دليل لتوظيف أول موظف لديك

عندما تكون رائد أعمال ، وتكون مستعدًا لتوظيف أول موظف لديك ، فهذا وقت مثير وربما شاق. إذا كنت توظف موظفًا ، فهذا يعني أنك تشعر أن عملك قد نما إلى الحد الذي لا يمكنك فيه القيام بكل شيء بمفردك.

إن توظيف شخص ما ليس بهذه البساطة مثل التحقق بشكل غير رسمي من خلفيته عبر الإنترنت ، والنظر في سيرته الذاتية.

ذات صلة الوظيفة: توظيف موظفين عن بعد: الفوائد المالية

هناك اعتبارات قانونية ، اعتبارات مالية ، والمزيد. فيما يلي دليل لمساعدتك على البدء إذا كنت تفكر في تعيين شخص ما.

ما يجب مراعاته قبل التوظيف

هناك بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك عندما تقرر نهائيًا ما إذا كان يجب عليك توظيف شخص ما. إنها مسؤولية كبيرة ، لذا ضع في اعتبارك ما يلي:

• هل أنت شرعي مشغول بما فيه الكفاية؟ إذا كان لديك نشاط تجاري به الكثير من الصعود والهبوط أو كنت موسميًا للغاية ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنك لا تقوم بالتوظيف خلال وقت مزدحم دون التفكير في الأوقات البطيئة. تريد التأكد من أنه حتى لو تباطأت الأمور ، فلا يزال لديك عمل كافٍ للموظف. خلاف ذلك ، قد تقوم بتعيين شخص ما ثم تضطر إلى تركه. إذا فكرت أكثر في الأمر وقررت أنه ليس لديك عمل كافٍ لموظف ما ، يمكنك أيضًا الاستعانة بمقاول مستقل أو موظف مؤقت لملء الفجوات.
• هل ترغب في توظيف شخص ما لنقل عملك إلى المستوى التالي؟ عندما تكون رائد أعمال تدير شركة ، فإنك تنجذب في الكثير من الاتجاهات. هناك سبب وجيه للتفكير في تعيين موظف هو ما إذا كان بإمكانهم إحضار مجموعة مهارات إلى عملك لا تملكها أو إذا كنت ستحتاج إليها من أجل التوسع.
• هل أنت مستعد حقًا لتغطية نفقات تعيين موظف؟ يجب عليك الإعلان عن الوظيفة ، وإجراء فحوصات الخلفية ، وقضاء الوقت في مراجعة السير الذاتية وإجراء المقابلات. بعد إحضار شخص ما على متن الطائرة ، سيتعين عليك دفع رواتبه ، وربما الاستثمار في معدات جديدة ، ودفع الضرائب. إذا كنت ستقدم مزايا ، فقد ينتهي بك الأمر بتكلفة 20٪ من أجور الموظف ، إن لم يكن أكثر. ربما يتعين عليك أيضًا شراء تأمين تعويض العمال.
• هناك الكثير من الروتين الذي يأتي مع تعيين شخص ما كموظف. عليك أن تظل ملتزمًا بقوانين التوظيف على مستوى الولاية والمستوى الفيدرالي. تسري هذه القوانين عند الإعلان عن وظيفة ، وإجراء مقابلات مع الناس ، وتقديم عرض.
• لا تنتهي البيروقراطية واللوائح بمجرد تعيين شخص ما بالفعل. يجب عليك الاحتفاظ بسجلات لعمل موظفيك وأجورهم ، وعليك اتباع لوائح السلامة في مكان العمل.

ماذا تفعل أولا

قبل أن تفعل أي شيء آخر لاتخاذ خطوة نحو تعيين موظف ، عليك القيام بما يلي:

