7个文档自动化软件可以节省工作时间

长期以来，文档一直是任何行业的重要组成部分。 随着公司的发展，业务文档需要大幅增长并变得更加复杂。

为了有效利用文件，企业必须对文件进行精确的分类和分类； 否则，可能会给工作人员带来问题。

在这个快节奏的世界中，文档自动化软件的存在是一件好事。

由于先进的技术，文档自动化成为可能，这会影响公司处理文档的方式，并使费力和耗时的手动文档流程变得更容易。

然而，有许多可用的选项，决定哪一个最适合您的公司可能需要时间。 有些具有不同的功能，有些是针对特定用户类型量身定制的。

例如，销售团队的文档自动化要求与法律公司不同，每个人都将从为其日常工作设计的解决方案中受益。

这篇文章将发现更多关于最好的文档自动化软件以及它如何为您节省时间的信息。

什么是文档自动化？

文档自动化使用程序和软件以较少的人力来构建电子文档。

文档自动化有助于自动化工作流程，包括扫描、存储、提取、数据捕获和文档分类。

用户在文档自动化软件中创建称为“模板”的文档。 这些模板指定如何根据特定输入添加、更改或删除文档。

文档的自动化可以是：

• 文档处理：从各种文档中提取相关信息，对其进行验证，并将其转化为最终用户的丰富数据。 在文档处理期间处理文档生命周期的每个阶段。
• 生成文档：这需要使用已经收集或检索的数据作为输入来生成提案、合同、商业信函、发票等。

为什么企业需要文档自动化？

企业必须处理许多文件，如果管理不善，成本可能会很高。

自动化使文档处理更容易访问和更方便。 看看企业需要文档自动化的以下原因：

减少重复性文件工作

文档的自动化减少了员工在重复程序上花费的时间和精力。 文档扫描、数据提取、分类、文档索引和数据存储对于任何业务的高效运行都是必不可少的。 文档的自动化完成了所有这些以及更多。

更快速地处理文档

使用自定义模板可以减少花在文书工作上的时间并简化文档处理过程。 这有助于建立所有工作人员都可以遵循的文档程序，以充分利用他们的时间和精力。

错误率低

手动创建的文档可能需要复制和粘贴，或者最近的文档可能包含必须多次纠正的错误，这需要大量的人力并增加不必要的操作延迟。

高级文档自动化的准确性可以消除或大大减少这些错误。 利用数据捕获的预定义模板和基于 AI 的技术可以更轻松地获取必要的信息并在缺少数据时通知适当的人员。

节省开支

自动化文档创建的企业无疑将从较低的成本中获益。 自动化可以大大降低总费用，包括与打印文件、为实际文件建立文件柜等相关的费用，并加强行政控制。

加强客户互动和商业伙伴关系

员工、供应商和消费者之间的良好关系对于任何组织的成功都至关重要。 如果手动创建文档容易出错、延迟和不一致，那么维持积极的联系可能会受到影响。

访问在线文档使与更多供应商的合作以及与更多消费者的联系变得更简单、更安全。 随时随地从任何位置轻松查看文件可促进更好的交互，并有助于创建个性化的客户体验。

增强安全性和隐私性

文档自动化系统具有内置数字存储区域，具有所需的访问权限，以避免文档丢失并提高数据安全性。

例如，法律和医疗保健部门可以使用带有额外安全措施的文档自动化软件来保护敏感数据免受泄漏和破坏。

它比手动文档处理更有效吗？

如果您经常制作相同类型的文件，例如合同、发票或月度报告，您可能会遇到以下问题：

• 手动从多个来源收集数据、执行复杂的计算以及生成可视化来说明数据需要花费大量的时间和精力。
• 即使在花费数小时（或数天）寻找错误之后，要保证文档完全没有错误也是一项挑战。

这些问题可以使用文档自动化软件来解决，该软件使您能够从多个来源自动收集数据并按照您的喜好进行排列。

因此，您可以在几分之一秒内创建任何报告，同时确信所有信息都是准确无误的。

特征

#1。 网络访问

在这个互联网如此广泛使用的时代，用户必须能够从任何位置访问他们的文档。 在互联网时代，基于 Web 的文档自动化软件提供了对文件和文件夹的快速简单的访问，这一点至关重要。 这些包括：

