Dlaczego projekty kończą się niepowodzeniem

Projekt realizowany w ścisłej zgodności z pierwotnym planem jest rzadkością. Ryzyka są częścią każdego projektu, a zadaniem menedżera jest zapobieganie powodowaniu przez nie awarii. W tym artykule dowiemy się, dlaczego projekty kończą się niepowodzeniem i jak radzić sobie z ryzykiem niepowodzenia.

W rzeczywistości projekty rzadko przebiegają zgodnie z planem – to smutny, ale prawdziwy fakt. Awarie się zdarzają, ale mają też swoje pozytywne skutki. Są źródłem cennych doświadczeń i lekcji, które pomogą odnieść sukces w przyszłości. W tym artykule przyjrzymy się bliżej przyczynom niepowodzeń projektów, słynnym niepowodzeniom projektów i wyciągniętym z nich wnioskom oraz ogólnym zaleceniom, jak ich unikać.

Najczęstsze przyczyny niepowodzeń projektów

Każdy projekt jest indywidualny – co oznacza, że ​​jego ryzyka i ewentualne przyczyny niepowodzeń są również indywidualne. Istnieją jednak typowe przyczyny awarii, które mogą pojawić się w każdym środowisku. A przy dokładnym śledzeniu danych projektu w celu zidentyfikowania możliwych wąskich gardeł i luk w zabezpieczeniach, warto mieć świadomość typowych sytuacji powodujących niepowodzenie.

• Pełzanie zakresu

  Z różnych powodów, pełzanie zakresu jest głównym czynnikiem prowadzącym do niepowodzenia projektu. Nieplanowane zmiany, błędy w szacunkach i nieoczekiwane opóźnienia powodują, że zespół nie jest w stanie dostarczyć uzgodnionego zakresu prac w wymaganym czasie. Dlatego staranne planowanie i właściwe zarządzanie zmianą mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.

• Błędy alokacji zasobów

  Braki kadrowe i zbyt duża ilość pracy podjętej przez zespół powodują problem z alokacją zasobów: zbyt mało osób pracuje nad zbyt dużą liczbą projektów lub zadań jednocześnie. Nic dziwnego, że wykonuje się mniej pracy (wszyscy pamiętamy o szkodliwych skutkach wielozadaniowości), a projekty w końcu kończą się niepowodzeniem – nie mówiąc już o skumulowanym wpływie na wydajność pracowników i środowisko pracy.

• Słaba komunikacja

  Wiele już powiedziano o znaczeniu komunikacji w zarządzaniu projektami, ale zespoły i osoby wciąż mają tendencję do radzenia sobie z jej brakiem. Nie chodzi tylko o komunikację menedżera z zespołem, ale także o wymianę informacji między członkami zespołu. Pomaga to lepiej planować pracę, wykrywać możliwe wąskie gardła i zapobiegać poważnym problemom.

• Błędne szacunki

  Dokładne oszacowanie oznacza prawidłowe planowanie – ale nie zawsze jest to możliwe. Dotyczy to w szczególności nietrywialnych zadań i niestandardowych projektów. Oczywiście czasami nawet „szacunki” mogą się okazać trafne, ale zazwyczaj tak nie jest. Tak więc zwiększenie dokładności szacowania i, jeśli nie jest to możliwe, zarezerwowanie czasu na zwiększoną pracę jest niezbędne do prowadzenia i realizacji projektu.

• Słabe monitorowanie

  Chociaż wydaje się całkiem oczywiste, że monitorowanie i kontrola są ważne na każdym etapie projektu, czasami projekty nadal kończą się niepowodzeniem, ponieważ tego rodzaju prace projektowe nie są wykonywane na wczesnych etapach. Właściwe monitorowanie pomaga zarządzać zmianami, dostosowywać harmonogramy i plany oraz zapobiegać rozszerzaniu się zakresu i powodowanym przez nie problemom.

