ประโยชน์ของการตรวจสอบภายใน

ความเชื่อที่ได้รับความนิยมแต่เป็นเท็จคือองค์กรขนาดใหญ่ที่มีชิ้นส่วนเคลื่อนไหวจำนวนมากเท่านั้นที่จำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบภายใน สิ่งนี้สร้างมุมมองที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับประโยชน์ของการตรวจสอบภายในสำหรับธุรกิจของคุณ การตรวจสอบภายในมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ซึ่งรวมถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การรักษาประสิทธิภาพในการดำเนินงาน และการจัดการปัญหาทางธุรกิจอื่นๆ การหาบริษัทตรวจสอบภายในที่ยอดเยี่ยมที่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าทุกประเภทไม่ใช่เรื่องง่าย

ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกโลกของการตรวจสอบภายในและสำรวจประโยชน์ 5 ประการที่ธุรกิจมอบให้

1. ความสามารถในการปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรฐานอุตสาหกรรม การตรวจสอบภายในช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรฐานอุตสาหกรรม พวกเขาทำเช่นนี้โดยระบุปัญหาการไม่ปฏิบัติตามที่อาจเกิดขึ้นและพัฒนาแผนเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้
2. เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน การตรวจสอบภายในยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของธุรกิจได้ด้วยการเปิดเผยกระบวนการหรือระบบที่ไม่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขายังให้คำแนะนำสำหรับการปรับปรุง
3. ปรับปรุงการบริหารความเสี่ยง การดำเนินการตรวจสอบภายในช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุและประเมินความเสี่ยงได้ ดังนั้นจึงช่วยให้สามารถใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้และหลีกเลี่ยงความสูญเสียทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นได้
4. เพิ่มความมั่นใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น นักลงทุน ลูกค้า และพนักงาน มีความมั่นใจมากขึ้นในบริษัทที่ดำเนินการตรวจสอบภายในเป็นประจำ เนื่องจากเป็นการแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในความโปร่งใสและความรับผิดชอบ
5. การปรับปรุงประสิทธิภาพทางการเงินโดยรวม การจัดการกับปัญหาการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด การเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน และการลดความเสี่ยง การตรวจสอบภายในสามารถนำไปสู่ประสิทธิภาพทางการเงินที่ดีขึ้นสำหรับธุรกิจในท้ายที่สุด

โดยรวมแล้ว การดำเนินการตรวจสอบภายในเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม ปรับปรุงประสิทธิภาพ จัดการความเสี่ยง รักษาความมั่นใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเพิ่มประสิทธิภาพทางการเงินในท้ายที่สุด

จำเป็นต้องมีการตรวจสอบภายในหรือไม่?

โปรแกรมการตรวจสอบภายในมีบทบาทสำคัญในการติดตามกิจกรรมของธุรกิจของคุณ และทำให้แน่ใจว่าทรัพย์สินทั้งหมดของบริษัทปลอดภัยจากอันตรายที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องยืนยันว่าขั้นตอนของบริษัทของคุณสอดคล้องกับนโยบายที่เป็นทางการของคุณ

เหตุใดการตรวจสอบภายในจึงมีความสำคัญ และจะทำให้องค์กรของคุณปฏิบัติตามกรอบและข้อบังคับทั่วไปได้อย่างไร ต่อไปนี้เป็นห้าสิ่งที่ต้องพิจารณา

1. ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวัตถุประสงค์

เป็นไปไม่ได้ที่จะตรวจสอบงานของคุณเองโดยไม่มีผลประโยชน์ทับซ้อนที่ชัดเจน เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกตามวัตถุประสงค์นี้ ผู้ตรวจสอบภายในหรือทีมตรวจสอบของคุณไม่มีส่วนรับผิดชอบในการปฏิบัติงาน ถ้าบริษัทขนาดเล็กไม่มีทรัพยากรเพิ่มเติมเหลือ จะเป็นการดีที่จะฝึกอบรมพนักงานในแผนกต่างๆ เกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบแผนกอื่น หน่วยงานตรวจสอบภายในนำเสนอมุมมองที่เป็นอิสระและเป็นกลางที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณ

2. ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน

โดยการทบทวนนโยบายและขั้นตอนขององค์กรอย่างเป็นกลาง คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณกำลังดำเนินการตามรายการการดำเนินการที่ระบุไว้ และจะมีประสิทธิภาพในการลดความเสี่ยงของบริษัท การตรวจสอบกระบวนการของคุณเป็นประจำสามารถช่วยให้คุณระบุจุดที่สามารถปรับปรุงได้เพื่อให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น กระบวนการควรขับเคลื่อนองค์กรของคุณ ไม่ใช่บุคลากร

3. ประเมินความเสี่ยงและปกป้องทรัพย์สิน

โปรแกรมการตรวจสอบภายในช่วยให้ผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระบุและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงด้วยการประเมินความเสี่ยงอย่างเป็นระบบ การประเมินความเสี่ยงช่วยให้คุณสามารถระบุพื้นที่ใดๆ ที่โปรโตคอลความปลอดภัยของคุณขาดหายไป เพื่อให้คุณสามารถทำตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขได้ โปรแกรมการตรวจสอบภายในของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการทำความเข้าใจและบันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับสภาพแวดล้อมของคุณ ด้วยการติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ คุณสามารถลดความเสี่ยงที่พบได้อย่างแน่นอน

4. ประเมินการควบคุม

องค์กรปรับปรุงสภาพแวดล้อมการควบคุมและประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการปฏิบัติงานเมื่อทำการตรวจสอบภายใน การควบคุมความปลอดภัยของคุณเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้หรือไม่? พวกเขาให้การป้องกันความเสี่ยงเพียงพอหรือไม่?

5. รับรองการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ

ดำเนินการตรวจสอบภายในเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับทั้งหมด นอกจากนี้ การพิสูจน์จะช่วยให้คุณสบายใจว่าคุณต้องการการตรวจสอบภายนอกครั้งต่อไป การตรวจสอบภายในไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าของคุณ แต่ยังป้องกันไม่ให้คุณถูกปรับเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตาม

กรอบการตรวจสอบภายใน

กรอบการตรวจสอบภายในจะอธิบายถึงหน้าที่ เป้าหมาย และผลลัพธ์ของการตรวจสอบภายใน ตลอดจนแนวทางและเกณฑ์ที่ใช้ในการบรรลุผลการประกันโดยอิสระ

กรอบการตรวจสอบช่วยให้ทีมตรวจสอบภายในมีเครื่องมือที่มีคุณค่า เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการต่างๆ ภายในองค์กรกำลังดำเนินการตามแผนที่วางไว้ การไม่ตรวจสอบโครงการของคุณ อาจเกิดความเสี่ยงที่ไม่สามารถระบุได้ การกำกับดูแลอาจไม่เหมาะสม และการกำกับดูแลอาจไม่ได้ผล ซึ่งอาจนำไปสู่การเสียเวลาและเงินไปเปล่าๆ ท่ามกลางผลเสียอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นเช่นกัน

ในการจัดทำโครงงานการตรวจสอบ ทีมตรวจสอบภายในอาจต้องการนำวิธีการตรวจสอบที่คล่องตัวมาใช้ คุณอาจประหยัดเวลาโดยทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันในสิ่งที่คาดหวัง ซึ่งอาจช่วยให้สมาชิกตรวจสอบภายในจัดการปริมาณงานได้ดีขึ้น แทนที่จะพยายามเร่งตรวจสอบโครงการหลายรายการหรือเปลี่ยนจากการตรวจสอบโครงการหนึ่งไปยังการตรวจสอบถัดไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ

วิธีการตรวจสอบที่คล่องตัวยังช่วยให้คุณรวมข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างต่อเนื่องและทำการปรับเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ ในทางกลับกัน สิ่งนี้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบโครงการ หากคุณกำลังตรวจทานโครงการที่ยังอยู่ในระหว่างดำเนินการ ความคิดเห็นของคุณจะมีผลมากขึ้นหากคุณพบข้อผิดพลาดในขณะนี้ แทนที่จะตรวจทานหลังจากการตรวจทานและโครงการทั้งสองเสร็จสิ้นพร้อมกัน

ประเภทของการตรวจสอบและโครงการที่ดำเนินการ

ปริมาณงานของพนักงานตรวจสอบภายในโดยทั่วไปประกอบด้วยความเสี่ยงเจ็ดประเภทต่อไปนี้ การตรวจสอบ/โครงการส่วนใหญ่จัดเป็นประเภทใดประเภทหนึ่งจากเจ็ดประเภท แต่บางประเภทเป็นการรวมตั้งแต่สองรายการขึ้นไป ต่อไปนี้เป็นรายการของเจ็ดหมวดหมู่ที่มีคำอธิบายค่อนข้างสั้นของแต่ละหมวดหมู่:

สืบสวนสอบสวน

การประเมินเหล่านี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อเปิดเผยสิ่งผิดกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น เช่น การโจรกรรม การปลอมแปลงเอกสาร การกักตุนทรัพย์สิน และ/หรือการเลือกที่รักมักที่ชัง ร่วมมือกับผู้บริหารระดับสูง กรมตำรวจ และหน่วยงานอื่นๆ อย่างตั้งใจเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้

ปฏิบัติการ

ประเด็นเหล่านี้รวมถึงการบัญชีต้นทุน ศูนย์เติมเงิน/ค่าธรรมเนียมผู้ใช้ ผลกระทบจากการควบคุมภายในของระบบที่เสนอ/การเปลี่ยนแปลงกระบวนการ การวัดประสิทธิภาพ การกำหนดราคาของบริการ นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงรูปแบบ ความสมบูรณ์ของข้อมูลการจัดการ ตลอดจนโอกาสในการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นในการบรรลุภารกิจและวัตถุประสงค์ของหน่วย

การเงิน

มีการตรวจสอบธุรกรรมทางการเงินและยอดคงเหลือที่แตกต่างกันเล็กน้อยที่ธุรกิจต้องรับผิดชอบ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ การสนับสนุนเอกสาร การทดสอบวัตถุประสงค์สาธารณะ การทดสอบการปฏิบัติตามนโยบาย การกระทบยอดการรายงานทางการเงินภายใน ประเด็นทางบัญชี กองทุนมาตรการความรับผิดชอบ กระบวนการบัญชี การตรวจสอบและยอดคงเหลือ

การปฏิบัติตาม

กฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ มาตรฐานการจัดการ นโยบาย และขั้นตอนต่างๆ ได้วาดภาพสิ่งที่คาดหวังไว้ การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะช่วยวัดว่าองค์กรหรือบุคคลปฏิบัติตามกฎหมาย นโยบายและขั้นตอนภายในและภายนอกมากน้อยเพียงใด ตลอดจนเงื่อนไขของสัญญาหรือเงินช่วยเหลือ

โครงการพิเศษ

ส่วนหนึ่งของภาระงานของแผนกตรวจสอบภายในคือการสอบถามจากบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโรงเรียน และอาจอยู่ในรูปแบบต่างๆ เช่น การโทรศัพท์ อีเมล หรือการประชุมด้วยตนเอง ในกรณีเช่นนี้ จะไม่มีการออกรายงานการตรวจสอบอย่างเป็นทางการ แต่จะบันทึกงานในอีเมลหรือข้อความบันทึกช่วยจำหรือพูดคุยด้วยวาจา บางโครงการเบ็ดเตล็ดอาจรวมถึง:

• ทบทวนธุรกรรมที่เป็นไปได้
• ส่งคำถามหรือประเด็นไปยังหน่วยงาน/หน่วยงานที่เหมาะสม
• ทบทวนการเปลี่ยนแปลงนโยบายที่แนะนำ
• ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติงาน
• การขอความช่วยเหลือในการตีความนโยบาย
• การประเมินความเสี่ยง
• ทบทวนการควบคุมภายใน/ประเด็นการดำเนินธุรกิจที่ดี

ระบบข้อมูล

ข้อมูลอัตโนมัติและระบบประมวลผลธุรกรรมจำเป็นต้องมีการตรวจสอบทางเทคนิคเป็นระยะเพื่อปรับปรุงสภาพแวดล้อมการควบคุมภายใน ผู้คนใช้ระบบเหล่านี้แตกต่างกัน ดังนั้นการตรวจสอบแต่ละครั้งจึงได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับผู้ใช้ โดยปกติ การตรวจสอบ IS จะประเมินอินพุตและเอาต์พุตของระบบ วิธีที่ระบบประมวลผลข้อมูล ขั้นตอนการสำรองและกู้คืน ตลอดจนมาตรการรักษาความปลอดภัยและเอกสารประกอบ

คำถามที่พบบ่อย

บริษัทของฉันจำเป็นต้องจ้างบริษัทที่ปรึกษาเพื่อดำเนินการตรวจสอบภายในนอกเหนือจากการว่าจ้างที่ปรึกษากฎหมายหรือไม่

อย่างแน่นอน. การดำเนินการตรวจสอบภายในจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาเชิงกลยุทธ์นอกเหนือจากที่ปรึกษากฎหมาย หากเป็นไปได้ บริษัทตรวจสอบภายในที่ดีที่สุดจะนำโดยอดีตเจ้าหน้าที่ของรัฐบาลกลางซึ่งนำประสบการณ์และข้อมูลเชิงลึกที่ไม่ซ้ำใครมามากมายเพื่อช่วยโครงสร้างของบริษัทและดำเนินการตรวจสอบภายใน

การทำงานกับที่ปรึกษากฎหมายของลูกค้าเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนต่างๆ เมื่อจำเป็น

บริษัทของฉันควรทำอย่างไรหากการตรวจสอบภายในพบข้อบกพร่องด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือความล้มเหลวอื่นๆ

บ่อยครั้งที่ธุรกิจมองว่าการตรวจสอบภายในเป็นวิธีอนุมัตินโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพียงอย่างเดียว การตรวจสอบภายในไม่ควรมีผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า อย่างไรก็ตาม ควรมีความถูกต้องและอาศัยข้อมูลที่เชื่อถือได้ ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะเกี่ยวข้องอะไร

หลังจากการตรวจสอบภายในเผยให้เห็นถึงความล้มเหลวในการปฏิบัติตามข้อกำหนด ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดสิ่งที่ต้องทำเพื่อแก้ไขปัญหาที่ระบุ ขั้นตอนต่อไปคือการช่วยลูกค้าด้วยมากกว่าบริการให้คำปรึกษาด้านการตรวจสอบ พวกเขาต้องก้าวไปสู่การปฏิบัติตามข้อกำหนด การรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ และการจัดการความเสี่ยง

บริษัทของฉันควรดำเนินการตรวจสอบภายในบ่อยแค่ไหน?

ความถี่ของการตรวจสอบภายในตามกำหนดเวลาสำหรับบริษัทจะแตกต่างกันไปตามเงื่อนไขหลายประการ ซึ่งรวมถึงเหตุผลของการตรวจสอบหรือว่าบริษัทปฏิบัติตามหลักเกณฑ์การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ผ่านมาดีเพียงใด แม้ว่าการตรวจสอบอย่างเต็มรูปแบบประจำปีจะเป็นแนวทางที่ยอมรับโดยทั่วไป แต่ก็มีสถานการณ์ต่างๆ ที่รับประกันว่าจะทำการตรวจสอบภายในบ่อยขึ้น