7 Software di automazione dei documenti per risparmiare ore di lavoro

Per secoli, i documenti sono stati una componente vitale di qualsiasi settore. La documentazione aziendale deve essere cresciuta enormemente e diventare più complessa man mano che le aziende crescono.

Per utilizzare i documenti in modo efficace, le aziende devono categorizzarli e ordinarli con precisione; in caso contrario, potrebbero sorgere problemi per i membri del personale.

In questo mondo frenetico, è positivo che esista un software di automazione dei documenti.

L'automazione dei documenti è possibile grazie a tecnologie all'avanguardia, che influiscono sul modo in cui le aziende gestiscono la documentazione e semplificano i processi di documentazione manuale laboriosi e dispendiosi in termini di tempo.

Tuttavia, con molte opzioni disponibili, decidere quale è la migliore per la tua azienda può richiedere tempo. Alcuni hanno funzionalità diverse e alcuni sono personalizzati per particolari tipi di utenti.

Ad esempio, i requisiti di automazione dei documenti di un team di vendita differiscono da quelli di uno studio legale e ciascuno trarrebbe vantaggio da una soluzione progettata per la loro normale routine quotidiana.

Questo post scoprirà di più sul miglior software di automazione dei documenti e su come potrebbe farti risparmiare ore.

Che cos'è l'automazione dei documenti?

L'automazione dei documenti utilizza programmi e software per creare documenti elettronici con il minor contributo umano.

L'automazione dei documenti aiuta ad automatizzare i flussi di lavoro, inclusi scansione, archiviazione, estrazione, acquisizione dei dati e classificazione dei documenti.

Gli utenti creano documenti noti come "modelli" nel software di automazione dei documenti. Questi modelli specificano come aggiungere, modificare o rimuovere documenti in base a input specifici.

L'automazione dei documenti può essere:

• Elaborazione dei documenti: estrae informazioni pertinenti da vari documenti, le convalida e le trasforma in dati arricchiti per l'utente finale. Ogni fase del ciclo di vita del documento viene gestita durante l'elaborazione del documento.
• Produzione di documenti: ciò comporta l'utilizzo di dati che sono già stati raccolti o recuperati come input per produrre proposte, contratti, lettere commerciali, fatture e altro.

Perché le aziende hanno bisogno dell'automazione dei documenti?

Le aziende devono prendersi cura di molte carte, che possono essere costose da gestire in modo inefficace.

L'elaborazione dei documenti è resa più accessibile e più conveniente con l'automazione. Esamina i seguenti motivi per cui le aziende hanno bisogno dell'automazione dei documenti:

Riduci il lavoro ripetitivo sui documenti

L'automazione dei documenti riduce il tempo e lo sforzo dei dipendenti per le procedure ripetute. La scansione dei documenti, l'estrazione dei dati, la classificazione, l'indicizzazione dei documenti e l'archiviazione dei dati sono essenziali per l'efficienza di qualsiasi azienda. L'automazione dei documenti realizza tutto questo e altro ancora.

Elabora i documenti più rapidamente

L'utilizzo di modelli personalizzati può ridurre il tempo dedicato alle pratiche burocratiche e semplificare il processo di elaborazione dei documenti. Questo aiuta a stabilire una procedura di documentazione che tutti i membri del personale possono seguire per mettere a frutto il loro tempo e i loro sforzi.

Minore tasso di errori

I documenti creati manualmente potrebbero dover essere copiati e incollati, oppure quelli più recenti potrebbero contenere errori che devono essere corretti numerose volte, richiedendo un arduo sforzo umano e aggiungendo inutili ritardi alle operazioni.

Questi errori possono essere eliminati o notevolmente ridotti con l'accuratezza dell'automazione avanzata dei documenti. I modelli predefiniti e le tecnologie basate sull'intelligenza artificiale che sfruttano l'acquisizione dei dati facilitano l'ottenimento delle informazioni necessarie e avvisano il personale appropriato in caso di mancanza di dati.

Risparmio sulle spese

Le aziende che automatizzano la creazione di documenti trarranno senza dubbio vantaggio da costi inferiori. L'automazione può ridurre considerevolmente i costi totali, compresi quelli associati alla stampa di documenti, alla costruzione di archivi per documenti effettivi, ecc., e migliorare il controllo amministrativo.

Migliora le interazioni con i clienti e le partnership commerciali

Buone relazioni tra dipendenti, fornitori e consumatori sono essenziali per il successo di qualsiasi organizzazione. Il mantenimento di connessioni positive può risentire se la creazione manuale di documenti è incline a errori, ritardi e incoerenze.

