7 программ автоматизации документооборота для экономии рабочего времени

На протяжении веков документы были жизненно важным компонентом любой отрасли. Деловая документация должна значительно вырасти и усложниться по мере роста компаний.

Чтобы эффективно использовать документы, предприятия должны точно классифицировать и сортировать их; в противном случае могут возникнуть проблемы для сотрудников.

В этом быстро меняющемся мире хорошо, что существует программное обеспечение для автоматизации документооборота.

Автоматизация документации возможна благодаря прогрессивным технологиям, которые влияют на то, как компании работают с документацией, и упрощают трудоемкие и трудоемкие процессы ручного документирования.

Однако из-за большого количества доступных вариантов принятие решения о том, какой из них лучше всего подходит для вашей компании, может занять некоторое время. Некоторые из них имеют разные функции, а некоторые предназначены для определенных типов пользователей.

Например, требования к автоматизации документации отдела продаж отличаются от требований юридической фирмы, и каждая из них выиграет от решения, разработанного для их обычной повседневной работы.

В этом посте вы узнаете больше о лучшем программном обеспечении для автоматизации документов и о том, как оно может сэкономить вам часы.

Что такое автоматизация документов?

Автоматизация документов использует программы и программное обеспечение для создания электронных документов с меньшим участием человека.

Автоматизация документов помогает автоматизировать рабочие процессы, включая сканирование, хранение, извлечение, сбор данных и классификацию документов.

Пользователи создают документы, известные как «шаблоны» в программном обеспечении для автоматизации документов. Эти шаблоны определяют, как следует добавлять, изменять или удалять документы на основе конкретных входных данных.

Автоматизация документов может быть:

• Обработка документов: это извлечение соответствующей информации из различных документов, ее проверка и преобразование в расширенные данные для конечного пользователя. Каждый этап жизненного цикла документа обрабатывается во время обработки документа.
• Создание документов: это влечет за собой использование данных, которые уже были собраны или извлечены, в качестве входных данных для создания предложений, контрактов, деловых писем, счетов и многого другого.

Зачем бизнесу нужна автоматизация документов?

Предприятия должны заботиться о многих документах, которые могут быть дорогими для неэффективного управления.

Обработка документов стала более доступной и удобной благодаря автоматизации. Рассмотрим следующие причины, по которым предприятиям нужна автоматизация документооборота:

Сокращение повторяющейся работы с документами

Автоматизация документов сокращает время и усилия сотрудников на повторные процедуры. Сканирование документов, извлечение данных, классификация, индексация документов и хранение данных необходимы для эффективной работы любого бизнеса. Автоматизация документов выполняет все это и многое другое.

Обрабатывайте документы быстрее

Использование настраиваемых шаблонов может сократить время, затрачиваемое на бумажную работу, и упростить процесс обработки документов. Это помогает установить процедуру документирования, которой могут следовать все сотрудники, чтобы с пользой использовать свое время и усилия.

Низкий уровень ошибок

Документы, созданные вручную, могут нуждаться в копировании и вставке, а более поздние документы могут содержать ошибки, которые необходимо исправлять множество раз, что требует значительных человеческих усилий и добавляет ненужные задержки в операции.

Эти ошибки могут быть устранены или значительно уменьшены с помощью усовершенствованной автоматизации документооборота. Предопределенные шаблоны и технологии на основе ИИ, использующие сбор данных, упрощают получение необходимой информации и уведомляют соответствующий персонал об отсутствии данных.

Экономия на расходах

Предприятия, которые автоматизируют создание документов, несомненно, выиграют от снижения затрат. Автоматизация может значительно снизить общие расходы, в том числе связанные с печатью документов, созданием картотеки для фактических документов и т. д., и усилить административный контроль.

Улучшает взаимодействие с клиентами и коммерческое партнерство

Хорошие отношения между сотрудниками, поставщиками и потребителями необходимы для успеха любой организации. Поддержание положительных связей может пострадать, если ручное создание документов склонно к ошибкам, задержкам и несоответствиям.

Доступ к онлайн-документации делает работу с большим количеством поставщиков и общение с большим количеством потребителей проще и безопаснее. Простота просмотра документов из любого места в любое время способствует лучшему взаимодействию и помогает создать индивидуальный подход к клиенту.

