Panduan untuk Mempekerjakan Karyawan Pertama Anda

Ketika Anda seorang pengusaha, dan Anda siap untuk mempekerjakan karyawan pertama Anda, ini adalah waktu yang menyenangkan dan mungkin menakutkan. Jika Anda mempekerjakan seorang karyawan, itu berarti Anda merasa bisnis Anda telah berkembang ke titik di mana Anda tidak dapat melakukan semuanya sendiri.

Mempekerjakan seseorang tidak sesederhana memeriksa latar belakang mereka secara online, dan melihat resume secara informal.

Posting Terkait: Mempekerjakan Karyawan Jarak Jauh: Manfaat Finansial

Ada pertimbangan hukum, finansial, dan lainnya. Berikut ini adalah panduan untuk membantu Anda memulai jika Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan seseorang.

Apa yang Harus Dipertimbangkan Sebelum Anda Menyewa

Ada beberapa pertanyaan yang perlu Anda tanyakan pada diri sendiri saat Anda memutuskan dengan final apakah Anda harus mempekerjakan seseorang. Ini adalah tanggung jawab besar, jadi pertimbangkan hal berikut:

• Apakah Anda cukup sibuk? Jika Anda memiliki bisnis dengan banyak pasang surut atau Anda sangat musiman, Anda perlu memastikan bahwa Anda tidak mempekerjakan selama waktu sibuk tanpa memikirkan waktu yang lambat. Anda ingin memastikan bahwa meskipun keadaan melambat, Anda masih memiliki cukup pekerjaan untuk seorang karyawan. Jika tidak, Anda mungkin mempekerjakan seseorang dan kemudian harus melepaskannya. Jika Anda lebih memikirkannya dan memutuskan bahwa Anda tidak memiliki cukup pekerjaan untuk seorang karyawan, Anda juga dapat menggunakan kontraktor independen atau pekerja sementara untuk mengisi kekosongan tersebut.
• Apakah Anda ingin mempekerjakan seseorang untuk membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya? Ketika Anda seorang pengusaha yang menjalankan bisnis, Anda ditarik ke banyak arah. Alasan yang tepat untuk mempertimbangkan mempekerjakan seorang karyawan adalah jika mereka dapat membawa keahlian ke bisnis Anda yang tidak Anda miliki atau jika Anda akan membutuhkannya untuk meningkatkan.
• Apakah Anda benar-benar siap dengan biaya perekrutan karyawan? Anda harus mengiklankan pekerjaan itu, melakukan pemeriksaan latar belakang, dan menghabiskan waktu membaca resume dan melakukan wawancara. Setelah Anda membawa seseorang, Anda harus membayar upah mereka, mungkin berinvestasi dalam peralatan baru, dan membayar pajak. Jika Anda akan menawarkan tunjangan, ini bisa menghabiskan biaya 20% dari gaji karyawan, jika tidak lebih. Anda juga mungkin harus membeli asuransi kompensasi pekerja.
• Ada banyak birokrasi yang datang dengan mempekerjakan seseorang sebagai karyawan. Anda harus tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan di tingkat negara bagian dan federal. Undang-undang ini berlaku saat Anda mengiklankan pekerjaan, mewawancarai orang, dan membuat penawaran.
• Birokrasi dan peraturan tidak berakhir begitu Anda benar-benar mempekerjakan seseorang. Anda harus menyimpan catatan pekerjaan dan gaji karyawan Anda, dan Anda harus mengikuti peraturan keselamatan tempat kerja.

Apa yang Harus Dilakukan Pertama?

Sebelum Anda melakukan hal lain untuk mengambil langkah untuk mempekerjakan seorang karyawan, Anda perlu melakukan hal berikut:

• Dapatkan nomor identifikasi majikan (EIN). Anda harus mendaftarkan bisnis Anda ke otoritas negara bagian dan federal yang sesuai sebelum Anda mempekerjakan siapa pun. IRS mengharuskan Anda memiliki Nomor Identifikasi Pemberi Kerja, yang merupakan nomor sembilan digit yang digunakan untuk tujuan ID pajak. EIN Anda seperti nomor Jaminan Sosial untuk bisnis Anda, dan Anda dapat mengajukannya secara online. Setiap negara bagian memiliki proses aplikasinya sendiri.
• Siapkan catatan Anda untuk pemotongan pajak. Saat Anda akan mempekerjakan seorang karyawan, Anda perlu mengisi dokumen yang diperlukan untuk membayar tiga jenis pemotongan pajak yang terpisah. Ada pemotongan pajak pendapatan federal, jadi karyawan Anda harus melengkapi Formulir W-4 untuk ini. Anda harus mengajukan Formulir W-2 untuk setiap karyawan, yang merupakan Pernyataan Upah dan Pajak Federal. Kemudian banyak negara bagian juga akan memiliki formulir pemotongan sendiri yang harus Anda lengkapi.
• Tahu persis untuk apa Anda merekrut. Tidak mungkin menemukan kandidat terbaik jika Anda tidak tahu apa yang sebenarnya Anda butuhkan. Anda perlu membuat daftar tugas yang sangat spesifik yang Anda harap dapat dikelola oleh karyawan baru. Anda akan memutuskan anggaran untuk apa yang ingin Anda bayar, dan dari sana, pertimbangkan keterampilan dan latar belakang yang akan dimiliki kandidat ideal. Memiliki informasi ini akan membantu Anda membuat deskripsi pekerjaan yang paling jelas dan efektif.

Baca Juga: 13 Program Afiliasi Terbaik untuk Menghasilkan Uang Secara Online

• Setelah Anda memposting daftar Anda dan orang-orang mulai melamar, Anda akan mulai melakukan wawancara. Ingatlah untuk menyertakan pernyataan pada posting pekerjaan Anda yang membuat orang tahu bahwa Anda adalah Pemberi Kesempatan yang Sama.
• Ketika Anda menemukan kandidat, bersiaplah untuk melakukan wawancara. Anda ingin memiliki pertanyaan dalam pikiran khususnya yang ingin Anda tanyakan. Cobalah untuk membuatnya terbuka, seperti bagaimana kandidat telah bekerja untuk memecahkan masalah dalam pekerjaan mereka di masa lalu.

• Lakukan pemeriksaan latar belakang. Ini juga dikenal sebagai penyaringan pra-kerja. Kami akan berbicara lebih banyak tentang pemutaran latar belakang di bawah ini karena ada kerumitan hukum yang perlu diingat. Pemutaran latar belakang penting untuk menjaga keamanan bisnis dan pelanggan Anda.
• Jika Anda akan memperpanjang tawaran pekerjaan kepada seseorang, pastikan mereka memenuhi syarat untuk bekerja di AS. Jika Anda mempekerjakan seseorang yang tidak diizinkan secara hukum untuk bekerja di AS, Anda dapat menghadapi hukuman finansial atau bahkan pidana. Anda akan membutuhkan karyawan baru untuk mengisi Formulir I-9, yang mencakup kelayakan kerja. Mereka juga harus menunjukkan kepada Anda ID dan izin kerja mereka.

Setelah Anda mempekerjakan karyawan baru, Anda harus melaporkannya ke agen tenaga kerja di negara bagian Anda.

Anda juga mungkin perlu mendapatkan asuransi kompensasi pekerja. Persyaratan ini berbeda di setiap negara bagian, tetapi sebagian besar negara bagian memang mengharuskan Anda untuk mendapatkan polis asuransi jika seseorang yang bekerja untuk Anda sakit atau terluka karena paparan di tempat kerja.

Sekarang, Anda siap untuk orientasi.

Orientasi mencakup dokumen perekrutan baru, memperkenalkan karyawan Anda ke sistem Anda, menyediakan alat dan pelatihan, dan membagikan buku pegangan karyawan Anda.

Anda harus menyiapkan sistem untuk membayar karyawan pertama Anda dan mengelola pajak gaji. Anda dapat melakukannya sendiri, menggunakan akuntan Anda, atau Anda dapat menggunakan layanan penggajian.

Layanan penggajian paling mudah untuk sebagian besar bisnis kecil.

Jika Anda mempekerjakan karyawan jarak jauh, Anda harus bekerja dengan perusahaan untuk membantu Anda mengelola pajak yang berpotensi di negara bagian yang berbeda.

