7 برامج أتمتة المستندات لتوفير ساعات العمل

على مر العصور ، كانت المستندات مكونًا حيويًا في أي صناعة. يجب أن تنمو وثائق الأعمال بشكل هائل وأن تصبح أكثر تعقيدًا مع نمو الشركات.

لاستخدام المستندات بشكل فعال ، يجب على الشركات تصنيفها وفرزها بدقة ؛ خلاف ذلك ، قد تنشأ مشاكل للموظفين.

في هذا العالم سريع الخطى ، من الجيد وجود برنامج أتمتة المستندات.

أتمتة المستندات ممكنة بسبب التقنيات التقدمية ، والتي تؤثر على كيفية تعامل الشركات مع الوثائق وتجعل عمليات التوثيق اليدوية الشاقة والمستهلكة للوقت أسهل.

ومع ذلك ، مع وجود العديد من الخيارات المتاحة ، فإن تحديد الخيار الأفضل لشركتك قد يستغرق وقتًا. بعضها له وظائف مختلفة ، والبعض الآخر مصمم لأنواع معينة من المستخدمين.

على سبيل المثال ، تختلف متطلبات أتمتة المستندات لفريق المبيعات عن الشركة القانونية ، ويستفيد كل منها من حل مصمم لروتينهم اليومي المعتاد.

سيكتشف هذا المنشور المزيد حول أفضل برنامج أتمتة المستندات وكيف يمكن أن يوفر لك ساعات.

ما هي أتمتة المستندات؟

تستخدم أتمتة المستندات برامج وبرامج لبناء مستندات إلكترونية بمساهمة بشرية أقل.

تساعد أتمتة المستندات على أتمتة سير العمل ، بما في ذلك المسح الضوئي والتخزين والاستخراج والتقاط البيانات وتصنيف المستندات.

يقوم المستخدمون بإنشاء مستندات تعرف باسم "القوالب" في برنامج أتمتة المستندات. تحدد هذه القوالب الطريقة التي ينبغي بها إضافة المستندات أو تغييرها أو إزالتها بناءً على مدخلات محددة.

يمكن أن تكون أتمتة المستندات:

• معالجة المستندات: وهي استخراج المعلومات ذات الصلة من المستندات المختلفة والتحقق من صحتها وتحويلها إلى بيانات غنية للمستخدم النهائي. يتم التعامل مع كل مرحلة من مراحل دورة حياة المستند أثناء معالجة المستند.
• إنتاج المستندات: يستلزم ذلك استخدام البيانات التي تم جمعها بالفعل أو استردادها كمدخلات لإنتاج المقترحات والعقود وخطابات الأعمال والفواتير والمزيد.

لماذا تحتاج الشركات إلى أتمتة المستندات؟

يجب أن تهتم الشركات بالعديد من الأوراق ، والتي قد تكون باهظة الثمن لإدارتها بشكل غير فعال.

أصبحت معالجة المستندات أكثر سهولة وسهولة مع الأتمتة. انظر إلى الأسباب التالية التي تجعل الشركات بحاجة إلى أتمتة المستندات:

تقليل عمل المستند المتكرر

تعمل أتمتة المستندات على تقليل وقت الموظفين والجهد المبذول في الإجراءات المتكررة. يعد مسح المستندات واستخراج البيانات والتصنيف وفهرسة المستندات وتخزين البيانات ضرورية لأي عمل يعمل بكفاءة. تحقق أتمتة المستندات كل هذا وأكثر.

معالجة المستندات بسرعة أكبر

يمكن أن يؤدي استخدام القوالب المخصصة إلى تقليل الوقت المستغرق في الأعمال الورقية وتبسيط عملية معالجة المستندات. يساعد هذا في إنشاء إجراء توثيق يمكن لجميع الموظفين اتباعه لوضع وقتهم وجهدهم في الاستخدام الجيد.

انخفاض معدل الأخطاء

قد تحتاج المستندات التي تم إنشاؤها يدويًا إلى نسخ ولصق ، أو قد تحتوي المستندات الأحدث على أخطاء يجب تصحيحها عدة مرات ، مما يتطلب جهدًا بشريًا شاقًا وإضافة تأخيرات غير ضرورية للعمليات.

يمكن التخلص من هذه الأخطاء أو تقليلها بشكل كبير مع دقة أتمتة المستندات المتقدمة. تعمل القوالب المحددة مسبقًا والتقنيات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي التي تستفيد من التقاط البيانات على تسهيل الحصول على المعلومات الضرورية وإخطار الموظفين المناسبين عند نقص البيانات.