L'accesso alla documentazione online rende più semplice e sicuro lavorare con più fornitori e contattare più consumatori. La facilità di visualizzazione dei documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento promuove migliori interazioni e aiuta a creare esperienze personalizzate per i clienti.

Migliora la sicurezza e la privacy

I sistemi di automazione dei documenti sono dotati di aree di archiviazione digitale integrate con le autorizzazioni di accesso necessarie per evitare la perdita di documenti e migliorare la sicurezza dei dati.

I settori legale e sanitario, ad esempio, possono proteggere i dati sensibili da perdite e violazioni utilizzando software di automazione dei documenti con misure di sicurezza aggiuntive.

In che modo è più efficiente dell'elaborazione manuale dei documenti?

Se produci spesso gli stessi tipi di documenti, come contratti, fatture o rapporti mensili, potresti riscontrare i seguenti problemi:

• Ci vuole molto tempo e fatica per raccogliere manualmente i dati da molte fonti, eseguire calcoli complessi e produrre visualizzazioni per illustrare i dati.
• È difficile garantire che i documenti siano completamente privi di errori, anche dopo aver trascorso ore (o giorni) a cercare errori.

Questi problemi possono essere risolti utilizzando il software di automazione dei documenti, che ti consente di raccogliere automaticamente i dati da molte fonti e di organizzarli come preferisci.

Di conseguenza, puoi creare qualsiasi rapporto in frazioni di secondo, assicurandoti anche che tutte le informazioni siano accurate e prive di errori.

Caratteristiche

# 1. Accesso al web

Gli utenti devono avere accesso ai propri documenti da qualsiasi luogo in quest'epoca in cui Internet è così ampiamente utilizzato. Nell'era di Internet, il software di automazione dei documenti basato sul Web offre un accesso rapido e semplice a file e cartelle, il che è fondamentale. Questi comprendono:

• Accesso tramite dispositivi mobili per visualizzare o modificare documenti
• Per archiviare documenti nel cloud, utilizzare l'archiviazione cloud.
• Condividi cartelle o singoli file con altri tramite la condivisione di file.

#2. Trascinare e rilasciare

Il trascinamento della selezione è un elemento essenziale di qualsiasi sistema di automazione dei documenti. Puoi trascinare e rilasciare i file da una posizione all'altra o anche da un'applicazione all'altra.

#3. Ricerca documenti

Ogni utente ha molti file. Pertanto, devono essere in grado di cercare rapidamente tra di loro utilizzando solo poche lettere del termine di ricerca. Il software di automazione dei documenti aiuta a organizzare l'archiviazione dei documenti in modo che sia semplice recuperare i documenti quando necessario.

Gli utenti possono cercare facilmente nel materiale archiviato utilizzando la funzione di ricerca dei documenti.

#4. Versione del documento

Il controllo delle versioni è un'altra caratteristica cruciale di un sistema di automazione dei documenti. Gli utenti possono accedere alle versioni precedenti del documento, confrontarle e, se necessario, tornare a una versione precedente, grazie al controllo delle versioni.

#5. Blocco file

Un componente cruciale del software di automazione dei documenti è il blocco dei file. Gli utenti non possono apportare modifiche a un file bloccato finché la persona che lo ha bloccato non lo apre.

#6. Visualizzatore ed editor integrato

Puoi visualizzare e modificare i documenti utilizzando il visualizzatore incorporato senza scaricarli o aprirli in una nuova finestra, risparmiando tempo eliminando la necessità di passare da una scheda all'altra o da un programma.

Quando il software rileva che qualcun altro sta apportando modifiche al file, lo blocca e poi lo sblocca quando hanno finito.

#7. Valutazione e condivisione

Gli utenti dovrebbero essere in grado di condividere documenti in modo sicuro e conveniente utilizzando un buon software di automazione dei documenti.

Può anche avere un sistema di classificazione che consente agli utenti di assegnare un valore numerico a ciascun documento utilizzando una scala predeterminata. Questo metodo di valutazione aiuta a tenere traccia dei documenti apprezzati dai dipendenti e che richiedono modifiche.

#8. Privilegi di file e cartelle

Qualsiasi software di automazione dei documenti deve includere i privilegi di file e cartelle. Puoi gestire ciò che il tuo team può fare con i documenti su cui sta lavorando concedendo loro i diritti di modifica.

#9. Collegamento di documenti

Il processo di collegamento di documenti, file o altre origini dati in modo da potervi accedere da un'unica posizione è noto come collegamento di documenti.

Questa funzione consente di collegare un documento con qualsiasi altro record pertinente nel software di automazione dei documenti o di accedere a una copia da un'altra.

# 10. Gestione intelligente dei contenuti

I migliori sistemi dovrebbero aggiornarsi senza interruzioni su tutti gli account e le origini dati, modificare modelli, creare flussi di lavoro su misura e applicare regole che garantiscano accuratezza, conformità e standard del marchio.

