว่ามีบุคคลอื่นกำลังปรับเปลี่ยนไฟล์ ซอฟต์แวร์จะล็อกไฟล์และปลดล็อกเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น
#7. การให้คะแนนและการแบ่งปัน
ผู้ใช้ควรสามารถแบ่งปันเอกสารได้อย่างปลอดภัยและสะดวกโดยใช้ซอฟต์แวร์เอกสารอัตโนมัติที่ดี
นอกจากนี้ยังอาจมีระบบการให้คะแนนที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าตัวเลขให้กับแต่ละเอกสารโดยใช้มาตราส่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า วิธีการให้คะแนนนี้ช่วยในการติดตามว่าเอกสารใดที่พนักงานชอบและต้องมีการแก้ไข
#8. สิทธิ์การใช้งานไฟล์และโฟลเดอร์
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสารต้องมีสิทธิ์ของไฟล์และโฟลเดอร์ คุณสามารถจัดการสิ่งที่ทีมของคุณสามารถทำได้ด้วยเอกสารที่พวกเขากำลังดำเนินการอยู่โดยให้สิทธิ์ในการแก้ไข
#9. การเชื่อมโยงเอกสาร

กระบวนการเชื่อมโยงเอกสาร ไฟล์ หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้จากที่เดียวเรียกว่าการลิงก์เอกสาร
คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงเอกสารกับบันทึกที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ในซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสาร หรือเข้าถึงสำเนาหนึ่งจากอีกชุดหนึ่งได้
#10. การจัดการเนื้อหาอัจฉริยะ
ระบบที่ดีที่สุดควรอัปเดตอย่างราบรื่นในบัญชีและแหล่งข้อมูลทั้งหมด แก้ไขเทมเพลต สร้างเวิร์กโฟลว์ตามสั่ง และบังคับใช้กฎที่รับรองความถูกต้อง การปฏิบัติตามข้อกำหนด และมาตรฐานของแบรนด์
นอกจากนี้ บางแพลตฟอร์มยังมีความสามารถในการทำงานอัตโนมัติแบบกลุ่ม ซึ่งให้ผู้ใช้สร้างการนำเสนอ รายงาน รายงาน และหลักประกันประเภทอื่นๆ นับร้อยหรือหลายพันรายการในคราวเดียว ช่วยให้ผู้ขายจัดทำเอกสารทางเทคนิคตามความต้องการที่กำหนดเป้าหมายกลุ่มลูกค้าเฉพาะ

เราได้จัดทำรายการโซลูชันที่ได้รับความนิยมสูงสุดพร้อมภาพรวมคร่าวๆ ของคุณสมบัติหลักเพื่อช่วยให้คุณไม่ต้องหลงทางในตัวเลือกซอฟต์แวร์ระบบเอกสารอัตโนมัติที่มีให้เลือกมากมาย
DocuPilot

Docupilot เป็นโปรแกรมเอกสารอัตโนมัติที่ใช้งานง่ายและปรับเปลี่ยนได้ คุณสามารถใช้ข้อมูลที่มีอยู่และเทมเพลตโฆษณาเพื่อสร้างเอกสาร ตัวสร้างเอกสารในตัวสามารถสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองได้
คุณยังสามารถส่งอีเมลเอกสารที่คุณทำโดยใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัตินี้ไปยังบริการต่างๆ เช่น Dropbox, Zapier และ Docusign
คุณสมบัติ
- แม่แบบที่ กำหนดไว้ล่วงหน้า: Docupilot มีแม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งธุรกิจต่างๆ อาจใช้เพื่อสร้างใบเสนอราคา ข้อตกลง ใบแจ้งหนี้ และเอกสารอื่นๆ
- การบูรณาการ: CRM, แบบฟอร์ม, ฐานข้อมูลออนไลน์, แบบสำรวจ และ HR เป็นแหล่งข้อมูลเพียงไม่กี่แหล่งที่คุณสามารถเชื่อมโยงซอฟต์แวร์ด้วย
- ปลอดภัย: ด้วยความช่วยเหลือของ Docupilot คุณสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านและเข้ารหัสเอกสารของคุณได้ คุณสามารถรับประกันความเป็นส่วนตัวของลูกค้าได้เสมอ ส่งเสริมความมั่นใจของลูกค้าที่จำเป็นมาก
- เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: เวิร์กโฟลว์เอกสารที่ซับซ้อนที่สุดในธุรกิจบางอย่างทำให้ง่ายขึ้นด้วย Docupilot เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำตามขั้นตอนการป้อนข้อมูลซ้ำทุกครั้งที่คุณเขียนเอกสาร ซึ่งจะทำให้กระบวนการทั้งหมดง่ายขึ้น
DocuPilot โดดเด่นด้วยต้นทุนที่ถูกกว่าซึ่งทำให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น
แอร์สเลท

