7 преимуществ использования PDF-файлов для бизнеса

PDF-файлы являются одним из самых популярных форматов файлов во всем мире. Они существуют уже несколько десятилетий и до сих пор остаются сильными. Фактически, PDF стал настолько популярным, что его можно найти повсюду. От бизнеса до образования и правительства. Библиотеки PDF теперь доступны на рынке, включая IronPDF и ITextPDF. Хотя PDF так популярен по многим причинам, в этом посте мы сосредоточимся на основных преимуществах использования PDF для бизнеса:

Портативность

Размер PDF крошечный. Это не документ Word размером в несколько мегабайт, который открывается целую вечность. На самом деле он может быть настолько маленьким, что займет всего несколько килобайт на вашем компьютере или мобильном устройстве. Это означает, что вы можете передать его в любую точку мира, не беспокоясь о том, как преобразовать файл в другой формат. Вам также не нужно беспокоиться о том, есть ли у получателя доступ к этому типу программного обеспечения. Если у них нет доступа к программе PDF, нет проблем! Вы можете просто отправить им электронное письмо и прикрепить PDF-файл. Тогда они смогут сразу прочитать его в своем браузере. Этот метод работает независимо от того, какое устройство они используют или где они физически находятся!

Файл также легко переносим, ​​поскольку для его просмотра или редактирования не требуется никакого специального программного обеспечения. Практически каждая современная операционная система поставляется с программой чтения, которая поддерживает файлы Adobe Acrobat (наиболее распространенный формат). Таким образом, при подготовке документов для клиентов, коллег или сотрудников, не входящих в древовидную структуру вашей организации, не нужно беспокоиться о проблемах совместимости. Просто отправьте их по электронной почте в виде вложений или, что еще лучше, сохраните их в Интернете. Тогда любой, у кого есть права доступа, сможет сразу открыть и отредактировать содержимое!

Сжатие

Сжатие файлов PDF означает, что они меньше, чем другие форматы файлов, такие как документы Word или презентации PowerPoint. Это особенно полезно для больших документов, которые в противном случае заняли бы много места на вашем устройстве.

Еще одно преимущество экономии размера с помощью PDF-файлов заключается в том, что вы можете отправлять их по электронной почте быстрее, чем документы любого другого типа. Когда вы отправляете большой документ Word по электронной почте, он может проходить медленно. Это связано с тем, что все изображения и форматирование должны сбрасываться компьютерами получателей каждый раз, когда они его открывают. Отправка оригинальной копии вместо этого будет стоить вам больше почтовых расходов. Это также приведет к потере вашего драгоценного времени в ожидании ответов от коллег. Особенно, когда необходимо внести изменения перед утверждением вашей работы! Вместо этого попробуйте использовать службу электронной подписи, например DocuSign. Это позволяет пользователям подписывать документы в электронном виде без необходимости доступа. Таким образом, меньше вероятность неутвержденных изменений и более быстрое утверждение в целом!

Визуальная привлекательность

Есть много причин использовать PDF для бизнеса, но одна из самых важных заключается в том, что вы можете сделать свои документы именно такими, как вам нравится. С помощью небольшого форматирования вы можете превратить обычный документ во что-то визуально привлекательное. Содержимое вашего PDF-файла можно отформатировать, чтобы сделать его более читабельным или просто в соответствии с вашими потребностями. Например, если вы хотите создать отчет или презентацию, требующую большого количества таблиц и диаграмм (но не обязательно изображений), то использование правильных шрифтов и цветов поможет отчету выглядеть завершенным и профессиональным.

Также можно создавать документы, включающие в себя различные типы мультимедиа, например графики или фотографии, и использовать их в любом месте документа, не беспокоясь о том, как они будут отображаться на разных устройствах и в разных браузерах, поскольку все браузеры поддерживают PDF-файлы, а также файлы Word, когда дело доходит до просмотра их онлайн; поэтому, даже если здесь и там могут быть некоторые ошибки, в зависимости от того, какой браузер кто-то использует при открытии вашего файла (что может вызвать проблемы), в целом это не должно мешать кому-либо правильно просматривать их после загрузки на интернет-платформу, такую ​​как Dropbox или Google Диск и так далее».