Повышает безопасность и конфиденциальность

Системы автоматизации документооборота имеют встроенные цифровые области хранения с необходимыми правами доступа, чтобы избежать потери документов и повысить безопасность данных.

Например, юридический сектор и сектор здравоохранения могут защитить конфиденциальные данные от утечек и взломов с помощью программного обеспечения для автоматизации документооборота с дополнительными мерами безопасности.

Насколько это эффективнее ручной обработки документов?

Если вы часто создаете одни и те же документы, такие как контракты, счета-фактуры или ежемесячные отчеты, вы можете столкнуться со следующими проблемами:

• Требуется много времени и усилий, чтобы вручную собрать данные из многих источников, выполнить сложные вычисления и создать визуализацию для иллюстрации данных.
• Трудно гарантировать, что документы полностью свободны от ошибок, даже после того, как вы потратите часы (или дни) на поиск ошибок.

Эти проблемы можно решить с помощью программного обеспечения для автоматизации документов, которое позволяет автоматически собирать данные из многих источников и упорядочивать их по своему усмотрению.

В результате вы можете создать любой отчет за доли секунды, при этом будучи уверенными, что вся информация верна и безошибочна.

Функции

№1. Веб-доступ

Пользователи должны иметь доступ к своим документам из любого места в эту эпоху, когда Интернет так широко используется. В эпоху Интернета веб-программное обеспечение для автоматизации документов предлагает быстрый и простой доступ к файлам и папкам, что жизненно важно. К ним относятся:

• Доступ через мобильные устройства для просмотра или редактирования документов
• Для хранения документов в облаке используйте облачное хранилище.
• Делитесь папками или отдельными файлами с другими через общий доступ к файлам.

№ 2. Перетащите

Перетаскивание — неотъемлемый элемент любой системы автоматизации документооборота. Вы можете перетаскивать файлы из одного места в другое или даже из одного приложения в другое.

№3. Поиск документов

У каждого пользователя есть много файлов. Таким образом, они должны иметь возможность быстро выполнять поиск по ним, используя всего несколько букв поискового запроса. Программное обеспечение для автоматизации документооборота помогает организовать хранение документов таким образом, чтобы их можно было легко извлекать при необходимости.

Пользователи могут легко осуществлять поиск в сохраненном материале с помощью функции поиска документов.

№ 4. Управление версиями документа

Управление версиями — еще одна важная функция системы автоматизации документооборота. Пользователи могут получить доступ к предыдущим версиям документа, сравнить их и при необходимости вернуться к предыдущей версии благодаря управлению версиями.

№ 5. Блокировка файлов

Ключевым компонентом программного обеспечения для автоматизации документооборота является блокировка файлов. Пользователям запрещается вносить изменения в заблокированный файл, пока тот, кто его заблокировал, не откроет его.

№ 6. Интегрированный просмотрщик и редактор

Вы можете просматривать и редактировать документы с помощью встроенного средства просмотра, не загружая их и не открывая в новом окне, что экономит ваше время, избавляя от необходимости переключаться между вкладками или программами.

Когда программное обеспечение замечает, что кто-то еще вносит изменения в файл, оно блокирует его, а затем разблокирует, когда они закончат работу.

№ 7. Рейтинг и обмен

Пользователи должны иметь возможность безопасно и удобно обмениваться документами с помощью хорошего программного обеспечения для автоматизации документооборота.

Он также может иметь рейтинговую систему, которая позволяет пользователям присваивать числовое значение каждому документу с использованием заранее определенной шкалы. Этот метод оценки помогает отслеживать, какие документы нравятся сотрудникам, а какие требуют модификации.

№8. Права доступа к файлам и папкам

Любое программное обеспечение для автоматизации документов должно включать права доступа к файлам и папкам. Вы можете управлять тем, что ваша команда может делать с документами, над которыми они работают, предоставив им права редактирования.

№ 9. Связывание документов

Процесс связывания документов, файлов или других источников данных вместе, чтобы вы могли получить к ним доступ из одного места, называется связыванием документов.

Эта функция позволяет связать документ с любой другой соответствующей записью в программном обеспечении для автоматизации документооборота или получить доступ к одной копии из другой.

№10. Интеллектуальное управление контентом

Лучшие системы должны беспрепятственно обновлять все учетные записи и источники данных, редактировать шаблоны, создавать индивидуальные рабочие процессы и применять правила, обеспечивающие точность, соответствие и стандарты бренда.

