7 Perangkat Lunak Otomatisasi Dokumen untuk Menghemat Jam Kerja

Selama berabad-abad, dokumen telah menjadi komponen penting dari industri apa pun. Dokumentasi bisnis perlu berkembang pesat dan menjadi lebih kompleks seiring dengan pertumbuhan perusahaan.

Untuk memanfaatkan dokumen secara efektif, bisnis harus secara tepat mengkategorikan dan menyortirnya; jika tidak, masalah bagi anggota staf mungkin timbul.

Di dunia yang serba cepat ini, ada baiknya perangkat lunak otomatisasi dokumen ada.

Otomatisasi dokumen dimungkinkan karena teknologi progresif, yang memengaruhi cara perusahaan menangani dokumentasi dan membuat proses dokumentasi manual yang melelahkan dan memakan waktu menjadi lebih mudah.

Namun, dengan banyak pilihan yang tersedia, memutuskan mana yang terbaik untuk perusahaan Anda dapat memakan waktu. Beberapa memiliki fungsi yang berbeda, dan beberapa disesuaikan dengan tipe pengguna tertentu.

Misalnya, persyaratan otomatisasi dokumen tim penjualan berbeda dari firma hukum, dan masing-masing akan mendapat manfaat dari solusi yang dirancang untuk rutinitas harian mereka yang biasa.

Posting ini akan menemukan lebih banyak tentang perangkat lunak otomatisasi dokumen terbaik dan bagaimana hal itu dapat menghemat waktu Anda.

Apa itu Otomasi Dokumen?

Otomatisasi dokumen menggunakan program dan perangkat lunak untuk membangun dokumen elektronik dengan kontribusi manusia yang lebih sedikit.

Otomatisasi dokumen membantu mengotomatiskan alur kerja, termasuk pemindaian, penyimpanan, ekstraksi, pengambilan data, dan klasifikasi dokumen.

Pengguna membuat dokumen yang dikenal sebagai "templat" dalam perangkat lunak otomatisasi dokumen. Template ini menentukan bagaimana seseorang harus menambah, mengubah, atau menghapus dokumen berdasarkan input tertentu.

Otomatisasi dokumen dapat berupa:

• Pemrosesan Dokumen: Ini mengekstraksi informasi terkait dari berbagai dokumen, memvalidasinya, dan mengubahnya menjadi data yang diperkaya untuk pengguna akhir. Setiap tahap siklus hidup dokumen ditangani selama pemrosesan dokumen.
• Memproduksi Dokumen: Ini memerlukan penggunaan data yang telah dikumpulkan atau diambil sebagai input untuk menghasilkan proposal, kontrak, surat bisnis, faktur, dan banyak lagi.

Mengapa Bisnis membutuhkan Otomasi Dokumen?

Bisnis harus mengurus banyak kertas, yang bisa mahal untuk dikelola secara tidak efektif.

Pemrosesan dokumen menjadi lebih mudah diakses dan lebih nyaman dengan otomatisasi. Lihatlah alasan berikut mengapa bisnis memerlukan otomatisasi dokumen:

Kurangi Pekerjaan Dokumen Berulang

Otomatisasi dokumen mengurangi waktu dan upaya karyawan yang dihabiskan untuk prosedur berulang. Pemindaian dokumen, ekstraksi data, klasifikasi, pengindeksan dokumen, dan penyimpanan data sangat penting agar bisnis apa pun dapat berjalan secara efisien. Otomatisasi dokumen menyelesaikan semua ini dan banyak lagi.

Proses Dokumen Lebih Cepat

Mempekerjakan template yang disesuaikan dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk dokumen dan merampingkan proses pemrosesan dokumen. Ini membantu dalam menetapkan prosedur dokumentasi yang dapat diikuti oleh semua anggota staf untuk menggunakan waktu dan usaha mereka dengan baik.

Tingkat Kesalahan yang Lebih Rendah

Dokumen yang dibuat secara manual mungkin perlu disalin dan ditempelkan, atau yang lebih baru mungkin mengandung kesalahan yang harus diperbaiki berkali-kali, membutuhkan upaya manusia yang berat dan menambahkan penundaan yang tidak perlu pada operasi.