ตั้งแต่การสร้างโฟลว์ไปจนถึงการวิเคราะห์กระบวนการ airSlate เป็นแอปพลิเคชันระบบคลาวด์แบบครบวงจรที่สามารถจัดการทุกขั้นตอนของการทำงานอัตโนมัติของเอกสารของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นยูทิลิตี้ที่ไม่มีรหัส
เจ้าหน้าที่ประมวลผลเอกสารของคุณสามารถลดลงครึ่งหนึ่งหากคุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากแอพได้
คุณสมบัติ
- Flow Creator: ส่วนต่อประสานผู้ใช้แบบลากและวางของ Flow Creator ช่วยให้คุณสร้างการแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ของเอกสาร (UI)
- eSignature: แบบฟอร์มดิจิทัล แบบสำรวจ เอกสาร และเนื้อหาสามารถเพิ่ม eSignatures ที่มีผลผูกพันตามกฎหมายได้อย่างง่ายดาย
- โพลออนไลน์: เมื่อใช้ฟีเจอร์แบบสำรวจออนไลน์ คุณสามารถสร้างแบบสำรวจสาธารณะ เอกสารการทดสอบแอปเบต้า และแบบสอบถามได้
- Robotic Process Automation: คุณสามารถทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติโดยใช้บอท airSlate โดยไม่ต้องเขียนสตริงโค้ดเดียว
นอกจากนี้ airSlate ยังมีไลบรารีที่กว้างขวางพร้อมเทมเพลตระบบอัตโนมัติของเอกสารหลายพันรายการสำหรับภาคส่วนส่วนใหญ่
PandaDoc

การสร้าง แก้ไข และเซ็นชื่อเอกสารสามารถทำได้ในที่เดียวโดยใช้ PandaDoc
ไม่ว่าคุณจะต้องการซอฟต์แวร์ eSignature ข้อเสนออัตโนมัติ เครื่องมือการขายและการตลาด หรือการประมวลผลเอกสารที่ปลอดภัย PandaDoc จะจัดเตรียมเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อเพิ่มความเร็วในกระบวนการทางธุรกิจและเซ็นเอกสารได้ในพริบตา
เพื่อมอบประสบการณ์การจัดการเอกสารที่ราบรื่นข้ามพรมแดนดิจิทัลจำนวนมาก PandaDoc ผสานรวมกับแอปกว่า 30 แอปและจำนวนนับไม่ถ้วน
คุณสมบัติ
- วางและลาก: ให้ผู้ใช้มีตัวเลือกเริ่มต้นในการลากและวางลงในเอกสารตามหมวดหมู่แทนฟังก์ชันเทมเพลต
- ลายเซ็นดิจิทัล: นี่เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดเนื่องจากอนุญาตให้ผู้ใช้เซ็นเอกสารแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องใช้กระดาษ
- การผลิตเอกสาร: ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารที่ต้องการได้ที่นี่ และควบคุมเนื้อหาอื่นๆ เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการสร้างสัญญาทางธุรกิจ ข้อเสนอ การประมูล และเอกสารอื่นๆ
- บันทึกที่เก็บถาวร: เมื่อคุณสร้างเอกสารเสร็จแล้ว คุณสามารถจัดหมวดหมู่และบันทึกที่เก็บถาวรได้
ลูกค้าชอบความยืดหยุ่นของเทมเพลตของ PandaDoc ฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างที่ผู้บริโภคพบว่ามีประโยชน์คือการติดตามและวิเคราะห์เอกสาร
Crove

คุณสามารถออกแบบและทำให้เอกสารของบริษัทของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้โดยใช้ Crove ด้วยตัวแก้ไขเอกสารที่มีประสิทธิภาพ มันสามารถช่วยคุณในการทำให้เอกสารทั้งหมดของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ในการทำให้เอกสารเป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มตัวแปร เงื่อนไขเชิงตรรกะ สูตร Excel และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
การรวมศูนย์การดำเนินการเอกสารของคุณไว้ภายใน Crove ทำให้คุณไม่ต้องใช้เครื่องมือที่ไม่จำเป็น ด้วยไลบรารีเทมเพลตที่มีอยู่ภายใน Crove จึงเป็นมากกว่าระบบอัตโนมัติของเอกสารทั่วไป
คุณสมบัติ
- การคำนวณ: ใช้สูตรในวิชาคณิตศาสตร์เพื่อทำการคำนวณโดยตรงบนเขตข้อมูลในเอกสารของคุณ
- แบบฟอร์ม: สร้างแบบสำรวจของคุณ รวมตรรกะในการปกปิดหรือแสดงคำถาม และอนุญาตให้ทุกคนสร้างเอกสารโดยการตอบคำถาม
- ดูตัวอย่างด่วน: กรอกแบบสอบถาม และตรวจสอบเอกสารของคุณแบบเรียลไทม์
- โพสต์แบบฟอร์ม: โพสต์แบบฟอร์มของคุณใน URL สาธารณะ ทุกคนสามารถสร้างเอกสารได้หากพวกเขาปฏิบัติตามข้อจำกัดที่คุณตั้งไว้สำหรับลิงก์ของคุณ
Crove สามารถเป็นเครื่องมือในอุดมคติของคุณได้หากคุณต้องการซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเอกสารฟรี
เอกสาร

