10 Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agensi untuk Mengelola Klien Anda dengan Mulus

Perangkat lunak manajemen proyek agensi yang luar biasa ini dapat menyelamatkan Anda jika Anda merasa mengelola proyek agensi menantang.

Pemasaran digital telah menjadi standar pemasaran emas untuk produk dan layanan apa pun. Sebagian besar bisnis yang membutuhkan pemasaran digital mungkin tidak secara fungsional mengelola pemasaran online karena mereka tidak memiliki tim yang berdedikasi.

Untuk mengisi kekosongan tersebut, banyak bermunculan digital marketing agency. Akibatnya, alat manajemen proyek agensi telah menjadi keharusan bagi agensi tersebut.

Artikel ini akan memperkenalkan Anda pada beberapa perangkat lunak manajemen agensi terkemuka dan terjangkau yang dapat digunakan oleh tim pemasaran Anda.

Masalah Umum yang Dihadapi Agen Pemasaran

#1. Manajemen Klien

Sebagian besar agen pemasaran melaporkan manajemen klien real-time adalah tantangan utama. Saat agensi Anda berkembang, Anda akan mengelola 5 hingga 10 klien sekaligus. Itu juga diperlukan untuk pendapatan dan profitabilitas. Tetapi mengawasi proyek semua klien setiap hari dan melaporkan kemajuan itu menakutkan.

#2. Manajemen proyek

Ketika klien Anda bertambah, begitu juga jumlah proyek yang aktif. Anda tidak dapat lagi mengelola proyek ini di spreadsheet. Belum lagi, kesalahan manusia, penghapusan tugas yang tidak disengaja, tugas yang tertunda lama, tidak ada sumber daya untuk tugas, dan sebagainya membuat manajemen agensi Anda menjadi mimpi buruk.

#3. Kolaborasi

Ketika Anda memulai agen pemasaran digital dan menerima proyek klien, Anda akan segera melihat bahwa tim proyek bekerja dalam silo.

Pemilik agensi sering memperhatikan bahwa tim sibuk dengan tugas yang mereka sukai, kebanyakan dengan tugas yang mudah. Dan mereka merasa sulit untuk berkomunikasi dengan seluruh tim tentang penyelesaian tugas, pengembangan konten, dll.

#4. Manajemen Sumber Daya Pemasaran

Mengelola banyak klien berarti Anda pada akhirnya akan mencampur konten untuk satu klien dengan klien lainnya. Belum lagi, menyimpan semua yang ada di PC pembuat konten terpisah mempersulit akses aset media saat media sosial atau tim manajemen PPC perlu memposting konten.

#5. Pengiriman Hasil Proyek Tepat Waktu

Anggota tim proyek Anda mungkin menunda-nunda dalam memberikan hasil proyek tepat waktu karena Anda tidak memiliki pengawasan yang jelas terhadap proyek.

Atau, aset media Anda, konten, posting media sosial, iklan PPC, dll., sudah siap, tetapi tim terkait tidak melanjutkan tugas mereka.

Belum lagi, Anda menemukan bahwa konten yang diminta telah dibuat, tetapi tidak ada yang berpikir untuk mengirim email itu ke klien.

Apa pun alasannya, Anda pasti akan mengalami penundaan dalam proyek klien saat Anda mengelola agensi pemasaran digital.

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agensi?

Alat manajemen proyek agensi adalah aplikasi tempat kerja khusus yang membantu agensi pemasaran digital.

Perangkat lunak manajemen proyek agensi biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur berikut:

• Pusat komando atau dasbor agensi untuk tampilan holistik semua proyek di satu layar
• Entri absen otomatis untuk proyek per jam
• Repositori konten yang aman dan terpusat untuk semua aset materi iklan
• Papan tulis digital untuk sesi brainstorming
• Alat analisis data untuk membuat laporan proyek
• Akses alat berbasis peran untuk kolaborasi eksternal dan internal yang mulus
• Akses ke aplikasi kerja dari mana saja di perangkat apa pun tanpa mengorbankan keamanan
• Alat manajemen proyek seperti bagan Gantt, manajemen ketergantungan, matriks prioritas, dll.

