Çalışma Saatlerinden Tasarruf Sağlayacak 7 Belge Otomasyon Yazılımı

Çağlar boyunca belgeler, herhangi bir endüstrinin hayati bir bileşeni olmuştur. İş belgelerinin muazzam bir şekilde büyümesi ve firmalar büyüdükçe daha karmaşık hale gelmesi gerekiyor.

Belgeleri etkin bir şekilde kullanmak için işletmelerin bunları hassas bir şekilde sınıflandırması ve sıralaması gerekir; aksi takdirde, personel için sorunlar ortaya çıkabilir.

Bu hızlı dünyada, belge otomasyon yazılımının var olması iyi bir şey.

Belge otomasyonu, firmaların belgeleri işleme şeklini etkileyen ve zahmetli ve zaman alıcı manuel belgeleme süreçlerini kolaylaştıran ilerici teknolojiler sayesinde mümkündür.

Ancak, mevcut birçok seçenekle, şirketiniz için hangisinin en iyi olduğuna karar vermek zaman alabilir. Bazıları farklı işlevlere sahiptir ve bazıları belirli kullanıcı türlerine göre uyarlanmıştır.

Örneğin, bir satış ekibinin belge otomasyon gereksinimleri bir hukuk firmasından farklıdır ve her biri olağan günlük rutinleri için tasarlanmış bir çözümden yararlanır.

Bu gönderi, en iyi belge otomasyon yazılımı ve size nasıl saatler kazandırabileceği hakkında daha fazlasını keşfedecek.

Belge Otomasyonu Nedir?

Belge otomasyonu, daha az insan katkısıyla elektronik belgeler oluşturmak için programlar ve yazılımlar kullanır.

Belge otomasyonu, tarama, depolama, ayıklama, veri yakalama ve belge sınıflandırma dahil olmak üzere iş akışlarının otomatikleştirilmesine yardımcı olur.

Kullanıcılar, belge otomasyon yazılımında "şablonlar" olarak bilinen belgeler oluşturur. Bu şablonlar, belirli girdilere dayalı olarak belgelerin nasıl eklenmesi, değiştirilmesi veya kaldırılması gerektiğini belirtir.

Belgelerin otomasyonu şunlar olabilir:

• Belge İşleme: Çeşitli belgelerden ilgili bilgilerin çıkarılması, doğrulanması ve son kullanıcı için zenginleştirilmiş verilere dönüştürülmesidir. Belge yaşam döngüsünün her aşaması, belge işleme sırasında ele alınır.
• Belgelerin Üretilmesi: Bu, teklifler, sözleşmeler, iş mektupları, faturalar ve daha fazlasını üretmek için önceden toplanmış veya girdi olarak alınan verilerin kullanılmasını gerektirir.

İşletmeler neden Belge Otomasyonuna ihtiyaç duyar?

İşletmeler, etkisiz bir şekilde yönetilmesi pahalı olabilecek birçok kağıtla ilgilenmelidir.

Belge işleme, otomasyonla daha erişilebilir ve daha kullanışlı hale getirildi. İşletmelerin belge otomasyonuna ihtiyaç duymasının aşağıdaki nedenlerine bakın:

Tekrarlanan Belge Çalışmasını Azaltın

Belgelerin otomasyonu, çalışanların tekrarlanan prosedürler için harcadığı zamanı ve çabayı azaltır. Belge tarama, veri çıkarma, sınıflandırma, belge indeksleme ve veri depolama, herhangi bir işletmenin verimli bir şekilde çalışması için gereklidir. Belgelerin otomasyonu tüm bunları ve daha fazlasını gerçekleştirir.

Belgeleri Daha Hızlı İşleyin

Özelleştirilmiş şablonlar kullanmak, evrak işlerine harcanan zamanı azaltabilir ve belge işleme sürecini kolaylaştırabilir. Bu, tüm personelin zaman ve çabalarını iyi kullanmak için izleyebileceği bir dokümantasyon prosedürü oluşturmaya yardımcı olur.

Daha Düşük Hata Oranı

Manuel olarak oluşturulan belgelerin kopyalanıp yapıştırılması gerekebilir veya daha yeni olanlar, birçok kez düzeltilmesi gereken, zorlu insan çabası gerektiren ve işlemlere gereksiz gecikmeler ekleyen hatalar içerebilir.