Кроме того, некоторые платформы предоставляют возможности пакетной автоматизации, которые позволяют пользователям одновременно создавать сотни или тысячи презентаций, заявлений, отчетов и других видов обеспечения, что позволяет продавцам создавать технические документы по запросу, ориентированные на определенные сегменты клиентов.

Мы подготовили список самых популярных решений с кратким обзором их основных функций, чтобы помочь вам не потеряться в широком спектре доступных вариантов программного обеспечения для автоматизации документов.

ДокуПилот

Docupilot — это удобная и адаптируемая программа автоматизации документооборота. Вы можете использовать доступные данные и творческие шаблоны для создания документов. Встроенный конструктор документов может создавать индивидуальные шаблоны.

Вы также можете отправлять документы, которые вы делаете с помощью этого программного обеспечения для автоматизации, в такие сервисы, как Dropbox, Zapier и Docusign.

Функции

• Предопределенные шаблоны: Docupilot содержит предопределенные шаблоны, которые предприятия могут использовать для формирования предложений, соглашений, счетов и других документов.
• Интеграция: CRM, формы, онлайн-базы данных, опросы и отдел кадров — это лишь несколько источников данных, с которыми вы можете связать программное обеспечение.
• Безопасность: с помощью Docupilot вы можете защитить паролем и зашифровать свои документы. Вы всегда можете гарантировать конфиденциальность своих клиентов, способствуя столь необходимому им доверию.
• Автоматический рабочий процесс: некоторые из самых сложных рабочих процессов в бизнесе упрощаются с помощью Docupilot. Так что вам не придется повторять процесс ввода данных каждый раз, когда вы составляете документ, это делает весь процесс простым.

DocuPilot выделяется своей сравнительно недорогой стоимостью, что делает его более доступным.

airSlate

AirSlate — это универсальное облачное приложение, от создания потока до аналитики процессов, которое может управлять каждым этапом автоматизации вашей документации. Это также утилита без кода.

Ваш ручной персонал по обработке документов может быть сокращен вдвое, если вы сможете максимально использовать приложение.

Функции

• Flow Creator: пользовательский интерфейс Flow Creator с функцией перетаскивания позволяет создавать визуальное представление рабочего процесса документа (UI).
• Электронная подпись: к цифровым формам, опросам, документам и контенту можно легко добавлять электронные подписи, имеющие обязательную юридическую силу.
• Онлайн-опросы. Используя функцию онлайн-опросов, вы можете проводить общедоступные опросы, документы по бета-тестированию приложений и анкеты.
• Роботизированная автоматизация процессов: вы можете автоматизировать процессы с помощью ботов airSlate без написания единой строки кода.

Кроме того, у airSlate есть обширная библиотека с тысячами шаблонов автоматизации документов для большинства секторов.

ПандаДок

Создание, редактирование и подписание документов можно выполнять в одном месте с помощью PandaDoc.

Независимо от того, требуется ли вам программное обеспечение eSignature, автоматизированные предложения, инструменты продаж и маркетинга или безопасная обработка документов, PandaDoc предоставит вам инструменты, необходимые для ускорения вашей бизнес-воронки и моментальной подписи документов.

Чтобы обеспечить беспроблемное управление документами во многих цифровых сферах, PandaDoc легко интегрируется с более чем 30 приложениями, и их число постоянно растет.

Функции

• Перетащите и перетащите: он предоставляет пользователю параметры по умолчанию для перетаскивания и размещения в своем документе на основе категории, а не функции шаблонов.
• Цифровая подпись: это одна из наиболее важных функций, поскольку она позволяет пользователям подписывать документы цифровой подписью без использования бумаги.
• Создание документов: здесь пользователи могут создавать любые документы и управлять другим содержимым. Это идеально, если вам нужно построить бизнес-контракты, предложения, заявки и другие документы.
• Запись архивов: после того, как вы закончите создание документа, вы можете классифицировать и записывать архивы.

Клиентам нравится гибкость шаблонов PandaDoc. Еще одна фантастическая функция, которую потребители считают полезной, — отслеживание документов и аналитика.

Кроув

Вы можете разрабатывать и автоматизировать все документы вашей компании с помощью Crove. Благодаря надежному редактору документов он может помочь вам автоматизировать все ваши документы. Чтобы автоматизировать любой документ, вы можете добавить переменные, логические условия, формулы Excel и электронные подписи.

