7 作業時間を節約するドキュメント自動化ソフトウェア

公開: 2022-11-04

長い間、ドキュメントはあらゆる業界の重要な要素でした。ビジネスドキュメントは、企業の成長に伴い、非常に大きくなり、より複雑になる必要があります。

文書を効果的に活用するには、文書を正確に分類して分類する必要があります。そうしないと、スタッフメンバーに問題が発生する可能性があります。

このペースの速い世界では、ドキュメント自動化ソフトウェアが存在することは良いことです。

文書の自動化は、企業が文書を処理する方法に影響を与え、面倒で時間のかかる手動の文書化プロセスを容易にする進歩的なテクノロジーによって可能になります。

ただし、利用可能なオプションが多数あるため、会社に最適なオプションを決定するには時間がかかる場合があります。機能が異なるものもあれば、特定のユーザータイプに合わせて調整されたものもあります。

たとえば、営業チームの文書自動化要件は法律事務所とは異なり、それぞれが通常の日常業務用に設計されたソリューションからメリットを得ることができます。

この投稿では、最高のドキュメント自動化ソフトウェアと、それがどのように時間を節約できるかについて詳しく説明します.

ドキュメントオートメーションとは？

ドキュメントの自動化では、プログラムとソフトウェアを使用して電子ドキュメントを作成し、人間の関与を減らします。

ドキュメントの自動化は、スキャン、保存、抽出、データキャプチャ、ドキュメントの分類などのワークフローを自動化するのに役立ちます。

ユーザーは、ドキュメント自動化ソフトウェアで「テンプレート」と呼ばれるドキュメントを作成します。これらのテンプレートは、特定の入力に基づいてドキュメントを追加、変更、または削除する方法を指定します。

ドキュメントの自動化は次のとおりです。

ドキュメント処理:さまざまなドキュメントから適切な情報を抽出して検証し、エンドユーザー向けに強化されたデータに変換します。ドキュメントのライフサイクルのすべての段階は、ドキュメントの処理中に処理されます。
ドキュメントの作成:これには、提案書、契約書、ビジネスレター、請求書などを作成するための入力として、既に収集または取得されたデータを使用することが含まれます。

ビジネスでドキュメントの自動化が必要な理由

企業は多くの書類を処理する必要があり、非効率的に管理すると費用がかかる可能性があります。

ドキュメント処理は、自動化によりアクセスしやすく便利になります。企業がドキュメントの自動化を必要とする次の理由を見てください。

繰り返しの文書作業を削減

文書の自動化により、従業員の繰り返しの手続きにかかる時間と労力が削減されます。ドキュメントのスキャン、データ抽出、分類、ドキュメントのインデックス作成、およびデータストレージは、ビジネスを効率的に運営するために不可欠です。ドキュメントの自動化により、これらすべてが実現されます。

ドキュメントをより迅速に処理する

カスタマイズされたテンプレートを使用すると、事務処理に費やす時間を削減し、文書処理プロセスを合理化できます。これは、すべてのスタッフメンバーが時間と労力を有効に活用するために従うことができる文書化手順を確立するのに役立ちます。

エラー率の低下

手動で作成されたドキュメントはコピーと貼り付けが必要になる場合があり、最近のドキュメントには何度も修正しなければならないエラーが含まれている可能性があり、人間の多大な労力が必要となり、操作に不必要な遅延が追加されます。

これらのエラーは、高度なドキュメント自動化の精度によって排除または大幅に削減できます。定義済みのテンプレートと、データキャプチャを活用する AI ベースのテクノロジにより、必要な情報を簡単に取得し、データが不足している場合に適切な担当者に通知できます。

費用の節約

ドキュメント作成を自動化するビジネスは、間違いなく低コストで利益を得るでしょう。自動化により、ドキュメントの印刷、実際のドキュメント用のファイリングキャビネットの構築などに関連する料金を含む総料金を大幅に削減し、管理上の制御を強化できます。

クライアントとのやり取りと商業的パートナーシップを強化

従業員、ベンダー、および消費者の間の良好な関係は、組織の成功に不可欠です。手作業による文書作成がミス、遅延、矛盾を起こしやすい場合、ポジティブなつながりを維持することが難しくなる可能性があります。

オンラインドキュメントにアクセスすることで、より多くのベンダーと協力し、より多くの消費者に連絡することがより簡単かつ安全になります。いつでもどこからでも簡単に論文を閲覧できるため、より良い対話が促進され、個別化されたクライアントエクスペリエンスの作成に役立ちます。

セキュリティとプライバシーを強化

ドキュメント自動化システムには、ドキュメントの損失を回避し、データセキュリティを向上させるために必要なアクセス許可を備えたデジタルストレージエリアが組み込まれています。

たとえば、法務部門や医療部門では、追加のセキュリティ対策を備えたドキュメント自動化ソフトウェアを使用して、機密データを漏洩や侵害から保護できます。

手作業による文書処理よりも効率的である理由は何ですか?

