7 작업 시간을 절약하는 문서 자동화 소프트웨어

오랫동안 문서는 모든 산업에서 중요한 구성 요소였습니다. 비즈니스 문서는 회사가 성장함에 따라 엄청나게 성장하고 더 복잡해질 필요가 있습니다.

문서를 효과적으로 활용하려면 기업이 문서를 정확하게 분류하고 정렬해야 합니다. 그렇지 않으면 직원에게 문제가 발생할 수 있습니다.

급변하는 세상에서 문서 자동화 소프트웨어가 있다는 것은 좋은 일입니다.

문서 자동화는 기업이 문서를 처리하는 방식에 영향을 미치고 힘들고 시간이 많이 소요되는 수동 문서 프로세스를 더 쉽게 만드는 진보적인 기술로 인해 가능합니다.

그러나 사용 가능한 옵션이 많기 때문에 회사에 가장 적합한 옵션을 결정하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 일부는 기능이 다르고 일부는 특정 사용자 유형에 맞게 조정됩니다.

예를 들어 영업 팀의 문서 자동화 요구 사항은 법률 회사와 다르며 각자의 일상 업무에 맞게 설계된 솔루션의 이점을 누릴 수 있습니다.

이 게시물에서는 최고의 문서 자동화 소프트웨어와 시간을 절약할 수 있는 방법에 대해 자세히 알아볼 것입니다.

문서 자동화란 무엇입니까?

문서 자동화는 프로그램과 소프트웨어를 사용하여 사람이 덜 기여하면서 전자 문서를 작성합니다.

문서 자동화는 스캔, 저장, 추출, 데이터 캡처 및 문서 분류를 포함한 워크플로를 자동화하는 데 도움이 됩니다.

사용자는 문서 자동화 소프트웨어에서 "템플릿"이라는 문서를 만듭니다. 이러한 템플릿은 특정 입력을 기반으로 문서를 추가, 변경 또는 제거하는 방법을 지정합니다.

문서 자동화는 다음과 같습니다.

• 문서 처리: 다양한 문서에서 관련 정보를 추출하고, 이를 검증하고, 최종 사용자를 위한 풍부한 데이터로 변환합니다. 문서 수명 주기의 모든 단계는 문서 처리 중에 처리됩니다.
• 문서 생성: 제안서, 계약서, 비즈니스 서신, 송장 등을 생성하기 위해 이미 수집되거나 검색된 데이터를 입력으로 사용하는 것을 수반합니다.

기업에 문서 자동화가 필요한 이유는 무엇입니까?

기업은 비효율적으로 관리하는 데 비용이 많이 들 수 있는 많은 서류를 처리해야 합니다.

자동화를 통해 문서 처리를 보다 쉽게 ​​액세스할 수 있습니다. 기업에서 문서 자동화가 필요한 이유는 다음과 같습니다.

반복적인 문서 작업 감소

문서의 자동화는 반복적인 절차에 소요되는 직원의 시간과 노력을 줄여줍니다. 문서 스캐닝, 데이터 추출, 분류, 문서 인덱싱 및 데이터 저장은 모든 비즈니스가 효율적으로 운영되는 데 필수적입니다. 문서 자동화는 이 모든 것 이상을 수행합니다.

문서를 더 빠르게 처리

맞춤형 템플릿을 사용하면 문서 작업에 소요되는 시간을 줄이고 문서 처리 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 이는 모든 직원이 시간과 노력을 잘 사용하기 위해 따를 수 있는 문서화 절차를 수립하는 데 도움이 됩니다.

낮은 오류율

수동으로 생성된 문서는 복사 및 붙여넣기가 필요할 수 있으며, 최근 문서에는 여러 번 수정해야 하는 오류가 포함되어 있어 힘든 인간의 노력이 필요하고 작업에 불필요한 지연이 추가될 수 있습니다.

고급 문서 자동화의 정확성으로 이러한 오류를 제거하거나 상당히 줄일 수 있습니다. 데이터 캡처를 활용하는 사전 정의된 템플릿과 AI 기반 기술을 통해 필요한 정보를 쉽게 얻고 데이터가 부족할 때 적절한 담당자에게 알릴 수 있습니다.