Централизовав операции с документами в Crove, вы избавитесь от ненужных инструментов. Благодаря встроенной библиотеке шаблонов Crove выходит за рамки простой автоматизации документов.

Функции

• Расчеты. Используйте математические формулы для выполнения расчетов непосредственно в полях документов.
• Формы: создайте свой опрос, включите логику, чтобы скрыть или показать вопросы, и позвольте любому создавать документы, отвечая на вопросы.
• Быстрый просмотр: заполните анкету и проверьте свои документы в режиме реального времени.
• Публикация форм: размещайте свои формы на общедоступном URL-адресе; любой может создавать документы, используя их, если они соблюдают ограничения, установленные вами для вашей ссылки.

Crove может стать вашим идеальным инструментом, если вы ищете бесплатное программное обеспечение для автоматизации документооборота.

документировать

Documate — это простое в использовании программное обеспечение для автоматизации документооборота без кода, позволяющее собирать юридические документы.

Группа юристов и технологов создала Documate изначально для оказания помощи благотворительным организациям, оказывающим юридическую помощь, в создании рабочих процессов, ориентированных на клиентов.

В основном этим программным обеспечением пользуются юристы. Тем не менее, любой бизнес может разрабатывать документы, используя простые функции Documate.

Функции

• Веб-формы : пользователи могут создавать уникальные веб-формы, которые вводят данные в документы Word или PDF.
• Онлайн-опрос: пользователи создают опрос, а затем загружают шаблоны документов, которые связаны с полями формы опроса.
• Встраивание: с помощью программы пользователи могут создавать документы на основе входных данных, распространять разработанные рабочие процессы или даже встраивать их в веб-сайты.

Эта платформа автоматизации документов подходит для профессионалов и юристов, которым требуется решение без кода с простым пользовательским интерфейсом.

Шаблон

Крупные предприятия могут быстро упорядочить контент и активы компании с помощью этого программного обеспечения для автоматизации документов — Templafy.

Повышая эффективность для конечных пользователей за счет автоматизации создания документов, система обеспечивает соответствие документов торговым маркам и законодательству.

Эта платформа всегда актуальна и адаптируется к постоянно развивающимся ИТ-инфраструктурам и инфраструктурам приложений, используемым современными предприятиями и организациями.

Функции

• Система на основе разрешений: она позволяет менеджерам и командам по соблюдению требований управлять качеством всех активов документов, гарантируя, что члены команды используют только разрешенную информацию.
• Интеграция: сотрудники могут упростить создание контрактов, предложений и материалов для продажи в своих программах обработки текстов с помощью инструментов автоматизации документов Templafy, которые связаны с приложениями Microsoft Office и Google G Suite.
• Административный интерфейс: сотрудники могут получить доступ к стандартным инструментам для создания документов с централизованным распространением файлов офисных шаблонов.

Более крупные предприятия могут использовать Templafy, поскольку для этого требуется минимум 50 пользователей.

ЭксперЛогикс

Бизнес-пользователи могут упорядочить, улучшить и автоматизировать критически важные процессы обработки документов с помощью комплексного, но удобного программного обеспечения Experlogix для автоматизации документов.

Функции

• Потоки документов . Используя визуальный интерфейс, вы можете быстро создавать потоки документов, использующие условную логику, без написания кода.
• Разработка шаблонов: он предоставляет инструменты, необходимые для создания динамических шаблонов на основе данных и настройки сложных рабочих процессов.
• Сбор цифровых данных: смарт-формы Experlogix — это гибкие, встроенные веб-формы для сбора данных, которые упрощают пользователям или клиентам ввод и отправку информации в электронном виде.
• Управление выходными документами. Службы документов предлагают невероятно гибкие автоматизированные методы обработки больших объемов выходных документов.

Content Manager от Experlogix — это безопасный и организованный репозиторий, который упрощает и ускоряет управление, хранение и извлечение цифровых активов, включая PDF-формы и документы, логотипы, изображения и мультимедийный контент.

Заключительные слова

Программное обеспечение для автоматизации документооборота не представляет никакой сложности. Автоматизируя создание подобных документов, ваша компания может уменьшить количество ошибок, сэкономить деньги и избавиться от утомительной и неприятной задачи.

Далее вы можете ознакомиться с лучшими инструментами для совместной работы с документами.