10 najważniejszych zalet i wad pomiaru produktywności pracowników

Mierzenie produktywności pracowników w biurze i zdalnej przestrzeni roboczej jest kluczowym czynnikiem w organizacji. Monitorowanie wydajności pracowników jest skutecznym sposobem utrzymywania produktywności, ustalania odpowiedzialności i śledzenia godzin pracy.

Dlatego organizacje decydują się na oprogramowanie monitorujące pracowników, aby poprawić standardy pracy i zarządzać swoimi pracownikami. Stosowanie aplikacji do monitorowania pracowników jest powszechne w wielu firmach, ale jest to korzystne tylko wtedy, gdy jest wykonane prawidłowo.

Niewłaściwe monitorowanie pracowników może powodować problemy z prywatnością, a w najgorszym przypadku konsekwencje prawne.

Naszym celem w tym artykule jest pomoc w określeniu, czy monitorowanie pracowników jest tego warte, czy nie, poprzez zapoznanie się z jego zaletami i wadami.

Korzyści z pomiaru wydajności pracowników

1. Zapewnia uczciwość

Organizowanie pracowników w ich miejscu pracy to trudne zadanie. Wyzwania związane z zarządzaniem siłą roboczą są bardzo zróżnicowane. Trudno określić, kiedy pracownicy rozpoczynają swoje zadania. Nie możesz stwierdzić, czy pracują nad twoimi zadaniami, czy spędzają czas na innych rzeczach. Trudno określić, ile czasu poświęcają na dane zadanie.

Jeśli masz pracowników zdalnych, zarządzanie nimi jest jeszcze trudniejsze. Zarządzanie czasem i wydajnością również jest trudne dla pracowników.

Śledzenie czasu i monitorowanie wydajności pracowników może złagodzić te obawy. Korzystając z dobrego narzędzia do monitorowania pracowników, możesz zobaczyć, kiedy Twoi pracownicy wchodzą i wychodzą. Będziesz wiedział, nad jakim projektem pracują i jak wydajnie pracują. Co więcej, obliczanie czasu zakończenia projektu jest jeszcze łatwiejsze dzięki oprogramowaniu do śledzenia czasu.

Aplikacje do monitorowania pracowników również przynoszą korzyści pracownikom. Dopóki pracują nad swoimi zadaniami, nie będą musieli się bronić. Za pomocą narzędzia monitorującego pracodawca może to natychmiast zweryfikować.

2. Możesz śledzić produktywność indywidualną i zespołową

Oprogramowanie do monitorowania pracowników to najlepsze narzędzie do śledzenia wydajności.

Jeśli nie możesz monitorować produktywności swoich zespołów, nie będziesz wiedział, jaka jest ich produktywność. Wiele firm nie monitoruje produktywności swoich pracowników. Jeśli nie masz jasnego sposobu monitorowania produktywności, musisz zgadywać.

Proste przypuszczenie nie wystarczy, gdy sytuacja stanie się ciężka. Stracisz mnóstwo pieniędzy, ponieważ Twoje dane będą niedokładne. Ponadto możesz napotkać trudności w ocenie wyników i nagród pracowników.

Możesz uzyskać dzienne i tygodniowe raporty dotyczące łącznych godzin pracy, aplikacji i stron internetowych używanych przez pracowników, godzin produktywnych, przerw, realizowanych projektów itp.

W rezultacie możesz zidentyfikować słabe punkty swojej produktywności i pracować nad ich poprawą. Pracownicy uzyskują również dostęp do statystyk dotyczących marnowania czasu, które pomagają im szybko wprowadzać poprawki.

Możesz korzystać z oprogramowania do monitorowania pracowników niezależnie od tego, czy masz pracowników zdalnych.

3. Wyznacza pozytywne standardy zachowania w miejscu pracy

W idealnym świecie proces onboardingu wyjaśni, jakie czynności online są dozwolone w godzinach pracy. To zadanie może być nawet wymuszane przez zapory blokujące niektóre aplikacje i strony internetowe.

Jeśli jednak nie zapewnisz oddzielnego komputera dla pracowników zdalnych, trudno jest uzasadnić blokowanie niektórych witryn. Twoi pracownicy prawdopodobnie będą potrzebować dostępu do Facebooka w wolnym czasie, więc nie możesz go blokować na czas nieokreślony.

Jak możesz zapewnić, że Twoi pracownicy nie mają dostępu do żadnych produktywnych aplikacji ani witryn w czasie wolnym? Co robisz, aby upewnić się, że podczas pracy korzystają oni tylko z aplikacji związanych z pracą?

Korzystny byłby system monitorowania pracowników. Korzystając z systemu monitorowania pracowników, możesz śledzić aplikacje i strony internetowe, do których Twoi pracownicy uzyskują dostęp podczas ich pracy. Możesz przypomnieć im o zasadach pracy firmy, jeśli stwierdzisz, że korzystają z serwisów społecznościowych w godzinach pracy.