Inoltre, alcune piattaforme forniscono funzionalità di automazione in batch che consentono agli utenti di produrre centinaia o migliaia di presentazioni, dichiarazioni, report e altri tipi di garanzie contemporaneamente, consentendo ai venditori di realizzare documenti tecnici su richiesta rivolti a particolari segmenti di clienti.

Abbiamo prodotto un elenco delle soluzioni più popolari con una breve panoramica delle loro caratteristiche principali per aiutarti a evitare di perderti nell'ampia gamma di opzioni di software di automazione dei documenti disponibili.

DocuPilot

Docupilot è un programma di automazione dei documenti facile da usare e adattabile. Puoi utilizzare i dati disponibili e i modelli creativi per creare documenti. Il generatore di documenti integrato può creare modelli personalizzati.

Puoi anche inviare via email i documenti che crei utilizzando questo software di automazione a servizi come Dropbox, Zapier e Docusign.

Caratteristiche

• Modelli predefiniti: Docupilot contiene modelli predefiniti che le aziende possono utilizzare per formare preventivi, accordi, fatture e altri documenti.
• Integrazione: CRM, moduli, database online, sondaggi e risorse umane sono solo alcune delle fonti di dati con cui puoi collegare il software.
• Sicuro: con l'aiuto di Docupilot, puoi proteggere con password e crittografare i tuoi documenti. Puoi sempre garantire la privacy dei tuoi clienti, favorendo la fiducia dei clienti tanto necessaria.
• Flusso di lavoro automatico: alcuni dei flussi di lavoro documentali più complicati in un'azienda sono semplificati con Docupilot. In modo da non dover ripetere il processo di immissione dei dati ogni volta che si compone un documento, questo semplifica l'intero processo.

DocuPilot si distingue per il suo costo relativamente basso, che lo rende più accessibile.

airSlate

Dalla generazione del flusso all'analisi dei processi, airSlate è un'applicazione cloud all-in-one in grado di gestire ogni fase dell'automazione dei documenti. È anche un'utilità senza codice.

Il personale manuale per l'elaborazione dei documenti può essere ridotto della metà se puoi sfruttare al meglio l'app.

Caratteristiche

• Flow Creator: l'interfaccia utente drag-and-drop di Flow Creator consente di creare una rappresentazione visiva del flusso di lavoro del documento (UI).
• Firma elettronica: a moduli digitali, sondaggi, documenti e contenuti possono essere facilmente aggiunte firme elettroniche legalmente vincolanti.
• Sondaggi online: utilizzando la funzione sondaggi online, puoi creare sondaggi pubblici, documenti di test delle app beta e questionari.
• Automazione robotica dei processi: puoi automatizzare i processi utilizzando i bot airSlate senza scrivere una singola stringa di codice.

Inoltre, airSlate ha una vasta libreria con migliaia di modelli di automazione dei documenti per la maggior parte dei settori.

PandaDoc

La creazione, la modifica e la firma dei documenti possono essere eseguite in un unico posto utilizzando PandaDoc.

Sia che tu abbia bisogno di software di firma elettronica, proposte automatizzate, strumenti di vendita e marketing o elaborazione sicura dei documenti, PandaDoc fornirà gli strumenti necessari per accelerare il tuo funnel aziendale e far firmare i documenti in un lampo.

Per offrire un'esperienza di gestione dei documenti senza interruzioni attraverso molte frontiere digitali, PandaDoc si integra facilmente con oltre 30 app e il conteggio.

Caratteristiche

• Drop and Drag: fornisce all'utente le opzioni predefinite per trascinare e posizionare nel proprio documento in base alla categoria anziché alla funzione dei modelli.
• Firma digitale: questa è una delle funzionalità più importanti poiché consente agli utenti di firmare digitalmente i documenti senza utilizzare la carta.
• Produzione di documenti: gli utenti possono creare qualsiasi documento che desiderano qui e controllare altri contenuti. Questo è perfetto se devi creare contratti commerciali, proposte, offerte e altri documenti.
• Archivi record: una volta terminata la creazione del documento, è possibile classificare e registrare gli archivi.

I clienti apprezzano la flessibilità dei modelli di PandaDoc. Un'altra fantastica funzionalità che i consumatori trovano utile è il monitoraggio e l'analisi dei documenti.

Crove

Puoi progettare e automatizzare tutti i tuoi documenti aziendali utilizzando Crove. Con il suo robusto editor di documenti, può aiutarti ad automatizzare tutti i tuoi documenti. Per automatizzare qualsiasi documento, puoi aggiungere variabili, condizioni logiche, formule excel e firme elettroniche.

