Keterlambatan Pembayaran: 10 Cara Menghindari Hutang Buruk

Pembayaran yang terlambat adalah beberapa dari ancaman keuangan utama yang dihadapi usaha kecil karena banyak pelanggan senang karena tidak membayar tagihan mereka tepat waktu. Itu membuat tidak mudah bagi pemilik usaha kecil untuk sukses.

Meskipun Anda adalah kepala semua departemen, Anda juga adalah petugas, tenaga penjualan, dan pengemudi yang akan mengirimkan barang. Bahkan ketika Anda memiliki akses ke pinjaman dan Anda dapat mengatur bisnis Anda, memiliki pelanggan yang tidak mau membayar Anda tepat waktu adalah masalah besar .

Pembayaran yang terlambat dapat menempatkan bisnis Anda dalam situasi keuangan yang buruk. Itu membuat pertumbuhan hampir tidak mungkin jika Anda tidak memiliki cadangan keuangan yang sangat kuat. Bahkan jika Anda memiliki modal tetap yang berasal dari cara lain, sumbernya akan berakhir dengan masalah yang sama jika Anda tidak dapat mengembalikan pinjaman Anda pada waktunya.

Direkomendasikan untukmu:

• Panduan Terbaik Cara Memilih Bank yang Tepat untuk Bisnis Anda
• Trik Identitas Merek untuk Mempromosikan Bisnis Anda Secara Online
• Cara Mengatur Akun Bisnis Instagram Anda di 2019

Bernard Swanepoel, direktur eksekutif Small Business Institute (SBI) menggambarkan pembayaran yang terlambat sebagai "pembunuh" yang membunuh usaha kecil dan menengah.

Menurut Fin24, sebagian besar bisnis yang terkena dampak menutup toko dalam waktu kurang dari tiga tahun, sementara hanya sekitar 15% yang bertahan.

Ada praktik bisnis yang baik, yang dapat Anda terapkan untuk mengurangi dampak keterlambatan pembayaran pada bisnis Anda. Dan itulah yang dimaksud dengan panduan ini.

Dalam posting ini Anda akan belajar bagaimana mengisi lubang pembayaran yang terlambat dapat dimasukkan ke dalam arus kas Anda tanpa kehilangan pelanggan Anda. Ini menyatakan bahwa Anda masih dapat mengelola pelanggan Anda ketika mereka tidak membayar Anda sesuai jadwal tanpa membahayakan bisnis Anda.

Apa Penyebab Keterlambatan Pembayaran?

Ada berbagai alasan bagi pemilik usaha kecil seperti Anda untuk memasok pelanggan dan pembayaran tidak mengikuti. Berikut adalah beberapa penyebab yang perlu Anda waspadai dan rancang tindakan untuk meminimalkan dampaknya terhadap bisnis Anda.

Pikat Pelanggan dengan Kredit

Pemilik usaha kecil berjuang dengan pembayaran yang terlambat ketika mereka baru memulai. Pada tahap itu, jika Anda mendorong pelanggan Anda untuk membeli sekarang dan membayar nanti , Anda menunjukkan jalan pulang.

Bahkan, beberapa pelanggan akan memanfaatkan kebaruan Anda di pasar dan membeli dari Anda tanpa berniat membayar. Tidak heran beberapa bisnis besar menggunakan UKM sebagai jalur kredit untuk memenuhi tujuan mereka. Sebagian besar persediaan mereka datang dalam bentuk kredit dan pemasok menderita sebelum dibayar.

Lupa Bayar Tepat Waktu

Lupa membayar tepat waktu terjadi ketika pelanggan tidak mampu membayar dan meminta lebih banyak waktu untuk mengumpulkan dana yang cukup untuk melunasi tagihan. Selama menunggu begitu lama, pembayaran bisa memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan jika pelanggan tidak memantau jadwal dengan mengirimkan pengingat.

Kesalahpahaman Karena Ketidaksepakatan tentang Tagihan

Ketika tidak ada kesepakatan konkrit antara Anda dan pelanggan Anda sebelum mengirimkan produk atau layanan Anda, bisa jadi ada kesalahpahaman di antara Anda. Akibatnya, pembayaran harus ditunda sampai Anda dapat mendamaikan perbedaan.

Kebangkrutan atau Kekurangan Dana

Kebangkrutan juga dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran. Jika seorang pelanggan mengalami kerugian, dibutuhkan beberapa hari, minggu, bulan atau bahkan tahun untuk mengumpulkan dana untuk hutang.

Pembayaran Dipotong Karena Produk atau Layanan yang Buruk

Tidak ada pelanggan yang akan dengan senang hati membayar untuk layanan yang tidak lengkap atau produk yang rusak. Terkadang perusahaan meminta beberapa hari untuk menguji kualitas produk atau layanan Anda sebelum mereka dapat menyelesaikan pembayaran Anda.

Jika ada masalah dengan persediaan Anda di antara interval tersebut, faktur Anda tidak akan diproses. Oleh karena itu pembayaran harus ditunda sampai Anda dapat memperbaiki semua kesalahan dan pelanggan puas.

