Paiements en retard : 10 façons d'éviter les créances irrécouvrables

Les retards de paiement font partie des principales menaces financières auxquelles sont confrontées les petites entreprises, car de nombreux clients se réjouissent de ne pas payer leurs factures à temps. Il n'est donc pas facile pour les propriétaires de petites entreprises de réussir.

Bien que vous soyez le chef de tous les départements, vous êtes également le commis, le représentant des ventes et le chauffeur qui livrerait les marchandises. Même lorsque vous avez accès à un prêt et que vous êtes en mesure d'organiser votre entreprise, avoir des clients qui ne veulent pas vous payer à temps est un gros problème .

Les retards de paiement peuvent mettre votre entreprise dans une situation financière catastrophique. Cela rend la croissance presque impossible si vous ne disposez pas d'une très solide sauvegarde financière. Même si vous disposez d'un capital régulier provenant d'autres sources, la source finira par avoir le même problème si vous ne pouvez pas rembourser votre prêt en sa juste cause.

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Bernard Swanepoel, directeur exécutif du Small Business Institute (SBI) décrit les retards de paiement comme un "assassin" qui tue les petites et moyennes entreprises.

Selon Fin24, la plupart des entreprises touchées ferment leurs portes en moins de trois ans, alors qu'environ 15 % seulement survivent.

Il existe de bonnes pratiques commerciales que vous pouvez adopter pour réduire l'impact des retards de paiement sur votre entreprise. Et c'est de cela qu'il s'agit dans ce guide.

Dans cet article, vous apprendrez comment combler le trou que les retards de paiement peuvent créer dans votre trésorerie sans perdre vos clients. Il soutient que vous pouvez toujours gérer vos clients lorsqu'ils ne vous paient pas selon le calendrier sans mettre votre entreprise en jeu.

Quelles sont les causes des retards de paiement ?

Il existe différentes raisons pour lesquelles un propriétaire de petite entreprise comme vous fournit un client et les paiements ne suivent pas. Voici quelques-unes des causes auxquelles vous devez faire attention et concevez une mesure pour minimiser leur impact sur votre entreprise.

Attirer les clients avec du crédit

Les propriétaires de petites entreprises se battent contre les retards de paiement lorsqu'ils démarrent tout juste. À ce stade, si vous encouragez vos clients à acheter maintenant et à payer plus tard , vous vous montrez le chemin du retour.

En fait, certains clients profiteront de votre nouveauté sur le marché et achèteront chez vous sans avoir l'intention de payer. Pas étonnant que certaines grandes entreprises utilisent les PME comme marge de crédit pour atteindre leurs objectifs. La plupart de leurs approvisionnements se font à crédit et les fournisseurs souffrent avant d'être payés.

Oublier de payer en temps voulu

Oublier de payer en temps voulu se produit lorsque les clients n'ont pas les moyens de payer et demandent plus de temps pour lever suffisamment de fonds pour régler la facture. En attendant si longtemps, les paiements peuvent prendre plus de temps que prévu si le client ne surveille pas le calendrier en envoyant des rappels.

Incompréhension due à un désaccord sur les factures

Lorsqu'il n'y a pas d'accord concret entre vous et vos clients avant de livrer vos produits ou services, il peut y avoir un malentendu entre vous. En conséquence, le paiement devrait être retardé jusqu'à ce que vous soyez en mesure de concilier les différences.

Faillite ou manque de fonds

La faillite peut également entraîner des retards de paiement. Si un client est à perte, il faudra encore quelques jours, semaines, mois ou même des années pour lever des fonds pour les dettes.

Paiements retenus en raison d'un produit ou d'un service médiocre

Aucun client ne sera heureux de payer pour un service incomplet ou des produits défectueux. Parfois, les entreprises demandent quelques jours pour tester la qualité de votre produit ou service avant de pouvoir effectuer votre paiement.

S'il y a un problème avec votre approvisionnement entre l'intervalle, votre facture ne sera pas traitée. Par conséquent, le paiement devrait être retardé jusqu'à ce que vous puissiez corriger toutes les erreurs et que le client soit satisfait.