• 通过移动设备访问以查看或编辑文档
• 要将文档存储在云中，请使用云存储。
• 通过文件共享与他人共享文件夹或单个文件。

#2。 拖放

拖放是任何文档自动化系统的基本元素。 您可以将文件从一个位置拖放到另一个位置，甚至从一个应用程序拖放到另一个位置。

#3。 文件搜索

每个用户都有很多文件。 因此，他们需要能够使用搜索词的几个字母快速搜索它们。 文档自动化软件有助于组织文档存储，以便在需要时轻松检索文件。

用户可以使用文档搜索功能轻松搜索存储的材料。

#4。 文档版本控制

版本控制是文档自动化系统的另一个重要特征。 借助版本控制，用户可以访问文档的先前版本，进行比较，并在必要时回滚到先前的版本。

#5。 文件锁定

文档自动化软件的一个重要组成部分是文件锁定。 在锁定文件的人打开文件之前，用户无法对锁定的文件进行更改。

#6。 集成的查看器和编辑器

您可以使用嵌入式查看器查看和编辑文档，而无需下载或在新窗口中打开它们，无需在选项卡或程序之间跳转，从而节省您的时间。

当软件注意到其他人正在对文件进行调整时，它会锁定它，然后在他们完成时将其解锁。

#7。 评分和分享

用户应该能够使用良好的文档自动化软件安全方便地共享论文。

它还可能有一个评级系统，使用户能够使用预定的比例为每个文档分配一个数值。 这种分级方法有助于跟踪哪些文件深受员工喜爱，哪些需要修改。

#8。 文件和文件夹权限

任何文档自动化软件都必须包含文件和文件夹权限。 您可以通过授予他们编辑权限来管理您的团队可以处理他们正在处理的论文的内容。

#9。 文件链接

将文档、文件或其他数据源链接在一起以便您可以从单个位置访问它们的过程称为文档链接。

此功能使您能够将文档与文档自动化软件中的任何其他相关记录链接，或访问另一个副本。

#10。 智能内容管理

最好的系统应该在所有帐户和数据源之间无缝更新、编辑模板、构建定制工作流并执行确保准确性、合规性和品牌标准的规则。

此外，一些平台提供批量自动化功能，让用户可以同时制作成百上千的演示文稿、报表、报告和其他类型的附属品，使卖家能够按需制作针对特定客户群的技术论文。

我们制作了一份最受欢迎的解决方案列表，并简要概述了它们的主要功能，以帮助您避免迷失在各种可用的文档自动化软件选项中。

DocuPilot

Docupilot 是一个用户友好且适应性强的文档自动化程序。 您可以使用可用的数据和创意模板来构建文档。 内置的文档构建器可以创建自定义模板。

您还可以将使用此自动化软件制作的论文通过电子邮件发送到 Dropbox、Zapier 和 Docusign 等服务。

特征

• 预定义模板： Docupilot 包含企业可以用来形成报价单、协议、发票和其他文档的预定义模板。
• 集成： CRM、表单、在线数据库、调查和 HR 只是您可以将软件链接到的几个数据源。
• 安全：在 Docupilot 的帮助下，您可以对文档进行密码保护和加密。 您始终可以保证客户的隐私，培养急需的客户信心。
• 自动工作流程：使用 Docupilot 可以简化企业中一些最复杂的文档工作流程。 这样您就不必在每次撰写文档时重复数据输入过程，这使整个过程变得简单。

DocuPilot 因其相对低廉的成本而脱颖而出，这使得它更易于使用。

空气石板

从流程生成到流程分析，airSlate 是一款一体化云应用程序，可以管理文档自动化的每个阶段。 它也是一个无代码实用程序。

如果您能充分利用该应用程序，您的文档处理人工人员可以减少一半。

特征

• Flow Creator：Flow Creator的拖放式用户界面允许您创建文档工作流 (UI) 的可视化描述。
• 电子签名：数字表格、调查、文档和内容可以轻松添加具有法律约束力的电子签名。
• 在线投票：使用在线调查功能，您可以进行公开调查、Beta 版应用测试文档和问卷调查。
• 机器人流程自动化：您可以使用 airSlate 机器人自动化流程，而无需编写单个代码字符串。

