商業使用 PDF 的 7 大好處

已發表: 2022-07-26

將 PDF 用於業務的好處

PDF 是世界上最流行的文件格式之一。 他們已經存在了幾十年，並且仍然很強大。 事實上，PDF 已經變得如此流行，以至於您可以在任何地方找到它。 從商業到教育再到政府。 PDF 庫現已在市場上提供，包括 IronPDF 和 ITextPDF。 雖然 PDF 如此受歡迎的原因有很多，但我們將在這篇文章中重點介紹使用 PDF 進行業務的主要好處：

可移植性

PDF的大小很小。 它不像是幾兆字節並且需要很長時間才能打開的 Word 文檔。 事實上，它可以非常小，在您的計算機或移動設備上只佔用幾千字節。 這意味著您可以將其傳輸到世界任何地方，而不必擔心如何將文件轉換為另一種格式。 您也不必擔心收件人是否可以訪問該類型的軟件。 如果他們無法訪問 PDF 程序，那也沒有問題！ 你可以給他們發一封電子郵件並附上 PDF。 然後，他們將能夠立即在瀏覽器中閱讀它。 無論他們使用什麼設備或物理位置，此方法都有效！

該文件還具有高度可移植性，因為它不需要任何特殊軟件即可查看或編輯。 幾乎每個現代操作系統都帶有一個支持 Adob​​e Acrobat 文件（最常見格式）的閱讀程序。 因此，在為組織樹結構之外的客戶、同事或員工準備文檔時，無需擔心兼容性問題。 只需通過電子郵件將它們作為附件發送，或者更好地在線存儲它們。 然後，任何具有訪問權限的人都可以立即打開和編輯內容！

壓縮

PDF 文件的壓縮意味著它們比其他文件格式更小，例如 Word 文檔或 PowerPoint 演示文稿。 這對於會佔用設備大量空間的大型文檔特別有用。

通過 PDF 節省大小的另一個好處是，您可以比任何其他類型的文檔更快地通過電子郵件發送它們。 當您通過電子郵件發送大型 Word 文檔時，處理速度可能會很慢。 這是因為收件人的計算機每次打開時都需要重置所有圖像和格式。 相反，發送原件會花費您更多的郵資。 這也會浪費您等待同事回复的寶貴時間。 特別是在批准您的工作之前需要進行更改時！ 相反，請嘗試使用像 DocuSign 這樣的電子簽名服務。 這允許用戶以電子方式簽署文檔而無需訪問。 因此，未經批准的更改的可能性更小，總體批准速度更快！

視覺吸引力

將 PDF 用於業務的原因有很多，但最重要的原因之一是您可以使文檔看起來完全符合您的喜好。 通過一些格式化，您可以將普通文檔變成視覺上吸引人的東西。 您可以對 PDF 中的內容進行格式化，使其更具可讀性，或者只是以某種方式滿足您的需求。 例如，如果您要創建需要大量表格和圖表（但不一定是圖像）的報告或演示文稿，那麼使用正確的字體和顏色將有助於報告完成和專業。

還可以創建包含不同類型媒體（如圖形或照片）的文檔，並在文檔中的任何位置使用它們，而不必擔心它們在不同設備和瀏覽器上的顯示方式，因為所有瀏覽器都支持 PDF 和 Word 文件歸結為在線查看它們； 因此，即使根據某人在打開文件時使用的瀏覽器（這可能會導致問題），各處可能存在一些錯誤（這可能會導致問題），但總體而言，這不應阻止任何人在上傳到互聯網平台（如 Dropbox 或谷歌云端硬盤等。”

數字簽名

在您的企業中使用 PDF 文檔的好處之一是它們可以進行數字簽名。

數字簽名用於驗證文件的真實性和合法性，尤其是在擔心偽造或篡改時。 例如，如果您通過電子郵件發送文檔，您可能希望包含數字簽名，以便任何收件人都可以驗證它來自您並且自發送以來沒有被更改（這也有助於防止垃圾郵件）。

但是數字簽名不僅僅適用於一對一的通信。 它們在商務溝通中也很重要。 它們允許企業在提交投標或提案時證明自己的身份，並通過讓客戶在付款前以數字方式簽署合同來保護自己免受欺詐。

數據保護

  • PDF 文件是安全的。
  • 它們可以被加密、密碼保護和數字簽名。
  • 您甚至可以同時擁有一個既加密又數字簽名的文件！

媒體豐富和多功能

PDF 的另一個好處是它們可以包含多種類型的媒體。 這意味著您可以在 PDF 文檔中嵌入圖像、視頻和其他類型的文件。 這使您可以為文檔添加更多視覺吸引力，並使正在閱讀文檔的人更容易從一個地方獲取他們需要的所有相關信息。 您可能還會發現，這使您更容易與他人共享信息，因為如果有人收到包含嵌入式鏈接或其他多媒體元素的文檔，那麼他們無需在其設備上安裝任何額外軟件即可打開它們。

PDF 還可以包含其中的鏈接，允許在線查看它們（或使用移動設備）的用戶訪問其他資源。 這可以包括網站頁面或其他文檔。 但是，他們可以打開 PDF，而無需先將這些資源下載到他們的設備上。 這使得希望訪問其網站的客戶能夠看到的不僅僅是介紹性消息的企業主成為可能。 企業可以簡單地設置一個包含文檔的鏈接，而不是用戶需要下載各種文檔。

互聯互通

PDF 是一種通用文件格式。 許多不同的行業和許多不同的設備都使用 PDF 文件。 它還能夠與軟件程序和操作系統集成。 這使得與使用與您不同的設備或程序的人共享信息變得容易。 無論他們使用什麼，他們都可以打開您的 PDF！

PDF 不僅僅是一種商業文件格式。

PDF 不僅是一種文件格式，也是一種生活方式。 您可以使用它們來創建產品目錄、廣告活動和培訓材料的數字版本。 或者，您可以通過電子郵件或公司內聯網與員工共享它們。

考慮將它們發佈在您的網站上，以便客戶在準備購買時可以輕鬆下載它們。 PDF 甚至可以打印，讓您可以隨時將它們作為硬拷貝文檔輸出！

當談到 PDF 使當今的企業受益的所有方式時，所有這些選項只是冰山一角。

結論

PDF 是一種很好的商業格式。 它們安全、便攜且以多種方式有用。 PDF 文件也不僅僅是文檔。 它們可以存儲數據、防止病毒和其他問題。 此外，您可以使用它們來創建用戶可以直接在其計算機上與之交互的交互式文檔。 所有這些都不需要任何特殊軟件。