Bu hatalar, gelişmiş belge otomasyonunun doğruluğu ile ortadan kaldırılabilir veya önemli ölçüde azaltılabilir. Veri yakalamadan yararlanan önceden tanımlanmış şablonlar ve yapay zeka tabanlı teknolojiler, gerekli bilgileri elde etmeyi ve veri eksikliği olduğunda uygun personeli bilgilendirmeyi kolaylaştırır.

Masraflarda Tasarruf

Belge oluşturmayı otomatikleştiren işletmeler şüphesiz daha düşük maliyetlerden faydalanacaktır. Otomasyon, belgelerin yazdırılması, gerçek belgeler için dosya dolapları oluşturulması vb. dahil olmak üzere toplam ücretleri önemli ölçüde azaltabilir ve idari denetimi iyileştirebilir.

Müşteri Etkileşimlerini ve Ticari Ortaklıkları Geliştirir

Çalışanlar, satıcılar ve tüketiciler arasındaki iyi ilişkiler, herhangi bir organizasyonun başarısı için esastır. El ile belge oluşturma hatalara, gecikmelere ve tutarsızlıklara meyilliyse, olumlu bağlantıların sürdürülmesi zarar görebilir.

Çevrimiçi belgelere erişim, daha fazla satıcıyla çalışmayı ve daha fazla tüketiciyle iletişim kurmayı daha basit ve daha güvenli hale getirir. Kağıtları herhangi bir zamanda herhangi bir yerden görüntüleme kolaylığı, daha iyi etkileşimleri teşvik eder ve bireyselleştirilmiş müşteri deneyimleri yaratmaya yardımcı olur.

Güvenliği ve Gizliliği Artırır

Belge otomasyon sistemleri, belge kaybını önlemek ve veri güvenliğini artırmak için gerekli erişim izinlerine sahip yerleşik dijital depolama alanlarına sahiptir.

Örneğin hukuk ve sağlık sektörleri, ek güvenlik önlemleriyle belge otomasyon yazılımı kullanarak hassas verileri sızıntılardan ve ihlallerden koruyabilir.

Manuel Belge İşlemeden nasıl daha verimlidir?

Sözleşmeler, Faturalar veya aylık raporlar gibi aynı tür kağıtları sık sık üretiyorsanız, aşağıdaki sorunlarla karşılaşabilirsiniz:

• Birçok kaynaktan manuel olarak veri toplamak, karmaşık hesaplamalar yapmak ve verileri göstermek için görselleştirmeler üretmek çok zaman ve çaba gerektirir.
• Hata aramak için saatler (veya günler) harcadıktan sonra bile belgelerin tamamen hatasız olduğunu garanti etmek zordur.

Bu sorunlar, birçok kaynaktan otomatik olarak veri toplamanızı ve istediğiniz gibi düzenlemenizi sağlayan belge otomasyon yazılımı kullanılarak çözülebilir.

Sonuç olarak, tüm bilgilerin doğru ve hatasız olduğundan emin olarak herhangi bir raporu bir saniyeden daha kısa sürede oluşturabilirsiniz.

Özellikler

#1. Web erişimi

İnternetin bu kadar yaygın olarak kullanıldığı bu çağda kullanıcılar belgelerine her yerden ulaşabilmek zorundadır. İnternet çağında, web tabanlı belge otomasyon yazılımı, hayati önem taşıyan dosya ve klasörlere hızlı ve basit erişim sağlar. Bunlar şunları içerir:

• Belgeleri görüntülemek veya düzenlemek için mobil cihazlar üzerinden erişim
• Belgeleri bulutta depolamak için bulut depolamayı kullanın.
• Dosya paylaşımı yoluyla klasörleri veya tek tek dosyaları başkalarıyla paylaşın.

#2. Sürükle ve bırak

Sürükle ve bırak, herhangi bir belge otomasyon sisteminin önemli bir unsurudur. Dosyaları bir konumdan diğerine veya hatta bir uygulamadan diğerine sürükleyip bırakabilirsiniz.

#3. Belge Arama

Her kullanıcının çok sayıda dosyası vardır. Bu nedenle, arama teriminin sadece birkaç harfini kullanarak hızlı bir şekilde arama yapabilmeleri gerekir. Belge otomasyon yazılımı, belge depolamayı düzenlemeye yardımcı olur, böylece gerektiğinde kağıtları almak kolaydır.

Kullanıcılar, belge arama işlevini kullanarak saklanan materyalde kolayca arama yapabilir.