Saat Anda memindahkan proyek agensi Anda pada aplikasi semacam itu dan menerapkan penggunaannya untuk semua proyek klien di seluruh tim, Anda menghilangkan sebagian besar hambatan dalam mengelola proyek.

Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Proyek Agensi Membantu?

• Anda mendapatkan kontrol penuh atas semua proyek klien dengan tampilan dasbor proyek yang sedang berlangsung.
• Pantau pemanfaatan sumber daya proyek pada hari kerja dan tetapkan tugas secara rasional.
• Buat inventaris keterampilan, sehingga Anda tidak melibatkan diri dengan proyek klien di mana keterampilan yang diperlukan tidak tersedia.
• Beri tim proyek akses mudah ke aplikasi bisnis, aset media, konten, dan sebagainya dari perangkat lunak terpusat.
• Catat aktivitas semua sumber daya proyek untuk audit dan evaluasi kinerja.
• Jangan pernah melewatkan jam atau konten yang dapat ditagih dari proyek klien.
• Beri anggota tim Anda ruang kerja yang dapat diakses untuk berkolaborasi dengan mudah dalam ide, aset kreatif, konten, kode, dll.

Sejauh ini, Anda telah mempelajari dasar-dasar perangkat lunak manajemen proyek agensi. Sekarang, temukan di bawah ini beberapa aplikasi manajemen agensi luar biasa yang digunakan agensi pemasaran digital yang sukses di seluruh dunia:

Senin

Jika Anda adalah agensi kreatif, monday.com memungkinkan Anda mengelola semuanya — proyek, kampanye pemasaran, jalur penjualan, kalender acara, dan banyak lagi. Di sini, agensi dapat melacak proyek klien, mengelola riwayat klien, merencanakan tugas internal, berkolaborasi dalam proyek, dan mengelola faktur dan pembayaran.

Di monday.com, perusahaan dapat dengan mudah menetapkan tugas ke rekan satu tim dan melacaknya. Setelah penugasan tugas baru, orang tersebut akan diberi tahu, yang meningkatkan kepemilikan dan akuntabilitas. Seseorang dapat melihat semua proyek dan tugas dalam tampilan timeline dan kalender.

monday.com membantu Anda memenuhi tenggat waktu dengan sukses, menampilkan status proyek dan tanggal jatuh tempo secara sekilas. Dengan demikian, tim dapat mengetahui proyek mana yang sesuai dan mana yang terlambat. Papan yang dapat dibagikan dan berbagai templat juga tersedia di sini.

Platform ini juga memiliki fitur pelacakan waktu untuk melacak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas dan proyek. Selain itu, jika klien membayar Anda per jam, Anda dapat menggunakan alat yang sama ini untuk mencatat total waktu yang diinvestasikan dalam sebuah proyek untuk tujuan penagihan.

menulis

Wrike adalah perangkat lunak efektif untuk manajemen proyek agensi yang memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak proyek dalam waktu yang lebih singkat. Ini menawarkan tampilan 360° dari setiap tugas dan proyek yang Anda miliki untuk keuntungan maksimal.

Platform ini adalah ruang kerja terpadu yang menyimpan semua sumber daya Anda untuk meningkatkan efisiensi dan merampingkan komunikasi tim. Karena rekan kerja dapat berkolaborasi dengan mulus, tidak akan ada hambatan dan produktivitas lebih tinggi.

Selain itu, alat ini membantu Anda dalam memberikan visibilitas dan transparansi sehingga Anda dapat membuat setiap pemangku kepentingan senang dan mengharapkan loyalitas dari mereka. Fitur lain yang disorot termasuk:

• Alat markup visual waktu nyata
• Tampilan beban kerja
• Kalender tim bersama
• Bagan Gantt sekali klik
• Pelacak waktu
• Kustomisasi alur kerja

Jika Anda menggunakan perangkat lunak ini, tidak perlu beralih di antara berbagai aplikasi lain yang Anda gunakan. Ini mendukung integrasi dengan Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox, dan HubSpot.