契約書、請求書、月次報告書など、同じ種類の書類を頻繁に作成する場合、次の問題が発生する可能性があります。

多くのソースから手動でデータを収集し、複雑な計算を実行し、データを説明するための視覚化を作成するには、多くの時間と労力がかかります。
間違いを探すのに何時間も (または何日も) 費やした後でも、ドキュメントに完全にエラーがないことを保証するのは困難です。

これらの問題は、ドキュメント自動化ソフトウェアを使用して解決できます。ドキュメント自動化ソフトウェアを使用すると、多くのソースからデータを自動的に収集し、好きなように配置できます。

その結果、すべての情報が正確でエラーがないことを確信しながら、あらゆるレポートを一瞬で作成できます。

特徴

＃1。 Web アクセス

インターネットが非常に広く使用されているこの時代では、ユーザーはどこからでもドキュメントにアクセスできる必要があります。インターネットの時代において、Web ベースのドキュメント自動化ソフトウェアは、ファイルやフォルダーへの迅速かつ簡単なアクセスを提供します。これは非常に重要です。これらは次のとおりです。

ドキュメントを表示または編集するためのモバイルデバイス経由のアクセス
ドキュメントをクラウドに保存するには、クラウドストレージを使用します。
ファイル共有を通じて、フォルダーまたは個々のファイルを他のユーザーと共有します。

＃2。ドラッグアンドドロップ

ドラッグアンドドロップは、あらゆるドキュメント自動化システムに不可欠な要素です。ファイルをある場所から別の場所にドラッグアンドドロップしたり、あるアプリケーションから別のアプリケーションにドラッグアンドドロップしたりすることもできます。

＃3。ドキュメント検索

各ユーザーには多くのファイルがあります。したがって、検索用語の数文字だけを使用してすばやく検索できる必要があります。ドキュメント自動化ソフトウェアは、必要なときに簡単に書類を取り出せるようにドキュメントストレージを整理するのに役立ちます。

文書検索機能により、蓄積資料を簡単に検索できます。

＃4。ドキュメントのバージョン管理

バージョン管理は、ドキュメント自動化システムのもう 1 つの重要な機能です。バージョン管理のおかげで、ユーザーはドキュメントの以前のバージョンにアクセスして比較し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。

＃5。ファイルのロック

ドキュメント自動化ソフトウェアの重要なコンポーネントは、ファイルのロックです。ロックされたファイルをロックした人が開くまで、ユーザーはロックされたファイルに変更を加えることができません。

＃6。統合されたビューアーとエディター

ドキュメントをダウンロードしたり、新しいウィンドウで開いたりすることなく、埋め込みビューアを使用してドキュメントを表示および編集できるため、タブやプログラム間を移動する必要がなくなり、時間を節約できます。

ソフトウェアは、他の誰かがファイルを調整していることに気付くと、ファイルをロックし、変更が完了するとロックを解除します。

＃7。評価と共有

ユーザーは、優れたドキュメント自動化ソフトウェアを使用して、安全かつ便利に論文を共有できる必要があります。

また、ユーザーが所定のスケールを使用して各ドキュメントに数値を割り当てることを可能にする評価システムを備えている場合もあります。この評価方法は、どのドキュメントが従業員に好まれ、どのドキュメントが変更を必要としているかを追跡するのに役立ちます。

#8。ファイルとフォルダの権限

ドキュメント自動化ソフトウェアには、ファイルとフォルダーの権限が含まれている必要があります。チームに編集権限を付与することで、作業中の論文に対してチームができることを管理できます。

#9。ドキュメントのリンク

ドキュメント、ファイル、またはその他のデータソースをリンクして、1 つの場所からアクセスできるようにするプロセスは、ドキュメントリンクと呼ばれます。

この機能を使用すると、ドキュメント自動化ソフトウェアでドキュメントを他の関連レコードにリンクしたり、あるコピーから別のコピーにアクセスしたりできます。

#10。スマートコンテンツ管理

最高のシステムは、すべてのアカウントとデータソースにわたってシームレスに更新し、テンプレートを編集し、オーダーメイドのワークフローを構築し、正確性、コンプライアンス、およびブランド基準を確保するルールを適用する必要があります。