Dampak Keterlambatan Pembayaran

Pembayaran yang terlambat dapat berdampak serius pada bisnis Anda tergantung pada bagaimana Anda mengelola keadaan tersebut. Efeknya lebih dari tidak dibayar untuk produk atau layanan Anda. Itu mampu menggali lubang yang dalam dalam arus kas Anda dan memaksa Anda keluar dari bisnis tanpa jejak.

Itu bisa membuat Anda kehilangan semua pelanggan yang telah Anda dapatkan selama bertahun-tahun jika Anda tidak hati-hati.

Jadi, singkatnya, ini adalah dampak umum dari pembayaran yang tertunda.

Kesulitan dalam Penganggaran

Jika Anda tidak dapat memprediksi kapan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda, mengelola anggaran Anda akan sulit. Anda tidak akan dapat menginvestasikan kembali, membayar gaji, dan mengurus kebutuhan mendesak lainnya dari bisnis Anda.

Kesulitan dalam Memenuhi Purchasing Order

Sementara pelanggan berutang dan Anda tidak memiliki sarana untuk memproduksi dan memasok pelanggan lain, bisnis akan kehilangan daya tarik. Akibatnya, banyak usaha kecil terpaksa keluar dari pasar.

Kesulitan dalam Membayar Karyawan

Karena keterlambatan pembayaran membuat arus kas keluar lebih besar dari arus kas masuk, untuk menjaga kondisi kerja yang baik dengan pekerja Anda akan sulit.

Bahkan, di mana Anda mengalami masalah untuk membayar upah, motivasi tidak akan mungkin. Dan pada saat Anda tidak memiliki hubungan yang baik dengan staf Anda, bisnis akan mulai menderita.

Hubungan Pelanggan

Berurusan dengan pelanggan yang lamban dalam memproses pembayaran membutuhkan hubungan pelanggan yang baik. Jika Anda memutuskan untuk membatalkan pesanan karena pelanggan tidak membayar tepat waktu, Anda tetap tidak akan membantu bisnis Anda. Anda dapat dengan mudah kehilangan pelanggan potensial Anda dalam proses jika tidak hati-hati.

Mengurangi Dampak Keterlambatan Pembayaran

Ada berbagai cara untuk meminimalkan dampak keterlambatan pembayaran terhadap bisnis Anda. Tetapi karena tidak ada dua pelanggan yang sama, akan sulit untuk mengatakan bahwa semua tindakan akan bekerja dengan sempurna untuk Anda.

Jadi, mari kita lihat apa yang disarankan oleh beberapa ahli keuangan .

Anda dapat mengadopsi salah satu saran mereka yang berlaku untuk keadaan Anda sendiri dan bersikap sopan dengan pendekatan Anda.

Rajinlah

Andy Turner menagih Anda sebagai pemilik usaha kecil untuk membuat perjanjian tertulis dengan baik di mana syarat dan ketentuan layanan Anda harus dijabarkan. Syarat tersebut harus mengandung akibat tidak terpenuhinya syarat-syarat yang telah disepakati. Praktek ini akan mengikat pelanggan untuk bekerja sama dengan Anda.

Gunakan Ketentuan Kredit Fleksibel

Dari semua praktik bisnis yang baik untuk mengurangi dampak keterlambatan pembayaran pada arus kas bisnis, salah satunya adalah bersikap lunak terhadap pelanggan. Anda dapat menggunakan semua bentuk pembayaran seperti cek, transfer, POS atau setoran langsung untuk mempermudah pembayaran mereka. Gunakan hingga dua rekening bank yang berbeda dan biarkan detail Anda muncul di faktur untuk memudahkan akses.

Anda juga dapat menawarkan diskon untuk mendorong pelanggan yang melakukan pembayaran lebih awal. Tetapi jika karena kurangnya dana yang harus dibayar pelanggan, Anda dapat menggunakan koneksi penjualannya untuk menjual lebih banyak barang dan menggunakan sebagian dari komisinya untuk menutupi hutangnya. Ini lebih baik daripada memecatnya atau menghapus pembayarannya sebagai piutang tak tertagih.

Lakukan Riset Anda

Anda harus melakukan penelitian untuk mengetahui kelayakan kredit pelanggan Anda sebelum menandatangani perjanjian apa pun dengan mereka.

Jika mereka adalah individu, cari tahu tentang mereka dari pelanggan lain dan coba verifikasi informasi apa pun yang Anda berikan sebelum aplikasi. Jika pelanggan adalah bisnis, mintalah nasihat dari bank Anda atau pemasok lain yang tahu banyak tentang reputasi keuangan mereka.

Perjanjian keuangan dengan pelanggan yang kesulitan dapat mengancam kelangsungan bisnis Anda tanpa persiapan yang matang. Temuan Anda akan membuat Anda melangkah hati-hati dengan pelanggan. Jadi, memiliki fakta yang jelas tentang pelanggan akan mengingatkan Anda tentang keadaan tak terduga yang mengelilingi perjanjian.