AgencyAnalytics

AgencyAnalytics adalah alat yang andal untuk agensi pemasaran. Ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan bisnis Anda dengan fitur seperti pelaporan klien otomatis dan dasbor yang dapat disesuaikan. Agensi juga akan mendapatkan atribut berikut dari alat ini:

• Template laporan pemasaran yang dapat disesuaikan
• Pembuat laporan drag-and-drop untuk otomatisasi
• Dasbor yang dipersonalisasi dengan metrik khusus, sasaran, widget, dan konten yang dapat disematkan
• Fitur untuk melacak kemajuan menuju tujuan
• Paket alat SEO untuk audit situs, peringkat kata kunci, dan pemantauan tautan balik

Selain itu, Anda dapat terhubung ke 70+ saluran pemasaran dari AgencyAnalytics, termasuk Ahrefs, iklan Amazon, BrightLocal, Monitor Kampanye, Drip, Iklan Facebook, Iklan Google, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe , YouTube, Vimeo, WooCommerce.

Produktif

Produktif adalah tujuan terpadu bagi semua agensi yang mencari profitabilitas dan pegangan yang kuat pada operasi mereka. Platform scalable ini dapat digunakan untuk konsolidasi data, perencanaan sumber daya, penganggaran yang kompleks, dan banyak lagi.

Selain itu, perusahaan pemasaran juga dapat menggunakannya untuk menyimpan data keuangan, mengelola prospek, membuat anggaran, dan komunikasi tim. Jika Anda ingin mengirimkan proyek Anda lebih cepat, gunakan platform ini agar semua rekan tim Anda tetap fokus pada prioritas mereka dan dengan demikian merampingkan pekerjaan proyek Anda.

Produktif juga dapat melacak waktu yang dapat ditagih untuk menghemat waktu dengan membuat faktur secara otomatis. Selain itu, platform yang sama dapat memantau anggaran dan margin keuntungan Anda secara real time.

Whatagraph

Setiap agen pemasaran harus membuat banyak laporan untuk lintas tim dan klien. Whatagraph membuat tugas ini lebih mudah dengan mengotomatiskan proses pembuatan dan pengiriman laporan. Platform ini tidak hanya ramah pengguna dan skalabel tetapi juga mampu menarik data dari 40+ sumber untuk menyajikannya secara transparan.

Agensi dapat menggunakan salah satu template bawaannya atau membuat laporan dari awal. Widget drag-and-drop memungkinkan fleksibilitas bagi pengguna. Anda juga dapat memadukan data di Whatagraph menggunakan rumus khusus.

Selain itu, platform ini mendukung berbagi pelaporan langsung melalui tautan dan laporan penjadwalan untuk dikirim secara otomatis. Ini juga memberi Anda gambaran umum tentang kinerja Anda menurut tim, akun, atau wilayah.

Sarang lebah

Hive menawarkan semua alat yang dibutuhkan agen pemasaran untuk unggul dalam manajemen proyek. Di sini Anda dapat merencanakan dan mengatur banyak proyek dan tugas yang kompleks. Ini juga cocok untuk menetapkan baseline proyek dan menugaskan tugas ke anggota tim yang berbeda.

Anda dapat memberi label dan mengkategorikan aktivitas di sini untuk mendapatkan visibilitas penuh aktivitas Anda secara real time. Seseorang dapat menggunakan platform yang sama untuk mencatat waktu dan jam yang dapat ditagih. Hive juga dapat memusatkan persetujuan, umpan balik, dan permintaan klien.

Gainapp

Gainapp sangat cocok untuk agensi pemasaran digital dengan fokus prioritas pada keterlibatan media sosial. Dalam kampanye media sosial, agensi Anda harus berkolaborasi dengan klien dan tim pembuat konten secara real-time.

Desain dan salinan teks perlu dipindahkan dari pembuat konten ke klien dan kembali untuk umpan balik desain, saran kreatif, dan persetujuan. Anda dapat melakukan semua ini di Gainapp dengan mudah.