さらに、一部のプラットフォームは、ユーザーが数百または数千のプレゼンテーション、ステートメント、レポート、およびその他の種類の資料を一度に作成できるバッチ自動化機能を提供し、売り手が特定の顧客セグメントを対象とするオンデマンドのテクニカルペーパーを作成できるようにします。

最も人気のあるソリューションのリストを作成し、主要な機能の概要を簡単に説明して、利用可能なさまざまなドキュメント自動化ソフトウェアオプションで迷子にならないようにします。

ドキュパイロット

Docupilot は、ユーザーフレンドリーで適応性の高いドキュメント自動化プログラムです。利用可能なデータとクリエイティブテンプレートを使用してドキュメントを作成できます。組み込みのドキュメントビルダーは、カスタマイズされたテンプレートを作成できます。

この自動化ソフトウェアを使用して作成した論文を、Dropbox、Zapier、Docusign などのサービスにメールで送信することもできます。

特徴

定義済みのテンプレート: Docupilot には、企業が見積書、契約書、請求書、およびその他の文書を作成するために使用できる定義済みのテンプレートが含まれています。
統合: CRM、フォーム、オンラインデータベース、調査、および HR は、ソフトウェアをリンクできるデータソースのほんの一部です。
安全: Docupilot の助けを借りて、ドキュメントをパスワードで保護し、暗号化できます。クライアントのプライバシーを常に保証し、切望されているクライアントの信頼を育むことができます。
自動ワークフロー:ビジネスで最も複雑なドキュメントワークフローのいくつかは、Docupilot を使用すると簡単になります。文書を作成するたびにデータ入力プロセスを繰り返す必要がないように、これによりプロセス全体がシンプルになります。

DocuPilot は、比較的安価なコストで際立っており、アクセスしやすくなっています。

エアスレート

フロー生成からプロセス分析まで、airSlate はドキュメント自動化のすべての段階を管理できるオールインワンのクラウドアプリケーションです。また、ノーコードユーティリティです。

アプリを最大限に活用できれば、文書処理の手動スタッフを半減できます。

特徴

Flow Creator: Flow Creatorのドラッグアンドドロップユーザーインターフェイスを使用すると、ドキュメントワークフロー (UI) の視覚的な描写を作成できます。
電子署名:デジタルフォーム、調査、ドキュメント、およびコンテンツに、法的拘束力のある電子署名を簡単に追加できます。
オンライン投票:オンライン調査機能を使用して、公開調査、ベータ版アプリのテストドキュメント、アンケートを作成できます。
ロボティックプロセスオートメーション:コード文字列を 1 つも書かずに、airSlate ボットを使用してプロセスを自動化できます。

さらに、airSlate には、ほとんどの分野向けの何千ものドキュメント自動化テンプレートを備えた広範なライブラリがあります。

パンダドック

ドキュメントの作成、編集、署名はすべて、PandaDoc を使用して 1 か所で行うことができます。

電子署名ソフトウェア、自動化された提案、販売およびマーケティングツール、または安全なドキュメント処理が必要な場合でも、PandaDoc は、ビジネスファネルをスピードアップし、書類にすばやく署名するために必要なツールを提供します。

多くのデジタルフロンティアでシームレスなドキュメント管理エクスペリエンスを提供するために、PandaDoc は 30 以上のアプリと簡単に統合できます。

特徴

ドロップアンドドラッグ:テンプレート機能の代わりに、カテゴリに基づいてドキュメントにドラッグアンドプレースするデフォルトのオプションをユーザーに提供します。
デジタル署名:これは、ユーザーが紙を使用せずに紙にデジタル署名できるため、最も重要な機能の 1 つです。
ドキュメントの作成:ユーザーはここで必要なドキュメントを作成し、他のコンテンツを制御できます。これは、ビジネス契約、提案、入札、およびその他の文書を作成する必要がある場合に最適です。
アーカイブの記録:ドキュメントの作成が完了したら、アーカイブを分類して記録できます。

