Pagamentos em atraso: 10 maneiras de evitar dívidas incobráveis

Os pagamentos atrasados ​​são algumas das principais ameaças financeiras enfrentadas pelas pequenas empresas, pois muitos clientes se divertem por não pagar suas faturas em dia. Isso faz com que não seja fácil para os proprietários de pequenas empresas ter sucesso.

Enquanto você é o chefe de todos os departamentos, você também é o balconista, o representante de vendas e o motorista que entregaria as mercadorias. Mesmo quando você tem acesso a um empréstimo e consegue organizar seu negócio, ter clientes que não querem te pagar em dia é um grande problema .

Os pagamentos atrasados ​​podem colocar sua empresa em uma situação financeira terrível. Torna o crescimento quase impossível se você não tiver um apoio financeiro muito forte. Mesmo que você tenha um capital regular vindo de outros meios, a fonte acabará tendo o mesmo problema se você não conseguir reembolsar seu empréstimo na sua devida causa.

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Bernard Swanepoel, diretor executivo do Small Business Institute (SBI), descreve os pagamentos atrasados ​​como um “assassino” que mata pequenas e médias empresas.

De acordo com a Fin24, as empresas mais afetadas fecham as lojas em menos de três anos, enquanto apenas cerca de 15% sobrevivem.

Existem boas práticas de negócios que você pode adotar para reduzir o impacto dos pagamentos em atraso em seus negócios. E é disso que trata este guia.

Neste post você vai aprender como preencher o buraco que os atrasos podem colocar no seu fluxo de caixa sem perder seus clientes. Ele afirma que você ainda pode gerenciar seus clientes quando eles não estão pagando de acordo com o cronograma sem colocar seus negócios em risco.

Quais são as causas dos atrasos nos pagamentos?

Existem diferentes razões para um pequeno empresário como você fornecer um cliente e os pagamentos não seguem. Aqui estão algumas das causas que você precisa observar e projetar uma medida para minimizar seu impacto em seus negócios.

Atrair clientes com crédito

Os proprietários de pequenas empresas lutam com pagamentos atrasados ​​quando estão apenas começando. Nesse estágio, se você incentivar seus clientes a comprar agora e pagar depois , você estará mostrando o caminho de casa.

Na verdade, alguns clientes vão aproveitar sua novidade no mercado e comprar de você sem ter a intenção de pagar. Não é à toa que algumas grandes empresas usam as PMEs como linha de crédito para atingir seus objetivos. A maioria de seus suprimentos vem a crédito e os fornecedores sofrem antes de serem pagos.

Esqueça de pagar no prazo

Esquecer de pagar em dia acontece quando os clientes não têm condições de pagar e pedem mais tempo para arrecadar fundos suficientes para quitar a conta. Enquanto espera tanto, os pagamentos podem demorar mais do que o esperado se o cliente não acompanhar a programação enviando lembretes.

Incompreensão devido a desacordo sobre as contas

Quando não há um acordo concreto entre você e seus clientes antes de entregar seus produtos ou serviços, pode haver um mal-entendido entre vocês. Como resultado disso, o pagamento teria que ser adiado até que você pudesse reconciliar as diferenças.

Falência ou falta de fundos

A falência também pode levar a pagamentos em atraso. Se um cliente estiver com prejuízo, levará mais alguns dias, semanas, meses ou até anos para levantar fundos para as dívidas.

Pagamentos retidos devido a produto ou serviço ruim

Nenhum cliente ficará feliz em pagar por um serviço incompleto ou produtos defeituosos. Às vezes, as empresas pedem alguns dias para testar a qualidade do seu produto ou serviço antes de concluir o pagamento.

Se houver um problema com seu fornecimento entre o intervalo, sua fatura não será processada. Portanto, o pagamento teria que ser adiado até que você pudesse corrigir todos os erros e o cliente ficasse satisfeito.

Impacto dos pagamentos em atraso

Os pagamentos em atraso podem ter um sério impacto no seu negócio, dependendo de como você gerencia a circunstância. Seus efeitos vão além de não ser pago por seus produtos ou serviços. É capaz de cavar um buraco profundo em seu fluxo de caixa e forçá-lo a sair do negócio sem deixar vestígios.