Gainapp membuat alur kerja yang mudah digunakan berikut untuk agensi pemasaran media sosial Anda:

• Buat, impor, dan unggah konten dan salinan materi iklan
• Letakkan semua konten di penyimpanan cloud yang aman di kompartemen
• Bagikan kompartemen yang diperlukan dengan klien untuk umpan balik dan saran
• Manajer klien dan agensi dapat menyetujui konten secara otomatis
• Posting konten di pegangan media sosial

Anda dapat memulai uji coba gratis untuk mempelajari antarmuka mereka sebelum melalui paket berbayar mereka.

Kerja tim

Anda dapat menggunakan Kerja Tim untuk memecah proyek kompleks menjadi beberapa tugas dan subtugas. Kemudian, atur mereka dalam garis waktu sesuai dengan waktu yang dianggarkan untuk penyelesaian, tenggat waktu, dan dependensi.

Itu bukan hanya untuk satu proyek. Anda dapat melakukan ini untuk proyek sebanyak mungkin, baik berulang, ditagih per jam, atau satu kali.

Berikut ini adalah fitur utama dari perangkat lunak manajemen proyek agensi ini:

• Kelola proyek klien sederhana atau kompleks tanpa batas
• Lacak dan pantau semua jam yang dapat ditagih
• Klien juga dapat mengakses versi aplikasi yang ditanam di dinding
• Tingkatkan dan turunkan saat proyek klien bertambah atau berkurang

Pada saat penulisan, lebih dari 6.000 agensi global menggunakan Teamwork untuk manajemen proyek yang efisien dan terjangkau untuk agensi jarak jauh, bata-dan-mortir, dan hibrida.

Accelo

Accelo telah menjadi pengembang perangkat lunak otomatisasi bisnis terkemuka dari agensi digital. Oleh karena itu, ia memahami titik-titik sakit dalam mengelola agensi pemasaran digital.

Dengan pengalamannya di industri ini, ia telah menciptakan alat manajemen agensi Accelo yang bermanfaat bagi Anda dalam poin-poin berikut:

• Membawa staf, penagihan, dan klien Anda ke dalam satu aplikasi pusat
• Tangkap semua jam yang dapat ditagih secara akurat
• Sinkronkan jadwal semua staf agensi pemasaran digital Anda untuk memanfaatkan hari kerja staf secara efisien
• Buat media komunikasi klien yang mudah untuk membuat mereka senang
• Pertahankan proyek klien sesuai anggaran
• Manajemen proyek online untuk proyek klien satu kali, setiap jam, dan berulang
• Jadikan agensi Anda menguntungkan sejak hari pertama dengan mengurangi pemborosan dan kebocoran jam yang dapat ditagih

improvado

Improvado menerapkan teknik Ekstrak, Transformasi, dan Muat atau alat ETL untuk integrasi data. Dengan bantuan ETL, alat ini mengumpulkan data pemasaran agensi dari berbagai proyek, tim, karyawan individu, dan aplikasi bisnis untuk memberi Anda tampilan status agensi yang rapi.

Alat ini memungkinkan Anda menghubungkan sumber data pihak ketiga dari berbagai platform kampanye seperti Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, iklan Bing, LinkedIn, YouTube, Iklan Facebook, dan sebagainya.

Setelah mengumpulkan data proyek dari sumber di atas, Anda dapat membuat visualisasi data pada platform seperti Google Data Studio, Tableau, Power BI, dan Looker langsung dari aplikasi web Improvado.

Anda juga dapat menyimpan data agensi pemasaran digital Anda pada platform database yang kuat seperti PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB, Snowflake, dan banyak lagi.

Kata-kata Terakhir

Menurut survei terbaru tentang bisnis pemasaran digital global, Expert Market Research (EMR) telah melaporkan bahwa pemasaran digital menciptakan bisnis besar sekitar $305 miliar pada tahun 2020.

Laporan itu juga mengatakan bahwa industri akan melihat tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 17,6% dari tahun 2021 hingga 2026 dan akan mengakumulasikan pendapatan sekitar $807 miliar pada akhir tahun 2026.

Singkatnya, agensi pemasaran digital ada di sini untuk tinggal. Namun, mereka perlu mengadopsi perangkat lunak manajemen proyek agensi untuk membuat manajemen klien lebih mudah.

Selanjutnya, Anda dapat melihat alat pemasaran digital untuk meningkatkan pendapatan dan keterlibatan.