المدفوعات المتأخرة: 10 طرق لتجنب الديون المعدومة

المدفوعات المتأخرة هي بعض التهديدات المالية الرئيسية التي تواجه الشركات الصغيرة حيث يسعد العديد من العملاء بعدم دفع فواتيرهم في الوقت المحدد. هذا يجعل من الصعب على أصحاب الأعمال الصغيرة النجاح.

بينما أنت رئيس جميع الأقسام ، فأنت أيضًا كاتب ومندوب مبيعات وسائق يقوم بتسليم البضائع. حتى عندما يكون لديك حق الوصول إلى قرض وتكون قادرًا على تنظيم عملك ، فإن وجود عملاء لا يريدون أن يدفعوا لك في الوقت المحدد يمثل مشكلة كبيرة .

المدفوعات المتأخرة يمكن أن تضع عملك في وضع مالي رهيب. يجعل النمو شبه مستحيل إذا لم يكن لديك دعم مالي قوي للغاية. حتى إذا كان لديك رأس مال منتظم يأتي من وسائل أخرى ، فسوف ينتهي الأمر بالمصدر إلى نفس المشكلة إذا لم تتمكن من استرداد القرض الخاص بك في سبب وجيه.

موصى به لك:

• أفضل دليل حول كيفية اختيار البنك المناسب لعملك
• حيل هوية العلامة التجارية للترويج لعملك عبر الإنترنت
• كيف تقوم بإعداد حساب الأعمال الخاص بك على Instagram في عام 2019

يصف برنارد سوانبويل ، المدير التنفيذي لمعهد الأعمال الصغيرة (SBI) المدفوعات المتأخرة بأنها "قاتل" يقتل الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.

وفقًا لـ Fin24 ، أغلقت معظم الشركات المتضررة متاجرها في أقل من ثلاث سنوات ، بينما بقي حوالي 15٪ فقط على قيد الحياة.

هناك ممارسات تجارية جيدة يمكنك اعتمادها لتقليل تأثير المدفوعات المتأخرة على عملك. وهذا ما يدور حوله هذا الدليل.

في هذا المنشور سوف تتعلم كيفية سد الفجوة التي يمكن أن تضعها المدفوعات المتأخرة في التدفق النقدي الخاص بك دون أن تفقد عملائك. تنص على أنه لا يزال بإمكانك إدارة عملائك عندما لا يدفعون لك وفقًا للجدول الزمني دون وضع عملك على المحك.

ما هي أسباب تأخر السداد؟

هناك أسباب مختلفة تدفع صاحب شركة صغيرة مثلك لتزويد العملاء بالمدفوعات ولا تتبع ذلك. فيما يلي بعض الأسباب التي تحتاج إلى الانتباه لها وتصميم مقياس لتقليل تأثيرها على عملك.

إغراء العملاء بالائتمان

يكافح أصحاب الأعمال الصغيرة مع المدفوعات المتأخرة عندما يبدأون للتو. في هذه المرحلة ، إذا شجعت عملاءك على الشراء الآن والدفع لاحقًا ، فأنت بذلك تظهر لنفسك الطريق إلى المنزل.

في الواقع ، سيستفيد بعض العملاء من حداثتك في السوق ويشترون منك دون نية الدفع. لا عجب أن بعض الشركات الكبيرة تستخدم الشركات الصغيرة والمتوسطة كخط ائتمان لتحقيق أهدافها. تأتي معظم إمداداتهم في شكل ائتمان ويعاني الموردون قبل الحصول على أموالهم.

ننسى أن تدفع في الوقت المناسب

يحدث نسيان الدفع في الوقت المناسب عندما لا يتمكن العملاء من الدفع ويطلبون مزيدًا من الوقت لجمع أموال كافية لتسوية الفاتورة. أثناء الانتظار لفترة طويلة ، يمكن أن تستغرق المدفوعات وقتًا أطول من المتوقع إذا لم يراقب العميل الجدول الزمني عن طريق إرسال تذكيرات.

