8 أدوات لإنشاء خطة عمل شهرية أو أسبوعية

التخطيط ليومك لا يقل أهمية عن التخطيط لحياتك.

تميل الشركات إلى كسب المزيد من المال من خلال القوى العاملة المنتجة. الإنتاجية هي نتيجة الجهود المنظمة والتخطيط الاستراتيجي. يجب على كل فرد التركيز على الإنتاجية لتحسين أسلوب حياته. سيعمل هذا أيضًا كأهم الأصول لأي شركة.

يحاول الجميع تحقيق هدفهم النهائي في الحياة. لتحقيق هذا الهدف النهائي ، يجب على كل فرد تقسيمه إلى أهداف قصيرة المدى. سيسهل عليك التخطيط لمهامك اليومية العمل.

أفضل شيء يمكنك القيام به هو إنشاء خطة شهرية. سيساعدك هذا على تتبع كل ما عليك إنجازه في ذلك الشهر. الآن ، ربما تفكر في كيفية إنشاء خطة شهرية. حسنًا ، هناك الكثير من الأدوات التي يمكن أن تساعدك في جدولة يومك بالكامل وأسبوعك وحتى شهر.

هذه الأدوات مفيدة جدًا لتحسين إنتاجية كل فرد. دعونا نفهم أهمية خطط العمل التفصيلية في الشركات والأعمال.

جدولة الأعمال مع برامج التخطيط

يعرف أصحاب الأعمال ومديرو المشاريع جيدًا الحاجة إلى إنشاء خطط مشاريع مفصلة لإبقاء كل شيء على المسار الصحيح. يمكن أن يكون التخطيط يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو حتى سنويًا لمشاريع معينة. هذا هو المكان الذي تلعب فيه أدوات التخطيط الخاصة.

يحتاج المديرون ، وكذلك الرؤساء التنفيذيون ، إلى برامج تخطيط للحفاظ على القوى العاملة لديهم. هناك الكثير من الأدوات للمساعدة في إنشاء خطط أسبوعية وخطط شهرية. ولكن ، يتعلق الأمر بمتطلبات الشركة لاختيار أي واحد معين.

أدوات الإنتاجية لها مزاياها وعيوبها. من أفضل الأشياء المتعلقة بأدوات الإنتاجية أنها تعمل على تبسيط الاتصال وتبسيط تتبع التقدم وتسهيل التعاون. على العكس من ذلك ، يمكن لأدوات الإنتاجية أن تزيد من عوامل التشتيت وتقليل المهارات الشخصية وحتى تكلفة الحفاظ عليها.

لذلك ، يتعلق الأمر بكيفية استخدامك لأدوات الإنتاجية. إذا لم تستطع هذه الأدوات تحسين إنتاجية شركتك ، فلا داعي للاستمرار في استخدامها.

الآن ، دعنا نستكشف بعضًا من أفضل الأدوات للمساعدة في إنشاء خطط أسبوعية وشهرية.

يخطط

Plan هو التقويم الخاص بك بالإضافة إلى مدير المشروع الخاص بك لأتمتة حياتك العملية. باستخدام هذه الأداة ، ستتمكن من التركيز بشكل أكبر على الأعمال عالية القيمة واتخاذ القرارات بشكل أسرع. تحتوي الواجهة على موجز الفريق حيث يتم ذكر كل مهمة إكمال ، ويمكن أيضًا لأعضاء الفريق الآخرين التعليق على العمل. هذا يجعل الملاحظات بسيطة جدًا لكل مشروع.

Plan هو منظم ذكي سينظم جميع مشاريعك ومهامك من أدوات مختلفة يستخدمها أعضاء فريقك. حتى إذا كان فريقك يستخدم أدوات متعددة للتعامل مع خطط العمل والمهام ، فإن Plan ستجمع كل شيء.

ستلاحظ اختلافًا فعالاً في إنتاجية عمل موظفيك باستخدام برنامج Plan المدمج في شركتك. يبدأ السعر من 6.67 دولارًا أمريكيًا للمستخدم شهريًا لأكثر من 5 مستخدمين.