Monitorowanie korzystania z sieci przez pracowników pozwala ustalić lepsze standardy zachowania i określić, co jest, a co nie jest właściwe.

4. Identyfikuje pracowników o wysokich wynikach i pracowników o niższych wynikach

Większość pracowników zdobywa zaufanie pracodawców poprzez jakość swojej pracy i produktywność. Ciężka praca i produktywność są trudne do zmierzenia, ale jak się tego dowiedzieć?

Program monitorowania może pomóc pracodawcy w zweryfikowaniu tego. To narzędzie pokaże, którzy pracownicy osiągają wyniki, dotrzymują terminów i przekraczają swoje cele produktywności.

Możesz nagradzać tych pracowników, aby byli zmotywowani wiedząc, kim są. Możesz również wykorzystać swoje dane dotyczące produktywnych pracowników, aby przeszkolić innych pracowników w celu powielania tych zachowań.

W ten sposób możesz nagradzać dobrych pracowników, a także zwiększać wskaźniki produktywności osób osiągających gorsze wyniki. Jako ostateczna korzyść, monitorowanie pracowników może pomóc w identyfikacji nieuczciwych lub leniwych pracowników.

Korzystając z danych narzędzia dotyczących ich zachowania, możesz się z nimi skontaktować i przygotować plan przywrócenia ich na właściwe tory. W przypadku, gdy ci nie wierzą lub nie reagują dobrze, zawsze możesz przedstawić zapis tego, co zrobiłeś.

Są chwile, kiedy pracownik nie jest nieuczciwy lub leniwy; po prostu nie są w stanie sprostać wymaganiom swojej pracy.

5. Chroni firmę przed cyberatakami i zapobiega konfliktom

Możesz powstrzymać swoich pracowników przed odwiedzaniem potencjalnie niebezpiecznych, nieproduktywnych stron internetowych, monitorując ich wykorzystanie Internetu. Jakie jest prawdopodobieństwo, że otworzysz podejrzany link na swoim komputerze służbowym, jeśli będziesz wiedział, że Twój pracodawca Cię obserwuje? Mało prawdopodobne, prawda?

Możesz uniemożliwić pracownikom pobieranie i uzyskiwanie dostępu do podejrzanych witryn, aplikacji i plików, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu Twojej firmy.

Pilnowanie pracowników może również pomóc w zapobieganiu naruszeniom danych. Ponieważ ich korzystanie z Internetu jest monitorowane, będziesz w stanie zidentyfikować podejrzany ruch i odkryć, gdzie się zaczął. Identyfikowanie podejrzanych działań pomaga śledzić dane i chronić je przed niepożądanymi rękami.

Podczas pracy z freelancerami i klientami monitorowanie pracowników może pomóc uniknąć konfliktów. Dokładny zapis czasu spędzonego na projekcie zapewniony przez narzędzie monitorujące jest przydatny dla klientów rozliczeniowych. Nie będzie problemu z rozliczaniem ich za godziny, ponieważ możesz zweryfikować spędzony czas.

Pomiar wydajności pracowników: jakie są wady?

1. Obawy dotyczące prywatności

Istnieją obawy dotyczące prywatności związane z monitorowaniem pracowników. Czasami pracownicy mogą nie zdawać sobie sprawy, że ich pracodawcy je monitorują. Obserwowanie aktywności komputerowej pracowników bez ich zgody nigdy nie jest w porządku. Pomogłoby, gdybyś przestał korzystać z narzędzi monitorujących, które monitorują Twoich pracowników bez ich wiedzy.

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że większość pracowników będzie się martwić, że monitorujesz nawet ich godziny poza godzinami pracy. Ponadto obawiają się, że ich hasła mogą zostać ujawnione, a menedżerowie mogą nagrywać ich prywatne rozmowy i czaty.

Twoi pracownicy będą mieli z Tobą nieodwracalne problemy z zaufaniem. Gdy pracownicy dowiadują się, że ich pracodawcy przez cały czas potajemnie ich szpiegują, mogą im nie ufać.

Jeśli monitorujesz pracowników, najpierw upewnij się, że Ci zezwolili. Ważne jest podpisanie umowy, że będziesz monitorować ich działania. Następnie pracownik powinien pobrać oprogramowanie i samodzielnie je zainstalować.

Musisz określić rodzaj monitorowania w miejscu pracy. Poinformuj pracowników, w jaki sposób narzędzie ochroni ich prywatność. Powinni być w stanie kontrolować to, co jest monitorowane, a ty powinieneś wyjaśnić, dlaczego je monitorujesz.

2. Zakłócenia zaufania

Pracownicy prawdopodobnie poczują się nieufni, jeśli dowiedzą się, że planujesz korzystać z narzędzia do monitorowania. W rezultacie poczują, że ich poprzednia praca jest bezwartościowa i że musisz ich szpiegować, aby udowodnić swoją rację. W rezultacie nastąpi toksyczne środowisko pracy, obniżone morale pracowników i prawdopodobnie wyższe wskaźniki rotacji.

