Por qué fracasan los proyectos

Un proyecto realizado en estricto cumplimiento del plan inicial es poco común. Los riesgos son parte de cualquier proyecto, y la tarea del gerente es evitar que provoquen fallas. En este artículo, descubriremos por qué fallan los proyectos y cómo manejar los riesgos de falla.

En la vida real, los proyectos rara vez funcionan según lo planeado; es un hecho triste pero cierto. Los fracasos ocurren, pero también tienen sus efectos positivos. Son una fuente de valiosa experiencia y lecciones que ayudan a tener éxito en el futuro. En este artículo, veremos más de cerca las razones de los fracasos de los proyectos, los fracasos de proyectos famosos y las lecciones aprendidas de ellos, y las recomendaciones generales sobre cómo evitarlos.

Razones comunes de las fallas del proyecto

Cada proyecto es individual, lo que significa que sus riesgos y posibles razones de falla también son individuales. Sin embargo, existen causas típicas de fallas que pueden aparecer en cualquier entorno. Y, mientras realiza un seguimiento cuidadoso de los datos de su proyecto para identificar posibles cuellos de botella y vulnerabilidades, es útil conocer las situaciones comunes que provocan fallas.

• fluencia del alcance

  Causado por varias razones, el desplazamiento del alcance es el factor principal que conduce al fracaso de un proyecto. Los cambios no planificados, los errores de estimación y los retrasos inesperados hacen que el equipo no pueda entregar el alcance del trabajo acordado en el tiempo requerido. Es por eso que la planificación cuidadosa y la gestión adecuada del cambio son fundamentales para el éxito del proyecto.

• Errores de asignación de recursos

  La escasez de personal y el exceso de trabajo realizado por el equipo provocan el problema de asignación de recursos: muy pocas personas están trabajando en demasiados proyectos o tareas al mismo tiempo. No es sorprendente que se haga menos trabajo (todos recordamos los efectos nocivos de la multitarea) y que los proyectos finalmente fracasen, sin mencionar los efectos acumulados en el desempeño del personal y el entorno laboral.

• Mala comunicación

  Se ha dicho mucho sobre la importancia de la comunicación en la gestión de proyectos, pero los equipos y las personas todavía tienden a lidiar con la falta de ella. No se trata solo de la comunicación del gerente con el equipo, sino también del intercambio de información entre los miembros del equipo. Esto ayuda a planificar mejor el trabajo, detectar posibles cuellos de botella y prevenir problemas mayores.

• Estimaciones incorrectas

  Una estimación precisa significa una planificación correcta, pero no siempre es posible. Esto es particularmente cierto para tareas no triviales y proyectos no estándar. Por supuesto, incluso las "estimaciones" a veces pueden resultar precisas, pero por lo general ese no es el caso. Por lo tanto, aumentar la precisión de la estimación y, si no es posible, reservar tiempo para aumentar el trabajo es esencial para ejecutar y entregar un proyecto.

• Supervisión deficiente

  Si bien parece bastante obvio que el monitoreo y el control son importantes en cada etapa del proyecto, a veces el proyecto aún falla porque este tipo de trabajo del proyecto no se realiza en los primeros pasos. El monitoreo adecuado ayuda a administrar los cambios, ajustar los cronogramas y los planes, y evitar el avance del alcance y los problemas causados ​​por este.

• Microgestión

  La microgestión no es lo mismo que un control exhaustivo, y sus efectos negativos literalmente arruinan los esfuerzos del equipo para entregar un proyecto a tiempo. Invita a la falta de confianza y destruye la idea del trabajo en equipo ágil y la colaboración. Además, consume cantidades apenas asequibles de tiempo de los gerentes que, de otro modo, podrían gastarse productivamente.

• Sin gestión de riesgos

  Como vemos, hay muchas razones comunes para los fracasos de los proyectos, y aún más las únicas. Un gerente inteligente debe detectarlos y prevenirlos en etapas tempranas. Los riesgos no desaparecen simplemente cuando se ignoran, y cuando no se lleva a cabo una gestión de riesgos, aparecen en pasos posteriores y provocan un mayor avance del alcance.

9 fracasos de proyectos famosos y lecciones aprendidas

Cuando los grandes proyectos fallan, terminan en los titulares de las noticias o, a veces, en los libros de historia. Sus resultados se convierten en grandes lecciones para cualquier gerente: qué errores pueden arruinar todo el esfuerzo invertido y deben evitarse, qué problemas se pueden anticipar durante las diferentes fases del proyecto y cómo manejarlos. Aquí hay una lista de varios fracasos de proyectos notorios del pasado y del presente.

