Una guía para contratar a su primer empleado

Cuando eres un empresario y estás listo para contratar a tu primer empleado, es un momento emocionante y quizás desalentador. Si está contratando a un empleado, eso significa que siente que su negocio ha crecido hasta el punto en que no puede hacerlo todo por su cuenta.

Sin embargo, contratar a alguien no es tan simple como verificar informalmente sus antecedentes en línea y mirar un currículum.

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Hay consideraciones legales, financieras y más. La siguiente es una guía para ayudarlo a comenzar si está considerando contratar a alguien.

Qué considerar antes de contratar

Hay algunas preguntas que debe hacerse a sí mismo al decidir con firmeza si debe contratar a alguien. Es una gran responsabilidad, así que considera lo siguiente:

• ¿Estás legítimamente lo suficientemente ocupado? Si tiene un negocio con muchos altibajos o es muy estacional, debe asegurarse de no contratar durante un tiempo ocupado sin pensar en los tiempos lentos. Desea asegurarse de que, incluso si las cosas se ralentizan, todavía tiene suficiente trabajo para un empleado. De lo contrario, podría contratar a alguien y luego tener que despedirlo. Si lo piensa más y decide que no tiene suficiente trabajo para un empleado, también puede usar un contratista independiente o temporal para llenar los vacíos.
• ¿Quieres contratar a alguien para llevar tu negocio al siguiente nivel? Cuando eres un emprendedor que dirige un negocio, te empujan en muchas direcciones. Una razón viable para considerar contratar a un empleado es si podría aportar un conjunto de habilidades a su negocio que usted no tiene o si las va a necesitar para escalar.
• ¿Está realmente preparado para los gastos de contratar a un empleado? Tienes que anunciar el trabajo, hacer verificaciones de antecedentes y dedicar tiempo a revisar los currículos y realizar entrevistas. Después de traer a alguien a bordo, tendrá que pagar sus salarios, posiblemente invertir en nuevos equipos y pagar impuestos. Si va a ofrecer beneficios, estos pueden terminar costando el 20% del salario del empleado, si no más. Probablemente también tendrá que comprar un seguro de compensación para trabajadores.
• Hay muchos trámites burocráticos que vienen con la contratación de alguien como empleado. Debe cumplir con las leyes laborales a nivel estatal y federal. Estas leyes se aplican cuando anuncias un trabajo, entrevistas a personas y haces una oferta.
• La burocracia y las regulaciones no terminan una vez que contratas a alguien. Debe mantener registros del trabajo y el pago de sus empleados, y debe seguir las normas de seguridad en el lugar de trabajo.

Qué hacer primero

Antes de hacer cualquier otra cosa para dar un paso hacia la contratación de un empleado, debe hacer lo siguiente:

• Obtenga un número de identificación de empleador (EIN). Debe registrar su negocio con las autoridades estatales y federales correspondientes antes de contratar a alguien. El IRS requiere que tengas un número de identificación de empleador, que es un número de nueve dígitos que se usa para fines de identificación fiscal. Su EIN es como un número de Seguro Social para su empresa y puede solicitarlo en línea. Cada estado tiene su propio proceso de solicitud.
• Configure sus registros para las retenciones de impuestos. Cuando va a contratar a un empleado, debe completar la documentación requerida para pagar tres tipos separados de retención de impuestos. Existe una retención de impuestos federales sobre la renta, por lo que su empleado deberá completar un Formulario W-4 para esto. Deberá presentar el Formulario W-2 para cada empleado, que es la Declaración federal de salarios e impuestos. Luego, muchos estados también tendrán su propio formulario de retención que deberá completar.
• Sepa exactamente para qué está contratando. Será imposible encontrar al mejor candidato si no sabes lo que realmente necesitas. Debe hacer una lista de las tareas muy específicas que espera que el nuevo empleado pueda administrar. Decidirás un presupuesto por lo que estás dispuesto a pagar y, a partir de ahí, considerarás las habilidades y los antecedentes que tendrá el candidato ideal. Tener esta información lo ayudará a crear las descripciones de trabajo más claras y efectivas.

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• Después de que publique su listado y las personas comiencen a postularse, comenzará a realizar entrevistas. Recuerde incluir una declaración en sus publicaciones de trabajo que les permita a las personas saber que usted es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
• Cuando encuentre candidatos, prepárese para realizar entrevistas. Desea tener preguntas en mente específicamente que desea hacer. Trate de que sean abiertos, por ejemplo, cómo el candidato ha trabajado para resolver un problema en su trabajo en el pasado.