此外，airSlate 拥有一个庞大的库，其中包含适用于大多数行业的数千个文档自动化模板。

熊猫文档

使用 PandaDoc 可以在一个地方完成文档创建、编辑和签名。

无论您需要电子签名软件、自动提案、销售和营销工具，还是安全的文档处理，PandaDoc 都将提供您需要的工具来加快您的业务漏斗并让文件在瞬间签名。

为了提供跨越许多数字前沿的无缝文档管理体验，PandaDoc 轻松集成了 30 多个应用程序和计数。

特征

• 拖放：它为用户提供了默认选项，可以根据类别而不是模板功能将其拖放到他们的文档中。
• 数字签名：这是最重要的功能之一，因为它允许用户在不使用纸张的情况下对文件进行数字签名。
• 制作文档：用户可以在这里创建他们想要的任何文档并控制其他内容。 如果您需要建立商业合同、提案、投标和其他文件，这是完美的选择。
• 记录档案：完成文档创建后，您可以对档案进行分类和记录。

客户喜欢 PandaDoc 模板的灵活性。 另一个对消费者有用的奇妙功能是文档跟踪和分析。

克罗夫

您可以使用 Crove 设计和自动化您的所有公司文件。 凭借其强大的文档编辑器，它可以帮助您自动化所有文档。 要自动化任何文档，您可以添加变量、逻辑条件、Excel 公式和电子签名。

通过在 Crove 中集中您的文档操作，您可以摆脱不必要的工具。 凭借其内置的模板库，Crove 超越了简单的文档自动化。

特征

• 计算：使用数学公式直接对文档中的字段执行计算。
• 表格：创建您的调查，包括隐藏或显示问题的逻辑，并允许任何人通过回答问题来创建文档。
• 快速预览：填写问卷，实时查看您的文件。
• 发布表格：在公共 URL 上发布您的表格； 如果遵守您为链接设置的限制，任何人都可以使用它们创建文档。

如果您寻求免费的文档自动化软件，Crove 可能是您的理想工具。

文档

Docmate 是一个易于使用的无代码文档自动化软件，用于组装法律文件。

一群律师和技术人员最初创建了 Documate，以协助法律援助慈善机构创建面向客户的工作流程。

主要是律师使用这个软件。 但是，任何企业都可以使用 Docmate 的简单功能开发论文。

特征

• Web 表单：用户可以设计独特的 Web 表单，将数据输入 Word 或 PDF 文档。
• 在线调查：用户构建调查，然后加载连接到调查表单字段的模板文档。
• 嵌入：在程序的帮助下，用户可以根据输入生成论文，分发开发的工作流程，甚至将它们嵌入到网站中。

该文档自动化平台适用于需要具有简单 UI 的无代码解决方案的专业人士和律师。

模板

大型企业可以通过这款文档自动化软件——Templafy快速整理公司内容和资产。

该系统通过自动创建文档来提高最终用户的效率，同时确保文档的品牌和法律合规性。

该平台是常青树，可适应当今企业和组织使用的不断发展的 IT 和应用程序基础架构。

特征

• 基于权限的系统：它允许经理和合规团队管理对所有文档资产的质量控制，确保团队成员仅使用允许的信息。
• 集成：借助 Templafy 的文档自动化工具，员工可以在其文字处理程序中简化合同、提案和销售宣传材料的创建，该工具与 Microsoft Office 和 Google G Suite 应用程序相链接。
• 管理界面：员工可以通过办公室模板文件的集中分发访问标准文档生成工具。

较大的企业可以使用 Templafy，因为它至少需要 50 个用户。

ExperLogix

借助 Experlogix 全面且用户友好的文档自动化软件，业务用户可以简化、改进和自动化任务关键型文档流程。

特征

• 文档流：使用可视化界面，您可以快速创建使用条件逻辑而无需编码的文档流。
• 设计模板：它提供了构建动态、数据驱动模板和设置复杂工作流所需的工具。
• 数字数据收集： Experlogix Smart Forms 是灵活、嵌入式和基于 Web 的数据收集表单，使用户或客户可以轻松地以电子方式输入和提交信息。
• 输出管理：文档服务为处理大量文档输出提供了极其灵活的自动化方法。

Experlogix 的 Content Manager 是一个安全且有条理的存储库，可以更轻松、更快速地管理、存储和检索数字资产，包括 PDF 表单和文档、徽标、图片和多媒体内容。

最后的话

文档自动化软件是轻而易举的事。 通过自动创建类似文档，您的公司可以减少错误、节省资金并消除令人厌烦、不愉快的任务。

接下来，您可以查看最好的文档协作工具。