Una guida per assumere il tuo primo dipendente

Quando sei un imprenditore e sei pronto ad assumere il tuo primo dipendente, è un momento emozionante e forse scoraggiante. Se stai assumendo un dipendente, significa che ritieni che la tua attività sia cresciuta al punto da non poter fare tutto da solo.

Assumere qualcuno non è così semplice come controllare in modo informale il loro background online e guardare un curriculum, però.

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Ci sono considerazioni legali, finanziarie e altro. Quella che segue è una guida per aiutarti a iniziare se stai pensando di assumere qualcuno.

Cosa considerare prima di assumere

Ci sono alcune domande che devi porti mentre decidi con decisione se dovresti assumere qualcuno. È una grande responsabilità, quindi considera quanto segue:

• Sei abbastanza impegnato? Se hai un'attività con molti alti e bassi o sei altamente stagionale, devi assicurarti di non assumere durante un periodo di punta senza pensare ai tempi lenti. Vuoi assicurarti che, anche se le cose rallentano, hai ancora abbastanza lavoro per un dipendente. Altrimenti potresti assumere qualcuno e poi lasciarlo andare. Se ci pensi di più e decidi di non avere abbastanza lavoro per un dipendente, puoi anche utilizzare un appaltatore indipendente o un interinale per colmare le lacune.
• Vuoi assumere qualcuno per portare la tua attività al livello successivo? Quando sei un imprenditore che gestisce un'impresa, sei attratto in molte direzioni. Un valido motivo per prendere in considerazione l'assunzione di un dipendente è se possono portare un set di competenze nella tua attività che non hai o se ne avrai bisogno per aumentare la scalabilità.
• Sei davvero pronto per le spese di assunzione di un dipendente? Devi pubblicizzare il lavoro, fare controlli sui precedenti e passare il tempo a esaminare curriculum e condurre interviste. Dopo aver portato qualcuno a bordo, dovrai pagare il suo stipendio, possibilmente investire in nuove attrezzature e pagare le tasse. Se hai intenzione di offrire vantaggi, questi possono finire per costare il 20% del salario del dipendente, se non di più. Probabilmente dovrai anche acquistare un'assicurazione di compensazione del lavoratore.
• C'è un sacco di burocrazia che viene con l'assunzione di qualcuno come dipendente. Devi rimanere conforme alle leggi sul lavoro a livello statale e federale. Queste leggi si applicano quando stai pubblicizzando un lavoro, intervistando persone e facendo un'offerta.
• La burocrazia e le normative non finiscono una volta che assumi effettivamente qualcuno. Devi tenere traccia del lavoro e della retribuzione dei tuoi dipendenti e devi seguire le norme sulla sicurezza sul lavoro.

Cosa fare prima

Prima di fare qualsiasi altra cosa per fare un passo verso l'assunzione di un dipendente, devi fare quanto segue:

• Ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Devi registrare la tua attività presso le autorità statali e federali appropriate prima di assumere qualcuno. L'IRS richiede che tu disponga di un numero di identificazione del datore di lavoro, che è un numero di nove cifre utilizzato ai fini dell'ID fiscale. Il tuo EIN è come un numero di previdenza sociale per la tua azienda e puoi richiederlo online. Ogni stato ha il proprio processo di candidatura.
• Imposta i tuoi record per le ritenute fiscali. Quando hai intenzione di assumere un dipendente, devi compilare i documenti richiesti per pagare tre diversi tipi di ritenute d'acconto. C'è una ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito federale, quindi il tuo dipendente dovrà compilare un modulo W-4 per questo. Dovrai presentare il modulo W-2 per ogni dipendente, che è la dichiarazione salariale e fiscale federale. Quindi molti stati avranno anche il proprio modulo di ritenuta d'acconto che dovrai completare.
• Sapere esattamente per cosa stai assumendo. Sarà impossibile trovare il miglior candidato se non sai di cosa hai veramente bisogno. Devi fare un elenco delle attività molto specifiche che speri che il nuovo dipendente sia in grado di gestire. Deciderai un budget per ciò che sei disposto a pagare e, da lì, considererai le capacità e il background che avrà il candidato ideale. Avere queste informazioni ti aiuterà a creare le descrizioni del lavoro più chiare ed efficaci.

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• Dopo che hai pubblicato il tuo annuncio e le persone hanno iniziato a presentare domanda, inizierai a condurre interviste. Ricorda di includere una dichiarazione nei tuoi post di lavoro che consenta alle persone di sapere che sei un datore di lavoro per le pari opportunità.
• Quando trovi i candidati, preparati a condurre i colloqui. Vuoi avere in mente domande specifiche che vuoi porre. Cerca di renderli aperti, ad esempio il modo in cui il candidato ha lavorato per risolvere un problema nel suo lavoro in passato.