• Haz una verificación de antecedentes. Esto también se conoce como una evaluación previa al empleo. Hablaremos más sobre las investigaciones de antecedentes a continuación porque hay complejidades legales a tener en cuenta. Las investigaciones de antecedentes son importantes para mantener seguros a su negocio y a sus clientes.
• Si va a extender una oferta de empleo a alguien, asegúrese de que sea elegible para trabajar en los EE. UU. Si contrata a alguien que no tiene permiso legal para trabajar en los EE. UU., podría enfrentar sanciones financieras o incluso penales. Necesitará que el nuevo empleado complete el Formulario I-9, que incluye la elegibilidad para el empleo. También deberán mostrarte su DNI y autorización de empleo.

Una vez que contrate a un nuevo empleado, debe informarlo a la agencia de empleo de su estado.

Es probable que también necesite obtener un seguro de compensación para trabajadores. Estos requisitos varían según el estado, pero la mayoría de los estados requieren que obtenga una póliza de seguro en caso de que alguien que trabaja para usted se enferme o se lastime debido a la exposición en el lugar de trabajo.

Ahora, está listo para la incorporación.

La incorporación incluye el papeleo de nuevas contrataciones, la presentación de sus sistemas a su empleado, el suministro de herramientas y capacitación, y el intercambio de su manual del empleado.

Deberá configurar un sistema para pagar a su primer empleado y administrar los impuestos sobre la nómina. Puede hacerlo usted mismo, usar su contador o puede usar un servicio de nómina.

Los servicios de nómina son más fáciles para la mayoría de las pequeñas empresas.

Si está contratando a un empleado remoto, deberá trabajar con una empresa para ayudarlo a administrar los impuestos potencialmente en un estado diferente.

Realización de verificaciones de antecedentes

Los empleadores deben cumplir muchas leyes, incluso cuando se trata de verificar los antecedentes de los empleados actuales o potenciales.

Si es un empleador, cuando le pregunta a alguien sobre sus antecedentes, debe hacer las mismas preguntas a todos los demás solicitantes. No puede hacer ciertas preguntas en función de la raza, el origen nacional, el sexo, la orientación sexual, la religión o cualquier otro factor similar.

Si alguien es de cierta raza, por ejemplo, no puede solicitar información de antecedentes adicional.

Los empleadores no pueden solicitar o verificar los antecedentes de alguien para obtener información médica si no se les ha ofrecido un trabajo o información genética. Un empleador podría solicitar información médica después de ofrecer un trabajo a alguien o de que comience su empleo, pero solo de forma muy limitada.

Un empleador tiene que decirle a alguien antes de realizar una verificación de antecedentes y obtener su permiso. Dependiendo de dónde se encuentre, las leyes de la ciudad o del estado pueden determinar cómo puede realizar una verificación de antecedentes penales o crediticios de alguien.

Como empleador, debe decirle al candidato que podría usar la información que encuentre para tomar una decisión sobre su contratación. Debe proporcionarles esta información por escrito, incluso en un documento independiente.

Los empleadores también deben tomar ciertas medidas antes de decidir no contratar a alguien debido a algo que ven en el informe.

Si es un empleador, debe darle al candidato una copia del informe y un Resumen de derechos, para que sepa cómo comunicarse con la empresa de la que obtuvo el informe.

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Más específicamente, las leyes que rigen las verificaciones de antecedentes de los empleados incluyen:

• La Ley de informes crediticios justos, o FCRA, se promulgó originalmente en 1970. La Ley de informes crediticios justos es una de las principales leyes con requisitos reglamentarios para la verificación de antecedentes de los empleados. La FCRA requiere que informe y obtenga el consentimiento de los solicitantes y empleados antes de realizar verificaciones de antecedentes.
• Hay una serie de leyes estatales. California, en particular, tiene algunas de las leyes de relaciones laborales más estrictas. Por ejemplo, tienen la Ley de Agencias de Informes de Consumidores de Investigación, que aborda las investigaciones de informes de consumidores que podrían tener información relacionada con el carácter o la reputación de alguien.
• Las llamadas leyes de prohibición de la caja se han vuelto más comunes a nivel estatal y local. Las leyes de prohibición de la caja impiden que los empleados pregunten a los solicitantes de empleo sobre sus antecedentes penales. Estas leyes regulan qué se puede recolectar y cómo se puede usar.
• Si va a realizar una prueba de detección de drogas, también debe cumplir con las leyes estatales. Más estados han legalizado el uso de la marihuana, con fines recreativos y médicos, por lo que puede ser ilegal examinar a los solicitantes o empleados en busca de la droga.

Finalmente, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades protege a los empleados de ser discriminados debido a impedimentos físicos o mentales, pero solo se aplica a los empleadores con 15 o más empleados, por lo que si está pensando en contratar a su primer empleado, es posible que esto no se aplique a usted. aún.