Kesalahan ini dapat dihilangkan atau dikurangi secara signifikan dengan akurasi otomatisasi dokumen tingkat lanjut. Templat yang telah ditentukan sebelumnya dan teknologi berbasis AI yang memanfaatkan pengambilan data memudahkan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dan memberi tahu personel yang sesuai saat data kurang.

Penghematan Biaya

Bisnis yang mengotomatiskan pembuatan dokumen pasti akan mendapat untung dari biaya yang lebih rendah. Otomatisasi dapat sangat menurunkan total biaya, termasuk yang terkait dengan pencetakan dokumen, membangun lemari arsip untuk dokumen aktual, dll., dan meningkatkan kontrol administratif.

Meningkatkan Interaksi Klien dan Kemitraan Komersial

Hubungan yang baik antara karyawan, vendor, dan konsumen sangat penting untuk keberhasilan organisasi mana pun. Mempertahankan koneksi positif dapat terganggu jika pembuatan dokumen manual cenderung membuat kesalahan, penundaan, dan inkonsistensi.

Akses ke dokumentasi online membuat bekerja dengan lebih banyak vendor dan menghubungi lebih banyak konsumen menjadi lebih mudah dan aman. Kemudahan melihat makalah dari lokasi mana pun dan kapan pun mendorong interaksi yang lebih baik dan membantu menciptakan pengalaman klien yang dipersonalisasi.

Meningkatkan Keamanan dan Privasi

Sistem otomatisasi dokumen menampilkan area penyimpanan digital built-in dengan izin akses yang diperlukan untuk menghindari kehilangan dokumen dan meningkatkan keamanan data.

Sektor hukum dan kesehatan, misalnya, dapat melindungi data sensitif dari kebocoran dan pelanggaran menggunakan perangkat lunak otomatisasi dokumen dengan langkah-langkah keamanan tambahan.

Bagaimana ini lebih efisien daripada Pemrosesan Dokumen Manual?

Jika Anda sering menghasilkan jenis kertas yang sama, seperti kontrak, Faktur, atau laporan bulanan, Anda mungkin mengalami masalah berikut:

• Dibutuhkan banyak waktu dan upaya untuk mengumpulkan data secara manual dari banyak sumber, melakukan perhitungan yang rumit, dan menghasilkan visualisasi untuk mengilustrasikan data.
• Sulit untuk menjamin bahwa dokumen sepenuhnya bebas dari kesalahan, bahkan setelah berjam-jam (atau berhari-hari) mencari kesalahan.

Masalah ini dapat diatasi dengan menggunakan perangkat lunak otomatisasi dokumen, yang memungkinkan Anda mengumpulkan data secara otomatis dari berbagai sumber dan mengaturnya sesuka Anda.

Hasilnya, Anda dapat membuat laporan apa pun dalam sepersekian detik sambil tetap yakin bahwa semua informasi akurat dan bebas kesalahan.

Fitur

#1. akses web

Pengguna harus memiliki akses ke dokumen mereka dari lokasi mana pun di era di mana internet begitu banyak digunakan. Di era internet, perangkat lunak otomatisasi dokumen berbasis web menawarkan akses cepat dan mudah ke file dan folder, yang sangat penting. Ini terdiri dari:

• Akses melalui perangkat seluler untuk melihat atau mengedit dokumen
• Untuk menyimpan dokumen di cloud, gunakan penyimpanan cloud.
• Bagikan folder atau file individual dengan orang lain melalui berbagi file.

#2. Seret dan Jatuhkan

Seret dan lepas adalah elemen penting dari sistem otomatisasi dokumen apa pun. Anda dapat menarik dan melepas file dari satu lokasi ke lokasi lain atau bahkan dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.

#3. Pencarian Dokumen

Setiap pengguna memiliki banyak file. Oleh karena itu, mereka harus dapat menelusurinya dengan cepat hanya dengan menggunakan beberapa huruf dari istilah penelusuran. Perangkat lunak otomatisasi dokumen membantu mengatur penyimpanan dokumen sehingga mudah untuk mengambil kertas saat diperlukan.

Pengguna dapat mencari melalui materi yang disimpan menggunakan fungsi pencarian dokumen dengan mudah.