Melakukan Pemeriksaan Latar Belakang

Majikan harus mengikuti banyak undang-undang, termasuk ketika harus memeriksa latar belakang calon karyawan atau karyawan saat ini.

Jika Anda seorang majikan, ketika Anda bertanya kepada seseorang tentang latar belakang mereka, Anda harus menanyakan pertanyaan yang sama kepada setiap pelamar lainnya. Anda tidak dapat mengajukan pertanyaan tertentu berdasarkan ras, asal negara, jenis kelamin, orientasi seksual, agama, atau faktor lain di sepanjang garis tersebut.

Jika seseorang dari ras tertentu, misalnya, Anda tidak dapat meminta informasi latar belakang tambahan.

Majikan tidak dapat meminta atau memeriksa latar belakang seseorang untuk informasi medis jika mereka belum ditawari pekerjaan atau informasi genetik. Majikan mungkin dapat meminta informasi medis setelah mereka menawarkan seseorang pekerjaan atau pekerjaan mereka dimulai, tetapi hanya dalam basis yang sangat terbatas.

Majikan harus memberi tahu seseorang sebelum mereka menjalankan pemeriksaan latar belakang dan mendapatkan izin mereka. Tergantung di mana Anda berada, undang-undang kota atau negara bagian mungkin menentukan bagaimana Anda dapat menjalankan pemeriksaan latar belakang pada riwayat kriminal atau kredit seseorang.

Sebagai pemberi kerja, Anda harus memberi tahu kandidat bahwa Anda dapat menggunakan informasi yang Anda temukan untuk membuat keputusan tentang mempekerjakan mereka. Anda harus memberi mereka informasi ini secara tertulis, termasuk dalam dokumen yang berdiri sendiri.

Pengusaha juga harus mengambil langkah-langkah tertentu sebelum memutuskan untuk tidak mempekerjakan seseorang karena sesuatu yang mereka lihat dalam laporan.

Jika Anda seorang majikan, Anda harus memberi kandidat salinan laporan, dan Ringkasan Hak, sehingga mereka tahu bagaimana menghubungi perusahaan tempat Anda menerima laporan.

Baca Juga: Strategi Pendelegasian yang Akan Membantu Pengusaha Membangun Bisnis

Lebih khusus lagi, undang-undang yang mengatur pemeriksaan latar belakang karyawan meliputi:

• Undang-Undang Pelaporan Kredit yang Adil, atau FCRA, awalnya diberlakukan pada tahun 1970. Undang-Undang Pelaporan Kredit yang Adil adalah salah satu bagian utama dari undang-undang dengan persyaratan peraturan untuk pemeriksaan latar belakang karyawan. FCRA mengharuskan Anda memberi tahu dan mendapatkan persetujuan dari pelamar dan karyawan sebelum Anda melakukan pemeriksaan latar belakang.
• Ada beberapa undang-undang negara. California, khususnya, memiliki beberapa undang-undang hubungan karyawan yang paling ketat. Misalnya, memiliki Investigative Consumer Reporting Agencies Act, yang membahas penyelidikan atas laporan konsumen yang dapat berisi informasi terkait karakter atau reputasi seseorang.
• Apa yang disebut undang-undang larangan kotak telah menjadi lebih umum di tingkat negara bagian dan lokal. Larangan hukum kotak mencegah karyawan menanyakan pelamar kerja tentang sejarah kriminal mereka. Undang-undang ini mengatur apa yang dapat dikumpulkan dan bagaimana penggunaannya.
• Jika Anda akan melakukan skrining narkoba, Anda juga harus mengikuti undang-undang negara bagian. Lebih banyak negara bagian telah melegalkan penggunaan mariyuana, secara rekreasional dan medis, sehingga dapat membuatnya ilegal untuk menyaring pelamar atau karyawan untuk obat tersebut.

Akhirnya, Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika melindungi karyawan dari diskriminasi karena gangguan mental atau fisik, tetapi itu hanya berlaku untuk majikan dengan 15 atau lebih karyawan, jadi jika Anda berpikir untuk mempekerjakan karyawan pertama Anda, ini mungkin tidak berlaku untuk Anda. belum.