お客様は、PandaDoc のテンプレートの柔軟性を気に入っています。消費者が役立つと思うもう 1 つの優れた機能は、ドキュメントの追跡と分析です。

クローブ

Crove を使用して、すべての会社の書類を設計および自動化できます。堅牢なドキュメントエディターを使用すると、すべてのドキュメントを自動化できます。ドキュメントを自動化するには、変数、論理条件、Excel 数式、および電子署名を追加できます。

ドキュメント操作を Crove 内で一元化することで、不要なツールをなくすことができます。テンプレートの組み込みライブラリを使用して、Crove は単純なドキュメント自動化を超えています。

特徴

計算:数式を使用して、ドキュメント内のフィールドで直接計算を実行します。
フォーム:アンケートを作成し、質問を非表示または表示するロジックを含め、質問に回答して誰でもドキュメントを作成できるようにします。
クイックプレビュー:アンケートに記入し、ドキュメントをリアルタイムで確認します。
フォームの投稿: フォームを公開 URL に投稿します。リンクに設定した制限に従えば、誰でもそれらを使用してドキュメントを作成できます。

無料のドキュメント自動化ソフトウェアを探しているなら、Crove は理想的なツールです。

文書化する

Documate は、法律文書を組み立てるための使いやすいコード不要の文書自動化ソフトウェアです。

弁護士と技術者のグループが Documate を作成したのは、法律扶助慈善団体がクライアント向けのワークフローを作成するのを支援するためでした。

主に弁護士がこのソフトウェアを使用しています。ただし、Documate のシンプルな機能を使用して、どの企業でも論文を作成できます。

特徴

Web フォーム: ユーザーは、Word または PDF ドキュメントにデータを入力する独自の Web フォームを設計できます。
オンライン調査:ユーザーは調査を作成し、調査フォームフィールドに接続するテンプレートドキュメントを読み込みます。
埋め込み:プログラムの助けを借りて、ユーザーは入力から論文を生成したり、開発したワークフローを配布したり、Web サイトに埋め込むことさえできます。

このドキュメント自動化プラットフォームは、シンプルな UI を備えたコード不要のソリューションを求める専門家や弁護士に適しています。

テンプレート

大企業は、このドキュメント自動化ソフトウェアである Templafy を使用して、会社のコンテンツと資産をすばやく整理できます。

ドキュメントの作成を自動化することでエンドユーザーの効率を高めながら、このシステムは、書類のブランドと法令順守を保証します。

このプラットフォームは常緑であり、今日の企業や組織が使用する、絶えず進化する IT およびアプリケーションインフラストラクチャに適応できます。

特徴

許可ベースのシステム:マネージャーとコンプライアンスチームがすべてのドキュメント資産を品質管理できるようにし、チームメンバーが許可された情報のみを使用できるようにします。
統合:従業員は、Microsoft Office および Google G Suite アプリケーションとリンクする Templafy のドキュメント自動化ツールを使用して、ワードプロセッシングプログラム内で契約書、提案書、販促資料を簡単に作成できます。
管理インターフェイス:従業員は、オフィステンプレートファイルの中央配布を使用して、標準のドキュメント生成ツールにアクセスできます。

最低 50 人のユーザーが必要なため、大企業は Templafy を利用できます。

ExperLogix

ビジネスユーザーは、Experlogix の包括的で使いやすいドキュメント自動化ソフトウェアを利用して、ミッションクリティカルなドキュメントプロセスを合理化、改善、および自動化できます。

特徴

ドキュメントフロー: ビジュアルインターフェイスを使用して、コーディングなしで条件付きロジックを使用するドキュメントフローをすばやく作成できます。
テンプレートの設計:動的なデータ駆動型のテンプレートを作成し、複雑なワークフローを設定するために必要なツールを提供します。
デジタルデータ収集: Experlogix スマートフォームは、ユーザーや顧客が簡単に電子的に情報を入力および送信できるようにする、柔軟な組み込み型の Web ベースのデータ収集フォームです。
出力の管理: Document Services は、大量のドキュメント出力を処理するための非常に柔軟な自動化された方法を提供します。

Experlogix の Content Manager は、PDF フォームやドキュメント、ロゴ、画像、マルチメディアコンテンツなどのデジタル資産の管理、保存、取得をより簡単かつ迅速に行う、安全で整理されたリポジトリです。

最後の言葉

ドキュメント自動化ソフトウェアは簡単です。同様のドキュメントの作成を自動化することで、会社はエラーを減らし、お金を節約し、面倒で不快な作業をなくすことができます。

次に、最高のドキュメントコラボレーションツールを確認できます。