비용 절감

문서 생성을 자동화하는 기업은 의심할 여지 없이 낮은 비용으로 이익을 얻을 것입니다. 자동화는 문서 인쇄, 실제 문서용 파일 캐비닛 구축 등과 관련된 비용을 포함하여 총 비용을 상당히 낮추고 관리 제어를 강화할 수 있습니다.

고객 상호 작용 및 상업적 파트너십 강화

직원, 공급업체 및 소비자 간의 좋은 관계는 모든 조직의 성공에 필수적입니다. 수동 문서 생성이 실수, 지연 및 불일치 경향이 있는 경우 긍정적인 연결을 유지하는 것이 어려울 수 있습니다.

온라인 문서에 액세스하면 더 많은 공급업체와 협력하고 더 많은 소비자에게 더 간단하고 안전하게 연락할 수 있습니다. 언제 어디서나 논문을 쉽게 볼 수 있어 더 나은 상호 작용을 촉진하고 개별화된 고객 경험을 만드는 데 도움이 됩니다.

보안 및 개인 정보 보호 강화

문서 자동화 시스템에는 문서 손실을 방지하고 데이터 보안을 개선하기 위해 필요한 액세스 권한이 있는 내장형 디지털 저장 영역이 있습니다.

예를 들어 법률 및 의료 부문은 추가 보안 조치가 포함된 문서 자동화 소프트웨어를 사용하여 민감한 데이터를 누출 및 침해로부터 보호할 수 있습니다.

수동 문서 처리보다 어떻게 더 효율적입니까?

계약서, 송장 또는 월별 보고서와 같은 동일한 종류의 문서를 자주 생성하는 경우 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

• 많은 소스에서 수동으로 데이터를 수집하고, 복잡한 계산을 수행하고, 데이터를 설명하기 위한 시각화를 생성하려면 많은 시간과 노력이 필요합니다.
• 실수를 찾는 데 몇 시간(또는 며칠)을 소비한 후에도 문서에 완전히 오류가 없다고 보장하는 것은 어렵습니다.

이러한 문제는 다양한 소스에서 자동으로 데이터를 수집하고 원하는 대로 정렬할 수 있는 문서 자동화 소프트웨어를 사용하여 해결할 수 있습니다.

결과적으로 모든 정보가 정확하고 오류가 없음을 확신하면서 몇 초 만에 보고서를 작성할 수 있습니다.

특징

#1. 웹 액세스

사용자는 인터넷이 널리 사용되는 이 시대의 어느 위치에서나 문서에 액세스할 수 있어야 합니다. 인터넷 시대에 웹 기반 문서 자동화 소프트웨어는 파일 및 폴더에 대한 빠르고 간단한 액세스를 제공하며 이는 매우 중요합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 문서를 보거나 편집하기 위해 모바일 장치를 통해 액세스
• 클라우드에 문서를 저장하려면 클라우드 스토리지를 사용하세요.
• 파일 공유를 통해 다른 사람과 폴더 또는 개별 파일을 공유할 수 있습니다.

#2. 끌어서 놓기

드래그 앤 드롭은 모든 문서 자동화 시스템의 필수 요소입니다. 한 위치에서 다른 위치로 또는 한 응용 프로그램에서 다른 응용 프로그램으로 파일을 끌어다 놓을 수 있습니다.

#삼. 문서 검색

각 사용자는 많은 파일을 가지고 있습니다. 따라서 검색어의 몇 글자만 사용하여 빠르게 검색할 수 있어야 합니다. 문서 자동화 소프트웨어는 필요할 때 문서를 간단하게 검색할 수 있도록 문서 저장소를 구성하는 데 도움이 됩니다.

사용자는 문서 검색 기능을 사용하여 저장된 자료를 쉽게 검색할 수 있습니다.

#4. 문서 버전 관리

버전 관리는 문서 자동화 시스템의 또 다른 중요한 기능입니다. 사용자는 버전 관리 덕분에 문서의 이전 버전에 액세스하여 비교하고 필요한 경우 이전 버전으로 롤백할 수 있습니다.