1. Edsel de Ford

Uno de los fracasos históricos memorables es este ambicioso proyecto de Ford: un automóvil completamente nuevo que lleva el nombre del hijo de Henry Ford, una extensa investigación de mercado, instalaciones de producción especiales y las altas expectativas resultantes. Sin embargo, cuando se realizó la investigación y se presentó el automóvil en 1957, el mercado ya se había desplazado hacia la compra de automóviles compactos, lo que no fue el caso de Edsel.

Lecciones aprendidas: con todo respeto a la importancia de una investigación exhaustiva y un desarrollo elaborado, siempre es crucial recordar la velocidad de la dinámica del mercado. Retrasar un proyecto significa perder oportunidades de mercado.

Nota : “El fracaso es simplemente la oportunidad de comenzar de nuevo, esta vez de manera más inteligente”, dijo Henry Ford, y el fracaso de Edsel finalmente no fue una pérdida total: las instalaciones de producción construidas para él se utilizaron para producir la nueva línea de autos compactos.

2. DeLorean DMC-12

El famoso automóvil “Regreso al futuro” y uno de los fracasos de proyecto más conocidos: la empresa y el proyecto de su único modelo de automóvil sufrieron varios problemas mucho antes de que se produjera el primer automóvil, y ya en las primeras etapas los consultores pronosticaron un 1 en 10 posibilidades de éxito. Eventualmente, esto se convirtió en problemas de calidad, enormes retrasos y problemas financieros. En 1982, John DeLorean, el fundador, fue arrestado por cargos de narcotráfico y, aunque fue declarado inocente, ya era demasiado tarde.

Sin embargo, DeLorean parece estar regresando: el nuevo automóvil se anuncia para principios de 2019, con un motor mejorado y velocidades más rápidas.

Lecciones aprendidas: la gran incertidumbre ya desde el comienzo del proyecto, la mala planificación y la falta de gestión de la calidad no son enemigos inesperados del éxito del proyecto. Otra lección: en algunos casos, aprovechar la nostalgia y solucionar problemas críticos del pasado puede hacer que el proyecto vuelva a la vida.

3. Microsoft Zune

A principios de la década de 2000, Apple se hizo cargo del mercado de los reproductores multimedia portátiles con su iPod, pero Microsoft no podía aceptar esta pérdida. En lugar de admitir su derrota, lanzaron su reproductor portátil, Zune. El reproductor no era un mal producto en sí mismo, pero era demasiado caro, solo para Windows y, lo más importante, un producto diseñado para perseguir a la competencia. Como era de esperar, fracasó y se suspendió.

Lecciones aprendidas: a veces es mejor admitir la derrota y descubrir partes del mercado donde puede ofrecer productos competitivos.

4. Expediente de Caso Virtual

Virtual Case File, o VCF, fue un proyecto gubernamental de una aplicación de software destinada a modernizar la infraestructura de TI obsoleta del FBI. Después de cinco años de desarrollo y casi $170 millones consumidos, el proyecto fue abandonado. El FBI terminó enfrentando fuertes críticas al programa, ya que perdió millones de dólares de los contribuyentes y no condujo a nada.

Lecciones aprendidas: el proyecto sufrió literalmente todo tipo de fallas en el desarrollo de software: falta de arquitectura técnica, aumento del alcance, microgestión, exceso de código, cambios interminables en las especificaciones y mucho más. Este caso muestra la importancia de una planificación cuidadosa y siguiendo estrictamente la metodología elegida.

5. Manzana Lisa

Lisa fue la primera computadora de escritorio con mouse, una tecnología que eventualmente se apoderó del mercado. Sin embargo, incluso los anuncios caros no pudieron convencer a los consumidores: el producto era en realidad mucho menos de lo que prometía la campaña, y la gente no estaba tan interesada como Apple anticipó inicialmente.

Lecciones aprendidas: prometer demasiado no es una forma de éxito a largo plazo. No ser transparente sobre las capacidades del producto entregado destruye el proyecto.

6. Nueva Coca-Cola

"El sabor de Estados Unidos acaba de mejorar", decían los anuncios. Después de probar la nueva receta, Coca-Cola descubrió que la gente prefería el nuevo sabor al tradicional. Eso no fue una sorpresa: el nuevo producto debería saber más como Pepsi, frente a la cual Coca-Cola estaba perdiendo terreno. La nueva Coca-Cola fue lanzada. Nada podría salir mal, ¿verdad? No. La gente no compró el nuevo producto como se esperaba y Coca-Cola volvió a la fórmula tradicional.

Lecciones aprendidas: si funciona, ¡no lo arregles! No había nada malo con el producto anterior, por lo que no había necesidad de "mejorarlo".