• Fai un controllo in background. Questo è anche noto come screening pre-assunzione. Di seguito parleremo di più degli screening in background perché ci sono complessità legali da tenere a mente. Gli screening in background sono importanti per proteggere la tua azienda e i tuoi clienti.
• Se intendi estendere un'offerta di lavoro a qualcuno, assicurati che sia idoneo a lavorare negli Stati Uniti. Se assumi qualcuno che non è legalmente autorizzato a lavorare negli Stati Uniti, potresti dover affrontare sanzioni finanziarie o addirittura penali. Avrai bisogno che il nuovo dipendente compili il modulo I-9, che include l'idoneità al lavoro. Dovrebbero anche mostrarti il ​​loro documento d'identità e l'autorizzazione al lavoro.

Una volta assunto un nuovo dipendente, dovresti segnalarlo all'agenzia per l'impiego nel tuo stato.

Probabilmente dovrai anche ottenere un'assicurazione di compensazione dei lavoratori. Questi requisiti variano in base allo stato, ma la maggior parte degli stati richiede di ottenere una polizza assicurativa nel caso in cui qualcuno che lavora per te si ammali o si ferisca a causa dell'esposizione sul posto di lavoro.

Ora sei pronto per l'onboarding.

L'onboarding include le pratiche burocratiche per le nuove assunzioni, la presentazione dei tuoi dipendenti ai tuoi sistemi, la fornitura di strumenti e formazione e la condivisione del manuale del tuo dipendente.

Dovrai impostare un sistema per pagare il tuo primo dipendente e gestire le tasse sui salari. Puoi farlo da solo, utilizzare il tuo commercialista o puoi utilizzare un servizio di buste paga.

I servizi di libro paga sono più facili per la maggior parte delle piccole imprese.

Se stai assumendo un dipendente remoto, dovrai collaborare con un'azienda per aiutarti a gestire le tasse potenzialmente in uno stato diverso.

Condurre controlli in background

I datori di lavoro devono seguire molte leggi, anche quando si tratta di controllare il background dei dipendenti potenziali o attuali.

Se sei un datore di lavoro, quando chiedi a qualcuno del loro passato, devi porre le stesse domande a tutti gli altri candidati. Non puoi porre determinate domande basate su razza, origine nazionale, sesso, orientamento sessuale, religione o qualsiasi altro fattore del genere.

Se qualcuno è di una certa razza, ad esempio, non puoi chiedere ulteriori informazioni di base.

I datori di lavoro non possono chiedere o controllare il background di qualcuno per informazioni mediche se non gli è stato offerto un lavoro o informazioni genetiche. Un datore di lavoro potrebbe essere in grado di chiedere informazioni mediche dopo aver offerto un lavoro a qualcuno o dopo l'inizio del suo impiego, ma solo su base molto limitata.

Un datore di lavoro deve dirlo a qualcuno prima che esegua un controllo in background e ottenga il suo permesso. A seconda di dove ti trovi, le leggi della città o dello stato potrebbero determinare come eseguire un controllo dei precedenti sulla storia criminale o creditizia di qualcuno.

Come datore di lavoro, devi dire al candidato che puoi utilizzare le informazioni che trovi per prendere una decisione sull'assunzione. Devi fornire loro queste informazioni per iscritto, anche in un documento autonomo.

I datori di lavoro devono anche adottare determinate misure prima di decidere di non assumere qualcuno a causa di qualcosa che vedono nel rapporto.

Se sei un datore di lavoro, devi fornire al candidato una copia del rapporto e un Riepilogo dei diritti, in modo che sappia come contattare l'azienda da cui hai ricevuto il rapporto.

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Più in particolare, le leggi che regolano i controlli sui precedenti dei dipendenti includono:

• Il Fair Credit Reporting Act, o FCRA, è stato originariamente emanato nel 1970. Il Fair Credit Reporting Act è uno dei principali atti legislativi con requisiti normativi per i controlli dei precedenti dei dipendenti. L'FCRA richiede che tu informi e ottenga il consenso da candidati e dipendenti prima di condurre i controlli dei precedenti.
• Ci sono un certo numero di leggi statali. La California, in particolare, ha alcune delle leggi più severe sui rapporti con i dipendenti. Ad esempio, c'è l'Investigative Consumer Reporting Agency Act, che affronta le indagini sulle segnalazioni dei consumatori che potrebbero contenere informazioni relative al carattere o alla reputazione di qualcuno.
• Le cosiddette leggi ban-the-box sono diventate più comuni a livello statale e locale. Le leggi Ban the box impediscono ai dipendenti di chiedere ai candidati di lavoro la loro storia criminale. Queste leggi regolano cosa può essere raccolto e come può essere utilizzato.
• Se hai intenzione di fare lo screening della droga, devi anche seguire le leggi statali. Altri stati hanno legalizzato l'uso di marijuana, a scopo ricreativo e medico, in modo che possa rendere illegale lo screening dei candidati o dei dipendenti per la droga.

Infine, l'Americans with Disabilities Act protegge i dipendenti dall'essere discriminati a causa di menomazioni mentali o fisiche, ma si applica solo ai datori di lavoro con 15 o più dipendenti, quindi se stai pensando di assumere il tuo primo dipendente, questo potrebbe non valere per te ancora.