• احصل على رقم تعريف صاحب العمل (EIN). يجب عليك تسجيل عملك لدى السلطات الحكومية والفدرالية المناسبة قبل تعيين أي شخص. تتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية أن يكون لديك رقم تعريف صاحب العمل ، وهو رقم مكون من تسعة أرقام يُستخدم لأغراض معرّف الضريبة. يعتبر رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بك بمثابة رقم ضمان اجتماعي لعملك ، ويمكنك التقدم للحصول عليه عبر الإنترنت. كل دولة لديها عملية التقديم الخاصة بها.
• إعداد السجلات الخاصة بك لاستقطاع الضرائب. عندما تقوم بتعيين موظف ، فأنت بحاجة إلى ملء الأوراق المطلوبة لدفع ثلاثة أنواع منفصلة من الضرائب المقتطعة. هناك استقطاع فيدرالي لضريبة الدخل ، لذلك سيتعين على موظفك إكمال نموذج W-4 لهذا الغرض. سيتعين عليك تقديم نموذج W-2 لكل موظف ، وهو البيان الفيدرالي للأجور والضرائب. بعد ذلك ، سيكون لدى العديد من الولايات أيضًا نموذج الاستقطاع الضريبي الخاص بها الذي ستحتاج إلى إكماله.
• اعرف بالضبط ما الذي توظف من أجله. سيكون من المستحيل العثور على أفضل مرشح إذا كنت لا تعرف ما تحتاجه حقًا. تحتاج إلى إعداد قائمة بالمهام المحددة للغاية التي تأمل أن يتمكن الموظف الجديد من إدارتها. ستقرر ميزانية لما ترغب في دفعه ، ومن هناك ، ضع في اعتبارك المهارات والخلفية التي يتمتع بها المرشح المثالي. سيساعدك الحصول على هذه المعلومات في إنشاء أوصاف وظيفية أوضح وأكثر فعالية.

اقرأ أيضًا: أفضل 13 برنامجًا تابعًا لكسب المال عبر الإنترنت

• بعد نشر قائمتك وبدء الأشخاص في التقديم ، ستبدأ في إجراء المقابلات. تذكر أن تقوم بتضمين بيان في منشورات وظيفتك لإعلام الناس بأنك صاحب عمل متكافئ.
• عندما تجد مرشحين ، استعد لإجراء المقابلات. تريد أن تضع في اعتبارك أسئلة تريد طرحها على وجه التحديد. حاول أن تجعلها مفتوحة ، مثل كيفية عمل المرشح لحل مشكلة في وظائفه في الماضي.

• قم بفحص الخلفية. يُعرف هذا أيضًا باسم فحص ما قبل التوظيف. سنتحدث أكثر عن عروض الخلفية أدناه نظرًا لوجود تعقيدات قانونية يجب وضعها في الاعتبار. تعد عمليات الفحص في الخلفية مهمة للحفاظ على أمان عملك وعملائك.
• إذا كنت ستقوم بتمديد عرض عمل لشخص ما ، فتأكد من أنه مؤهل للعمل في الولايات المتحدة. إذا قمت بتعيين شخص غير مسموح له قانونًا بالعمل في الولايات المتحدة ، فقد تواجه عقوبات مالية أو حتى جنائية. ستحتاج إلى الموظف الجديد لملء النموذج I-9 ، والذي يتضمن الأهلية للتوظيف. يجب عليهم أيضًا إظهار بطاقة هويتهم وتصريح العمل.

بمجرد تعيين موظف جديد ، يجب عليك إبلاغ وكالة التوظيف في ولايتك بذلك.

ستحتاج أيضًا على الأرجح إلى الحصول على تأمين تعويض العمال. تختلف هذه المتطلبات باختلاف الولاية ، لكن معظم الولايات تطلب منك الحصول على بوليصة تأمين في حالة إصابة شخص يعمل لديك بالمرض أو الأذى بسبب التعرض في مكان العمل.

الآن ، أنت جاهز للانضمام.

يتضمن الإعداد أوراق التوظيف الجديدة ، وتعريف موظفك بأنظمتك ، وتوفير الأدوات والتدريب ، ومشاركة كتيب الموظف الخاص بك.

سيتعين عليك إعداد نظام لدفع رواتب موظفك الأول وإدارة ضرائب الرواتب. يمكنك القيام بذلك بنفسك ، أو استخدام المحاسب الخاص بك ، أو يمكنك استخدام خدمة كشوف المرتبات.

تعتبر خدمات كشوف المرتبات أسهل بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة.

إذا كنت توظف موظفًا عن بُعد ، فستحتاج إلى العمل مع شركة لمساعدتك في إدارة الضرائب التي يحتمل أن تكون في حالة مختلفة.