#4. Pembuatan Versi Dokumen

Versi adalah fitur penting lain dari sistem otomatisasi dokumen. Pengguna dapat mengakses versi dokumen sebelumnya, membandingkannya, dan memutar kembali ke versi sebelumnya jika perlu, berkat pembuatan versi.

#5. Penguncian File

Komponen penting dari perangkat lunak otomatisasi dokumen adalah penguncian file. Pengguna dicegah untuk membuat perubahan pada file yang dikunci sampai orang yang menguncinya membukanya.

#6. Penampil dan Editor Terintegrasi

Anda dapat melihat dan mengedit dokumen menggunakan penampil tertanam tanpa mengunduhnya atau membukanya di jendela baru, menghemat waktu Anda dengan menghilangkan kebutuhan untuk berpindah antar tab atau program.

Ketika perangkat lunak memperhatikan bahwa orang lain membuat penyesuaian pada file, itu menguncinya dan kemudian membukanya ketika mereka selesai.

#7. Peringkat dan Berbagi

Pengguna harus dapat berbagi kertas dengan aman dan nyaman menggunakan perangkat lunak otomatisasi dokumen yang baik.

Mungkin juga memiliki sistem peringkat yang memungkinkan pengguna untuk menetapkan nilai numerik untuk setiap dokumen menggunakan skala yang telah ditentukan. Metode penilaian ini membantu dalam melacak dokumen mana yang disukai oleh karyawan dan mana yang memerlukan modifikasi.

#8. Hak Istimewa File dan Folder

Setiap perangkat lunak otomatisasi dokumen harus menyertakan hak istimewa file dan folder. Anda dapat mengatur apa yang dapat dilakukan tim Anda dengan makalah yang sedang mereka kerjakan dengan memberi mereka hak mengedit.

#9. Menghubungkan Dokumen

Proses menautkan dokumen, file, atau sumber data lain bersama-sama sehingga Anda dapat mengaksesnya dari satu lokasi dikenal sebagai penautan dokumen.

Fitur ini memungkinkan Anda untuk menautkan dokumen dengan catatan terkait lainnya dalam perangkat lunak otomatisasi dokumen atau untuk mengakses satu salinan dari salinan lainnya.

# 10. Manajemen Konten Cerdas

Sistem terbaik harus memperbarui dengan lancar di semua akun dan sumber data, mengedit template, membangun alur kerja yang dipesan lebih dahulu, dan menegakkan aturan yang memastikan akurasi, kepatuhan, dan standar merek.

Selain itu, beberapa platform menyediakan kemampuan otomatisasi batch yang memungkinkan pengguna menghasilkan ratusan atau ribuan presentasi, pernyataan, laporan, dan jenis jaminan lainnya sekaligus, memungkinkan penjual membuat makalah teknis sesuai permintaan yang menargetkan segmen klien tertentu.

Kami telah membuat daftar solusi paling populer dengan gambaran singkat tentang fitur utama mereka untuk membantu Anda menghindari tersesat dalam berbagai pilihan perangkat lunak otomatisasi dokumen yang tersedia.

DocuPilot

Docupilot adalah program otomatisasi dokumen yang mudah digunakan dan dapat disesuaikan. Anda dapat menggunakan data dan template materi iklan yang tersedia untuk membuat dokumen. Pembuat dokumen bawaan dapat membuat templat yang disesuaikan.

Anda juga dapat mengirim email makalah yang Anda buat menggunakan perangkat lunak otomatisasi ini ke layanan seperti Dropbox, Zapier, dan Docusign.

Fitur

• Templat yang telah ditentukan : Docupilot berisi templat yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat digunakan bisnis untuk membentuk kutipan, perjanjian, faktur, dan dokumen lainnya.
• Integrasi: CRM, formulir, database online, survei, dan SDM hanyalah beberapa sumber data yang dapat Anda tautkan dengan perangkat lunak.
• Aman: Dengan bantuan Docupilot, Anda dapat melindungi kata sandi dan mengenkripsi dokumen Anda. Anda selalu dapat menjamin privasi klien Anda, menumbuhkan kepercayaan klien yang sangat dibutuhkan.
• Alur Kerja Otomatis: Beberapa alur kerja dokumen yang paling rumit dalam bisnis menjadi lebih sederhana dengan Docupilot. Sehingga Anda tidak perlu mengulangi proses memasukkan data setiap kali Anda membuat dokumen, ini membuat seluruh proses menjadi sederhana.

