คู่มือการจ้างพนักงานคนแรกของคุณ

เมื่อคุณเป็นผู้ประกอบการ และคุณพร้อมที่จะจ้างพนักงานคนแรกของคุณ มันเป็นช่วงเวลาที่น่าตื่นเต้นและน่ากลัว หากคุณกำลังจ้างพนักงาน หมายความว่าคุณรู้สึกว่าธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นจนคุณไม่สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง

การจ้างใครสักคนนั้นไม่ง่ายเท่ากับการตรวจสอบประวัติของพวกเขาทางออนไลน์และการดูประวัติย่อ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: การจ้างพนักงานระยะไกล: ผลประโยชน์ทางการเงิน

มีข้อพิจารณาทางกฎหมาย การเงิน และอื่นๆ ต่อไปนี้คือแนวทางที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้หากคุณกำลังพิจารณาที่จะจ้างใครสักคน

สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนจ้าง

มีคำถามบางข้อที่คุณต้องถามตัวเองเมื่อตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าควรจ้างใครซักคน เป็นความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ ดังนั้นให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• คุณยุ่งเพียงพอหรือไม่? หากคุณมีธุรกิจที่มีขึ้นๆ ลงๆ มากมาย หรือคุณอยู่ตามฤดูกาล คุณต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้จ้างงานในช่วงเวลาที่มีงานยุ่งโดยไม่ได้คิดถึงเวลาที่ช้า คุณต้องการให้แน่ใจว่าแม้สิ่งต่างๆ จะชะลอตัวลง คุณยังมีงานเพียงพอสำหรับพนักงาน ไม่อย่างนั้นคุณอาจจะจ้างใครซักคนแล้วต้องปล่อยเขาไป หากคุณคิดมากกว่านี้และตัดสินใจว่าคุณมีงานไม่เพียงพอสำหรับพนักงาน คุณยังสามารถใช้ผู้รับเหมาอิสระหรือพนักงานชั่วคราวเพื่อเติมเต็มช่องว่างได้
• คุณต้องการจ้างคนเพื่อยกระดับธุรกิจของคุณไปอีกระดับหรือไม่? เมื่อคุณเป็นผู้ประกอบการที่ดำเนินธุรกิจ คุณถูกดึงไปในทิศทางต่างๆ มากมาย เหตุผลที่เป็นไปได้ในการพิจารณาว่าจ้างพนักงานคือถ้าพวกเขาสามารถนำชุดทักษะมาสู่ธุรกิจของคุณโดยที่คุณไม่มีหรือถ้าคุณต้องการให้พวกเขาเพื่อเพิ่มขนาด
• คุณพร้อมสำหรับค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานจริงหรือไม่? คุณต้องโฆษณางาน ตรวจสอบประวัติ และใช้เวลาทบทวนประวัติย่อและดำเนินการสัมภาษณ์ หลังจากที่คุณนำคนขึ้นเครื่อง คุณจะต้องจ่ายค่าจ้างของพวกเขา อาจลงทุนในอุปกรณ์ใหม่ และจ่ายภาษี หากคุณกำลังจะเสนอผลประโยชน์ สิ่งเหล่านี้อาจทำให้เสียค่าจ้าง 20% ของค่าจ้างพนักงาน หากไม่มากกว่านั้น คุณอาจต้องซื้อประกันค่าชดเชยสำหรับคนงานด้วย
• มีป้ายแดงมากมายที่มากับการจ้างคนมาเป็นพนักงาน คุณต้องปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงานในระดับรัฐและรัฐบาลกลาง กฎหมายเหล่านี้มีผลบังคับใช้เมื่อคุณโฆษณางาน สัมภาษณ์ผู้คน และยื่นข้อเสนอ
• ระบบราชการและข้อบังคับไม่สิ้นสุดเมื่อคุณจ้างคนจริงๆ คุณต้องเก็บบันทึกการทำงานและค่าจ้างของพนักงาน และคุณต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน

สิ่งที่ต้องทำก่อน

ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ เพื่อก้าวไปสู่การว่าจ้างพนักงาน คุณต้องทำดังต่อไปนี้:

• รับหมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN) คุณต้องจดทะเบียนธุรกิจของคุณกับหน่วยงานของรัฐและรัฐบาลกลางที่เหมาะสมก่อนที่จะจ้างใครก็ตาม กรมสรรพากรกำหนดให้คุณต้องมีหมายเลขประจำตัวนายจ้าง ซึ่งเป็นตัวเลขเก้าหลักที่ใช้สำหรับวัตถุประสงค์ของหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี EIN ของคุณเป็นเหมือนหมายเลขประกันสังคมสำหรับธุรกิจของคุณ และคุณสามารถสมัครทางออนไลน์ได้ ทุกรัฐมีขั้นตอนการสมัครของตนเอง
• ตั้งค่าบันทึกของคุณสำหรับการหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อคุณจะจ้างพนักงาน คุณต้องกรอกเอกสารที่จำเป็นเพื่อชำระภาษีหัก ณ ที่จ่ายสามประเภท มีการหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง ดังนั้น พนักงานของคุณจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 สำหรับเรื่องนี้ คุณจะต้องยื่นแบบฟอร์ม W-2 สำหรับพนักงานทุกคน ซึ่งเป็นใบแจ้งยอดค่าจ้างและภาษีของรัฐบาลกลาง จากนั้นหลายรัฐจะมีแบบฟอร์มหักภาษี ณ ที่จ่ายซึ่งคุณจะต้องกรอกให้ครบถ้วน
• รู้ว่าคุณกำลังจ้างอะไรอยู่ เป็นไปไม่ได้เลยที่จะหาผู้สมัครที่ดีที่สุด ถ้าคุณไม่รู้ว่าคุณต้องการอะไรจริงๆ คุณต้องทำรายการงานเฉพาะเจาะจงที่คุณหวังว่าพนักงานใหม่จะสามารถจัดการได้ คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณสำหรับสิ่งที่คุณยินดีจ่าย จากนั้น พิจารณาทักษะและภูมิหลังที่ผู้สมัครในอุดมคติจะมี การมีข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณสร้างรายละเอียดงานที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ยังอ่าน: 13 โปรแกรมพันธมิตรที่ดีที่สุดในการสร้างรายได้ออนไลน์

• หลังจากที่คุณโพสต์รายชื่อของคุณและผู้คนเริ่มสมัคร คุณจะเริ่มทำการสัมภาษณ์ อย่าลืมใส่ข้อความในประกาศรับสมัครงานของคุณ เพื่อให้คนอื่นรู้ว่าคุณเป็นนายจ้างที่มีโอกาสเท่าเทียมกัน
• เมื่อคุณพบผู้สมัครแล้ว ให้เตรียมสัมภาษณ์ คุณต้องการมีคำถามในใจโดยเฉพาะที่คุณต้องการถาม พยายามทำให้เป็นคนปลายเปิด เช่น วิธีการทำงานของผู้สมัครเพื่อแก้ปัญหาในงานของตนในอดีต

• ทำการตรวจสอบประวัติ นี้เรียกว่าการตรวจคัดกรองก่อนการจ้างงาน เราจะพูดคุยกันเพิ่มเติมเกี่ยวกับการคัดกรองในเบื้องหลังที่ด้านล่าง เนื่องจากว่ามีความซับซ้อนทางกฎหมายที่ต้องคำนึงถึง การคัดกรองประวัติมีความสำคัญต่อการรักษาธุรกิจและลูกค้าของคุณให้ปลอดภัย
• หากคุณกำลังจะขยายข้อเสนอการจ้างงานให้กับใครสักคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกา หากคุณจ้างคนที่ไม่ได้รับอนุญาตตามกฎหมายให้ทำงานในสหรัฐอเมริกา คุณอาจต้องเผชิญกับบทลงโทษทางการเงินหรือแม้แต่ทางอาญา คุณจะต้องให้พนักงานใหม่กรอกแบบฟอร์ม I-9 ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติการจ้างงาน พวกเขาควรแสดงบัตรประจำตัวและการอนุมัติการจ้างงานของพวกเขา

เมื่อคุณจ้างพนักงานใหม่ คุณควรรายงานพวกเขาต่อหน่วยงานจัดหางานในรัฐของคุณ

คุณอาจจะต้องได้รับการประกันค่าชดเชยสำหรับคนงานด้วยเช่นกัน ข้อกำหนดเหล่านี้แตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ แต่รัฐส่วนใหญ่กำหนดให้คุณต้องได้รับกรมธรรม์ในกรณีที่มีคนที่ทำงานให้คุณป่วยหรือได้รับบาดเจ็บเนื่องจากการเปิดรับสถานที่ทำงาน

ตอนนี้ คุณพร้อมสำหรับการออนบอร์ดแล้ว

การเริ่มต้นใช้งานประกอบด้วยเอกสารการจ้างงานใหม่ การแนะนำพนักงานของคุณเกี่ยวกับระบบ การจัดหาเครื่องมือและการฝึกอบรม และการแบ่งปันคู่มือพนักงานของคุณ

คุณจะต้องตั้งค่าระบบจ่ายพนักงานคนแรกและจัดการภาษีเงินเดือน คุณสามารถทำเอง ใช้บัญชี หรือใช้บริการบัญชีเงินเดือนก็ได้

บริการบัญชีเงินเดือนนั้นง่ายที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่

หากคุณกำลังจ้างพนักงานที่อยู่ห่างไกล คุณจะต้องทำงานร่วมกับบริษัทเพื่อช่วยคุณจัดการภาษีที่อาจอยู่ในสถานะอื่น

