7 korzyści z używania plików PDF w biznesie

PDF to jeden z najpopularniejszych formatów plików na całym świecie. Istnieją od dziesięcioleci i nadal są silne. W rzeczywistości PDF stał się tak popularny, że można go znaleźć wszędzie. Od biznesu przez edukację do rządu. Biblioteki PDF są już dostępne na rynku, w tym IronPDF i ITextPDF. Chociaż istnieje wiele powodów, dla których PDF jest tak popularny, w tym poście skupimy się na głównych korzyściach płynących z używania PDF w biznesie:

Ruchliwość

Rozmiar pliku PDF jest niewielki. To nie jest dokument Worda, który ma kilka megabajtów, a jego otwarcie zajmuje wieki. W rzeczywistości może być tak mały, że zajmie tylko kilka kilobajtów na twoim komputerze lub urządzeniu mobilnym. Oznacza to, że możesz przenieść go w dowolne miejsce na świecie, nie martwiąc się o to, jak przekonwertować plik na inny format. Nie musisz się też martwić, czy odbiorca ma dostęp do tego typu oprogramowania. Jeśli nie mają dostępu do programu PDF, nie ma problemu! Możesz po prostu wysłać im wiadomość e-mail i dołączyć plik PDF. Wtedy będą mogli je od razu przeczytać w swojej przeglądarce. Ta metoda działa bez względu na to, jakiego urządzenia używają lub gdzie fizycznie się znajdują!

Plik jest również bardzo przenośny, ponieważ nie wymaga żadnego specjalnego oprogramowania do przeglądania lub edycji. Praktycznie każdy nowoczesny system operacyjny jest wyposażony w program do czytania, który obsługuje pliki Adobe Acrobat (najpopularniejszy format). Dlatego przygotowując dokumenty dla klientów, współpracowników lub pracowników spoza struktury drzewa organizacji, nie musisz martwić się o problemy ze zgodnością. Po prostu wyślij je pocztą e-mail jako załączniki lub jeszcze lepiej przechowuj je online. Wtedy każdy, kto ma prawa dostępu, może od razu otwierać i edytować zawartość!

Kompresja

Kompresja plików PDF oznacza, że ​​są one mniejsze niż inne formaty plików, takie jak dokumenty Word lub prezentacje PowerPoint. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dużych dokumentów, które w przeciwnym razie zajmowałyby dużo miejsca na urządzeniu.

Kolejną zaletą oszczędności rozmiaru dzięki plikom PDF jest to, że można je wysłać pocztą e-mail szybciej niż jakikolwiek inny rodzaj dokumentu. Gdy wysyłasz duży dokument programu Word pocztą e-mail, przechodzenie może być powolne. Dzieje się tak, ponieważ wszystkie obrazy i formatowanie muszą być resetowane przez komputery odbiorców za każdym razem, gdy je otwierają. Wysłanie oryginalnej kopii kosztowałoby Cię więcej na poczcie. Zmarnowałby również Twój cenny czas na czekanie na odpowiedzi od współpracowników. Zwłaszcza, gdy przed zatwierdzeniem Twojej pracy trzeba wprowadzić zmiany! Zamiast tego spróbuj skorzystać z usługi podpisu elektronicznego, takiej jak DocuSign. Dzięki temu użytkownicy mogą podpisywać dokumenty elektronicznie bez konieczności dostępu. Dzięki temu istnieje mniejsza szansa na niezatwierdzone zmiany i szybsze zatwierdzanie!

Atrakcyjność wizualna

Istnieje wiele powodów, dla których warto używać plików PDF w biznesie, ale jednym z najważniejszych jest to, że możesz sprawić, aby Twoje dokumenty wyglądały dokładnie tak, jak chcesz. Przy odrobinie formatowania możesz zmienić zwykły dokument w coś atrakcyjnego wizualnie. Zawartość pliku PDF można sformatować, aby była bardziej czytelna lub po prostu w jakiś sposób odpowiadała Twoim potrzebom. Na przykład, jeśli chcesz utworzyć raport lub prezentację, która wymaga wielu tabel i wykresów (ale niekoniecznie obrazów), użycie odpowiednich czcionek i kolorów sprawi, że raport będzie skończony i profesjonalny.

Możliwe jest również tworzenie dokumentów zawierających różne rodzaje multimediów — takich jak wykresy lub zdjęcia — i używanie ich w dowolnym miejscu dokumentu bez martwienia się o to, jak będą wyświetlane na różnych urządzeniach i przeglądarkach, ponieważ wszystkie przeglądarki obsługują pliki PDF, a także pliki Word, gdy sprowadza się do przeglądania ich online; więc nawet jeśli mogą występować pewne błędy tu i tam, w zależności od tego, z której przeglądarki ktoś korzysta podczas otwierania pliku (co może powodować problemy), ogólnie rzecz biorąc, nie powinno to powstrzymać nikogo przed ich prawidłowym wyświetlaniem po przesłaniu na platformę internetową, taką jak Dropbox lub Dysk Google itd.”

