7個文檔自動化軟件可以節省工作時間

長期以來，文檔一直是任何行業的重要組成部分。 隨著公司的發展，業務文檔需要大幅增長並變得更加複雜。

為了有效利用文件，企業必須對文件進行精確的分類和分類； 否則，可能會給工作人員帶來問題。

在這個快節奏的世界中，文檔自動化軟件的存在是一件好事。

由於先進的技術，文檔自動化成為可能，這會影響公司處理文檔的方式，並使費力和耗時的手動文檔流程變得更容易。

然而，有許多可用的選項，決定哪一個最適合您的公司可能需要時間。 有些具有不同的功能，有些是針對特定用戶類型量身定制的。

例如，銷售團隊的文檔自動化要求與法律公司不同，每個人都將從為其日常工作設計的解決方案中受益。

這篇文章將發現更多關於最好的文檔自動化軟件以及它如何為您節省時間的信息。

什麼是文檔自動化？

文檔自動化使用程序和軟件以較少的人力來構建電子文檔。

文檔自動化有助於自動化工作流程，包括掃描、存儲、提取、數據捕獲和文檔分類。

用戶在文檔自動化軟件中創建稱為“模板”的文檔。 這些模板指定如何根據特定輸入添加、更改或刪除文檔。

文檔的自動化可以是：

• 文檔處理：從各種文檔中提取相關信息，對其進行驗證，並將其轉化為最終用戶的豐富數據。 在文檔處理期間處理文檔生命週期的每個階段。
• 生成文檔：這需要使用已經收集或檢索的數據作為輸入來生成提案、合同、商業信函、發票等。

為什麼企業需要文檔自動化？

企業必須處理許多文件，如果管理不善，成本可能會很高。

自動化使文檔處理更容易訪問和更方便。 看看企業需要文檔自動化的以下原因：

減少重複性文件工作

文檔的自動化減少了員工在重複程序上花費的時間和精力。 文檔掃描、數據提取、分類、文檔索引和數據存儲對於任何業務的高效運行都是必不可少的。 文檔的自動化完成了所有這些以及更多。

更快速地處理文檔

使用自定義模板可以減少花在文書工作上的時間並簡化文檔處理過程。 這有助於建立所有工作人員都可以遵循的文檔程序，以充分利用他們的時間和精力。

錯誤率低

手動創建的文檔可能需要復制和粘貼，或者最近的文檔可能包含必須多次糾正的錯誤，這需要大量的人力並增加不必要的操作延遲。

高級文檔自動化的準確性可以消除或大大減少這些錯誤。 利用數據捕獲的預定義模板和基於 AI 的技術可以更輕鬆地獲取必要的信息並在缺少數據時通知適當的人員。

節省開支

自動化文檔創建的企業無疑將從較低的成本中獲益。 自動化可以大大降低總費用，包括與打印文件、為實際文件建立文件櫃等相關的費用，並加強行政控制。

加強客戶互動和商業夥伴關係

員工、供應商和消費者之間的良好關係對於任何組織的成功都至關重要。 如果手動創建文檔容易出錯、延遲和不一致，那麼維持積極的聯繫可能會受到影響。

訪問在線文檔使與更多供應商的合作以及與更多消費者的聯繫變得更簡單、更安全。 隨時隨地從任何位置輕鬆查看文件可促進更好的交互，並有助於創建個性化的客戶體驗。

增強安全性和隱私性

文檔自動化系統具有內置數字存儲區域，具有所需的訪問權限，以避免文檔丟失並提高數據安全性。

例如，法律和醫療保健部門可以使用帶有額外安全措施的文檔自動化軟件來保護敏感數據免受洩漏和破壞。

它比手動文檔處理更有效嗎？

如果您經常製作相同類型的文件，例如合同、發票或月度報告，您可能會遇到以下問題：

• 手動從多個來源收集數據、執行複雜的計算以及生成可視化來說明數據需要花費大量的時間和精力。
• 即使在花費數小時（或數天）尋找錯誤之後，要保證文檔完全沒有錯誤也是一項挑戰。

這些問題可以使用文檔自動化軟件來解決，該軟件使您能夠從多個來源自動收集數據並按照您的喜好進行排列。

因此，您可以在幾分之一秒內創建任何報告，同時確信所有信息都是準確無誤的。

特徵

#1。 網絡訪問

在這個互聯網如此廣泛使用的時代，用戶必須能夠從任何位置訪問他們的文檔。 在互聯網時代，基於 Web 的文檔自動化軟件提供了對文件和文件夾的快速簡單的訪問，這一點至關重要。 這些包括：