التوفير في المصروفات

الشركات التي تعمل على أتمتة إنشاء المستندات ستستفيد بلا شك من انخفاض التكاليف. يمكن للأتمتة أن تخفض الرسوم الإجمالية بشكل كبير ، بما في ذلك تلك المرتبطة بطباعة المستندات ، وبناء خزانات حفظ الملفات للمستندات الفعلية ، وما إلى ذلك ، وتعزيز التحكم الإداري.

يعزز تفاعلات العملاء والشراكات التجارية

العلاقات الجيدة بين الموظفين والبائعين والمستهلكين ضرورية لنجاح أي مؤسسة. قد يتأثر الحفاظ على الاتصالات الإيجابية إذا كان إنشاء المستند يدويًا يميل إلى الأخطاء والتأخير وعدم الاتساق.

الوصول إلى الوثائق عبر الإنترنت يجعل العمل مع المزيد من البائعين والتواصل مع المزيد من المستهلكين أبسط وأكثر أمانًا. تعزز سهولة عرض الأوراق من أي مكان وفي أي وقت تفاعلات أفضل وتساعد على إنشاء تجارب فردية للعملاء.

يعزز الأمن والخصوصية

تتميز أنظمة أتمتة المستندات بمناطق تخزين رقمية مدمجة مع أذونات الوصول المطلوبة لتجنب فقدان المستندات وتحسين أمان البيانات.

يمكن للقطاعات القانونية والرعاية الصحية ، على سبيل المثال ، حماية البيانات الحساسة من التسريبات والخروقات باستخدام برنامج أتمتة المستندات مع تدابير أمنية إضافية.

كيف تكون أكثر كفاءة من المعالجة اليدوية للمستندات؟

إذا كنت تنتج نفس أنواع الأوراق بشكل متكرر ، مثل العقود أو الفواتير أو التقارير الشهرية ، فقد تواجه المشكلات التالية:

• يستغرق الأمر الكثير من الوقت والجهد لجمع البيانات يدويًا من العديد من المصادر ، وإجراء عمليات حسابية معقدة ، وإنتاج تصورات لتوضيح البيانات.
• من الصعب ضمان خلو المستندات تمامًا من الأخطاء ، حتى بعد قضاء ساعات (أو أيام) في البحث عن الأخطاء.

يمكن حل هذه المشكلات باستخدام برنامج أتمتة المستندات ، والذي يمكّنك من جمع البيانات تلقائيًا من العديد من المصادر وترتيبها كيفما تشاء.

نتيجة لذلك ، يمكنك إنشاء أي تقرير في أجزاء من الثانية مع التأكد أيضًا من أن جميع المعلومات دقيقة وخالية من الأخطاء.

سمات

# 1. الوصول إلى الويب

يجب أن يتمكن المستخدمون من الوصول إلى مستنداتهم من أي مكان في هذا العصر حيث يتم استخدام الإنترنت على نطاق واسع. في عصر الإنترنت ، يوفر برنامج أتمتة المستندات المستند إلى الويب وصولاً سريعًا وبسيطًا إلى الملفات والمجلدات ، وهو أمر حيوي. هذه تشمل:

• الوصول عبر الأجهزة المحمولة لعرض المستندات أو تحريرها
• لتخزين المستندات في السحابة ، استخدم التخزين السحابي.
• مشاركة المجلدات أو الملفات الفردية مع الآخرين من خلال مشاركة الملفات.

# 2. السحب والإفلات

يعد السحب والإفلات عنصرًا أساسيًا في أي نظام أتمتة للمستندات. يمكنك سحب الملفات وإفلاتها من موقع إلى آخر أو حتى من تطبيق إلى آخر.

# 3. البحث عن الوثائق

كل مستخدم لديه الكثير من الملفات. وبالتالي ، يجب أن يكونوا قادرين على البحث بسرعة من خلالها باستخدام أحرف قليلة فقط من مصطلح البحث. يساعد برنامج أتمتة المستندات في تنظيم تخزين المستندات بحيث يكون من السهل استرداد الأوراق عند الحاجة.

يمكن للمستخدمين البحث في المواد المخزنة باستخدام وظيفة البحث عن المستندات بسهولة.

# 4. إصدار المستند

يعد تعيين الإصدار ميزة مهمة أخرى لنظام أتمتة المستندات. يمكن للمستخدمين الوصول إلى إصدارات المستند السابقة ، ومقارنتها ، والعودة إلى الإصدار السابق إذا لزم الأمر ، وذلك بفضل الإصدار.