Podpisy cyfrowe

Jedną z korzyści wynikających z używania dokumentów PDF w firmie jest możliwość ich cyfrowego podpisywania.

Podpisy cyfrowe służą do weryfikacji autentyczności i legalności dokumentów, zwłaszcza gdy istnieją obawy dotyczące fałszerstwa lub manipulacji. Jeśli na przykład wysyłasz dokument pocztą e-mail, możesz chcieć dołączyć podpis cyfrowy, aby każdy odbiorca mógł zweryfikować, że pochodzi on od Ciebie i nie został zmieniony od momentu wysłania (pomaga to również zapobiegać spamowi).

Ale podpisy cyfrowe nie dotyczą tylko komunikacji jeden-do-jednego; są również niezbędne w komunikacji biznesowej. Pozwalają firmom udowodnić swoją tożsamość podczas składania ofert lub propozycji, a także chronić się przed oszustwami, umożliwiając klientom podpisywanie umów cyfrowo przed zapłaceniem im.

Ochrona danych

• Pliki PDF są bezpieczne.
• Mogą być szyfrowane, chronione hasłem i podpisywane cyfrowo.
• Możesz nawet mieć plik, który jest jednocześnie zaszyfrowany i podpisany cyfrowo!

Multimedialny i wielofunkcyjny

Kolejną zaletą plików PDF jest to, że mogą zawierać wiele rodzajów multimediów. Oznacza to, że możesz osadzać obrazy, filmy i inne typy plików w dokumentach PDF. Pozwala to na dodanie do dokumentu o wiele bardziej atrakcyjnego wyglądu, a także ułatwia osobom czytającym dokument uzyskanie wszystkich potrzebnych informacji z jednego miejsca. Może się również okazać, że ułatwia to udostępnianie informacji innym, ponieważ jeśli ktoś otrzyma dokument z osadzonymi łączami lub innymi elementami multimedialnymi, będzie mógł je otworzyć bez instalowania dodatkowego oprogramowania na swoim urządzeniu.

Pliki PDF mogą również zawierać łącza, które umożliwiają użytkownikom przeglądającym je online (lub korzystającym z urządzeń mobilnych) dostęp do dodatkowych zasobów. Może to obejmować strony internetowe lub inne dokumenty. Mogą jednak otworzyć plik PDF bez konieczności wcześniejszego pobierania tych zasobów na swoje urządzenie. Dzięki temu właściciele firm, którzy chcą, aby klienci odwiedzający ich witrynę mogli zobaczyć coś więcej niż tylko komunikat wprowadzający. Firmy mogą po prostu skonfigurować łącze zawierające dokumenty, zamiast pobierać różne dokumenty przez użytkowników.

Łączność

PDF to uniwersalny format plików. Wiele różnych branż i wiele różnych urządzeń korzysta z plików PDF. Jest również w stanie zintegrować się z programami i systemami operacyjnymi. Ułatwia to udostępnianie informacji osobom, które korzystają z innych urządzeń lub programów niż Ty. Bez względu na to, czego używają, mogą otwierać Twoje pliki PDF!

PDF to coś więcej niż tylko format pliku dla biznesu.

PDF to nie tylko format pliku, to także sposób na życie. Możesz ich używać do tworzenia cyfrowych wersji katalogów produktów, kampanii reklamowych i materiałów szkoleniowych. Możesz też udostępnić je pracownikom za pośrednictwem poczty e-mail lub w firmowym intranecie.

Rozważ umieszczenie ich w swojej witrynie, aby klienci mogli je łatwo pobrać, gdy będą gotowi do zakupu. Pliki PDF można nawet drukować, dzięki czemu w każdej chwili możesz je otworzyć jako papierowe dokumenty!

Wszystkie te opcje to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o wszystkie sposoby, w jakie pliki PDF przynoszą dziś firmom korzyści.

Wniosek

Pliki PDF to świetny format dla biznesu. Są bezpieczne, przenośne i przydatne na wiele sposobów. Pliki PDF to także znacznie więcej niż tylko dokumenty. Mogą przechowywać dane, chronić przed wirusami i innymi problemami. Dodatkowo można ich używać do tworzenia interaktywnych dokumentów, z którymi użytkownicy mogą wchodzić w interakcje bezpośrednio na swoich komputerach. Wszystko bez specjalnego oprogramowania.