ดำเนินการตรวจสอบประวัติ

นายจ้างต้องปฏิบัติตามกฎหมายมากมาย รวมถึงการตรวจสอบภูมิหลังของผู้มีโอกาสเป็นลูกจ้างหรือลูกจ้างในปัจจุบัน

หากคุณเป็นนายจ้าง เมื่อคุณถามผู้อื่นเกี่ยวกับภูมิหลังของพวกเขา คุณต้องถามคำถามเดียวกันกับผู้สมัครคนอื่นๆ ทุกคน คุณไม่สามารถถามคำถามบางอย่างตามเชื้อชาติ ชาติกำเนิด เพศ รสนิยมทางเพศ ศาสนา หรือปัจจัยอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น หากมีคนเชื้อชาติใดเชื้อชาติหนึ่ง คุณไม่สามารถขอข้อมูลพื้นฐานเพิ่มเติมได้

นายจ้างไม่สามารถขอหรือตรวจสอบภูมิหลังของผู้อื่นสำหรับข้อมูลทางการแพทย์ได้ หากไม่ได้รับเสนองานหรือข้อมูลทางพันธุกรรม นายจ้างอาจสามารถขอข้อมูลทางการแพทย์ได้หลังจากที่เสนองานให้ผู้อื่นหรือเริ่มการจ้างงาน แต่ในจำนวนที่จำกัดมากเท่านั้น

นายจ้างต้องบอกใครสักคนก่อนที่จะทำการตรวจสอบประวัติและขออนุญาต กฎหมายของเมืองหรือรัฐอาจกำหนดวิธีดำเนินการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมหรือประวัติเครดิตของผู้อื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณอาศัยอยู่ที่ไหน

ในฐานะนายจ้าง คุณต้องบอกผู้สมัครว่าคุณสามารถใช้ข้อมูลที่คุณพบเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับการว่าจ้างพวกเขาได้ คุณต้องให้ข้อมูลนี้เป็นลายลักษณ์อักษรแก่พวกเขา รวมถึงในเอกสารแบบสแตนด์อโลน

นายจ้างยังต้องทำตามขั้นตอนบางอย่างก่อนที่จะตัดสินใจไม่จ้างใครเพราะสิ่งที่พวกเขาเห็นในรายงาน

หากคุณเป็นนายจ้าง คุณต้องให้สำเนารายงานและบทสรุปสิทธิแก่ผู้สมัคร เพื่อให้พวกเขาทราบวิธีติดต่อบริษัทที่คุณรับรายงาน

อ่านเพิ่มเติม: กลยุทธ์การมอบอำนาจที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการสร้างธุรกิจ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กฎหมายที่ควบคุมการตรวจสอบภูมิหลังของพนักงาน ได้แก่:

• Fair Credit Reporting Act หรือ FCRA มีผลบังคับใช้ครั้งแรกในปี 1970 Fair Credit Reporting Act เป็นหนึ่งในกฎหมายหลักที่มีข้อกำหนดด้านกฎระเบียบสำหรับการตรวจสอบประวัติพนักงาน FCRA กำหนดให้คุณแจ้งและขอความยินยอมจากผู้สมัครและพนักงานก่อนดำเนินการตรวจสอบภูมิหลัง
• มีกฎหมายของรัฐหลายฉบับ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แคลิฟอร์เนียมีกฎหมายว่าด้วยพนักงานสัมพันธ์ที่เข้มงวดที่สุดบางส่วน ตัวอย่างเช่น มีพระราชบัญญัติหน่วยงานการรายงานผู้บริโภคที่สอบสวน ซึ่งกล่าวถึงการสอบสวนรายงานผู้บริโภคที่อาจมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลักษณะนิสัยหรือชื่อเสียงของใครบางคน
• กฎหมายที่เรียกว่าห้ามกล่องได้กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นในระดับรัฐและระดับท้องถิ่น กฎหมายห้ามไม่ให้พนักงานถามผู้สมัครงานเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมของพวกเขา กฎหมายเหล่านี้กำหนดว่าสามารถรวบรวมอะไรได้บ้างและนำไปใช้อย่างไร
• หากคุณกำลังจะตรวจคัดกรองยาเสพติด คุณต้องปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐด้วย รัฐอื่น ๆ ได้ออกกฎหมายให้การใช้กัญชาทั้งในด้านสันทนาการและทางการแพทย์ เพื่อให้สามารถคัดกรองผู้สมัครหรือพนักงานสำหรับยาเสพติดได้อย่างผิดกฎหมาย

สุดท้าย พรบ.ผู้ทุพพลภาพชาวอเมริกัน ปกป้องพนักงานจากการถูกเลือกปฏิบัติเนื่องจากความบกพร่องทางจิตใจหรือร่างกาย แต่มีผลเฉพาะกับนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 15 คนขึ้นไปเท่านั้น ดังนั้นหากคุณกำลังคิดที่จะจ้างพนักงานคนแรก เรื่องนี้อาจไม่มีผลกับคุณ ยัง.