# 5. تأمين الملف

يعد تأمين الملفات أحد المكونات الأساسية لبرنامج أتمتة المستندات. يُمنع المستخدمون من إجراء تغييرات على ملف مؤمن حتى يفتحه الشخص الذي قام بتأمينه.

# 6. عارض ومحرر متكامل

يمكنك عرض المستندات وتحريرها باستخدام العارض المضمن دون تنزيلها أو فتحها في نافذة جديدة ، مما يوفر لك الوقت من خلال التخلص من الحاجة إلى التنقل بين علامات التبويب أو البرامج.

عندما يلاحظ البرنامج أن شخصًا آخر يجري تعديلات على الملف ، فإنه يقفله ثم يفتحه عندما يمر.

# 7. التصنيف والمشاركة

يجب أن يكون المستخدمون قادرين على مشاركة الأوراق بشكل آمن ومريح باستخدام برامج أتمتة المستندات الجيدة.

قد يحتوي أيضًا على نظام تصنيف يمكّن المستخدمين من تعيين قيمة عددية لكل مستند باستخدام مقياس محدد مسبقًا. تساعد طريقة الدرجات هذه في تتبع المستندات التي يحبها الموظفون والتي تتطلب التعديل.

# 8. امتيازات الملفات والمجلدات

يجب أن يتضمن أي برنامج لأتمتة المستندات امتيازات الملفات والمجلدات. يمكنك إدارة ما يمكن لفريقك القيام به بالأوراق التي يعملون عليها من خلال منحهم حقوق التحرير.

# 9. ربط المستندات

تُعرف عملية ربط المستندات أو الملفات أو مصادر البيانات الأخرى معًا حتى تتمكن من الوصول إليها من موقع واحد باسم ربط المستندات.

تتيح لك هذه الميزة ربط مستند بأي سجل آخر ذي صلة في برنامج أتمتة المستندات أو الوصول إلى نسخة واحدة من أخرى.

# 10. إدارة المحتوى الذكية

يجب تحديث أفضل الأنظمة بسلاسة عبر جميع الحسابات ومصادر البيانات ، وتحرير النماذج ، وإنشاء مهام سير عمل مخصصة ، وفرض القواعد التي تضمن الدقة والامتثال ومعايير العلامة التجارية.

علاوة على ذلك ، توفر بعض الأنظمة الأساسية إمكانات أتمتة الدفعات التي تتيح للمستخدمين إنتاج مئات أو آلاف العروض التقديمية والبيانات والتقارير وأنواع أخرى من الضمانات في وقت واحد ، مما يمكّن البائعين من عمل أوراق فنية عند الطلب تستهدف قطاعات معينة من العملاء.

لقد أنتجنا قائمة بالحلول الأكثر شيوعًا مع نظرة عامة موجزة على ميزاتها الرئيسية لمساعدتك على تجنب الضياع في مجموعة واسعة من خيارات برامج أتمتة المستندات المتاحة.

DocuPilot

Docupilot هو برنامج أتمتة المستندات سهل الاستخدام وقابل للتكيف. يمكنك استخدام البيانات المتاحة والقوالب الإبداعية لإنشاء المستندات. يمكن لمنشئ المستندات المدمج إنشاء قوالب مخصصة.

يمكنك أيضًا إرسال الأوراق التي تعدها باستخدام برنامج التشغيل الآلي هذا بالبريد الإلكتروني إلى خدمات مثل Dropbox و Zapier و Docusign.

سمات

• القوالب المحددة مسبقًا: يحتوي Docupilot على قوالب محددة مسبقًا قد تستخدمها الشركات لتشكيل عروض الأسعار والاتفاقيات والفواتير والمستندات الأخرى.
• التكامل: CRM والنماذج وقواعد البيانات عبر الإنترنت والاستطلاعات والموارد البشرية ليست سوى عدد قليل من مصادر البيانات التي يمكنك ربط البرنامج بها.
• آمن: بمساعدة Docupilot ، يمكنك حماية مستنداتك بكلمة مرور وتشفيرها. يمكنك دائمًا ضمان خصوصية عملائك ، وتعزيز ثقة العميل التي تشتد الحاجة إليها.
• سير العمل التلقائي: يتم تسهيل بعض مهام سير عمل المستندات الأكثر تعقيدًا في الأعمال التجارية باستخدام Docupilot. حتى لا تضطر إلى تكرار عملية إدخال البيانات في كل مرة تقوم فيها بإنشاء مستند ، فهذا يجعل العملية بأكملها بسيطة.