Isso pode fazer você perder todos os clientes que você gastou anos para ganhar se você não for cuidadoso.

Então, em suma, estes são o impacto comum dos pagamentos atrasados.

Dificuldades no Orçamento

Se você não puder prever quando o dinheiro entra e sai do seu negócio, seria difícil gerenciar seus orçamentos. Você não poderá reinvestir, pagar salários e cuidar de outras necessidades urgentes do seu negócio.

Dificuldades no atendimento do pedido de compra

Enquanto um cliente deve e você não tem os meios para produzir e fornecer outro cliente, o negócio perderá força. Como resultado disso, muitas pequenas empresas foram forçadas a sair do mercado.

Dificuldades em Pagar Funcionários

Como os pagamentos atrasados ​​fazem com que a saída de caixa seja maior do que a entrada de caixa, seria difícil manter uma boa condição de trabalho com seus trabalhadores.

Na verdade, onde você está tendo problemas para pagar os salários, a motivação não será possível. E quando você não tiver um bom relacionamento com sua equipe, o negócio começará a sofrer.

Relação com o cliente

Lidar com clientes que são lentos no processamento de pagamentos requer um bom relacionamento com o cliente. Se você decidir cancelar um pedido porque o cliente não pagou em dia, você ainda não vai ajudar o seu negócio. Você pode facilmente perder seus clientes em potencial no processo se não tomar cuidado.

Reduzindo o Impacto dos Pagamentos Atrasados

Existem diferentes formas de minimizar o impacto que o atraso nos pagamentos pode ter no seu negócio. Mas como não há dois clientes iguais, seria difícil dizer que todas as medidas funcionarão perfeitamente para você.

Então, vejamos o que alguns especialistas em finanças sugerem.

Você pode adotar qualquer uma de suas sugestões que seja aplicável à sua própria circunstância e ser cortês com sua abordagem.

Seja Diligente

Andy Turner cobra de você, como proprietário de uma pequena empresa, que estabeleça um contrato bem escrito no qual os termos e condições do seu serviço devem ser especificados. O termo deve conter a consequência do não cumprimento dos termos acordados. Esta prática obrigará o cliente a cooperar consigo.

Use termos de crédito flexíveis

De todas as boas práticas de negócios para reduzir o impacto de pagamentos em atraso no fluxo de caixa de uma empresa, uma é ser tolerante com os clientes. Você pode usar todas as formas de pagamento, como cheque, transferência, POS ou depósito direto para facilitar o pagamento para eles. Use até duas contas bancárias diferentes e deixe seus dados aparecerem em sua fatura para facilitar o acesso.

Você também pode oferecer descontos para incentivar os clientes que fazem pagamentos antecipados. Mas se por falta de fundos um cliente está devendo, você pode usar sua conexão de vendas para vender mais mercadorias e usar parte de sua comissão para compensar suas dívidas. Isso é melhor do que demiti-lo ou anular o pagamento como uma dívida incobrável.

Faça sua pesquisa

Você precisa realizar uma pesquisa para saber a credibilidade de seus clientes antes de assinar qualquer contrato com eles.

Se forem pessoas físicas, informe-se sobre eles com outros clientes e tente verificar as informações fornecidas antes da inscrição. Se os clientes forem empresas, procure o conselho de seu banco ou de outros fornecedores que saibam muito sobre sua reputação financeira.

Um acordo financeiro com um cliente em dificuldades pode ameaçar a sobrevivência do seu negócio sem qualquer preparação sólida. Suas descobertas farão com que você ande com cuidado com o cliente. Assim, ter um fato claro sobre o cliente irá alertá-lo sobre imprevistos que envolvem o acordo.

Juros de Reivindicação e Custo de Recuperação de Dívidas

Swanepoel recomenda reivindicar juros e custos de recuperação de dívidas de clientes que não pagam em dia. Como o cliente está retendo seu dinheiro por tanto tempo, você tem o direito de cobrar dele por custos adicionais. Isso vai bem se vocês dois concordaram antes do fornecimento.