#4. Belge Sürüm Oluşturma

Sürüm oluşturma, bir belge otomasyon sisteminin bir diğer önemli özelliğidir. Kullanıcılar, sürüm oluşturma sayesinde belgenin önceki sürümlerine erişebilir, bunları karşılaştırabilir ve gerekirse bir önceki sürüme geri dönebilir.

#5. Dosya Kilitleme

Belge otomasyon yazılımının önemli bir bileşeni dosya kilitlemedir. Kullanıcıların, dosyayı kilitleyen kişi dosyayı açana kadar kilitli bir dosyada değişiklik yapması engellenir.

#6. Entegre Görüntüleyici ve Düzenleyici

Belgeleri, indirmeden veya yeni bir pencerede açmadan gömülü görüntüleyiciyi kullanarak görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz, böylece sekmeler veya programlar arasında geçiş yapma gereğini ortadan kaldırarak zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Yazılım, başka birinin dosyada ayarlamalar yaptığını fark ettiğinde, dosyayı kilitler ve bittiğinde kilidi açar.

#7. Derecelendirme ve Paylaşım

Kullanıcılar, iyi bir belge otomasyon yazılımı kullanarak kağıtları güvenli ve rahat bir şekilde paylaşabilmelidir.

Ayrıca, kullanıcıların önceden belirlenmiş bir ölçek kullanarak her belgeye sayısal bir değer atamasını sağlayan bir derecelendirme sistemine de sahip olabilir. Bu derecelendirme yöntemi, hangi belgelerin çalışanlar tarafından beğenildiğini ve hangilerinin değiştirilmesi gerektiğinin izlenmesine yardımcı olur.

#8. Dosya ve Klasör Ayrıcalıkları

Herhangi bir belge otomasyon yazılımı, dosya ve klasör ayrıcalıkları içermelidir. Ekibinizin üzerinde çalıştıkları makalelerle neler yapabileceklerini onlara düzenleme hakları vererek yönetebilirsiniz.

#9. Belgelerin Bağlanması

Belgeleri, dosyaları veya diğer veri kaynaklarını tek bir konumdan erişebilmeniz için birbirine bağlama işlemi, belge bağlama olarak bilinir.

Bu özellik, bir belgeyi belge otomasyon yazılımındaki herhangi bir ilgili kayıtla ilişkilendirmenizi veya bir kopyaya diğerinden erişmenizi sağlar.

#10. Akıllı İçerik Yönetimi

En iyi sistemler, tüm hesaplarda ve veri kaynaklarında sorunsuz bir şekilde güncelleme yapmalı, şablonları düzenlemeli, ısmarlama iş akışları oluşturmalı ve doğruluk, uyumluluk ve marka standartları sağlayan kuralları uygulamalıdır.

Ayrıca, bazı platformlar, kullanıcıların bir kerede yüzlerce veya binlerce sunum, beyan, rapor ve diğer teminat türleri üretmesine olanak tanıyan toplu otomasyon yetenekleri sağlar ve satıcıların belirli müşteri segmentlerini hedefleyen talep üzerine teknik belgeler hazırlamasını sağlar.

Mevcut çok çeşitli belge otomasyon yazılımı seçenekleri arasında kaybolmamanıza yardımcı olmak için temel özelliklerine kısa bir genel bakışla birlikte en popüler çözümlerin bir listesini hazırladık.

DocuPilot

Docupilot, kullanıcı dostu ve uyarlanabilir bir belge otomasyon programıdır. Belgeler oluşturmak için mevcut verileri ve yaratıcı şablonları kullanabilirsiniz. Yerleşik belge oluşturucu, özelleştirilmiş şablonlar oluşturabilir.

Bu otomasyon yazılımını kullanarak hazırladığınız kağıtları Dropbox, Zapier ve Docusign gibi servislere de e-posta ile gönderebilirsiniz.

Özellikler

• Önceden tanımlanmış şablonlar: Docupilot, işletmelerin teklifler, sözleşmeler, faturalar ve diğer belgeler oluşturmak için kullanabilecekleri önceden tanımlanmış şablonlar içerir.
• Entegrasyon: CRM, formlar, çevrimiçi veritabanları, anketler ve İK, yazılımı bağlayabileceğiniz veri kaynaklarından yalnızca birkaçıdır.
• Güvenli: Docupilot'un yardımıyla belgelerinizi parola ile koruyabilir ve şifreleyebilirsiniz. Müşterilerinizin mahremiyetini her zaman garanti edebilir, çok ihtiyaç duyulan müşteri güvenini geliştirebilirsiniz.
• Otomatik İş Akışı: Bir işletmedeki en karmaşık belge iş akışlarından bazıları Docupilot ile daha basit hale getirildi. Her belge oluşturduğunuzda veri girme işlemini tekrarlamak zorunda kalmamanız için bu, tüm süreci basitleştirir.

