最初の従業員を雇用するためのガイド

公開: 2022-05-04

あなたが起業家であり、最初の従業員を雇う準備ができているとき、それは刺激的で恐らく気が遠くなるような時間です。従業員を採用している場合、それはあなたのビジネスがあなた自身でそれをすべて行うことができないところまで成長したように感じることを意味します。

ただし、誰かを雇うことは、オンラインで彼らの経歴を非公式に確認し、履歴書を見るほど簡単ではありません。

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法的な考慮事項、財務上の考慮事項などがあります。以下は、誰かを雇うことを検討している場合に始めるのに役立つガイドです。

雇う前に考慮すべきこと

誰かを雇うべきかどうかを最終的に決めるときに、自分自身に尋ねる必要のあるいくつかの質問があります。それは大きな責任なので、次のことを考慮してください。

あなたは合法的に十分忙しいですか？浮き沈みの多いビジネスをしている場合、または季節性が高い場合は、忙しい時間帯に遅い時間を考えずに採用しないようにする必要があります。物事が遅くなったとしても、従業員のために十分な仕事があることを確認したいと思います。そうでなければ、誰かを雇って、それから彼らを手放さなければならないかもしれません。それについてもっと考えて、従業員のために十分な仕事がないと判断した場合は、独立した請負業者または臨時雇用者を使用してギャップを埋めることもできます。
あなたはあなたのビジネスを次のレベルに引き上げるために誰かを雇いたいですか？あなたがビジネスを運営している起業家であるとき、あなたは多くの方向に引っ張られます。従業員の採用を検討する実行可能な理由は、彼らがあなたのビジネスにあなたが持っていないスキルセットをもたらすことができるかどうか、またはあなたがスケールアップするためにそれらを必要とするかどうかです。
あなたは本当に従業員を雇う費用の準備ができていますか？あなたは仕事を宣伝し、身元調査を行い、履歴書を調べて面接を行うのに時間を費やす必要があります。あなたが誰かを乗せた後、あなたは彼らの賃金を支払い、おそらく新しい機器に投資し、そして税金を払わなければならないでしょう。福利厚生を提供する場合、それ以上ではないにしても、最終的には従業員の賃金の20％がかかる可能性があります。また、おそらく労働者災害補償保険を購入する必要があります。
誰かを従業員として雇うことに伴うお役所仕事はたくさんあります。州および連邦レベルの雇用法を遵守し続ける必要があります。これらの法律は、あなたが仕事を宣伝し、人々に面接し、そして申し出をするときに適用されます。
あなたが実際に誰かを雇ったら、官僚主義と規制は終わりません。従業員の作業と支払いの記録を維持する必要があり、職場の安全規則に従う必要があります。

最初にすべきこと

従業員の採用に向けて一歩を踏み出すために何かをする前に、次のことを行う必要があります。

雇用主識別番号（EIN）を取得します。誰かを雇う前に、適切な州および連邦当局に事業を登録する必要があります。 IRSでは、納税者番号の目的で使用される9桁の番号である雇用者識別番号が必要です。あなたのEINはあなたのビジネスの社会保障番号のようなものであり、あなたはそれをオンラインで申請することができます。すべての州には独自の申請プロセスがあります。
源泉徴収の記録を作成します。従業員を雇用する場合は、3種類の源泉徴収税を支払うために必要な書類に記入する必要があります。連邦所得税の源泉徴収があるため、従業員はこのためにフォームW-4に記入する必要があります。従業員ごとにフォームW-2を提出する必要があります。これは、連邦賃金および税務申告書です。そうすれば、多くの州にも、記入する必要のある独自の源泉徴収票があります。
あなたが何を雇っているのかを正確に知ってください。本当に必要なものがわからなければ、最適な候補を見つけることは不可能です。新入社員が管理できるようになることを期待する非常に具体的なタスクのリストを作成する必要があります。支払う金額の予算を決定し、そこから、理想的な候補者が持つスキルと背景を検討します。この情報があると、最も明確で最も効果的な職務記述書を作成するのに役立ちます。

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あなたがあなたのリストを投稿し、人々が申し込みを始めた後、あなたは面接を行い始めます。あなたが平等な機会の雇用者であることを人々に知らせる声明をあなたの求人情報に含めることを忘れないでください。
候補者を見つけたら、面接の準備をします。あなたは特にあなたが聞きたい質問を心に留めたいと思っています。候補者が過去に仕事の問題を解決するためにどのように取り組んだかなど、それらを制限のないものにするようにしてください。