#5. 파일 잠금

문서 자동화 소프트웨어의 중요한 구성 요소는 파일 잠금입니다. 사용자는 잠긴 사람이 파일을 열 때까지 잠긴 파일을 변경할 수 없습니다.

#6. 통합 뷰어 및 편집기

문서를 다운로드하거나 새 창에서 열지 않고도 내장된 뷰어를 사용하여 문서를 보고 편집할 수 있으므로 탭이나 프로그램 사이를 이동할 필요가 없어 시간을 절약할 수 있습니다.

소프트웨어는 다른 사람이 파일을 조정하고 있음을 감지하면 파일을 잠근 다음 완료되면 잠금을 해제합니다.

#7. 평가 및 공유

사용자는 우수한 문서 자동화 소프트웨어를 사용하여 문서를 안전하고 편리하게 공유할 수 있어야 합니다.

또한 사용자가 미리 결정된 척도를 사용하여 각 문서에 숫자 값을 할당할 수 있는 등급 시스템이 있을 수 있습니다. 이 채점 방법은 직원이 선호하는 문서와 수정이 필요한 문서를 추적하는 데 도움이 됩니다.

#8. 파일 및 폴더 권한

모든 문서 자동화 소프트웨어에는 파일 및 폴더 권한이 포함되어야 합니다. 편집 권한을 부여하여 팀에서 작업 중인 문서로 수행할 수 있는 작업을 관리할 수 있습니다.

#9. 문서 연결

단일 위치에서 액세스할 수 있도록 문서, 파일 또는 기타 데이터 소스를 함께 연결하는 프로세스를 문서 연결이라고 합니다.

이 기능을 사용하면 문서를 문서 자동화 소프트웨어의 다른 관련 레코드와 연결하거나 다른 사본에서 한 사본에 액세스할 수 있습니다.

#10. 스마트 콘텐츠 관리

최고의 시스템은 모든 계정과 데이터 소스에서 원활하게 업데이트하고, 템플릿을 편집하고, 맞춤형 워크플로를 구축하고, 정확성, 규정 준수 및 브랜드 표준을 보장하는 규칙을 시행해야 합니다.

또한 일부 플랫폼은 사용자가 수백 또는 수천 개의 프레젠테이션, 진술, 보고서 및 기타 유형의 자료를 한 번에 생성할 수 있는 일괄 자동화 기능을 제공하여 판매자가 특정 고객 세그먼트를 대상으로 하는 주문형 기술 문서를 만들 수 있도록 합니다.

사용 가능한 광범위한 문서 자동화 소프트웨어 옵션에서 길을 잃는 것을 방지하는 데 도움이 되도록 주요 기능에 대한 간략한 개요와 함께 가장 인기 있는 솔루션 목록을 작성했습니다.

다큐파일럿

Docupilot은 사용자 친화적이고 적응 가능한 문서 자동화 프로그램입니다. 사용 가능한 데이터 및 크리에이티브 템플릿을 사용하여 문서를 작성할 수 있습니다. 기본 제공 문서 빌더는 사용자 정의 템플릿을 생성할 수 있습니다.

이 자동화 소프트웨어를 사용하여 작성한 문서를 Dropbox, Zapier 및 Docusign과 같은 서비스에 이메일로 보낼 수도 있습니다.

특징

• 사전 정의된 템플릿: Docupilot에는 기업이 견적, 계약, 송장 및 기타 문서를 작성하는 데 사용할 수 있는 사전 정의된 템플릿이 포함되어 있습니다.
• 통합: CRM, 양식, 온라인 데이터베이스, 설문 조사 및 HR은 소프트웨어를 연결할 수 있는 몇 가지 데이터 소스에 불과합니다.
• 안전: Docupilot의 도움으로 문서를 암호로 보호하고 암호화할 수 있습니다. 항상 고객의 개인 정보를 보장하여 고객에게 꼭 필요한 신뢰를 심어줄 수 있습니다.
• 자동 워크플로: 비즈니스에서 가장 복잡한 문서 워크플로 중 일부가 Docupilot을 사용하면 더 간단해집니다. 문서를 작성할 때마다 데이터 입력 프로세스를 반복할 필요가 없도록 전체 프로세스를 간단하게 만듭니다.