Impact des retards de paiement

Les retards de paiement peuvent avoir de graves répercussions sur votre entreprise, selon la façon dont vous gérez les circonstances. Ses effets vont au-delà du fait de ne pas être payé pour vos produits ou services. Il est capable de creuser un trou profond dans votre trésorerie et de vous forcer à fermer vos portes sans laisser de trace.

Cela peut vous faire perdre tous les clients que vous avez mis des années à gagner si vous ne faites pas attention.

Donc, en bref, ce sont l'impact commun des retards de paiement.

Difficultés à établir un budget

Si vous ne pouvez pas prédire quand l'argent entre et sort de votre entreprise, la gestion de vos budgets serait difficile. Vous ne pourrez pas réinvestir, payer les salaires et répondre aux autres besoins urgents de votre entreprise.

Difficultés à remplir le bon de commande

Tant qu'un client doit et que vous n'avez pas les moyens de produire et d'approvisionner un autre client, l'entreprise perdra du terrain. En conséquence, de nombreuses petites entreprises ont été évincées du marché.

Difficultés à payer les employés

Étant donné que les retards de paiement font que les sorties de fonds sont plus importantes que les rentrées de fonds, il serait difficile de maintenir de bonnes conditions de travail avec vos travailleurs.

En effet, là où vous rencontrez des difficultés pour payer les salaires, la motivation ne sera pas possible. Et au moment où vous n'aurez pas de bonnes relations avec votre personnel, l'entreprise commencera à souffrir.

Relation client

Traiter avec des clients qui tardent à traiter les paiements nécessite une bonne relation client. Si vous décidez d'annuler une commande parce que le client ne paie pas à temps, vous n'aiderez toujours pas votre entreprise. Vous pouvez facilement perdre vos clients potentiels dans le processus si vous ne faites pas attention.

Réduire l'impact des retards de paiement

Il existe différentes façons de minimiser l'impact que les retards de paiement peuvent avoir sur votre entreprise. Mais parce qu'il n'y a pas deux clients identiques, il serait difficile de dire que toutes les mesures fonctionneront parfaitement pour vous.

Alors, regardons ce que certains experts en finance suggèrent.

Vous pouvez adopter n'importe laquelle de leurs suggestions qui s'applique à votre propre situation et être courtois avec votre approche.

Soyez diligent

Andy Turner vous charge en tant que propriétaire de petite entreprise d'établir un accord bien écrit dans lequel les termes et conditions de votre service doivent être énoncés. La durée doit contenir la conséquence du non-respect des conditions convenues. Cette pratique obligera le client à coopérer avec vous.

Utilisez des conditions de crédit flexibles

De toutes les bonnes pratiques commerciales pour réduire l'impact des retards de paiement sur les flux de trésorerie d'une entreprise, l'une consiste à être indulgent avec les clients. Vous pouvez utiliser tous les modes de paiement tels que chèque, virement, point de vente ou dépôt direct pour leur faciliter le paiement. Utilisez jusqu'à deux comptes bancaires différents et laissez vos coordonnées apparaître sur votre facture pour un accès facile.

Vous pouvez également proposer des remises pour encourager les clients qui effectuent des paiements anticipés. Mais si, en raison d'un manque de fonds, un client est redevable, vous pouvez utiliser sa relation commerciale pour vendre plus de marchandises et utiliser une partie de sa commission pour compenser ses dettes. C'est mieux que de le renvoyer ou d'annuler le paiement comme une créance irrécouvrable.

Faire votre recherche

Vous devez effectuer une recherche pour connaître la solvabilité de vos clients avant de signer tout accord avec eux.

S'il s'agit de particuliers, renseignez-vous auprès d'autres clients et essayez de vérifier les informations qui vous sont fournies avant de postuler. Si les clients sont des entreprises, demandez conseil à votre banque ou à d'autres fournisseurs qui connaissent bien leur réputation financière.

Un accord financier avec un client en difficulté peut menacer la survie de votre entreprise sans aucune préparation solide. Vos conclusions vous inciteront à faire preuve de prudence avec le client. Ainsi, avoir un fait clair sur le client vous alertera des circonstances imprévues qui entourent l'accord.