سوء الفهم بسبب الخلاف على مشاريع القوانين

عندما لا يكون هناك اتفاق ملموس بينك وبين عملائك قبل تقديم منتجاتك أو خدماتك ، يمكن أن يكون هناك سوء تفاهم بينكما. نتيجة لذلك ، يجب أن يتأخر الدفع حتى تتمكن من تسوية الاختلافات.

الإفلاس أو نقص الأموال

يمكن أن يؤدي الإفلاس أيضًا إلى تأخر السداد. إذا تعرض العميل للخسارة ، فسوف يستغرق الأمر يومين أو أسابيع أو شهور أو حتى سنوات أخرى لجمع الأموال للديون.

المدفوعات المقتطعة بسبب ضعف المنتج أو الخدمة

لن يسعد أي عملاء بالدفع مقابل الخدمة غير المكتملة أو المنتجات المعيبة. تطلب الشركات أحيانًا بضعة أيام لاختبار جودة منتجك أو خدمتك قبل أن يتمكنوا من إتمام الدفع.

إذا كانت هناك مشكلة في الإمداد بين الفاصل الزمني ، فلن تتم معالجة فاتورتك. ومن ثم يجب تأجيل الدفع حتى تتمكن من تصحيح جميع الأخطاء ويكون العميل راضياً.

تأثير المدفوعات المتأخرة

يمكن أن يكون للمدفوعات المتأخرة تأثير خطير على عملك اعتمادًا على كيفية إدارتك للظروف. تتعدى آثاره عدم الحصول على أموال مقابل منتجاتك أو خدماتك. إنه قادر على حفر حفرة عميقة في التدفق النقدي الخاص بك وإجبارك على الخروج من العمل دون أي أثر.

يمكن أن يجعلك تفقد جميع العملاء الذين قضيت سنوات في كسبهم إذا لم تكن حريصًا.

إذن ، باختصار ، هذه هي الآثار الشائعة لتأخر المدفوعات.

صعوبات في الموازنة

إذا كنت لا تستطيع التنبؤ بموعد دخول الأموال إلى عملك وخروجك منه ، فسيكون من الصعب عليك إدارة ميزانياتك. لن تكون قادرًا على إعادة الاستثمار ودفع الرواتب والاهتمام بالاحتياجات الملحة الأخرى لعملك.

صعوبات في استيفاء أمر الشراء

في حين أن العميل مدين وليس لديك الوسائل اللازمة لإنتاج وتزويد عميل آخر ، فإن الشركة ستفقد زخمها. نتيجة لذلك ، تم إجبار العديد من الشركات الصغيرة على الخروج من السوق.

صعوبات في دفع رواتب الموظفين

نظرًا لأن المدفوعات المتأخرة تجعل التدفق النقدي الخارج أكبر من التدفق النقدي ، فسيكون من الصعب الحفاظ على حالة عمل جيدة مع العاملين لديك.

في الواقع ، عندما تواجه مشكلة في دفع الأجور ، فلن يكون التحفيز ممكنًا. وبحلول الوقت الذي لا تتمتع فيه بعلاقة جيدة مع موظفيك ، سيبدأ العمل في المعاناة.

علاقات العملاء

يتطلب التعامل مع العملاء البطيئين في معالجة المدفوعات علاقة جيدة مع العملاء. إذا قررت إلغاء طلب لأن العميل لا يدفع في الوقت المحدد ، فأنت لا تزال غير قادر على مساعدة عملك. يمكنك بسهولة أن تفقد عملائك المحتملين في هذه العملية إذا لم يتم الاهتمام.

التقليل من تأثير المدفوعات المتأخرة

هناك طرق مختلفة لتقليل التأثير الذي يمكن أن يحدثه التأخير في المدفوعات على عملك. ولكن نظرًا لعدم وجود عميلين متماثلين ، سيكون من الصعب القول إن جميع الإجراءات ستعمل بشكل مثالي بالنسبة لك.