Centralizzando le operazioni sui documenti all'interno di Crove, puoi eliminare gli strumenti non necessari. Con la sua libreria di modelli integrata, Crove va oltre la semplice automazione dei documenti.

Caratteristiche

• Calcoli: usa le formule in matematica per eseguire calcoli direttamente sui campi dei tuoi documenti.
• Moduli: crea il tuo sondaggio, includi la logica per nascondere o mostrare domande e consenti a chiunque di creare documenti rispondendo alle domande.
• Anteprima rapida: compila il questionario e controlla i tuoi documenti in tempo reale.
• Posta moduli: pubblica i tuoi moduli su un URL pubblico; chiunque può creare documenti utilizzandoli se rispetta le restrizioni che hai impostato per il tuo collegamento.

Crove può essere il tuo strumento ideale se cerchi un software di automazione dei documenti gratuito.

Documentare

Documate è un software di automazione dei documenti senza codice facile da usare per l'assemblaggio di documenti legali.

Un gruppo di avvocati e tecnici ha creato inizialmente Documate per assistere gli enti di beneficenza di assistenza legale nella creazione di flussi di lavoro rivolti ai clienti.

Principalmente gli avvocati usano questo software. Tuttavia, qualsiasi azienda può sviluppare documenti utilizzando le semplici funzionalità di Documate.

Caratteristiche

• Moduli Web : gli utenti possono progettare moduli Web unici che inseriscono dati in documenti Word o PDF.
• Sondaggio online: gli utenti creano un sondaggio e quindi caricano documenti modello che si collegano ai campi del modulo del sondaggio.
• Incorpora: con l'aiuto del programma, gli utenti possono generare documenti dall'input, distribuire i flussi di lavoro sviluppati o persino incorporarli in siti Web.

Questa piattaforma di automazione dei documenti è adatta a professionisti e avvocati che desiderano una soluzione senza codice con un'interfaccia utente semplice.

Templafy

Le grandi imprese possono organizzare rapidamente i contenuti e le risorse aziendali tramite questo software di automazione dei documenti: Templafy.

Mentre aumenta l'efficienza per gli utenti finali automatizzando la creazione dei documenti, il sistema garantisce la conformità del marchio e della legge nei documenti.

Questa piattaforma è sempreverde e adattabile alle infrastrutture IT e applicative in continua evoluzione utilizzate dalle aziende e dalle organizzazioni di oggi.

Caratteristiche

• Sistema basato sulle autorizzazioni: consente ai responsabili e ai team di conformità di gestire il controllo della qualità su tutte le risorse dei documenti, assicurando che i membri del team utilizzino solo le informazioni consentite.
• Integrazione: i dipendenti possono semplificare la creazione di contratti, proposte e materiale di vendita all'interno dei loro programmi di elaborazione testi con l'aiuto degli strumenti di automazione dei documenti di Templafy, che si collegano alle applicazioni Microsoft Office e Google G Suite.
• Interfaccia di amministrazione: i dipendenti possono accedere a strumenti standard per la generazione di documenti con la distribuzione centralizzata dei file modello dell'ufficio.

Le aziende più grandi possono utilizzare Templafy perché ha bisogno di un minimo di 50 utenti.

ExperLogix

Gli utenti aziendali possono semplificare, migliorare e automatizzare i processi documentali mission-critical con l'aiuto del software di automazione dei documenti completo ma intuitivo di Experlogix.

Caratteristiche

• Flussi di documenti : utilizzando un'interfaccia visiva, puoi creare rapidamente flussi di documenti che utilizzano la logica condizionale senza codifica.
• Progettazione di modelli: fornisce gli strumenti necessari per creare modelli dinamici basati sui dati e impostare flussi di lavoro complessi.
• Raccolta digitale dei dati: gli Smart Form di Experlogix sono moduli di raccolta dati flessibili, incorporati e basati sul Web che semplificano l'inserimento e l'invio di informazioni da parte di utenti o clienti in formato elettronico.
• Gestione dell'output: Document Services offre metodi automatizzati incredibilmente flessibili per la gestione di grandi volumi di output di documenti.

Content Manager di Experlogix è un repository sicuro e organizzato che semplifica e velocizza la gestione, l'archiviazione e il recupero di risorse digitali, inclusi moduli e documenti PDF, loghi, immagini e contenuti multimediali.

Parole finali

Il software di automazione dei documenti è un gioco da ragazzi. Automatizzando la creazione di documenti simili, la tua azienda può ridurre gli errori, risparmiare denaro ed eliminare il compito noioso e spiacevole.

Successivamente, puoi dare un'occhiata ai migliori strumenti di collaborazione sui documenti.