DocuPilot, nispeten ucuz maliyeti nedeniyle öne çıkıyor ve bu da onu daha erişilebilir kılıyor.

hava kayağı

AirSlate, akış oluşturmadan süreç analitiğine kadar, belge otomasyonunuzun her aşamasını yönetebilen hepsi bir arada bir bulut uygulamasıdır. Aynı zamanda kodsuz bir yardımcı programdır.

Uygulamadan en iyi şekilde yararlanabiliyorsanız, belge işleme manuel personeliniz yarı yarıya azaltılabilir.

Özellikler

• Flow Creator: Flow Creator'ın sürükle ve bırak kullanıcı arabirimi, belge iş akışının (UI) görsel bir tasvirini oluşturmanıza olanak tanır.
• eİmza: Dijital formlar, anketler, belgeler ve içeriklere yasal olarak bağlayıcı eİmzalar kolayca eklenebilir.
• Çevrimiçi anketler: Çevrimiçi anketler özelliğini kullanarak herkese açık anketler, beta uygulama test belgeleri ve anketler yapabilirsiniz.
• Robotik Süreç Otomasyonu: Tek bir kod dizisi yazmadan airSlate botlarını kullanarak süreçleri otomatikleştirebilirsiniz.

Ayrıca airSlate, çoğu sektör için binlerce belge otomasyon şablonu içeren kapsamlı bir kitaplığa sahiptir.

PandaDoc

PandaDoc kullanılarak belge oluşturma, düzenleme ve imzalama işlemlerinin tümü tek bir yerde yapılabilir.

İster e-İmza yazılımına, otomatik tekliflere, satış ve pazarlama araçlarına ister güvenli belge işlemeye ihtiyacınız olsun, PandaDoc, iş dönüşüm huninizi hızlandırmak ve evraklarınızı anında imzalatmak için ihtiyacınız olan araçları sağlayacaktır.

PandaDoc, birçok dijital sınırda sorunsuz bir belge yönetimi deneyimi sunmak için 30'dan fazla uygulama ve sayımla kolayca entegre olur.

Özellikler

• Bırak ve Sürükle: Kullanıcıya, şablonlar işlevi yerine kategoriye göre belgelerine sürükleyip yerleştirmek için varsayılan seçenekler sunar.
• Dijital İmza: Kullanıcıların kağıt kullanmadan dijital olarak kağıt imzalamalarına olanak sağladığı için en önemli özelliklerden biridir.
• Belge üretme: Kullanıcılar burada istedikleri belgeyi oluşturabilir ve diğer içerikleri kontrol edebilirler. Bu, iş sözleşmeleri, teklifler, teklifler ve diğer belgeler oluşturmanız gerekiyorsa mükemmeldir.
• Arşivleri Kaydet: Belgenizi oluşturmayı bitirdikten sonra arşivleri kategorilere ayırabilir ve kaydedebilirsiniz.

Müşteriler, PandaDoc'un şablonlarının esnekliğini sever. Tüketicilerin yararlı bulduğu bir başka harika özellik de belge izleme ve analitiktir.

Crove

Crove kullanarak tüm şirket evraklarınızı tasarlayabilir ve otomatik hale getirebilirsiniz. Güçlü belge düzenleyicisi ile tüm belgelerinizi otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. Herhangi bir belgeyi otomatikleştirmek için değişkenler, mantıksal koşullar, excel formülleri ve e-imzalar ekleyebilirsiniz.

Belge işlemlerinizi Crove içinde merkezileştirerek gereksiz araçlardan kurtulabilirsiniz. Yerleşik şablon kitaplığıyla Crove, basit belge otomasyonunun ötesine geçer.

Özellikler

• Hesaplamalar: Belgelerinizdeki alanlarda doğrudan hesaplamalar yapmak için matematikteki formülleri kullanın.
• Formlar: Anketinizi oluşturun, soruları gizlemek veya göstermek için mantık ekleyin ve herkesin soruları yanıtlayarak belge oluşturmasına izin verin.
• Hızlı Önizleme: Anketi doldurun ve belgelerinizi gerçek zamanlı olarak kontrol edin.
• Form Gönder: Formlarınızı genel bir URL'de yayınlayın; Bağlantınız için belirlediğiniz kısıtlamalara uyuyorsa, herkes bunları kullanarak belgeler oluşturabilir.