لذا ، دعونا نلقي نظرة على ما يقترحه بعض خبراء المالية .

يمكنك تبني أي من اقتراحاتهم التي تنطبق على ظروفك الخاصة وتكون مهذبًا في نهجك.

كن مجتهدًا

يفرض عليك Andy Turner رسومًا بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير لوضع اتفاقية مكتوبة جيدًا يتم فيها توضيح شروط وأحكام خدمتك. يجب أن يحتوي المصطلح على نتيجة عدم استيفاء الشروط على النحو المتفق عليه. ستلزم هذه الممارسة العميل بالتعاون معك.

استخدم شروط الائتمان المرنة

من بين جميع الممارسات التجارية الجيدة لتقليل تأثير المدفوعات المتأخرة على التدفق النقدي للأعمال ، يجب أن تكون متساهلًا مع العملاء. يمكنك استخدام جميع طرق الدفع مثل الشيكات أو التحويل أو نقاط البيع أو الإيداع المباشر لتسهيل الدفع لهم. استخدم ما يصل إلى حسابين مصرفيين مختلفين ودع تفاصيلك تظهر في فاتورتك لسهولة الوصول إليها.

يمكنك تقديم خصم بالتساوي لتشجيع العملاء على إجراء مدفوعات مبكرة. ولكن إذا كان العميل مدينًا بنقص الأموال ، فيمكنك استخدام اتصال المبيعات الخاص به لبيع المزيد من السلع واستخدام جزء من عمولته لتعويض ديونه. وهذا أفضل من فصله من العمل أو شطب السداد من الديون المعدومة.

قم بأبحاثك

يجب عليك إجراء بحث لمعرفة الجدارة الائتمانية لعملائك قبل توقيع أي اتفاقية معهم.

إذا كانوا أفرادًا ، فتعرف عليهم من العملاء الآخرين وحاول التحقق من أي معلومات يتم تقديمها لك قبل تقديم الطلب. إذا كان العملاء من الشركات ، فاطلب المشورة من البنك الذي تتعامل معه أو الموردين الآخرين الذين يعرفون الكثير عن سمعتهم المالية.

يمكن أن تهدد الاتفاقية المالية مع العميل المتعثر بقاء عملك دون أي إعداد قوي. ستجعلك نتائجك تخطو بحذر مع العميل. لذلك ، فإن وجود حقيقة واضحة عن العميل سينبهك بالظروف غير المتوقعة التي تحيط بالاتفاقية.

فائدة المطالبة وتكلفة استرداد الديون

توصي Swanepoel بالمطالبة بالفائدة وتكلفة استرداد الديون من العملاء الذين يفشلون في الدفع في الوقت المحدد. نظرًا لأن العميل يحتفظ بأموالك لفترة طويلة ، فيحق لك تحميله مقابل تكاليف إضافية. سارت الامور بشكل جيد إذا وافق كلاكما في وقت سابق قبل التوريد.

بالمناسبة ، لن تتمكن الشركة التي تكافح من أجل البقاء من دفع مثل هذه الرسوم الإضافية. وهذا يشير إلى الحاجة إلى التأكيد أولاً إذا كان العميل قادرًا على تحمل جميع الرسوم اللازمة قبل التسليم.

الحصول على أمر الشراء

يقترح روبرت هولاند أنه يجب عليك التحقق مما إذا كان العملاء يستخدمون نظام أوامر الشراء قبل تزويده به. وفقًا لروبرت ، يعمل النظام على تسريع المدفوعات. لذلك ، إذا كان النظام في مكانه الصحيح ، فقم بتبنيه.

استخدم رسائل المتابعة

يرى مارك إدواردز أنه يمكن تخفيض المدفوعات المتأخرة إذا لم تسترخي أثناء انتظار مدفوعاتك. إن استخدام خطاب تذكير سيحث العميل على معالجة الدفع.