DayViewer

DayViewer هو حل شامل للشركات والمهنيين لتنظيم حياتهم العملية. إنه مخطط تقويم ومنظم سهل الاستخدام عبر الإنترنت لإدارة جداولك وإدارة المهام وتدوين ملاحظات عن كل شيء.

ليست هناك حاجة لاستخدام تطبيقات متعددة لتخطيط عملك. باستخدام DayViewer ، يمكنك إدارة وقتك ومهامك بسهولة. ستتلقى تذكيرات لكل مهمة أو حدث مهم. كل شيء مدمج ، وليست هناك حاجة لتثبيت أي تطبيقات أخرى تابعة لجهات خارجية.

هناك الكثير من الميزات المفيدة في DayViewer مثل نظام دفتر اليومية للحفاظ على السجلات اليومية ، وتتبع المدفوعات والمصروفات ، ونظام إدارة جهات الاتصال ، ونظام قائمة المهام اليومية ، ونظام الملاحظات ، والمزيد. شيء ممتاز آخر في DayViewer هو واجهة السحب والإفلات. يبدأ السعر من 8 دولارات شهريًا.

كانفا

كنت قد سمعت عن Canva لأغراض التصميم والرسومات فقط. حسنًا ، هذه ليست الحقيقة لأن Canva قادرة على أداء مهام أخرى متنوعة. يمكنك إنشاء تقويمك المخصص بالإضافة إلى مخططات يومية أو أسبوعية أو شهرية باستخدام Canva.

هناك العديد من قوالب التقويم العامة على Canva. إذا كنت لا ترغب في استخدام النماذج العامة ، يمكنك حتى البدء في إنشاء قالب التقويم الخاص بك من البداية عن طريق اختيار كل شيء من الصور والخطوط إلى الألوان والخلفيات. يمكنك تخصيص الكتل كل ساعة لخطة العمل بمساحة كافية لتدوين النقاط المهمة أو قوائم المهام أو أي معلومات أخرى.

بمجرد الانتهاء من عملية إنشاء قالب التقويم ، يمكنك تنزيله مباشرة كملف PDF أو حتى أخذ نسخة مطبوعة وإلصاقها على مكتبك. يمكنك أيضًا مشاركتها على منصات التواصل الاجتماعي مثل Twitter و Facebook. يمكنك استخدام Canva مجانًا مع الخطط الاحترافية المدفوعة.

إيفرنوت

سيساعدك Evernote Weekly Planner على تتبع أهدافك الأسبوعية من خلال التخطيط القوي. ستكون قادرًا على الاستمرار في التركيز على مهامك الأسبوعية والأحداث المهمة والأولويات لكل أسبوع. يمكنك أيضًا إضافة ملاحظات لإبراز أي أشياء مهمة للحدث.

يساعدك مخطط Evernote Weekly Planner في إلقاء نظرة على الصورة الأكبر من خلال عرض جميع الأهداف الأسبوعية. يمكنك التخطيط بشكل منتج لساعات ما بعد العمل عندما تعرف كل شيء عن جدول عملك. إعادة الجدولة مبسطة أيضًا بسبب التخطيط الأسبوعي.

يمكن الحفاظ على كل ما هو ضروري لعملك في هذه المخططات الأسبوعية لتعزيز الإنتاجية. لن يقلل قالب المخطط الأسبوعي هذا من إجهاد موظفيك فحسب ، بل ستلاحظ أيضًا أن الإنتاجية متعددة الجوانب. يمكن استخدام Evernote مجانًا مع ميزات محدودة وخطط احترافية مدفوعة للحصول على ميزات متقدمة.

هل تحتاج إلى مخطط شهري؟

يعد تقويم Evernote الشهري الطريقة المثالية لتتبع المشاريع الشهرية والمهام وأعياد الميلاد وحتى الأحداث الخاصة. هذا تقويم شهري مناسب عبر الإنترنت لتدوين جميع الأحداث الخاصة في الشهر. يمكن لكل موظف تدوين المهام الفردية أيضًا في هذا التقويم الشهري للبقاء مسؤولاً عن عملهم.