DocuPilot menonjol karena biayanya yang relatif murah, yang membuatnya lebih mudah diakses.

airSlate

Dari pembuatan aliran hingga analitik proses, airSlate adalah aplikasi cloud lengkap yang dapat mengelola setiap tahap otomatisasi dokumen Anda. Ini juga merupakan utilitas tanpa kode.

Staf manual pemrosesan dokumen Anda dapat dikurangi setengahnya jika Anda dapat memanfaatkan aplikasi secara maksimal.

Fitur

• Flow Creator: Antarmuka pengguna seret dan lepas dari Flow Creator memungkinkan Anda membuat penggambaran visual alur kerja dokumen (UI).
• eSignature: Formulir digital, survei, dokumen, dan konten dapat dengan mudah ditambahkan eSignature yang mengikat secara hukum.
• Jajak pendapat online: Menggunakan fitur survei online, Anda dapat membuat survei publik, dokumen pengujian aplikasi beta, dan kuesioner.
• Otomatisasi Proses Robotik: Anda dapat mengotomatiskan proses menggunakan bot airSlate tanpa menulis string kode tunggal.

Selain itu, airSlate memiliki perpustakaan yang luas dengan ribuan templat otomatisasi dokumen untuk sebagian besar sektor.

PandaDoc

Pembuatan, pengeditan, dan penandatanganan dokumen semua dapat dilakukan di satu tempat menggunakan PandaDoc.

Baik Anda memerlukan perangkat lunak eSignature, proposal otomatis, alat penjualan dan pemasaran, atau pemrosesan dokumen yang aman, PandaDoc akan menyediakan alat yang Anda butuhkan untuk mempercepat corong bisnis Anda dan membuat dokumen ditandatangani dalam sekejap.

Untuk memberikan pengalaman manajemen dokumen yang mulus di banyak batas digital, PandaDoc terintegrasi dengan mudah dengan lebih dari 30 aplikasi dan terus bertambah.

Fitur

• Jatuhkan dan Seret: Ini memberi pengguna opsi default untuk menyeret dan menempatkan ke dalam dokumen mereka berdasarkan kategori alih-alih fungsi templat.
• Tanda Tangan Digital: Ini adalah salah satu fitur terpenting karena memungkinkan pengguna menandatangani kertas secara digital tanpa menggunakan kertas.
• Memproduksi dokumen: Pengguna dapat membuat dokumen apa pun yang mereka inginkan di sini dan mengontrol konten lainnya. Ini sempurna jika Anda perlu membuat kontrak bisnis, proposal, penawaran, dan dokumen lainnya.
• Rekam Arsip: Setelah Anda selesai membuat dokumen, Anda dapat mengkategorikan dan merekam arsip.

Pelanggan menyukai fleksibilitas template PandaDoc. Fitur fantastis lainnya yang menurut konsumen berguna adalah pelacakan dokumen dan analitik.

Crove

Anda dapat mendesain dan mengotomatisasi semua dokumen perusahaan Anda menggunakan Crove. Dengan editor dokumennya yang tangguh, ini dapat membantu Anda mengotomatiskan semua dokumen Anda. Untuk mengotomatisasi dokumen apa pun, Anda dapat menambahkan variabel, kondisi logis, rumus excel, dan eSignatures.

Dengan memusatkan operasi dokumen Anda di dalam Crove, Anda dapat pergi dengan alat yang tidak perlu. Dengan perpustakaan templat bawaannya, Crove melampaui otomatisasi dokumen sederhana.

Fitur

• Perhitungan: Gunakan rumus dalam matematika untuk melakukan perhitungan secara langsung pada bidang dalam dokumen Anda.
• Formulir: Buat survei Anda, sertakan logika untuk menyembunyikan atau menampilkan pertanyaan, dan mengizinkan siapa pun membuat dokumen dengan menanggapi pertanyaan.
• Pratinjau Cepat: Isi kuesioner, dan periksa dokumen Anda secara real-time.
• Formulir Posting: Posting formulir Anda di URL publik; siapa pun dapat membuat dokumen menggunakan mereka jika mereka mematuhi batasan yang Anda tetapkan untuk tautan Anda.