يبرز DocuPilot بسبب تكلفته غير المكلفة نسبيًا ، مما يجعله أكثر سهولة.

airSlate

من إنشاء التدفق إلى تحليلات العملية ، يعد airSlate تطبيقًا سحابيًا متعدد الإمكانات يمكنه إدارة كل مرحلة من مراحل أتمتة المستندات الخاصة بك. وهي أيضًا أداة مساعدة بدون تعليمات برمجية.

يمكن تقليل عدد موظفي دليل معالجة المستندات بمقدار النصف إذا كان بإمكانك تحقيق أقصى استفادة من التطبيق.

سمات

• Flow Creator: تتيح لك واجهة مستخدم السحب والإفلات الخاصة بـ Flow Creator إنشاء تصوير مرئي لسير عمل المستند (UI).
• التوقيع الإلكتروني: يمكن أن تحتوي النماذج الرقمية والاستطلاعات والوثائق والمحتوى بسهولة على توقيعات إلكترونية ملزمة قانونًا تضاف إليها.
• استطلاعات الرأي عبر الإنترنت: باستخدام ميزة الاستطلاعات عبر الإنترنت ، يمكنك إجراء استطلاعات الرأي العامة ، ووثائق اختبار التطبيق التجريبي ، والاستبيانات.
• أتمتة العمليات الروبوتية: يمكنك أتمتة العمليات باستخدام روبوتات airSlate دون كتابة سلسلة رمز واحدة.

بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي airSlate على مكتبة واسعة بها الآلاف من قوالب أتمتة المستندات لمعظم القطاعات.

PandaDoc

يمكن إنشاء المستندات وتحريرها وتوقيعها جميعًا في مكان واحد باستخدام PandaDoc.

سواء أكنت تحتاج إلى برنامج eSignature أو مقترحات آلية أو أدوات مبيعات وتسويق أو معالجة مستندات آمنة ، فإن PandaDoc ستوفر الأدوات التي تحتاجها لتسريع مسار قمع عملك وتوقيع الأوراق في لمح البصر.

لتقديم تجربة إدارة مستندات سلسة عبر العديد من الحدود الرقمية ، يتكامل PandaDoc بسهولة مع أكثر من 30 تطبيقًا وأكثر من ذلك.

سمات

• الإسقاط والسحب: يوفر للمستخدم خيارات افتراضية للسحب ووضعه في مستنده بناءً على الفئة بدلاً من وظيفة القوالب.
• التوقيع الرقمي: هذه واحدة من أهم الميزات لأنها تتيح للمستخدمين توقيع الأوراق رقميًا دون استخدام الورق.
• إنتاج المستندات: يمكن للمستخدمين إنشاء أي مستند يرغبون فيه هنا والتحكم في محتوى آخر. يعد هذا مثاليًا إذا كنت بحاجة إلى إنشاء عقود عمل ومقترحات وعطاءات ومستندات أخرى.
• أرشيفات السجل: بمجرد الانتهاء من إنشاء المستند الخاص بك ، يمكنك تصنيف وتسجيل المحفوظات.

يحب العملاء مرونة قوالب PandaDoc. ميزة أخرى رائعة يجدها المستهلكون مفيدة هي تتبع المستندات والتحليلات.

كروف

يمكنك تصميم وأتمتة جميع أوراق شركتك باستخدام Crove. من خلال محرر المستندات القوي الخاص به ، يمكنه مساعدتك في أتمتة جميع مستنداتك. لأتمتة أي مستند ، يمكنك إضافة متغيرات وشروط منطقية وصيغ إكسل والتوقيعات الإلكترونية.

من خلال مركزية عمليات المستندات الخاصة بك داخل Crove ، يمكنك التخلص من الأدوات غير الضرورية. من خلال مكتبة القوالب المدمجة الخاصة به ، يتجاوز Crove أتمتة المستندات البسيطة.

سمات

• العمليات الحسابية: استخدم الصيغ في الرياضيات لإجراء العمليات الحسابية مباشرة على الحقول في مستنداتك.
• النماذج: قم بإنشاء الاستبيان الخاص بك ، وقم بتضمين المنطق لإخفاء الأسئلة أو إظهارها ، والسماح لأي شخص بإنشاء مستندات من خلال الرد على الأسئلة.
• معاينة سريعة: املأ الاستبيان وتحقق من مستنداتك في الوقت الفعلي.
• نماذج النشر: انشر النماذج الخاصة بك على عنوان URL عام ؛ يمكن لأي شخص إنشاء مستندات باستخدامها إذا التزم بالقيود التي قمت بتعيينها للرابط الخاص بك.

يمكن أن يكون Crove أداتك المثالية إذا كنت تبحث عن برنامج مجاني لأتمتة المستندات.

