De ce proiectele eșuează

Un proiect realizat cu respectarea strictă a planului inițial este neobișnuit. Riscurile fac parte din orice proiect, iar sarcina managerului este de a le împiedica să provoace eșecuri. În acest articol, vom afla de ce proiectele eșuează și cum să gestionăm riscurile de eșec.

În viața reală, proiectele se desfășoară rar conform planului – este un fapt trist, dar adevărat. Eșecurile se întâmplă, dar au și efectele lor pozitive. Sunt o sursă de experiență și lecții valoroase care ajută la reușita în viitor. În acest articol, vom arunca o privire mai atentă la motivele eșecurilor proiectelor, a eșecurilor de proiect celebre și a lecțiilor învățate din acestea și a recomandărilor generale despre cum să le evitați.

Motive comune pentru eșecurile proiectului

Fiecare proiect este individual – ceea ce înseamnă că riscurile și posibilele motive de eșec sunt și ele individuale. Cu toate acestea, există motive tipice de defecțiuni care pot apărea în orice mediu. Și, în timp ce urmăriți cu atenție datele proiectului pentru a identifica posibilele blocaje și vulnerabilități, este util să fiți conștienți de situațiile obișnuite care cauzează eșecuri.

• Flux de acoperire

  Cauzat din diverse motive, scăparea domeniului de aplicare este principalul factor care duce la eșecul unui proiect. Schimbările neplanificate, erorile de estimare și întârzierile neașteptate duc echipa să nu fie în măsură să livreze domeniul de lucru convenit în timpul necesar. De aceea, planificarea atentă și managementul adecvat al schimbărilor sunt esențiale pentru succesul proiectului.

• Erori de alocare a resurselor

  Personalul insuficient și prea multă muncă întreprinsă de echipă cauzează problema alocării resurselor: prea puțini oameni lucrează la prea multe proiecte sau sarcini în același timp. Nu este surprinzător că se lucrează mai puțin (ne amintim cu toții despre efectele dăunătoare ale multitaskingului), iar proiectele eșuează în cele din urmă – ca să nu mai vorbim de efectele acumulate asupra performanței personalului și asupra mediului de lucru.

• Comunicare slabă

  S-a spus mult despre importanța comunicării în managementul proiectelor, dar echipele și indivizii încă tind să se ocupe de lipsa acesteia. Nu este vorba doar despre comunicarea managerului cu echipa, ci și despre schimbul de informații între membrii echipei. Acest lucru ajută la planificarea mai bună a activității, la detectarea posibilelor blocaje și la prevenirea problemelor majore.

• Estimări greșite

  O estimare exactă înseamnă o planificare corectă – dar nu este întotdeauna posibilă. Acest lucru este valabil mai ales pentru sarcinile non-triviale și proiectele non-standard. Desigur, chiar și „estimarile” uneori se pot dovedi a fi exacte, dar de obicei nu este cazul. Așadar, creșterea preciziei estimării și, dacă nu este posibil, rezervarea timpului pentru o muncă sporită este esențială pentru derularea și livrarea unui proiect.

• Monitorizare slabă

  Deși pare a fi destul de evident că monitorizarea și controlul sunt importante în fiecare etapă a proiectului, uneori proiectul eșuează, deoarece acest tip de lucru al proiectului nu este realizat în pașii incipiente. Monitorizarea adecvată ajută la gestionarea modificărilor, la ajustarea programelor și a planurilor și la prevenirea deformarii domeniului de aplicare și a problemelor cauzate de aceasta.

• Micromanagement

  Micromanagementul nu este același lucru cu controlul amănunțit – iar efectele sale negative ruinează literalmente eforturile echipei de a livra un proiect la timp. Atrage lipsa de încredere și distruge ideea de lucru în echipă și colaborare agilă. În plus, consumă cantități abia accesibile de timp ale managerilor, care altfel ar putea fi cheltuite productiv.

• Fără management al riscului

  După cum vedem, există multe dintre motivele comune ale eșecurilor proiectelor și chiar mai unice. Un manager înțelept ar trebui să le detecteze și să le prevină în stadii incipiente. Riscurile nu dispar doar atunci când sunt ignorate și, atunci când nu se efectuează niciun management al riscului, ele apar în etapele ulterioare și provoacă o schimbare majoră a domeniului de aplicare.

9 eșecuri celebre ale proiectelor și lecții învățate

Când proiectele mari eșuează, ajung în titlurile de știri – sau uneori în cărți de istorie. Rezultatele lor se transformă în lecții grozave pentru orice manager: ce erori pot ruina tot efortul investit și ar trebui evitate, ce probleme pot fi anticipate în diferite faze ale proiectului și cum să le gestionezi. Iată o listă cu mai multe eșecuri notorii ale proiectelor din trecut și prezent.