Ücretsiz belge otomasyon yazılımı arıyorsanız Crove ideal aracınız olabilir.

belgelemek

Documate, yasal belgeleri birleştirmek için kullanımı kolay, kod gerektirmeyen bir belge otomasyon yazılımıdır.

Bir grup avukat ve teknoloji uzmanı, başlangıçta adli yardım kuruluşlarına müşteriye yönelik iş akışları oluşturmada yardımcı olmak için Documate'i oluşturdu.

Ağırlıklı olarak avukatlar bu yazılımı kullanır. Ancak, herhangi bir işletme, Documate'in basit özelliklerini kullanarak makaleler geliştirebilir.

Özellikler

• Web Formları : Kullanıcılar, Word veya PDF belgelerine veri giren benzersiz web formları tasarlayabilir.
• Çevrimiçi Anket: Kullanıcılar bir anket oluşturur ve ardından anket formu alanlarına bağlanan şablon belgeleri yükler.
• Gömme: Programın yardımıyla, kullanıcılar girdiden kağıt üretebilir, geliştirilen iş akışlarını dağıtabilir ve hatta bunları web sitelerine yerleştirebilir.

Bu belge otomasyon platformu, basit bir kullanıcı arayüzü ile kod gerektirmeyen bir çözüm isteyen profesyoneller ve avukatlar için uygundur.

şablon

Büyük kuruluşlar, bu belge otomasyon yazılımı Templafy aracılığıyla şirket içeriğini ve varlıklarını hızla düzenleyebilir.

Belge oluşturmayı otomatik hale getirerek son kullanıcılar için verimliliği artırırken, kağıtlarda marka ve yasal uygunluk da sağlıyor.

Bu platform her zaman yeşildir ve günümüzün işletmeleri ve kuruluşları tarafından kullanılan sürekli gelişen BT ve uygulama altyapılarına uyarlanabilir.

Özellikler

• İzin tabanlı sistem: Yöneticilerin ve uyum ekiplerinin yönetimine tüm belge varlıkları üzerinde kalite kontrolü sağlayarak ekip üyelerinin yalnızca izin verilen bilgileri kullanmasını sağlar.
• Entegrasyon: Çalışanlar, Templafy'nin Microsoft Office ve Google G Suite uygulamalarına bağlanan belge otomasyon araçlarının yardımıyla kelime işlem programlarında sözleşme, teklif ve satış teminatı oluşturmayı basitleştirebilir.
• Yönetici Arayüzü: Çalışanlar, ofis şablon dosyalarının merkezi dağıtımıyla standart belge oluşturma araçlarına erişebilir.

En az 50 kullanıcıya ihtiyaç duyduğu için daha büyük işletmeler Templafy'den yararlanabilir.

ExperLogix

İş kullanıcıları, Experlogix'in kapsamlı ancak kullanıcı dostu belge otomasyon yazılımının yardımıyla kritik görev belge süreçlerini düzenleyebilir, iyileştirebilir ve otomatikleştirebilir.

Özellikler

• Belge akışları : Görsel bir arayüz kullanarak, kodlama yapmadan koşullu mantık kullanan belge akışlarını hızla oluşturabilirsiniz.
• Şablon tasarlama: Dinamik, veriye dayalı şablonlar oluşturmak ve karmaşık iş akışları oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz araçları sağlar.
• Dijital veri toplama: Experlogix Akıllı Formlar, kullanıcıların veya müşterilerin bilgileri elektronik olarak girmesini ve göndermesini kolaylaştıran esnek, gömülü ve web tabanlı veri toplama formlarıdır.
• Çıktı yönetimi: Belge Hizmetleri, büyük hacimli belge çıktılarını işlemek için inanılmaz derecede esnek otomatik yöntemler sunar.

Experlogix'in İçerik Yöneticisi, PDF formları ve belgeleri, logolar, resimler ve multimedya içeriği dahil olmak üzere dijital varlıkları yönetmeyi, depolamayı ve almayı daha kolay ve hızlı hale getiren güvenli ve düzenli bir havuzdur.

Son sözler

Belge otomasyon yazılımı zahmetsizdir. Şirketiniz, benzer belgelerin oluşturulmasını otomatikleştirerek hataları azaltabilir, paradan tasarruf edebilir ve yorucu, hoş olmayan görevi ortadan kaldırabilir.

Ardından, en iyi belge işbirliği araçlarına göz atabilirsiniz.