وثق

يعد برنامج المستندات برنامجًا سهل الاستخدام ولا يحتوي على تعليمات برمجية لأتمتة المستندات لتجميع المستندات القانونية.

قامت مجموعة من المحامين والتقنيين بإنشاء Documentate في البداية لمساعدة جمعيات المساعدة القانونية الخيرية في إنشاء مهام سير عمل تتعامل مع العميل.

يستخدم المحامون بشكل أساسي هذا البرنامج. ومع ذلك ، يمكن لأي شركة تطوير أوراق باستخدام ميزات المستندات البسيطة.

سمات

• نماذج الويب : يمكن للمستخدمين تصميم نماذج ويب فريدة تدخل البيانات في مستندات Word أو PDF.
• الاستطلاع عبر الإنترنت: يقوم المستخدمون بإنشاء استطلاع ثم تحميل مستندات القوالب التي تتصل بحقول نموذج الاستطلاع.
• التضمين: بمساعدة البرنامج ، يمكن للمستخدمين إنشاء أوراق من المدخلات ، أو توزيع مهام سير العمل المطورة ، أو حتى تضمينها في مواقع الويب.

منصة أتمتة المستندات هذه مناسبة للمحترفين والمحامين الذين يرغبون في حل بدون رمز بواجهة مستخدم بسيطة.

تمبلافي

قد تقوم الشركات الكبيرة بترتيب محتوى الشركة وأصولها بسرعة من خلال برنامج أتمتة المستندات هذا - Templafy.

مع زيادة الكفاءة للمستخدمين النهائيين من خلال أتمتة إنشاء المستندات ، يضمن النظام العلامة التجارية والامتثال القانوني في الأوراق.

هذه المنصة دائمة الخضرة وقابلة للتكيف مع البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والتطبيقات المتطورة باستمرار والتي تستخدمها الشركات والمؤسسات اليوم.

سمات

• نظام قائم على الإذن: يسمح للمديرين وفرق الامتثال بإدارة الجودة مع مراقبة الجودة على جميع أصول المستندات ، مما يضمن استخدام أعضاء الفريق للمعلومات المسموح بها فقط.
• التكامل: يمكن للموظفين تبسيط إنشاء العقود ، والعروض ، وضمانات المبيعات ضمن برامج معالجة النصوص الخاصة بهم بمساعدة أدوات أتمتة المستندات Templafy ، والتي ترتبط بتطبيقات Microsoft Office و Google G Suite.
• واجهة المسؤول: يمكن للموظفين الوصول إلى أدوات إنشاء المستندات القياسية من خلال التوزيع المركزي لملفات قوالب المكتب.

يمكن للشركات الكبيرة الاستفادة من Templafy لأنها تحتاج إلى 50 مستخدمًا على الأقل.

ExperLogix

يمكن لمستخدمي الأعمال تبسيط عمليات المستندات ذات المهام الحرجة وتحسينها وأتمتتها بمساعدة برنامج أتمتة المستندات الشامل والسهل الاستخدام من Experlogix.

سمات

• تدفقات المستندات : باستخدام واجهة مرئية ، يمكنك إنشاء تدفقات المستندات بسرعة باستخدام المنطق الشرطي بدون تشفير.
• تصميم القوالب: يوفر الأدوات التي تحتاجها لإنشاء قوالب ديناميكية تعتمد على البيانات وإعداد تدفقات عمل معقدة.
• جمع البيانات الرقمية: نماذج Experlogix الذكية هي نماذج مرنة ومدمجة وقائمة على الويب لجمع البيانات تجعل من السهل على المستخدمين أو العملاء إدخال المعلومات وإرسالها إلكترونيًا.
• إدارة المخرجات: تقدم خدمات المستندات طرقًا آلية مرنة بشكل لا يصدق للتعامل مع كميات كبيرة من مخرجات المستندات.

يعد Content Manager من Experlogix مستودعًا آمنًا ومنظمًا يجعل من الأسهل والأسرع إدارة الأصول الرقمية وتخزينها واستردادها ، بما في ذلك نماذج PDF والمستندات والشعارات والصور ومحتوى الوسائط المتعددة.

الكلمات الأخيرة

برنامج أتمتة المستندات لا يحتاج إلى تفكير. من خلال أتمتة إنشاء مستندات مماثلة ، قد تقلل شركتك من الأخطاء وتوفر المال وتتخلص من المهمة المرهقة وغير السارة.

بعد ذلك ، يمكنك التحقق من أفضل أدوات التعاون في المستندات.