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バックグラウンドチェックを行います。これは、就職前スクリーニングとしても知られています。法的な複雑さを念頭に置いておく必要があるため、バックグラウンドスクリーニングについては以下で詳しく説明します。バックグラウンドスクリーニングは、ビジネスと顧客を安全に保つために重要です。
誰かに雇用の申し出をする場合は、その人が米国で働く資格があることを確認してください。合法的に米国で働くことを許可されていない人を雇うと、経済的または刑事上の罰則に直面する可能性があります。新入社員は、雇用資格を含むフォームI-9に記入する必要があります。また、身分証明書と雇用許可も提示する必要があります。

新しい従業員を雇用したら、州の雇用機関に報告する必要があります。

また、労働者災害補償保険に加入する必要があるでしょう。これらの要件は州によって異なりますが、ほとんどの州では、職場での曝露により誰かが病気やけがをした場合に備えて、保険に加入する必要があります。

これで、オンボーディングの準備が整いました。

オンボーディングには、新入社員の事務処理、システムへの従業員の紹介、ツールとトレーニングの提供、および従業員ハンドブックの共有が含まれます。

最初の従業員に支払い、給与税を管理するためのシステムを設定する必要があります。あなたはそれを自分で行うか、会計士を使うか、または給与サービスを使うことができます。

給与サービスは、ほとんどの中小企業にとって最も簡単です。

遠隔地の従業員を雇用している場合は、会社と協力して、異なる州で発生する可能性のある税金の管理を支援する必要があります。

身元調査の実施

雇用主は、潜在的または現在の従業員の背景をチェックすることになる場合を含め、多くの法律に従わなければなりません。

あなたが雇用主である場合、誰かに彼らの経歴について尋ねるとき、あなたは他のすべての応募者に同じ質問をしなければなりません。人種、出身国、性別、性的指向、宗教、またはこれらの線に沿ったその他の要因に基づいて特定の質問をすることはできません。

たとえば、誰かが特定の人種である場合、追加の背景情報を求めることはできません。

雇用主は、仕事や遺伝情報が提供されていない場合、医療情報について誰かの経歴を尋ねたり確認したりすることはできません。雇用主は、誰かに仕事を提供した後、または雇用が始まった後、医療情報を求めることができる場合がありますが、それはごく限られた基準にすぎません。

雇用主は、身元調査を実行して許可を得る前に、誰かに伝える必要があります。あなたがいる場所に応じて、市または州の法律によって、誰かの犯罪歴または信用履歴の身元調査を実行する方法が決まる場合があります。

雇用主として、あなたはあなたが彼らを雇うことについて決定を下すためにあなたが見つけた情報を使うことができることを候補者に伝えなければなりません。スタンドアロンのドキュメントを含め、書面でこの情報を提供する必要があります。

雇用主はまた、レポートに何かが表示されているために誰かを雇わないことを決定する前に、特定の措置を講じる必要があります。

あなたが雇用主である場合、あなたは候補者に報告書のコピーと権利の概要を渡さなければなりません。そうすれば彼らはあなたが報告書を受け取った会社に連絡する方法を知っています。

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より具体的には、従業員の身元調査を管理する法律には次のものがあります。

公正信用報告法（FCRA）は、もともと1970年に制定されました。公正信用報告法は、従業員の身元調査に関する規制要件を伴う主要な法律の1つです。 FCRAでは、身元調査を行う前に、申請者と従業員に通知して同意を得る必要があります。
州法はたくさんあります。特にカリフォルニアには、最も厳格な従業員関係法がいくつかあります。たとえば、調査消費者報告機関法があります。これは、誰かの性格や評判に関連する情報を持つ可能性のある消費者報告の調査に対応しています。
いわゆるバンザボックス法は、州および地方レベルでより一般的になっています。バンザボックス法は、従業員が求職者に犯罪歴について尋ねることを禁止しています。これらの法律は、収集できるものとその使用方法を規制しています。
薬物スクリーニングを行う場合は、州法にも従う必要があります。より多くの州が、娯楽的および医学的にマリファナの使用を合法化しているため、薬物の申請者または従業員をスクリーニングすることは違法になる可能性があります。

最後に、アメリカ障害者法は、精神的または身体的障害による差別から従業員を保護しますが、15人以上の従業員を抱える雇用主にのみ適用されるため、最初の従業員の雇用を検討している場合、これは適用されない可能性があります。まだ。