إجراء فحوصات الخلفية

يتعين على أصحاب العمل اتباع الكثير من القوانين ، بما في ذلك عندما يتعلق الأمر بالتحقق من خلفية الموظفين المحتملين أو الحاليين.

إذا كنت صاحب عمل ، فعندما تسأل شخصًا ما عن خلفيته ، عليك أن تطرح نفس الأسئلة على كل متقدم آخر. لا يمكنك طرح أسئلة معينة على أساس العرق أو الأصل القومي أو الجنس أو التوجه الجنسي أو الدين أو أي عامل آخر من هذا القبيل.

إذا كان شخص ما من جنس معين ، على سبيل المثال ، لا يمكنك طلب معلومات خلفية إضافية.

لا يمكن لأصحاب العمل أن يطلبوا أو يتحققوا من خلفية شخص ما للحصول على معلومات طبية إذا لم يتم عرض وظيفة أو معلومات وراثية لهم. قد يكون صاحب العمل قادرًا على طلب المعلومات الطبية بعد أن يعرض على شخص ما وظيفة أو يبدأ تشغيله ، ولكن على أساس محدود للغاية.

يجب على صاحب العمل إخبار شخص ما قبل إجراء فحص للخلفية والحصول على إذنه. بناءً على مكان إقامتك ، قد تحدد قوانين المدينة أو الولاية كيف يمكنك إجراء فحص أمني في السجل الجنائي أو السجل الائتماني لشخص ما.

بصفتك صاحب عمل ، عليك أن تخبر المرشح أنه يمكنك استخدام المعلومات التي تجدها لاتخاذ قرار بشأن تعيينهم. عليك أن تقدم لهم هذه المعلومات كتابة ، بما في ذلك في وثيقة قائمة بذاتها.

يتعين على أصحاب العمل أيضًا اتخاذ خطوات معينة قبل اتخاذ قرار بعدم تعيين شخص ما بسبب شيء يرونه في التقرير.

إذا كنت صاحب عمل ، فيجب عليك إعطاء المرشح نسخة من التقرير ، وملخصًا للحقوق ، حتى يعرف كيفية الاتصال بالشركة التي حصلت على التقرير منها.

اقرأ أيضًا: استراتيجيات التفويض التي ستساعد رواد الأعمال على بناء مشروع تجاري

وبشكل أكثر تحديدًا ، تشمل القوانين التي تحكم عمليات التحقق من خلفيات الموظفين ما يلي:

• تم سن قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل ، أو FCRA ، في الأصل في عام 1970. يعد قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل أحد التشريعات الرئيسية ذات المتطلبات التنظيمية لفحص خلفية الموظف. يتطلب قانون FCRA إبلاغ المتقدمين والموظفين والحصول على موافقتهم قبل إجراء الفحوصات الأمنية.
• هناك عدد من قوانين الولاية. كاليفورنيا ، على وجه الخصوص ، لديها بعض أكثر قوانين علاقات الموظفين صرامة. على سبيل المثال ، لديك قانون وكالات الإبلاغ عن المستهلك الاستقصائي ، والذي يتناول التحقيقات في تقارير المستهلك التي قد تحتوي على معلومات تتعلق بشخصية أو سمعة شخص ما.
• أصبح ما يسمى بقوانين حظر الصندوق أكثر شيوعًا على مستوى الولاية والمستوى المحلي. تمنع قوانين حظر الصندوق الموظفين من سؤال المتقدمين للوظائف عن تاريخهم الإجرامي. تنظم هذه القوانين ما يمكن جمعه وكيف يمكن استخدامه.
• إذا كنت ستقوم بفحص المخدرات ، فعليك أيضًا اتباع قوانين الولاية. قامت المزيد من الولايات بإضفاء الشرعية على استخدام الماريجوانا ، بشكل ترفيهي وطبي ، بحيث يمكن أن يجعل فحص المتقدمين أو الموظفين للمخدر أمرًا غير قانوني.

أخيرًا ، يحمي قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة الموظفين من التعرض للتمييز بسبب إعاقات عقلية أو جسدية ، ولكنه ينطبق فقط على أصحاب العمل الذين لديهم 15 موظفًا أو أكثر ، لذلك إذا كنت تفكر في تعيين موظفك الأول ، فقد لا ينطبق هذا عليك بعد.