• Mikrozarządzanie

  Mikrozarządzanie to nie to samo, co dokładna kontrola – a jego negatywne skutki dosłownie rujnują wysiłki zespołu, aby dostarczyć projekt na czas. Zachęca do braku zaufania i niszczy ideę zwinnej pracy zespołowej i współpracy. Poza tym pochłania ledwo dostępne ilości czasu menedżerów, które w przeciwnym razie można by wydajnie wykorzystać.

• Brak zarządzania ryzykiem

  Jak widać, powszechnych przyczyn niepowodzeń projektów jest wiele, a nawet bardziej unikalnych. Mądry menedżer powinien wykrywać je i zapobiegać na wczesnych etapach. Ryzyka nie znikają po prostu, gdy są ignorowane, a gdy nie jest wykonywane żadne zarządzanie ryzykiem, pojawiają się na późniejszych etapach i powodują poważne pełzanie zakresu.

9 słynnych niepowodzeń projektowych i wyciągniętych wniosków

Kiedy duże projekty kończą się niepowodzeniem, trafiają do nagłówków wiadomości, a czasem do podręczników historii. Ich wyniki stają się świetną lekcją dla każdego menedżera: jakie błędy mogą zrujnować cały zainwestowany wysiłek i należy ich unikać, jakie problemy można przewidzieć na różnych etapach projektu i jak sobie z nimi radzić. Oto lista kilku znanych niepowodzeń projektów z przeszłości i teraźniejszości.

1. Edsel autorstwa Forda

Jedną z pamiętnych historycznych porażek jest ambitny projekt Forda: zupełnie nowy samochód nazwany na cześć syna Henry'ego Forda, szeroko zakrojone badania rynku, specjalne zakłady produkcyjne – i wynikające z tego wysokie oczekiwania. Jednak zanim przeprowadzono badania i samochód został zaprezentowany w 1957 r., rynek przestawił się już na kupowanie samochodów kompaktowych – co nie miało miejsca w przypadku Edsel.

Wyciągnięte wnioski: Z całym szacunkiem dla wagi dokładnych badań i prac rozwojowych, zawsze należy pamiętać o szybkości dynamiki rynku. Spowolnienie projektu oznacza utratę szans rynkowych.

Uwaga : „Porażka jest po prostu okazją, by zacząć od nowa, tym razem bardziej inteligentnie”, powiedział Henry Ford, a porażka Edsel ostatecznie nie była całkowitą stratą: zbudowane dla niej zakłady produkcyjne zostały wykorzystane do produkcji nowej linii samochodów kompaktowych.

2. DeLorean DMC-12

Słynny samochód „Powrót do przyszłości” i jedna z najbardziej znanych porażek projektowych: firma i projekt jej jedynego modelu borykały się z różnymi problemami na długo przed wyprodukowaniem pierwszego samochodu, a już na wczesnych etapach konsultanci przewidywali 1 na 10 szans na sukces. W końcu przerodziło się to w problemy z jakością, ogromne opóźnienia i problemy finansowe. W 1982 roku John DeLorean, założyciel, został aresztowany pod zarzutem handlu narkotykami i chociaż został uniewinniony, było już za późno.

Jednak DeLorean wydaje się wracać: nowy samochód zapowiadany jest na początek 2019 r., z ulepszonym silnikiem i szybszymi prędkościami.

Wyciągnięte wnioski: duża niepewność już na samym początku projektu, słabe planowanie i brak zarządzania jakością nie są tak naprawdę nieoczekiwanymi wrogami sukcesu projektu. Kolejna lekcja: w niektórych przypadkach wykorzystanie nostalgii i naprawienie krytycznych problemów z przeszłości może przywrócić projekt do życia.

3. Microsoft Zune

Na początku XXI wieku Apple przejął rynek przenośnych odtwarzaczy multimedialnych swoim iPodem, ale Microsoft nie mógł po prostu zaakceptować tej straty. Zamiast przyznać się do porażki, wypuścili swój przenośny odtwarzacz Zune. Odtwarzacz sam w sobie nie był złym produktem – ale za drogi, tylko na Windowsa i, co najważniejsze, produktem, który miał gonić konkurenta. Jak można się było spodziewać, nie powiodła się i została przerwana.