• 通過移動設備訪問以查看或編輯文檔
• 要將文檔存儲在雲中，請使用雲存儲。
• 通過文件共享與他人共享文件夾或單個文件。

#2。 拖放

拖放是任何文檔自動化系統的基本元素。 您可以將文件從一個位置拖放到另一個位置，甚至從一個應用程序拖放到另一個位置。

#3。 文件搜索

每個用戶都有很多文件。 因此，他們需要能夠使用搜索詞的幾個字母快速搜索它們。 文檔自動化軟件有助於組織文檔存儲，以便在需要時輕鬆檢索文件。

用戶可以使用文檔搜索功能輕鬆搜索存儲的材料。

#4。 文檔版本控制

版本控制是文檔自動化系統的另一個重要特徵。 借助版本控制，用戶可以訪問文檔的先前版本，進行比較，並在必要時回滾到先前的版本。

#5。 文件鎖定

文檔自動化軟件的一個重要組成部分是文件鎖定。 在鎖定文件的人打開文件之前，用戶無法對鎖定的文件進行更改。

#6。 集成的查看器和編輯器

您可以使用嵌入式查看器查看和編輯文檔，而無需下載或在新窗口中打開它們，無需在選項卡或程序之間跳轉，從而節省您的時間。

當軟件注意到其他人正在對文件進行調整時，它會鎖定它，然後在他們完成時將其解鎖。

#7。 評分和分享

用戶應該能夠使用良好的文檔自動化軟件安全方便地共享論文。

它還可能有一個評級系統，使用戶能夠使用預定的比例為每個文檔分配一個數值。 這種分級方法有助於跟踪哪些文件深受員工喜愛，哪些需要修改。

#8。 文件和文件夾權限

任何文檔自動化軟件都必須包含文件和文件夾權限。 您可以通過授予他們編輯權限來管理您的團隊可以處理他們正在處理的論文的內容。

#9。 文件鏈接

將文檔、文件或其他數據源鏈接在一起以便您可以從單個位置訪問它們的過程稱為文檔鏈接。

此功能使您能夠將文檔與文檔自動化軟件中的任何其他相關記錄鏈接，或訪問另一個副本。

#10。 智能內容管理

最好的系統應該在所有帳戶和數據源之間無縫更新、編輯模板、構建定制工作流並執行確保准確性、合規性和品牌標準的規則。

此外，一些平台提供批量自動化功能，讓用戶可以同時製作成百上千的演示文稿、報表、報告和其他類型的附屬品，使賣家能夠按需製作針對特定客戶群的技術論文。

我們製作了一份最受歡迎的解決方案列表，並簡要概述了它們的主要功能，以幫助您避免迷失在各種可用的文檔自動化軟件選項中。

DocuPilot

Docupilot 是一個用戶友好且適應性強的文檔自動化程序。 您可以使用可用的數據和創意模板來構建文檔。 內置的文檔構建器可以創建自定義模板。

您還可以將使用此自動化軟件製作的論文通過電子郵件發送到 Dropbox、Zapier 和 Docusign 等服務。

特徵

• 預定義模板： Docupilot 包含企業可以用來形成報價單、協議、發票和其他文檔的預定義模板。
• 集成： CRM、表單、在線數據庫、調查和 HR 只是您可以將軟件鏈接到的幾個數據源。
• 安全：在 Docupilot 的幫助下，您可以對文檔進行密碼保護和加密。 您始終可以保證客戶的隱私，培養急需的客戶信心。
• 自動工作流程：使用 Docupilot 可以簡化企業中一些最複雜的文檔工作流程。 這樣您就不必在每次撰寫文檔時重複數據輸入過程，這使整個過程變得簡單。

DocuPilot 因其相對低廉的成本而脫穎而出，這使得它更易於使用。

空氣石板

從流程生成到流程分析，airSlate 是一款一體化雲應用程序，可以管理文檔自動化的每個階段。 它也是一個無代碼實用程序。

如果您能充分利用該應用程序，您的文檔處理人工人員可以減少一半。

特徵

• Flow Creator：Flow Creator的拖放式用戶界面允許您創建文檔工作流 (UI) 的可視化描述。
• 電子簽名：數字表格、調查、文檔和內容可以輕鬆添加具有法律約束力的電子簽名。
• 在線投票：使用在線調查功能，您可以進行公開調查、Beta 版應用測試文檔和問卷調查。
• 機器人流程自動化：您可以使用 airSlate 機器人自動化流程，而無需編寫單個代碼字符串。