Цифровые подписи

Одним из преимуществ использования PDF-документов в вашем бизнесе является то, что они могут быть снабжены цифровой подписью.

Цифровые подписи используются для проверки подлинности и легитимности документов, особенно при подозрении на подделку или фальсификацию. Например, если вы отправляете документ по электронной почте, вы можете добавить цифровую подпись, чтобы любой получатель мог убедиться, что документ отправлен вами и не был изменен с момента отправки (это также помогает предотвратить спам).

Но цифровые подписи применимы не только к сообщениям один на один; они также необходимы в деловом общении. Они позволяют компаниям подтверждать свою личность при подаче заявок или предложений, а также защищать себя от мошенничества, заставляя клиентов подписывать контракты в цифровом виде перед их оплатой.

Защита данных

• PDF-файлы безопасны.
• Они могут быть зашифрованы, защищены паролем и снабжены цифровой подписью.
• Вы даже можете иметь файл, который одновременно зашифрован и снабжен цифровой подписью!

Мультимедийный и многофункциональный

Еще одним преимуществом PDF-файлов является то, что они могут содержать несколько типов мультимедиа. Это означает, что вы можете вставлять изображения, видео и другие типы файлов в свои PDF-документы. Это позволяет сделать ваш документ визуально более привлекательным, а людям, читающим документ, проще получить всю необходимую информацию из одного места. Вы также можете обнаружить, что это упрощает обмен информацией с другими, потому что, если кто-то получит документ со встроенными ссылками или другими мультимедийными элементами, он сможет открыть их без установки дополнительного программного обеспечения на своем устройстве.

PDF-файлы также могут содержать внутри себя ссылки, которые позволяют пользователям, которые просматривают их в Интернете (или используют мобильные устройства), получать доступ к дополнительным ресурсам. Это могут быть страницы веб-сайта или другие документы. Однако они могут открыть PDF-файл без предварительной загрузки этих ресурсов на свое устройство. Это позволяет владельцам бизнеса, которые хотят, чтобы клиенты, посещающие их веб-сайт, могли видеть больше, чем просто вводное сообщение. Предприятия могут просто установить ссылку, содержащую документы, вместо того, чтобы пользователям приходилось загружать различные документы.

взаимосвязь

PDF является универсальным форматом файлов. PDF-файлы используются во многих различных отраслях и на многих различных устройствах. Он также может интегрироваться с программным обеспечением и операционными системами. Это упрощает обмен информацией с людьми, которые используют другие устройства или программы, чем вы. Независимо от того, что они используют, они могут открывать ваши PDF-файлы!

PDF — это больше, чем просто формат файла для бизнеса.

PDF-файлы — это не только формат файла, но и образ жизни. Вы можете использовать их для создания цифровых версий каталогов товаров, рекламных кампаний и учебных материалов. Или вы можете поделиться ими с сотрудниками по электронной почте или во внутренней сети компании.

Подумайте о том, чтобы опубликовать их на своем веб-сайте, чтобы клиенты могли легко загрузить их, когда они будут готовы совершать покупки. PDF-файлы даже подходят для печати, что позволяет вам в любое время получить их в виде печатных копий!

Все эти варианты — лишь верхушка айсберга, когда речь идет обо всех способах, которыми PDF-файлы приносят пользу бизнесу сегодня.

Вывод

PDF-файлы — отличный формат для бизнеса. Они безопасны, портативны и полезны во многих отношениях. PDF-файлы — это гораздо больше, чем просто документы. Они могут хранить данные, защищать от вирусов и других проблем. Кроме того, вы можете использовать их для создания интерактивных документов, с которыми пользователи могут взаимодействовать непосредственно на своих компьютерах. Все, не требуя никакого специального программного обеспечения.