Wyciągnięte wnioski: czasami lepiej przyznać się do porażki i znaleźć na rynku części, na których można dostarczać konkurencyjne produkty.

4. Wirtualne akta sprawy

Virtual Case File, czyli VCF, był rządowym projektem aplikacji komputerowej mającej zmodernizować przestarzałą infrastrukturę IT FBI. Po pięciu latach rozwoju i zużyciu prawie 170 milionów dolarów projekt został porzucony. FBI spotkało się z ostrą krytyką programu, ponieważ stracił miliony dolarów podatników i nie doprowadził do niczego.

Wyciągnięte wnioski: projekt cierpiał z powodu dosłownie wszelkiego rodzaju niepowodzeń podczas tworzenia oprogramowania: braku architektury technicznej, rozszerzania zakresu, mikrozarządzania, rozrostu kodu, niekończących się zmian specyfikacji i wielu innych. Ten przypadek pokazuje, jak ważne jest staranne planowanie i ścisłe przestrzeganie wybranej metodologii.

5. Jabłko Lisa

Lisa była pierwszym komputerem stacjonarnym z myszą – technologią, która ostatecznie przejęła rynek. Jednak nawet drogie reklamy nie były w stanie przekonać konsumentów: produkt był w rzeczywistości znacznie mniejszy niż obiecywała kampania, a ludzie nie byli tak zainteresowani, jak początkowo przewidywał Apple.

Wyciągnięte wnioski: przesadzanie nie jest drogą do długoterminowego sukcesu. Nieprzejrzystość co do możliwości dostarczonego produktu niszczy projekt.

6. Nowa cola

„Smak Ameryki właśnie się poprawił” – głosiły reklamy. Po przetestowaniu nowego przepisu Coca-Cola zorientowała się, że ludzie wolą nowy smak od tradycyjnego. Nie było to zaskoczeniem: nowy produkt powinien smakować bardziej jak Pepsi, do którego Coca-Cola traciła grunt. Wypuszczono nową colę. Nic nie mogło się nie udać, prawda? Nie. Ludzie nie kupili nowego produktu zgodnie z oczekiwaniami, a Coca-Cola wróciła do tradycyjnej formuły.

Wyciągnięte wnioski: jeśli to działa, nie naprawiaj tego! W starym produkcie nie było nic złego, więc nie trzeba było go „ulepszać”.

7. Kryształowa Pepsi

To niezwykłe, jak szum wokół zdrowej żywności wpływa na rynek „niezdrowej” żywności. Na początku lat dziewięćdziesiątych PepsiCo wypuściło nową, „czystą” wersję swojego słynnego napoju bezalkoholowego, twierdząc, że jest zdrowszy niż tradycyjna ciemna soda. Nie wiemy, czy to prawda, ale faktem jest, że ludzie nie byli zainteresowani jej zakupem, bo smak był nie do końca odpowiedni… nie wspominając już o tym, że miłośnicy zdrowej żywności zwykle nie piją napojów gazowanych i sztucznie aromatyzowanych.

Wyciągnięte wnioski: rozlewnie ostrzegli PepsiCo, że porażka jest bardzo prawdopodobna. David Novak, dyrektor operacyjny, przyznał później, że nauczył się tej lekcji: jeśli ludzie poruszają problemy, mogą mieć rację.

8. Transporter osobisty Segway

A jeśli masz genialny pomysł i nową technologię? Nie, to niekoniecznie oznacza, że ​​będziesz pionierem. Może Twój produkt będzie klapą – tak jak Segway: zamiast stać się transportem nowej generacji, zniknął i został zapomniany wkrótce po debiucie w 2001 roku.