此外，airSlate 擁有一個龐大的庫，其中包含適用於大多數行業的數千個文檔自動化模板。

熊貓文檔

使用 PandaDoc 可以在一個地方完成文檔創建、編輯和簽名。

無論您需要電子簽名軟件、自動提案、銷售和營銷工具，還是安全的文檔處理，PandaDoc 都將提供您需要的工具來加快您的業務漏斗並讓文件在瞬間簽名。

為了提供跨越許多數字前沿的無縫文檔管理體驗，PandaDoc 輕鬆集成了 30 多個應用程序和計數。

特徵

• 拖放：它為用戶提供了默認選項，可以根據類別而不是模板功能將其拖放到他們的文檔中。
• 數字簽名：這是最重要的功能之一，因為它允許用戶在不使用紙張的情況下對文件進行數字簽名。
• 製作文檔：用戶可以在這裡創建他們想要的任何文檔並控制其他內容。 如果您需要建立商業合同、提案、投標和其他文件，這是完美的選擇。
• 記錄檔案：完成文檔創建後，您可以對檔案進行分類和記錄。

客戶喜歡 PandaDoc 模板的靈活性。 另一個對消費者有用的奇妙功能是文檔跟踪和分析。

克羅夫

您可以使用 Crove 設計和自動化您的所有公司文件。 憑藉其強大的文檔編輯器，它可以幫助您自動化所有文檔。 要自動化任何文檔，您可以添加變量、邏輯條件、Excel 公式和電子簽名。

通過在 Crove 中集中您的文檔操作，您可以擺脫不必要的工具。 憑藉其內置的模板庫，Crove 超越了簡單的文檔自動化。

特徵

• 計算：使用數學公式直接對文檔中的字段執行計算。
• 表格：創建您的調查，包括隱藏或顯示問題的邏輯，並允許任何人通過回答問題來創建文檔。
• 快速預覽：填寫問卷，實時查看您的文件。
• 發布表格：在公共 URL 上發布您的表格； 如果遵守您為鏈接設置的限制，任何人都可以使用它們創建文檔。

如果您尋求免費的文檔自動化軟件，Crove 可能是您的理想工具。

文檔

Docmate 是一個易於使用的無代碼文檔自動化軟件，用於組裝法律文件。

一群律師和技術人員最初創建了 Documate，以協助法律援助慈善機構創建面向客戶的工作流程。

主要是律師使用這個軟件。 但是，任何企業都可以使用 Docmate 的簡單功能開發論文。

特徵

• Web 表單：用戶可以設計獨特的 Web 表單，將數據輸入 Word 或 PDF 文檔。
• 在線調查：用戶構建調查，然後加載連接到調查表單字段的模板文檔。
• 嵌入：在程序的幫助下，用戶可以根據輸入生成論文，分發開發的工作流程，甚至將它們嵌入到網站中。

該文檔自動化平台適用於需要具有簡單 UI 的無代碼解決方案的專業人士和律師。

模板

大型企業可以通過這款文檔自動化軟件——Templafy快速整理公司內容和資產。

該系統通過自動創建文檔來提高最終用戶的效率，同時確保文檔的品牌和法律合規性。

該平台是常青樹，可適應當今企業和組織使用的不斷發展的 IT 和應用程序基礎架構。

特徵

• 基於權限的系統：它允許經理和合規團隊管理對所有文檔資產的質量控制，確保團隊成員僅使用允許的信息。
• 集成：借助 Templafy 的文檔自動化工具，員工可以在其文字處理程序中簡化合同、提案和銷售宣傳材料的創建，該工具與 Microsoft Office 和 Google G Suite 應用程序相鏈接。
• 管理界面：員工可以通過辦公室模板文件的集中分發訪問標准文檔生成工具。

較大的企業可以使用 Templafy，因為它至少需要 50 個用戶。

ExperLogix

借助 Experlogix 全面且用戶友好的文檔自動化軟件，業務用戶可以簡化、改進和自動化任務關鍵型文檔流程。

特徵

• 文檔流：使用可視化界面，您可以快速創建使用條件邏輯而無需編碼的文檔流。
• 設計模板：它提供了構建動態、數據驅動模板和設置複雜工作流所需的工具。
• 數字數據收集： Experlogix Smart Forms 是靈活、嵌入式和基於 Web 的數據收集表單，使用戶或客戶可以輕鬆地以電子方式輸入和提交信息。
• 輸出管理：文檔服務為處理大量文檔輸出提供了極其靈活的自動化方法。

Experlogix 的 Content Manager 是一個安全且有條理的存儲庫，可以更輕鬆、更快速地管理、存儲和檢索數字資產，包括 PDF 表單和文檔、徽標、圖片和多媒體內容。

最後的話

文檔自動化軟件是輕而易舉的事。 通過自動創建類似文檔，您的公司可以減少錯誤、節省資金並消除令人厭煩、不愉快的任務。

接下來，您可以查看最好的文檔協作工具。