Klaim Bunga dan Biaya Pemulihan Hutang

Swanepoel merekomendasikan untuk mengklaim bunga dan biaya pemulihan utang dari pelanggan yang gagal membayar tepat waktu. Karena pelanggan memegang uang Anda begitu lama, Anda berhak menagihnya untuk biaya tambahan. Ini berjalan dengan baik jika Anda berdua telah sepakat sebelumnya sebelum pasokan.

Omong-omong, bisnis yang berjuang untuk bertahan hidup tidak akan mampu membayar biaya tambahan seperti itu. Dan itu menunjukkan perlunya konfirmasi terlebih dahulu jika pelanggan mampu membayar semua biaya yang diperlukan sebelum pengiriman.

Dapatkan Pesanan Pembelian

Robert Holland menyarankan agar Anda memeriksa apakah pelanggan mengoperasikan sistem pesanan pembelian sebelum memasoknya. Menurut Robert, sistem ini berfungsi untuk mempercepat pembayaran. Jadi, jika sistemnya sudah ada, adopsilah.

Gunakan Surat Tindak Lanjut

Mark Edwards berpandangan bahwa keterlambatan pembayaran dapat dikurangi jika Anda tidak bersantai sambil menunggu pembayaran Anda. Penggunaan surat pengingat akan mendorong pelanggan untuk memproses pembayaran.

Bahkan jika Anda perlu mengambil tindakan hukum, setidaknya surat tindak lanjut Anda harus didahulukan. Itu akan mendukung klaim Anda jika pada akhirnya akan ada kebutuhan untuk menegakkan pembayaran melalui agen penagihan utang.

Lacak Akun Pelanggan Anda

Menurut Norman, sebelum mensuplai nasabah secara kredit, sebaiknya meminta nasabah untuk mengizinkan Anda memantau rekening bank mereka.

Praktik ini akan memungkinkan bank Anda melakukan debet yang diperlukan pada rekening pelanggan saat uang tiba di sana. Itu bisa setiap minggu atau setiap bulan, tergantung pada apa yang Anda berdua setujui.

Sistem ini bukanlah hal baru bagi lembaga keuangan. Mereka menggunakannya untuk memantau rekening gaji pelanggan dan memungkinkan penarikan karena keduanya sesuai selama masa pinjaman.

Gunakan Diskon Faktur

James Cowper Holland menyarankan diskon faktur untuk mengurangi dampak keterlambatan pembayaran pada bisnis Anda. Diskon faktur adalah praktik menggunakan piutang pelanggan yang belum dibayar sebagai jaminan untuk pengadaan pinjaman, di mana lembaga keuangan campur tangan dalam membantu perusahaan yang berutang untuk menghapus faktur yang belum dibayar.

Gunakan Layanan Asuransi

Untuk menghindari kerugian total uang karena kredit macet terutama ketika pelanggan bangkrut, memilih layanan asuransi yang baik dapat membantu Anda mengurangi kerusakan.

Gunakan Solusi E-Faktur

Penggunaan sistem faktur elektronik antara Anda dan pelanggan Anda meningkatkan visibilitas arus kas. Sistemnya mudah dan setelah menghasilkan faktur, kedua belah pihak akan memiliki gambaran yang jelas tentang berapa banyak yang harus dibayar, berapa yang telah dibayar dan berapa saldonya?

Dengan sedikit masukan Anda di pihak Anda sendiri, Anda dapat membuat perkiraan yang sempurna atas arus kas Anda dan mengelola anggaran Anda secara efektif. Sistemnya, karena elektronik, lebih cepat, andal, dapat dilacak, dan lebih aman daripada dokumen faktur tradisional.

Kesimpulan

Berurusan dengan kategori pelanggan yang berbeda, Anda tidak dapat mengharapkan semua berperilaku dengan cara yang sama. Akibatnya, litigasi dapat lebih merugikan bisnis Anda daripada menggunakan praktik bisnis yang baik dalam upaya mencegah keterlambatan pembayaran .

Anda harus memahami bahwa tidak semua keterlambatan pembayaran disengaja.

Beberapa terjadi karena sistem informasi manajemen (SIM) perusahaan yang buruk. Jika prosedurnya panjang atau memiliki banyak tagihan yang harus diselesaikan dan tagihan Anda datang terakhir, tidak mungkin Anda tidak akan mengalami pembayaran terlambat.

Untuk alasan ini, waktu pembayaran dapat bervariasi karena Anda melakukan bisnis dengan kategori pelanggan yang berbeda. Baik pemerintah maupun bisnis besar mungkin lambat dalam membayar tagihan dibandingkan dengan rekan bisnis kecil lainnya.

Jadi, jika tindakan Anda dalam upaya untuk memulihkan pembayaran Anda adalah kekerasan , Anda dapat membahayakan hubungan Anda . Dan itu dapat mengancam pelanggan lain untuk berbisnis dengan Anda. Karena, kehilangan pelanggan Anda juga dapat menimbulkan ancaman bagi keberhasilan bisnis Anda, berhati-hatilah dengan pendekatan apa pun yang Anda ambil untuk mencegah keterlambatan pembayaran .