Documate เป็นซอฟต์แวร์สร้างเอกสารอัตโนมัติแบบไม่ต้องใช้รหัสที่ใช้งานง่ายสำหรับการประกอบเอกสารทางกฎหมาย
กลุ่มนักกฎหมายและนักเทคโนโลยีได้สร้าง Documate ในขั้นต้นเพื่อช่วยเหลือองค์กรการกุศลด้านความช่วยเหลือทางกฎหมายในการสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับลูกค้า
ทนายความส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์นี้ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจใดๆ สามารถพัฒนาเอกสารโดยใช้คุณสมบัติที่เรียบง่ายของ Documate
คุณสมบัติ
- เว็บฟอร์ม : ผู้ใช้สามารถออกแบบเว็บฟอร์มเฉพาะที่ป้อนข้อมูลลงในเอกสาร Word หรือ PDF
- แบบสำรวจออนไลน์: ผู้ใช้สร้างแบบสำรวจแล้วโหลดเอกสารเทมเพลตที่เชื่อมต่อกับฟิลด์แบบฟอร์มแบบสำรวจ
- ฝัง: ด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรม ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารจากอินพุต แจกจ่ายเวิร์กโฟลว์ที่พัฒนาแล้ว หรือแม้แต่ฝังลงในเว็บไซต์
แพลตฟอร์มเอกสารอัตโนมัตินี้เหมาะสำหรับมืออาชีพและนักกฎหมายที่ต้องการโซลูชันที่ไม่ต้องใช้รหัสด้วย UI ที่เรียบง่าย
แม่แบบ

องค์กรขนาดใหญ่สามารถจัดการเนื้อหาและทรัพย์สินของบริษัทได้อย่างรวดเร็วผ่านซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสารนี้ – Templafy
ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้ปลายทางโดยการสร้างเอกสารโดยอัตโนมัติ ระบบช่วยให้มั่นใจว่าตราสินค้าและการปฏิบัติตามกฎหมายในเอกสาร
แพลตฟอร์มนี้มีความเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมและสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีและแอปพลิเคชันที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องซึ่งใช้โดยธุรกิจและองค์กรในปัจจุบัน
คุณสมบัติ
- ระบบตามการอนุญาต: ช่วยให้ผู้จัดการและทีมปฏิบัติตามข้อกำหนดด้วยการควบคุมคุณภาพสำหรับสินทรัพย์เอกสารทั้งหมด เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมจะใช้เฉพาะข้อมูลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
- การผสานรวม: พนักงานสามารถลดความซับซ้อนในการสร้างสัญญา ข้อเสนอ และเอกสารประกอบการขายภายในโปรแกรมประมวลผลคำด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือระบบเอกสารอัตโนมัติของ Templafy ซึ่งเชื่อมโยงกับแอปพลิเคชัน Microsoft Office และ Google G Suite
- ส่วนต่อประสานผู้ดูแลระบบ: พนักงานสามารถเข้าถึงเครื่องมือสร้างเอกสารมาตรฐานด้วยการกระจายไฟล์เทมเพลตสำนักงานส่วนกลาง
ธุรกิจขนาดใหญ่สามารถใช้ Templafy ได้ เนื่องจากต้องมีผู้ใช้อย่างน้อย 50 ราย
ExperLogix

ผู้ใช้ทางธุรกิจสามารถปรับปรุง ปรับปรุง และทำให้กระบวนการเอกสารที่สำคัญต่อภารกิจเป็นแบบอัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเอกสารที่ครอบคลุมและใช้งานง่ายของ Experlogix
คุณสมบัติ
- โฟล ว์เอกสาร : การใช้อินเทอร์เฟซแบบภาพ คุณสามารถสร้างโฟลว์เอกสารที่ใช้ตรรกะแบบมีเงื่อนไขโดยไม่ต้องเข้ารหัสได้อย่างรวดเร็ว
- การออกแบบเทมเพลต: มีเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อสร้างเทมเพลตแบบไดนามิกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล และตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อน
- การรวบรวมข้อมูลดิจิทัล: Experlogix Smart Forms เป็นแบบฟอร์มการรวบรวมข้อมูลแบบฝังตัวและบนเว็บที่ยืดหยุ่น ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้หรือลูกค้าป้อนและส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่าย
- การจัดการเอาต์พุต: Document Services นำเสนอวิธีการอัตโนมัติที่ยืดหยุ่นอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับการจัดการเอาต์พุตเอกสารจำนวนมาก
ตัวจัดการเนื้อหาจาก Experlogix เป็นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและมีการจัดระเบียบ ซึ่งช่วยให้จัดการ จัดเก็บ และเรียกสินทรัพย์ดิจิทัลได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น รวมถึงรูปแบบ PDF และเอกสาร โลโก้ รูปภาพ และเนื้อหามัลติมีเดีย
คำพูดสุดท้าย
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของเอกสารไม่ใช่เกมง่ายๆ ด้วยการสร้างเอกสารที่คล้ายกันโดยอัตโนมัติ บริษัทของคุณอาจลดข้อผิดพลาด ประหยัดเงิน และกำจัดงานที่น่าเบื่อและไม่น่าพอใจออกไป
ถัดไป คุณสามารถตรวจสอบเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสารที่ดีที่สุด