30 preguntas para un proveedor de plataforma de eventos digitales

Si ha decidido que una plataforma de eventos digitales tiene sentido para su negocio, dedique tiempo a investigar proveedores individuales y sus capacidades haciendo lo siguiente:

• Haga una lista de todas las capacidades DEP que tiene actualmente, aquellas que le gustaría tener y aquellas sin las que no puede vivir. Esta última categoría es fundamental y le ayudará a evitar cometer un error costoso. Si encuentra que un proveedor no ofrece esta capacidad "imprescindible", obviamente no es adecuado.
• Tome su lista de capacidades y luego investigue un poco. Hable con sus compañeros de marketing para averiguar quién está usando qué DEP y por qué.
• Reduzca su lista a aquellos proveedores que cumplan con sus criterios. Envíe su lista de las capacidades DEP que ha identificado y establezca un plazo para que respondan.
• Decida si necesita o no participar en un proceso formal de RFI/RFP. Esta es una preferencia individual. Sin embargo, asegúrese de dar la misma lista de capacidades a cada proveedor para facilitar la comparación.

Las RFP más efectivas solo solicitan información relevante y brindan amplia información sobre su marca y sus necesidades de DEP. Debe reflejar objetivos estratégicos de alto nivel y KPI. Mencione los KPI más importantes de su empresa y explique cómo evaluará el éxito de sus esfuerzos DEP. Incluya detalles sobre los plazos y los sistemas martech existentes que ha implementado.

Profundice más: cómo extraer datos de eventos digitales

A partir de las respuestas de la RFP, debería poder reducir su lista a tres o cuatro soluciones que querrá probar.

Configure demostraciones con esos proveedores dentro de un período de tiempo relativamente corto después de recibir las respuestas de RFP para ayudar a hacer comparaciones relevantes. Asegúrese de que todos los posibles usuarios internos estén en la llamada de demostración y preste atención a lo siguiente:

• ¿Qué tan fácil es usar la herramienta?
• ¿El proveedor parece entender nuestro negocio y nuestras necesidades?
• ¿Nos están mostrando nuestras características "imprescindibles"?

Otras preguntas para hacerle a cada proveedor de plataforma de eventos digitales, según su modelo de negocio, incluyen:

Creación, gestión y registro de agenda:

• ¿Cómo funciona el proceso de creación de la agenda y qué tan flexible es? ¿Nos permitirá crear y administrar los tipos de eventos que hacemos ahora?
• ¿Qué tipo de aprendizaje automático o inteligencia artificial utiliza la herramienta para sugerir contenido a los usuarios y cómo lo facilitaríamos?
• ¿Puede la herramienta relacionar a los asistentes al evento con sus roles en un grupo de compras y sus cuentas correctas en nuestro CRM?
• ¿La herramienta muestra de dónde provienen los registrantes (canal o campaña) y cómo interactúan con la agenda de prerregistro?
• ¿Puede el DEP mantener una sola cuenta para una persona en varios eventos, de modo que podamos seguir acumulando datos de intención con el tiempo?
• ¿La herramienta permite que los patrocinadores, expositores y oradores inicien sesión y administren su propio contenido (biografía y foto de rostro para los oradores, contenido del portal de patrocinadores para los expositores)?

Descargue el Informe de inteligencia de MarTech: Plataformas de eventos digitales empresariales: una guía para especialistas en marketing

Funciones de creación, edición y participación de contenido:

• ¿Cuántos asistentes simultáneos pueden asistir a un evento sin comprometer la calidad del video? ¿Cómo afecta esta ecuación algo en vivo versus pregrabado?
• ¿Podemos editar y aumentar videos dentro de la propia plataforma, o necesitamos usar una herramienta o herramientas diferentes?
• ¿Qué funciones de participación adicionales (gamificación, cuestionarios, encuestas, etc.) se ofrecen en el contexto de una sesión?
• ¿Qué tipos de contenido (PDF, video en vivo, video grabado, audio o video interactivo) se pueden ofrecer dentro de los stands de expositores virtuales para maximizar la participación en ese entorno?
• ¿Cómo facilita la plataforma el networking entre asistentes, ponentes y patrocinadores?

Análisis, informes e integración:

• ¿La herramienta proporciona análisis en tiempo real?
• ¿La herramienta proporciona vistas resumidas y/o detalladas de diferentes personas e ideas?
• ¿Qué métricas se recopilan para medir la participación y la intención del usuario? ¿Qué tan detallados son estos informes? (Por ejemplo, ¿puedo ver si una persona vio una sesión hasta el final o si se detuvo después de los primeros dos minutos?)
• ¿La herramienta nos ayuda a recopilar datos relevantes para nosotros y nuestros socios mientras cumplimos con las normas de privacidad pertinentes?
• ¿Están disponibles las integraciones nativas con nuestro CRM y/o plataforma de automatización de marketing, para que podamos utilizar datos históricos?
• Si no, ¿hay una API disponible para integraciones de sistemas personalizados?

Formación y atención al cliente:

• ¿Cuánta capacitación necesitaremos para usar el software y qué tipo de capacitación está disponible?
• ¿Qué nivel de atención al cliente se ofrece y cuándo está disponible (es decir, 24/7 frente a 8/5)?
• ¿Cuál es el tiempo de respuesta para consultas/tickets de soporte?
• ¿Hay servicios profesionales o apoyo disponibles para nuestra transición al DEP?
• ¿Qué nuevas características están bajo consideración?
• ¿Cuál es la hoja de ruta del producto a largo plazo y las fechas de lanzamiento?

¡Consigue MarTech! Diariamente. Libre. En tu bandeja de entrada.

Procesando .. por favor espere.

SUSCRIBIR

Ver términos.