سيؤدي تخطيط خطة عمل الشهر بأكمله إلى زيادة إنتاجية شركتك إلى مستوى عالٍ. ستكون قادرًا على تجنب أي انحرافات حيث يتم تحديد الجدول بوضوح من البداية. يمكنك التحقق من جداولك من أي مكان أثناء التنقل مع توفرها على منصات مختلفة.

لا يعد تقويم Evernote الشهري مفيدًا فقط للحفاظ على مهام عملك ، ولكن يمكنك أيضًا الحفاظ على تقويم العائلة وخطط نهاية الأسبوع باستخدام هذا. لن يفوتك أي تاريخ خاص إذا كنت تستخدمه بانتظام بسبب التذكيرات والتنبيهات. ابدأ في استخدام Evernote وشاهد كيف تتحسن إنتاجيتك بمرور الوقت.

Toggl

يمكن لأي شخص يحتاج إلى مخطط تقويم مرئي البدء في استخدام خطة Toggl. إنه مخطط تقويم مجاني عبر الإنترنت تبين أنه مفيد لمديري المشاريع ومديري الموارد البشرية ومخططي الأحداث وغيرهم. أصبح تخطيط المشاريع والحفاظ على الجداول الزمنية أمرًا سهلاً للغاية مع خطة Toggl.

كلما قمت بتعيين جدول زمني لأي مشروع ، يمكنك التكبير إلى أسبوع أو شهر أو ربع أو حتى عام. لذلك ، يمكنك إما إلقاء نظرة عامة على المشروع أو الحصول على تفاصيل متعمقة. حتى إذا كنت تعمل في مشاريع متعددة ، يمكنك تحديد مشاريع مختلفة برموز الألوان.

إذا كانت شركتك تعمل في منهجيات Kanban و Agile ، فيمكنك أيضًا الحصول على مساعدة من لوحات Toggl Plan. ستجعل هذه الجداول الزمنية من السهل على كل موظف البقاء على اطلاع دائم بالمشروع. هذه هي أفضل منصة للفرق الإبداعية والتسويقية لتخطيط وتنفيذ مشاريعهم. خطة Toogl مجانية لما يصل إلى 5 مستخدمين ، وتبدأ الخطط المدفوعة من 9 دولارات شهريًا.

خطة الأسبوع

مع خطة الأسبوع ، يمكنك تحديد أهدافك بناءً على رؤيتك ، وسيهتم المخطط بإدارة الوقت. إذا كنت تبحث عن أداة لتخطيط مهام الأسبوع بأكمله ، فهذه هي الأداة المثالية. ستسمح لك خطة الأسبوع بملاحظة المهام الحاسمة حتى لا ينتهي بك الأمر بإضاعة الوقت في المهام غير العاجلة أو المهمة.

خطة الأسبوع ليست تقويمًا عاديًا أو برنامج قائمة مهام. سيخطط كل مهمة بناءً على أولويتها وأهميتها لجدولك الزمني. ستلاحظ أيضًا وجود توازن مناسب بين العمل والحياة باستخدام هذه الأداة. علاوة على ذلك ، تحتوي خطة الأسبوع أيضًا على مؤقت بومودورو لمنعك من الإرهاق بسبب كثرة العمل.

مع خطة الأسبوع ، يمكنك التخطيط لإنتاجيتك أيضًا عن طريق تجنب المهام الزائدة التي تستهلك الكثير من وقتك. ستلاحظ زيادة كبيرة في أداء الموظف الخاص بك مع هذا المخطط الأسبوعي. تبدأ خطة الأسبوع بسعر $ 10.83 / شهر.

ميرو

نموذج Miro Weekly Planner هو نموذج مفيد آخر لتنظيم حياتك الأسبوعية. يتحدث الجميع عن جدولة حياتهم ، لكن القليل منهم يمكنهم الاحتفاظ بها. هذا هو المكان الذي يكون فيه المخططون الأسبوعيون في متناول اليد.