1. Edsel de Ford

Unul dintre eșecurile istorice memorabile este acest proiect ambițios al Ford: o mașină nou-nouță, numită după fiul lui Henry Ford, cercetare amplă de piață, facilități speciale de producție – și așteptări ridicate rezultate. Cu toate acestea, până când cercetarea a fost făcută și mașina a fost prezentată în 1957, piața s-a mutat deja către cumpărarea de mașini compacte – ceea ce nu a fost cazul lui Edsel.

Lecții învățate: Cu tot respectul față de importanța unei cercetări amănunțite și a unei dezvoltări elaborate, este întotdeauna esențial să ne amintim despre viteza dinamicii pieței. Încetinirea unui proiect înseamnă pierderea oportunităților de pe piață.

Notă : „Eșecul este pur și simplu oportunitatea de a începe din nou, de data aceasta mai inteligent”, a spus Henry Ford, iar eșecul Edsel în cele din urmă nu a fost o pierdere completă: unitățile de producție construite pentru acesta au fost folosite pentru producerea noii linii de mașini compacte.

2. DeLorean DMC-12

Celebra mașină „Înapoi în viitor” și unul dintre cele mai cunoscute eșecuri ale proiectului: compania și proiectul singurului său model de mașină au suferit diverse probleme cu mult înainte ca prima mașină să fie produsă și, deja, la început, consultanții au prognozat o 1 din 10 șanse de succes. În cele din urmă, acest lucru s-a transformat în probleme de calitate, întârzieri enorme și probleme financiare. În 1982, John DeLorean, fondatorul, a fost arestat sub acuzația de trafic de droguri și, deși a fost găsit nevinovat, era prea târziu.

Cu toate acestea, DeLorean pare să revină: noua mașină este anunțată pentru începutul lui 2019, cu motor îmbunătățit și viteze mai mari.

Lecții învățate: incertitudinea mare deja la începutul proiectului, planificarea proastă și lipsa managementului calității nu sunt cu adevărat inamici neaștepți ai succesului proiectului. O altă lecție: în unele cazuri, valorificarea nostalgiei și rezolvarea problemelor critice ale trecutului poate readuce proiectul la viață.

3. Microsoft Zune

La începutul anilor 2000, Apple a preluat piața playerelor media portabile cu iPod-ul său, dar Microsoft nu a putut doar să accepte această pierdere. În loc să-și recunoască înfrângerea, au lansat playerul lor portabil, Zune. Playerul nu era un produs prost în sine – dar era prea scump, doar pentru Windows și, cel mai important, un produs conceput pentru a urmări concurentul. În mod previzibil, a eșuat și a fost întrerupt.

Lecții învățate: uneori este mai bine să recunoști înfrângerea și să afli părți de piață unde poți livra produse competitive.

4. Dosarul de caz virtual

Virtual Case File, sau VCF, a fost un proiect guvernamental al unei aplicații software destinată să modernizeze infrastructura IT învechită a FBI. După cinci ani de dezvoltare și aproape 170 de milioane de dolari consumați, proiectul a fost abandonat. FBI a ajuns să se confrunte cu critici puternice la adresa programului, deoarece a pierdut milioane de dolari ai contribuabililor și nu a dus la nimic.

Lecții învățate: proiectul a suferit literalmente tot felul de eșecuri în dezvoltarea software-ului: lipsa arhitecturii tehnice, scăderea domeniului de aplicare, micromanagement, umflarea codului, modificări nesfârșite ale specificațiilor și multe altele. Acest caz arată importanța unei planificări atente și a respectării stricte a metodologiei alese.

5. Apple Lisa

Lisa a fost primul desktop cu mouse – o tehnologie care a preluat în cele din urmă piața. Cu toate acestea, nici măcar reclamele scumpe nu au putut convinge consumatorii: produsul a fost de fapt mult mai puțin decât a promis campania, iar oamenii nu au fost atât de interesați pe cât a anticipat Apple inițial.

Lecții învățate: promiterea excesivă nu este o modalitate de succes pe termen lung. A nu fi transparent cu privire la capacitățile produsului livrat distruge proiectul.

6. Cola nouă

„Gustul Americii tocmai s-a îmbunătățit”, - spuneau reclamele. După ce a testat noua rețetă, Coca-Cola și-a dat seama că oamenii preferă noul gust față de cel tradițional. Nu a fost o surpriză: noul produs ar trebui să aibă mai mult un gust de Pepsi, față de care Coca-Cola pierdea teren. Noua Cola a fost lansată. Nimic nu ar putea merge prost, nu? Nu. Oamenii nu au cumpărat noul produs așa cum se aștepta, iar Coca-Cola a revenit la formula tradițională.

Lecții învățate: dacă funcționează, nu-l repara! Nu era nimic în neregulă cu produsul vechi, așa că nu era nevoie să-l „îmbunătățim”.