Wyciągnięte wnioski: jeśli występują poważne problemy z produktem, najpierw je wykryj i napraw. Konsumenci uznali Segway za zbyt drogi, miasta zakazały go na chodnikach ze względu na prędkość, a ostatecznie produkt okazał się nieopłacalny.

9. Port lotniczy Berlin-Brandenburg

I ostatnia, ale zdecydowanie nie najmniejsza. Projekt trzeciego berlińskiego lotniska jest najnowszym i aktualnym przykładem systematycznego niepowodzenia projektu. Pełzanie zakresu, niezarządzane zmiany, zbyt wielu interesariuszy o zupełnie innych zainteresowaniach, słaba komunikacja – wszystko to czyni z tego klasyczny przykład niepowodzenia dużych projektów.

Wyciągnięte wnioski: wszystkie aspekty zarządzania projektami są ważne, a jeśli kilka z nich jest zarządzanych słabo lub wcale, projekt był skazany na porażkę – nawet jeśli wydaje się odpowiadać potrzebom wielu.

Zapobieganie niepowodzeniom projektów

Wiedząc, jakie są najczęstsze przyczyny niepowodzeń, łatwiej jest zidentyfikować możliwe problemy w trakcie projektu. Opracowanie procedur, które pomagają unikać awarii i łagodzić ich konsekwencje, jest ważnym etapem planowania projektu. Oto kilka porad, jak radzić sobie z ryzykiem niepowodzenia i co planować w odniesieniu do ryzyka niepowodzenia:

1. Upewnij się, że Twoje plany, zakres i terminy są realistyczne. Korzystanie z poprzednich danych jest możliwe do prognozowania czasu dostawy, dynamiki pracy i części pracy, które wymagają dodatkowego wysiłku lub uwagi.
   
2. Zaplanuj procedury monitorowania na wszystkich etapach projektu. Opracuj lub zastosuj w tym celu znormalizowane procesy. Najczęstszą przyczyną wykrywania i rozpoznawania awarii, gdy jest za późno, jest nieprawidłowe monitorowanie procesu. Ponieważ jednak ryzyko jest nieuniknioną częścią każdego projektu, wymaga szczególnej uwagi na wczesnych etapach, kiedy można mu skutecznie zapobiegać.
   
3. Użyj specjalnych narzędzi do zarządzania pracą, aby monitorować postępy swojego projektu i identyfikować możliwe obszary ryzyka. Dane zebrane przez zespół zapewniają cenny wgląd w to, które części projektu wymagają szczególnej uwagi.
   
4. Wybierz metodykę zarządzania projektami, która najlepiej sprawdzi się w Twoim konkretnym projekcie, przestrzegaj jej zasad i upewnij się, że członkowie Twojego zespołu rozumieją, jak to działa i jakie role pełni każdy z nich w całym procesie.
   
5. Porozumieć się. Zaplanuj czas na komunikację w zespole projektowym, organizuj spotkania (ale pamiętaj o efektywnym wykorzystaniu czasu) i zachęcaj członków zespołu do zgłaszania ewentualnych problemów, jeśli je zauważą.
   
6. Upewnij się, że Twój zespół nie ma za mało personelu, obciążenia są rozsądnie rozłożone, a indywidualne obowiązki są jasne dla każdego członka zespołu.
   
7. Upewnij się, że długoterminowe cele są widoczne dla Twojego zespołu i wszyscy rozumieją, w jaki sposób zespół projektowy zmierza do nich.

Streszczenie

Zarządzanie projektem bez narażania się na jakiekolwiek ryzyko jest prawie niemożliwe, ale istnieją skuteczne sposoby, aby zapobiec niepowodzeniom projektu. Przestrzeganie ustalonych procedur i metodologii oraz dostosowywanie ich do konkretnego projektu jest uznanym sposobem radzenia sobie z trudnościami i zmieniającym się środowiskiem. I nie zapominaj o wyciąganiu wniosków z wcześniejszych niepowodzeń – niekoniecznie własnych.