Réclamer des intérêts et des frais de recouvrement de créances

Swanepoel recommande de réclamer les intérêts et les frais de recouvrement de créances aux clients qui ne paient pas à temps. Étant donné que le client conserve votre argent pendant si longtemps, vous avez le droit de lui facturer des frais supplémentaires. Cela se passe bien si vous vous êtes tous les deux mis d'accord plus tôt avant la fourniture.

Soit dit en passant, une entreprise qui lutte pour survivre ne pourra pas payer de tels frais supplémentaires. Et cela suggère la nécessité de confirmer d'abord si le client peut payer tous les frais nécessaires avant la livraison.

Obtenir le bon de commande

Robert Holland suggère que vous devriez vérifier si les clients utilisent un système de bons de commande avant de les approvisionner. Selon Robert, le système fonctionne pour accélérer les paiements. Donc, si le système est en place, adoptez-le.

Utiliser des lettres de suivi

Mark Edwards est d'avis que les paiements en retard peuvent être réduits si vous ne vous détendez pas en attendant vos paiements. L'utilisation d'une lettre de rappel incitera le client à traiter le paiement.

Même si vous deviez engager des poursuites judiciaires, au moins vos lettres de suivi doivent passer en premier. Cela soutiendra vos réclamations s'il s'avère nécessaire d'exiger des paiements par l'intermédiaire d'une agence de recouvrement de créances.

Suivre le compte de votre client

Selon Norman, avant de fournir des clients à crédit, il est conseillé de demander aux clients de vous permettre de surveiller leurs comptes bancaires.

Cette pratique permettra à votre banque d'effectuer les débits nécessaires sur le compte du client au fur et à mesure que l'argent y parvient. Cela pourrait être sur une base hebdomadaire ou mensuelle, selon ce que vous êtes tous les deux d'accord.

Ce système n'est pas nouveau pour les institutions financières. Ils l'utilisent pour surveiller le compte de salaire d'un client et rendre possible le retrait à mesure que les deux s'accordent tout au long de la durée du prêt.

Utiliser l'escompte sur facture

James Cowper Holland suggère d'escompter les factures pour réduire l'impact des retards de paiement sur votre entreprise. L'escompte de factures est une pratique consistant à utiliser les comptes débiteurs impayés des clients comme garantie pour l'obtention d'un prêt, où une institution financière intervient pour aider l'entreprise débitrice à régler ses factures impayées.

Utiliser le service d'assurance

Pour éviter une perte totale d'argent due à des créances irrécouvrables, en particulier lorsqu'un client fait faillite, opter pour un bon service d'assurance peut vous aider à réduire les dommages.

Utiliser la solution de facturation électronique

L'utilisation du système de facturation électronique entre vous et vos clients améliore la visibilité des flux de trésorerie. Le système est simple et une fois qu'il génère une facture, les deux parties auront une idée claire du montant à payer, du montant payé et du solde ?

Avec votre petite contribution de votre côté, vous pouvez faire une prévision parfaite de votre trésorerie et gérer efficacement votre budget. Le système, étant électronique, est plus rapide, fiable, traçable et plus sûr que les documents de facturation traditionnels.

Conclusion

En traitant avec différentes catégories de clients, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tous se comportent de la même manière. Par conséquent, les litiges peuvent faire plus de mal à votre entreprise que l'utilisation d'une bonne pratique commerciale pour tenter d'éviter les retards de paiement .

Vous devez comprendre que tous les retards de paiement ne sont pas délibérés.

Certains se produisent parce que le système d'information de gestion (MIS) de l'entreprise est médiocre. Si la procédure est longue ou si vous avez de nombreuses factures à régler et que la vôtre arrive en dernier, il est impossible que vous ne subissiez pas de retards de paiement.

Pour cette raison, le délai de paiement peut varier car vous faites affaire avec différentes catégories de clients. Le gouvernement et les grandes entreprises peuvent être lents à payer leurs factures par rapport aux autres homologues des petites entreprises.

Ainsi, si votre action dans le but de récupérer vos paiements est violente , vous risquez de compromettre votre relation . Et cela peut empêcher d'autres clients de faire affaire avec vous. Étant donné que la perte de vos clients peut également constituer une menace pour le succès de votre entreprise , soyez prudent quelle que soit l'approche que vous adoptez pour éviter les retards de paiement .