7. Crystal Pepsi

Este remarcabil cât de hype-ul alimentar sănătos influențează piața alimentară „nesănătoasă”. La începutul anilor '90, PepsiCo a lansat noua versiune „clară” a faimoasei lor băuturi răcoritoare, susținând că este mai sănătoasă decât băutura neagră tradițională. Nu știm dacă a fost adevărat, dar adevărul este că oamenii nu au fost interesați să-l cumpere pentru că aroma nu era tocmai potrivită... ca să nu mai vorbim de faptul că fanii alimentelor sănătoase de obicei nu beau băuturi carbogazoase și aromate artificial.

Lecții învățate: îmbuteliatorii au avertizat PepsiCo că eșecul este foarte posibil. David Novak, COO, a recunoscut mai târziu că a învățat această lecție: dacă oamenii ridică probleme, s-ar putea să aibă dreptate.

8. Transportor personal Segway

Ce se întâmplă dacă ai o idee genială și o nouă tehnologie? Nu, nu înseamnă neapărat că vei fi un pionier. Poate că produsul tău va fi un eșec – la fel ca Segway: în loc să se transforme în transportul de generație următoare, a dispărut și a fost uitat la scurt timp după debutul său în 2001.

Lecții învățate: dacă există probleme serioase cu produsul dvs., mai întâi detectați-le și remediați-le. Consumatorii au considerat Segway-ul prea scump, orașele l-au interzis pe trotuare din cauza vitezei și, în cele din urmă, produsul s-a dovedit a nu fi viabil.

9. Aeroportul Berlin Brandenburg

Și, ultimul, dar cu siguranță nu în ultimul rând. Proiectul celui de-al treilea aeroport din Berlin este cel mai recent și relevant exemplu de eșec sistematic al proiectului. Difuzarea domeniului de aplicare, schimbări negestionate, prea mulți factori interesați cu interese complet diferite, comunicare slabă - toate acestea îl transformă într-un exemplu clasic al modului în care proiectele mari eșuează.

Lecții învățate: toate aspectele managementului de proiect sunt importante și, dacă mai multe dintre ele sunt gestionate prost sau deloc, proiectul a fost sortit eșecului – chiar dacă pare să răspundă nevoilor multora.

Prevenirea eșecurilor proiectului

Știind care sunt motivele comune ale eșecului, este mai ușor să identifici posibilele probleme în cursul unui proiect. Dezvoltarea procedurilor care ajută la evitarea eșecurilor și la atenuarea consecințelor acestora este un pas important al planificării proiectului. Iată câteva sfaturi despre cum să gestionați riscurile de eșec și ce să planificați în ceea ce privește riscurile de eșec:

1. Asigurați-vă că planurile, domeniul de aplicare și termenele sunt realiste. Este posibil să utilizați datele anterioare pentru a estima timpul de livrare, dinamica muncii și părțile de lucru care necesită efort sau atenție suplimentară.
   
2. Planificați procedurile de monitorizare a tuturor etapelor proiectului. Dezvoltați sau adoptați procese standardizate pentru aceasta. Cel mai frecvent motiv pentru care defecțiunile sunt detectate și recunoscute atunci când este prea târziu este nemonitorizarea corectă a procesului. Cu toate acestea, deoarece riscul este o parte inevitabilă a oricărui proiect, acesta necesită o atenție specială la pașii de început, când poate fi prevenit eficient.
   
3. Utilizați instrumente speciale de gestionare a muncii pentru a monitoriza progresul proiectului și pentru a identifica posibilele zone de risc. Datele colectate de echipă oferă informații valoroase asupra părților proiectului care necesită o atenție deosebită.
   
4. Selectați o metodologie de management de proiect care ar funcționa cel mai bine pentru proiectul dvs. particular, urmați-i principiile și asigurați-vă că membrii echipei înțeleg cum funcționează și ce rol are fiecare dintre ei în întregul proces.
   
5. Comunica. Planificați timp pentru comunicare în cadrul echipei de proiect, organizați întâlniri (dar amintiți-vă de utilizarea eficientă a timpului) și încurajați membrii echipei să aducă la iveală posibile probleme dacă le observă.
   
6. Asigurați-vă că echipa dvs. nu are personal insuficient, că volumul de muncă este distribuit în mod rezonabil și că responsabilitățile individuale sunt clare pentru fiecare membru al echipei.
   
7. Asigurați-vă că obiectivele pe termen lung sunt vizibile pentru echipa dvs. și că toată lumea înțelege cum se îndreaptă echipa de proiect spre ele.

rezumat

Cu greu este posibil să gestionezi un proiect fără a te confrunta cu niciun risc, dar există modalități eficiente de a preveni ca aceste riscuri să provoace eșecuri ale proiectului. Urmărirea procedurilor și metodologiilor stabilite și adaptarea acestora la proiectul specific este o modalitate recunoscută de a gestiona dificultățile și mediile în schimbare. Și nu uitați să învățați din eșecurile anterioare – nu neapărat pe cele proprii.