DocuPilot은 비교적 저렴한 비용으로 인해 더욱 쉽게 접근할 수 있습니다.

에어슬레이트

흐름 생성에서 프로세스 분석에 이르기까지 airSlate는 문서 자동화의 모든 단계를 관리할 수 있는 올인원 클라우드 애플리케이션입니다. 또한 코드가 없는 유틸리티입니다.

앱을 최대한 활용하면 문서 처리 수동 직원을 절반으로 줄일 수 있습니다.

특징

• Flow Creator: Flow Creator 의 끌어서 놓기 사용자 인터페이스를 사용하면 문서 작업 흐름(UI)의 시각적 묘사를 만들 수 있습니다.
• 전자 서명: 디지털 양식, 설문 조사, 문서 및 콘텐츠에 법적 구속력이 있는 전자 서명을 쉽게 추가할 수 있습니다.
• 온라인 설문조사: 온라인 설문조사 기능을 사용하여 공개 설문조사, 베타 앱 테스트 문서, 설문지를 작성할 수 있습니다.
• 로봇 프로세스 자동화: 단일 코드 문자열을 작성하지 않고도 airSlate 봇을 사용하여 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

또한, airSlate에는 대부분의 부문에 대한 수천 개의 문서 자동화 템플릿이 포함된 광범위한 라이브러리가 있습니다.

판다독

PandaDoc을 사용하여 문서 작성, 편집 및 서명을 한 곳에서 모두 수행할 수 있습니다.

전자 서명 소프트웨어, 자동화된 제안, 영업 및 마케팅 도구 또는 보안 문서 처리가 필요한 경우 PandaDoc은 비즈니스 퍼널의 속도를 높이고 순식간에 문서에 서명하는 데 필요한 도구를 제공합니다.

많은 디지털 영역에서 원활한 문서 관리 경험을 제공하기 위해 PandaDoc은 30개 이상의 앱 및 카운팅과 쉽게 통합됩니다.

특징

• 끌어서 놓기: 템플릿 기능 대신 범주를 기반으로 문서에 끌어서 배치하는 기본 옵션을 사용자에게 제공합니다.
• 전자서명: 종이를 사용하지 않고 전자서명을 할 수 있는 가장 중요한 기능 중 하나입니다.
• 문서 생성: 사용자는 여기에서 원하는 문서를 만들고 다른 콘텐츠를 제어할 수 있습니다. 비즈니스 계약, 제안, 입찰 및 기타 문서를 작성해야 하는 경우에 적합합니다.
• 기록 보관소: 문서 작성을 마치면 보관물을 분류하고 기록할 수 있습니다.

고객은 PandaDoc 템플릿의 유연성을 좋아합니다. 소비자가 유용하다고 생각하는 또 다른 환상적인 기능은 문서 추적 및 분석입니다.

크로브

Crove를 사용하여 모든 회사 문서를 디자인하고 자동화할 수 있습니다. 강력한 문서 편집기를 사용하면 모든 문서를 자동화할 수 있습니다. 모든 문서를 자동화하기 위해 변수, 논리적 조건, Excel 수식 및 전자 서명을 추가할 수 있습니다.

Crove 내에서 문서 작업을 중앙 집중화하여 불필요한 도구를 제거할 수 있습니다. 내장된 템플릿 라이브러리를 통해 Crove는 단순한 문서 자동화 이상의 기능을 제공합니다.

특징

• 계산: 수학 공식을 사용하여 문서의 필드에서 직접 계산을 수행합니다.
• 양식: 설문조사를 만들고 질문을 숨기거나 표시하는 논리를 포함하고 누구나 질문에 응답하여 문서를 만들 수 있도록 합니다.
• 빠른 미리보기: 설문지를 작성하고 문서를 실시간으로 확인하세요.
• 양식 게시: 양식을 공개 URL에 게시합니다. 링크에 대해 설정한 제한 사항을 준수하는 경우 누구나 문서를 사용하여 문서를 작성할 수 있습니다.

무료 문서 자동화 소프트웨어를 찾고 있다면 Crove가 이상적인 도구가 될 수 있습니다.