حتى لو كنت بحاجة إلى اتخاذ إجراءات قانونية ، يجب على الأقل أن تأتي رسائل المتابعة الخاصة بك أولاً. سيؤدي ذلك إلى دعم مطالباتك إذا كانت هناك حاجة في النهاية لفرض المدفوعات من خلال وكالة تحصيل الديون.

تتبع حساب العميل الخاص بك

وفقًا لنورمان ، قبل تزويد العملاء بالائتمان ، يُنصح بمطالبة العملاء بالسماح لك بمراقبة حساباتهم المصرفية.

ستتيح هذه الممارسة للمصرف الذي تتعامل معه إجراء الخصم اللازم على حساب العميل عند وصول الأموال إليه. يمكن أن يكون ذلك على أساس أسبوعي أو شهري ، اعتمادًا على ما يتفق عليه كلاكما.

هذا النظام ليس جديدا على المؤسسات المالية. يستخدمونها لمراقبة حساب راتب العميل وإتاحة إمكانية السحب على النحو المتفق عليه طوال فترة القرض.

استخدم خصم الفاتورة

يقترح جيمس كوبر هولاند خصم الفاتورة لتقليل تأثير المدفوعات المتأخرة على عملك. خصم الفواتير هو ممارسة لاستخدام حسابات العملاء غير المسددة كضمان لشراء قرض ، حيث تتدخل مؤسسة مالية لمساعدة الشركة المدينة على تصفية فواتيرها غير المدفوعة.

استخدم خدمة التأمين

لتجنب الخسارة الكلية للمال بسبب الديون المعدومة ، وخاصة عندما يُفلس العميل ، فإن اختيار خدمة تأمين جيدة يمكن أن يساعدك في تقليل الأضرار.

استخدم حل الفواتير الإلكترونية

يعمل استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية بينك وبين عملائك على تحسين رؤية التدفق النقدي. النظام سهل وبمجرد أن يصدر فاتورة ، سيكون لدى الطرفين صورة واضحة عن المبلغ الذي يجب دفعه ، وكم تم دفعه وكم هو الرصيد؟

مع القليل من المدخلات الخاصة بك في نهايتك الخاصة ، يمكنك عمل توقع مثالي للتدفق النقدي وإدارة ميزانيتك بفعالية. يعتبر النظام ، كونه إلكترونيًا ، أسرع وموثوقًا ويمكن تتبعه وأكثر أمانًا من مستندات الفاتورة التقليدية.

خاتمة

عند التعامل مع فئات مختلفة من العملاء ، لا يمكنك أن تتوقع أن يتصرف الجميع بنفس السلوك. نتيجة لذلك ، يمكن أن يلحق التقاضي ضررًا أكبر بعملك أكثر من استخدام ممارسة تجارية جيدة في محاولة لمنع المدفوعات المتأخرة .

عليك أن تفهم أنه ليست كل المدفوعات المتأخرة متعمدة.

يحدث بعضها لأن نظام المعلومات الإدارية (MIS) للشركة ضعيف. إذا كان الإجراء طويلًا أو كان هناك العديد من الفواتير التي يجب أن تحضرها وتأتي فواتيرك أخيرًا ، فلا توجد طريقة لن تواجه مدفوعات متأخرة.

لهذا السبب ، يمكن أن يختلف وقت الدفع أثناء قيامك بأعمال تجارية مع فئات مختلفة من العملاء. قد تكون كل من الحكومة والشركات الكبيرة بطيئة في دفع الفواتير مقارنة بنظرائها من الشركات الصغيرة الأخرى.

لذلك ، إذا كان الإجراء الذي اتخذته في محاولة استرداد مدفوعاتك عنيفًا ، فقد تعرض علاقتك للخطر. ويمكن أن يهدد ذلك العملاء الآخرين من التعامل معك. نظرًا لأن فقدان عملائك يمكن أن يشكل تهديدًا مماثلًا لنجاح عملك ، كن حذرًا مع أي نهج تتخذه لمنع التأخر في السداد .