Crove dapat menjadi alat ideal Anda jika Anda mencari perangkat lunak otomatisasi dokumen gratis.

Dokumentasikan

Documate adalah perangkat lunak otomatisasi dokumen tanpa kode yang mudah digunakan untuk merakit dokumen hukum.

Sekelompok pengacara dan teknolog menciptakan Documate pada awalnya untuk membantu badan amal bantuan hukum dalam menciptakan alur kerja yang dihadapi klien.

Terutama pengacara menggunakan perangkat lunak ini. Namun, bisnis apa pun dapat mengembangkan makalah menggunakan fitur sederhana Documate.

Fitur

• Formulir Web : Pengguna dapat mendesain formulir web unik yang memasukkan data ke dalam dokumen Word atau PDF.
• Survei Online: Pengguna membuat survei lalu memuat dokumen templat yang terhubung ke bidang formulir survei.
• Sematkan: Dengan bantuan program, pengguna dapat membuat makalah dari input, mendistribusikan alur kerja yang dikembangkan, atau bahkan menyematkannya ke situs web.

Platform otomatisasi dokumen ini cocok untuk para profesional dan pengacara yang menginginkan solusi tanpa kode dengan UI sederhana.

Template

Perusahaan besar dapat dengan cepat mengatur konten dan aset perusahaan melalui perangkat lunak otomatisasi dokumen ini – Templafy.

Sambil meningkatkan efisiensi bagi pengguna akhir dengan mengotomatiskan pembuatan dokumen, sistem memastikan kepatuhan merek dan hukum di kertas.

Platform ini selalu hijau dan dapat beradaptasi dengan infrastruktur TI dan aplikasi yang terus berkembang yang digunakan oleh bisnis dan organisasi saat ini.

Fitur

• Sistem berbasis izin: Ini memungkinkan manajer dan manajemen tim kepatuhan dengan kontrol kualitas atas semua aset dokumen, memastikan anggota tim hanya menggunakan informasi yang diizinkan.
• Integrasi: Karyawan dapat menyederhanakan pembuatan kontrak, proposal, dan jaminan penjualan dalam program pengolah kata mereka dengan bantuan alat otomatisasi dokumen Templafy, yang terhubung dengan aplikasi Microsoft Office dan Google G Suite.
• Antarmuka Admin: Karyawan dapat mengakses alat pembuat dokumen standar dengan distribusi terpusat file templat kantor.

Bisnis yang lebih besar dapat memanfaatkan Templafy karena membutuhkan minimal 50 pengguna.

ExperLogix

Pengguna bisnis dapat merampingkan, meningkatkan, dan mengotomatiskan proses dokumen penting misi dengan bantuan perangkat lunak otomatisasi dokumen yang komprehensif namun ramah pengguna dari Experlogix.

Fitur

• Alur dokumen : Menggunakan antarmuka visual, Anda dapat dengan cepat membuat aliran dokumen yang menggunakan logika kondisional tanpa pengkodean.
• Merancang template: Ini menyediakan alat yang Anda butuhkan untuk membangun template dinamis berbasis data dan mengatur alur kerja yang rumit.
• Pengumpulan data digital: Experlogix Smart Forms adalah formulir pengumpulan data yang fleksibel, tertanam, dan berbasis web yang memudahkan pengguna atau pelanggan untuk memasukkan dan mengirimkan informasi secara elektronik.
• Manajemen keluaran: Layanan Dokumen menawarkan metode otomatis yang sangat fleksibel untuk menangani keluaran dokumen dalam jumlah besar.

Pengelola Konten dari Experlogix adalah tempat penyimpanan yang aman dan terorganisir yang memudahkan dan mempercepat pengelolaan, penyimpanan, dan pengambilan aset digital, termasuk formulir dan dokumen PDF, logo, gambar, dan konten multimedia.

Kata-kata Terakhir

Perangkat lunak otomatisasi dokumen tidak perlu dipikirkan lagi. Dengan mengotomatiskan pembuatan dokumen serupa, perusahaan Anda dapat mengurangi kesalahan, menghemat uang, dan menghilangkan tugas yang melelahkan dan tidak menyenangkan.

Selanjutnya, Anda dapat melihat alat kolaborasi dokumen terbaik.