يوفر Miro لوحة بيضاء لإنشاء مخططك الأسبوعي من البداية. تتمثل الخطوة الأولى في تحديد أي قالب معين على Miro. في وقت لاحق ، عليك التفكير في جميع أهدافك الأسبوعية التي ترغب في طرحها على المخطط. يمكنك تحديد التخطيط كما تريد بحيث إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر للملاحظات ، يمكنك ترتيب التواريخ وفقًا لذلك. يمكنك تخصيص المخطط الأسبوعي تمامًا كما تريد عن طريق إضافة أقسام مختلفة وإجراء التغييرات اللازمة.

مع استخدام نموذج مخطط Miro الأسبوعي في الشركات ، يمكنك توقع زيادة كبيرة في إنتاجية الموظفين. Miro Weekly Planner مجاني حتى 3 لوحات تبدأ من 8 دولارات شهريًا للفرق.

باستخدام مخطط ميرو الشهري ، يمكنك التخطيط بصريًا ليومك أو أسبوعك أو شهرك. يعد هذا مخططًا شهريًا ممتازًا لكل من الفرق والأفراد لتتبع كل مهمة وموعد نهائي وتباعدها. إذا كانت شركتك تتعامل مع مشاريع كبيرة ، فيمكن أن يكون هذا المخطط الشهري مفيدًا للغاية.

أفضل شيء هنا هو أنه يمكنك تخصيص المخطط تمامًا كما تريد باستخدام مقاطع الفيديو والملاحظات اللاصقة والصور. لذلك ، لا يحتاج موظفوك إلى النظر عن كثب على جدران الشركة للمهام التالية. سيكون كل شيء عبر الإنترنت ومرئيًا لكل موظف على شاشة الكمبيوتر.

ميزة أخرى مهمة للمخططين الشهريين عبر الإنترنت هي أنه يمكن تمرير تعليقات المشروع بسهولة تامة. يمكن لكل عضو في الفريق أو الإدارة العليا تقييم المهمة المكتملة وتقديم التغذية الراجعة مباشرة في المخطط نفسه من خلال الملاحظات اللاصقة. هذا يأخذ إنتاجية شركتك إلى المستوى التالي.

ClickUp

ClickUp هي أداة تخطيط مستخدمة على نطاق واسع من قبل المطورين ومديري المشاريع. عندما يعمل العديد من الأشخاص في نفس المشروع ، تميل الشركات إلى استخدام ClickUp. إنها أداة تعاونية لإدارة المهام والمهام والمستندات بكفاءة. أصبح التنسيق مع الزملاء والأصدقاء والعائلة أسهل مع هذا المخطط.

لكل مهمة مذكورة في ClickUp ، يمكنك تعيين تواريخ الاستحقاق وكذلك التذكيرات. يمكن للموظفين بسهولة تتبع وقتهم مع ClickUp من أي مكان. ستندهش عندما ترى أنه يمكنك أيضًا تقدير الوقت الذي يحتاجه الموظف للعمل في المشروع باستخدام هذا المخطط. يمكنك إضافة مهام ومهام فرعية وتقسيمها بين موظفيك لمعرفة الوقت الذي سيستغرقه كل موظف.

يمكنك جدولة وقتك بشكل مختلف عن طريق إضافة الأحداث إلى التقويم الخاص بك باستخدام ميزة السحب والإفلات ، ورسم خطوط بين المهام المترابطة في طريقة عرض Gantt ، وإنشاء خرائط طريق مرئية على مخطط زمني ، وحتى الاطلاع على مواردك عبر عرض Workload.

يمكن مزامنة ClickUp مع معظم تطبيقات إدارة الوقت لتبسيط عملك. الأداة مجانية للاستخدام الشخصي ، وتبدأ الخطط المدفوعة بـ 5 دولارات لكل عضو شهريًا.

استنتاج

يجعل إعداد الأهداف لفريقك مسبقًا الأمر سهلاً وواضحًا لفريقك لتحقيقها. من أجل تعزيز إنتاجية موظفيك ، يجب على الشركة الاستثمار في برامج التخطيط. سيمكن ذلك من الأداء السلس وإدارة الوقت بكفاءة. يمكنك اختيار برنامج التخطيط المناسب لشركتك من القائمة أعلاه.