A propósito, uma empresa que luta para sobreviver não poderá pagar essas taxas extras. E isso sugere a necessidade de confirmar primeiro se o cliente pode arcar com todas as despesas necessárias antes da entrega.

Obter Ordem de Compra

Robert Holland sugere que você verifique se os clientes operam um sistema de ordem de compra antes de fornecê-lo. De acordo com Robert, o sistema funciona para acelerar os pagamentos. Então, se o sistema está em vigor, adote-o.

Use cartas de acompanhamento

Mark Edwards é da opinião de que os pagamentos em atraso podem ser reduzidos se você não relaxar enquanto espera por seus pagamentos. O uso de uma carta de lembrete solicitará ao cliente que processe o pagamento.

Mesmo que você precise tomar medidas legais, pelo menos suas cartas de acompanhamento precisam vir primeiro. Isso apoiará suas reivindicações se, eventualmente, houver a necessidade de executar pagamentos por meio de uma agência de cobrança de dívidas.

Acompanhe a conta do seu cliente

De acordo com Norman, antes de abastecer os clientes a crédito, é aconselhável pedir aos clientes para permitir que você monitore suas contas bancárias.

Essa prática permitirá que seu banco faça o débito necessário na conta do cliente à medida que o dinheiro chega lá. Isso pode ser semanal ou mensal, dependendo do que vocês dois concordarem.

Este sistema não é novo para as instituições financeiras. Eles o usam para monitorar a conta-salário de um cliente e possibilitar a retirada conforme ambos concordam ao longo do prazo do empréstimo.

Usar desconto na fatura

James Cowper Holland sugere descontos nas faturas para reduzir o impacto dos pagamentos em atraso no seu negócio. O desconto de fatura é uma prática de uso de contas a receber não pagas de clientes como garantia para uma aquisição de empréstimo, onde uma instituição financeira intervém para ajudar a empresa devedora a liquidar suas faturas não pagas.

Usar serviço de seguro

Para evitar a perda total de dinheiro devido a dívidas incobráveis, principalmente quando um cliente faliu, optar por um bom serviço de seguro pode ajudá-lo a reduzir os danos.

Use a Solução de Faturamento Eletrônico

A utilização do sistema de fatura eletrônica entre você e seus clientes melhora a visibilidade do fluxo de caixa. O sistema é fácil e uma vez que gera uma fatura, ambas as partes terão uma visão clara de quanto pagar, quanto foi pago e quanto está o saldo?

Com sua pequena contribuição, você pode fazer uma previsão perfeita do seu fluxo de caixa e gerenciar seu orçamento de forma eficaz. O sistema, por ser eletrônico, é mais rápido, confiável, rastreável e mais seguro do que os tradicionais documentos de fatura.

Conclusão

Ao lidar com diferentes categorias de clientes, você não pode esperar que todos se comportem da mesma maneira. Como resultado disso, o litígio pode causar mais danos ao seu negócio do que o uso de uma boa prática comercial na tentativa de evitar atrasos nos pagamentos .

Você tem que entender que nem todos os pagamentos em atraso são deliberados.

Algumas acontecem porque o sistema de informações gerenciais (SIG) da empresa é precário. Se o procedimento for demorado ou com muitas faturas para atender e a sua chegar por último, não tem como não ter pagamentos atrasados.

Por esse motivo, o tempo de pagamento pode variar à medida que você faz negócios com diferentes categorias de clientes. Tanto o governo quanto as grandes empresas podem ser lentos no pagamento de faturas em comparação com outras contrapartes de pequenas empresas.

Portanto, se sua ação na tentativa de recuperar seus pagamentos for violenta , você poderá comprometer seu relacionamento . E isso pode ameaçar outros clientes de fazer negócios com você. Como a perda de clientes também pode representar uma ameaça ao sucesso do seu negócio , tenha cuidado com qualquer abordagem adotada para evitar atrasos nos pagamentos .