7. Cristal Pepsi

Es notable cómo la exageración de los alimentos saludables influye en el mercado de alimentos "poco saludables". A principios de los noventa, PepsiCo lanzó la nueva versión “clara” de su famoso refresco, afirmando que es más saludable que el refresco oscuro tradicional. No sabemos si eso era cierto, pero el hecho es que la gente no estaba interesada en comprarlo porque el sabor no era el correcto… sin mencionar que los fanáticos de la comida saludable generalmente no toman bebidas carbonatadas y con sabores artificiales.

Lecciones aprendidas: los embotelladores advirtieron a PepsiCo que el fracaso es muy posible. David Novak, el director de operaciones, admitió más tarde que aprendió esta lección: si las personas plantean problemas, es posible que tengan razón.

8. Transporte personal Segway

¿Qué pasa si tienes una idea brillante y una nueva tecnología? No, no significa necesariamente que serás un pionero. Tal vez su producto sea un fracaso, al igual que Segway: en lugar de convertirse en el transporte de la próxima generación, se desvaneció y fue olvidado poco después de su debut en 2001.

Lecciones aprendidas: si hay problemas graves con su producto, primero detecte y solucione. Los consumidores encontraron que el Segway era demasiado caro, las ciudades lo prohibieron en las aceras debido a la velocidad y, finalmente, el producto resultó no ser viable.

9. Aeropuerto de Berlín Brandeburgo

Y, por último, pero definitivamente no menos importante. El proyecto del tercer aeropuerto de Berlín es el ejemplo más reciente y relevante de fracaso sistemático del proyecto. Desplazamiento del alcance, cambios no gestionados, demasiadas partes interesadas con intereses completamente diferentes, mala comunicación: todo esto lo convierte en un ejemplo clásico de cómo fallan los grandes proyectos.

Lecciones aprendidas: todos los aspectos de la gestión de proyectos son importantes, y si varios de ellos se gestionan mal o no se gestionan en absoluto, el proyecto estaba condenado al fracaso, incluso si parece satisfacer las necesidades de muchos.

Prevención de fallas en el proyecto

Sabiendo cuáles son las razones comunes de las fallas, es más fácil identificar posibles problemas en el transcurso de un proyecto. Desarrollar procedimientos que ayuden a evitar fallas y mitigar sus consecuencias es un paso importante de la planificación de proyectos. Aquí hay algunos consejos sobre cómo manejar los riesgos de fallas y qué planificar con respecto a los riesgos de fallas:

1. Asegúrese de que sus planes, alcance y plazos sean realistas. Es posible utilizar datos anteriores para pronosticar el tiempo de entrega, la dinámica de trabajo y las partes de trabajo que necesitan un esfuerzo o atención adicional.
   
2. Plan para los procedimientos de seguimiento en todos los pasos del proyecto. Desarrollar o adoptar procesos estandarizados para ello. La razón más común por la que las fallas se detectan y reconocen cuando es demasiado tarde es por no monitorear el proceso adecuadamente. Sin embargo, dado que el riesgo es una parte inevitable de cualquier proyecto, necesita una atención especial en los primeros pasos, cuando se puede prevenir de manera eficiente.
   
3. Utilice herramientas especiales de gestión del trabajo para controlar el progreso de su proyecto e identificar posibles áreas de riesgo. Los datos recopilados por el equipo brindan información valiosa sobre qué partes del proyecto necesitan una atención especial.
   
4. Seleccione una metodología de gestión de proyectos que funcione mejor para su proyecto en particular, siga sus principios y asegúrese de que los miembros de su equipo entiendan cómo funciona y qué roles tiene cada uno de ellos en todo el proceso.
   
5. Comunicar. Planifique tiempo para la comunicación dentro del equipo del proyecto, organice reuniones (pero recuerde el uso eficiente del tiempo) y anime a los miembros del equipo a plantear posibles problemas si los notan.
   
6. Asegúrese de que su equipo no tenga poco personal, que las cargas de trabajo estén razonablemente distribuidas y que las responsabilidades individuales sean claras para cada miembro del equipo.
   
7. Asegúrese de que los objetivos a largo plazo sean visibles para su equipo y que todos entiendan cómo el equipo del proyecto se está moviendo hacia ellos.

Resumen

Es casi imposible administrar un proyecto sin enfrentar ningún riesgo, pero existen formas eficientes de evitar que estos riesgos provoquen fallas en el proyecto. Seguir los procedimientos y metodologías establecidos y adaptarlos al proyecto específico es una forma reconocida de manejar las dificultades y los entornos cambiantes. Y no se olvide de aprender de los fracasos anteriores, no necesariamente de los suyos.