Wszyscy nie chcą się tak czuć w pracy. Możesz temu przeciwdziałać, profesjonalnie prezentując swoje oprogramowanie monitorujące.

Najpierw wyjaśnij im standardową politykę swojej firmy. Wszyscy w Twojej organizacji muszą z niego korzystać, od młodych pracowników po kadrę kierowniczą – nie jest to kwestia osobista ani skierowana do nich.

Monitorowanie pracowników staje się łatwiejsze do zaakceptowania w środowisku, w którym wszyscy są monitorowani. Nie poczujesz, że szpiegujesz lub stosujesz podwójne standardy, korzystając z oprogramowania monitorującego Twoich pracowników!

W ten sposób pracownik uświadamia sobie, że nie ma kwestii zaufania. To tylko polityka, która ma zastosowanie w całym zakresie monitorowania komputerów, jako narzędzia zwiększającego produktywność, które pomaga zarówno firmie, jak i pracownikowi, przedstawiać oprogramowanie do monitorowania pracowników jako narzędzie zabezpieczające.

3. Zastosowanie narzędzia do monitorowania

Gdy używasz narzędzia do monitorowania do śledzenia wydajności pracowników, personel może nie zaznajomić się z obsługą oprogramowania. Jeśli Twoi pracownicy nie znają aplikacji, korzystanie z oprogramowania nie zapewnia dobrych wyników.

Ponadto, nawet jeśli korzystasz z narzędzi monitorujących, informując ich o tym, nie każdemu podoba się pomysł narzędzia do monitorowania pracowników. Zawsze będzie konflikt dotyczący zastosowania narzędzia do śledzenia czasu.

4. Brak zaangażowania

Aby proces zakończył się sukcesem, wszyscy członkowie Twojego zespołu muszą być zaangażowani w proces. Jeśli zaangażujesz się w ten proces negatywnie, zakłóci to metryki dla innych, a dla innych będzie to miało efekt kaskadowy. Jednostki i zespoły konkurują ze sobą, zamiast ze sobą współpracować, co powoduje konflikty w czasie.

Twoi pracownicy mogą nie ufać narzędziu monitorującemu. Wielu pracowników sceptycznie podchodzi do narzędzi monitorujących. Dlaczego? Ponieważ mogą być monitorowani również poza godzinami pracy, czują, że ich prywatność jest naruszona.

Upewnij się, że oprogramowanie monitorujące śledzi tylko działania związane z pracą i nigdy nie narusza prywatności pracowników. W przypadku braku takich gwarancji będziesz mieć wiele problemów moralnych i prawnych.

5. Nie można prześledzić, gdzie pracownicy spędzają czas?

Monitory nie tylko śledzą, ile godzin pracują pracownicy. Godziny spędzone na pracy muszą być produktywne. Pracownik może potencjalnie wykorzystać swój licznik czasu pracy do wyszukiwania celów podróży w Google godzinami.

Niewiele narzędzi może śledzić, ile czasu Twoi pracownicy spędzają w pracy, więc być może płacisz im za oglądanie YouTube.

Korzystanie z mediów społecznościowych i innych aplikacji może obniżyć poziom wyników, a standardy pomiaru wydajności mogą wydawać się niesprawiedliwe dla najlepszych. Ponadto może to wymagać od pracowników o niższym poziomie wyszkolenia osiągnięcia wskaźników, które są nieosiągalne na ich obecnym poziomie.

Ponadto może to wymagać od pracowników o niższym poziomie wyszkolenia osiągnięcia wskaźników, które są nieosiągalne na ich obecnym poziomie. W rezultacie pracownicy z niewielkim przeszkoleniem mogą być zmuszeni do osiągnięcia wskaźników, które są dla nich niemożliwe do osiągnięcia na ich obecnym poziomie, co prowadzi do demotywacji, a nie poprawy wydajności.

W zarządzaniu wydajnością istnieje element ludzki, nawet z punktami danych, które sprawiają, że jest ono mniej subiektywne. Menedżerowie, którzy kogoś nie lubią, prawdopodobnie będą ograniczać swoje wyniki, nawet jeśli spełniają kryteria. Gromadzenie danych może być również zakłócone decyzjami emocjonalnymi i prowadzić do fałszywych wniosków.

Wniosek

Wszystkie rzeczy mają zalety i wady. Monitorowanie wydajności pracowników ma jednak wiele zalet w porównaniu z wadami. Dlatego zalecam firmom korzystanie z oprogramowania monitorującego pracowników w celu poprawy ich pozycji.

Pracodawcy mogą zminimalizować wady korzystania z tego oprogramowania, podejmując określone kroki. Pracodawcy mogą osiągnąć najlepsze wyniki, gdy rozwiązują wszelkie konflikty.