문서

Documate는 법률 문서를 조합하기 위한 사용하기 쉬운 코드 없는 문서 자동화 소프트웨어입니다.

변호사와 기술자 그룹은 처음에 법률 구조 자선 단체가 클라이언트 대면 워크플로를 만드는 데 도움을 주기 위해 Documate를 만들었습니다.

주로 변호사가 이 소프트웨어를 사용합니다. 그러나 Documate의 간단한 기능을 사용하여 모든 비즈니스에서 문서를 개발할 수 있습니다.

특징

• Web Forms : 사용자는 Word 또는 PDF 문서에 데이터를 입력하는 고유한 웹 양식을 디자인할 수 있습니다.
• 온라인 설문조사: 사용자는 설문조사를 작성한 다음 설문조사 양식 필드에 연결하는 템플릿 문서를 로드합니다.
• 포함 : 프로그램의 도움으로 사용자는 입력에서 논문을 생성하고 개발된 워크플로를 배포하거나 웹사이트에 포함할 수도 있습니다.

이 문서 자동화 플랫폼은 단순한 UI로 코드가 없는 솔루션을 원하는 전문가와 변호사에게 적합합니다.

템플릿

대기업은 이 문서 자동화 소프트웨어인 Templafy를 통해 회사 콘텐츠와 자산을 신속하게 정리할 수 있습니다.

문서 생성을 자동화하여 최종 사용자의 효율성을 높이는 동시에 시스템은 문서의 브랜드 및 법률 준수를 보장합니다.

이 플랫폼은 오늘날의 비즈니스와 조직에서 사용하는 지속적으로 발전하는 IT 및 애플리케이션 인프라에 항상 적합하며 적응할 수 있습니다.

특징

• 권한 기반 시스템: 모든 문서 자산에 대한 품질 관리와 함께 관리자 및 규정 준수 팀 관리를 허용하여 팀 구성원이 허용된 정보만 사용할 수 있도록 합니다.
• 통합: 직원은 Microsoft Office 및 Google G Suite 애플리케이션과 연결되는 Templafy의 문서 자동화 도구를 사용하여 워드 프로세싱 프로그램 내에서 계약, 제안 및 판매 자료 작성을 단순화할 수 있습니다.
• 관리 인터페이스: 직원은 사무실 템플릿 파일의 중앙 배포를 통해 표준 문서 생성 도구에 액세스할 수 있습니다.

대규모 기업은 최소 50명의 사용자가 필요하기 때문에 Templafy를 활용할 수 있습니다.

엑스퍼로직스

비즈니스 사용자는 Experlogix의 포괄적이면서도 사용자 친화적인 문서 자동화 소프트웨어를 사용하여 미션 크리티컬 문서 프로세스를 간소화, 개선 및 자동화할 수 있습니다.

특징

• 문서 흐름 : 시각적 인터페이스를 사용하여 코딩 없이 조건부 논리를 사용하는 문서 흐름을 빠르게 만들 수 있습니다.
• 템플릿 디자인: 동적 데이터 기반 템플릿을 구축하고 복잡한 워크플로를 설정하는 데 필요한 도구를 제공합니다.
• 디지털 데이터 수집: Experlogix Smart Forms는 사용자 또는 고객이 전자적으로 정보를 간단하게 입력하고 제출할 수 있도록 해주는 유연한 내장형 웹 기반 데이터 수집 양식입니다.
• 출력 관리: Document Services는 대량의 문서 출력을 처리할 수 있는 매우 유연한 자동화 방법을 제공합니다.

Experlogix의 Content Manager는 PDF 양식 및 문서, 로고, 사진 및 멀티미디어 콘텐츠를 포함한 디지털 자산을 보다 쉽고 빠르게 관리, 저장 및 검색할 수 있도록 하는 안전하고 조직적인 저장소입니다.

마지막 단어

문서 자동화 소프트웨어는 간단합니다. 유사한 문서 생성을 자동화함으로써 회사는 오류를 줄이고 비용을 절감하며 지루하고 불쾌한 작업을 없앨 수 있습니다.

다음으로 최고의 문서 협업 도구를 확인할 수 있습니다.