7 Manfaat Menggunakan PDF untuk Bisnis

PDF adalah salah satu format file paling populer di seluruh dunia. Mereka sudah ada selama beberapa dekade, dan masih kuat. Faktanya, PDF telah menjadi sangat populer sehingga Anda dapat menemukannya di mana-mana. Mulai dari bisnis, pendidikan, hingga pemerintahan. Pustaka PDF sekarang tersedia di pasaran termasuk IronPDF dan ITextPDF. Meskipun ada banyak alasan mengapa PDF sangat populer, kami akan fokus pada manfaat utama menggunakan PDF untuk bisnis dalam posting ini:

Portabilitas

Ukuran PDF sangat kecil. Ini tidak seperti dokumen Word yang berukuran beberapa megabita dan membutuhkan waktu lama untuk dibuka. Bahkan, ukurannya bisa sangat kecil sehingga hanya akan menempati beberapa kilobyte di komputer atau perangkat seluler Anda. Ini berarti Anda dapat mentransfernya ke mana saja di dunia tanpa khawatir tentang cara mengonversi file ke format lain. Anda juga tidak perlu khawatir apakah penerima memiliki akses ke perangkat lunak jenis itu. Jika mereka tidak memiliki akses ke program PDF, tidak ada masalah! Anda cukup mengirimkan email kepada mereka dan melampirkan PDF. Kemudian, mereka akan dapat langsung membacanya di browser mereka. Metode ini berfungsi tidak peduli perangkat apa yang mereka gunakan atau di mana mereka berada secara fisik!

File ini juga sangat portabel karena tidak memerlukan perangkat lunak khusus untuk melihat atau mengedit. Hampir setiap sistem operasi modern dilengkapi dengan program membaca yang mendukung file Adobe Acrobat (format paling umum). Jadi saat menyiapkan dokumen untuk klien, kolega, atau karyawan di luar struktur pohon organisasi Anda, tidak perlu khawatir tentang masalah kompatibilitas. Kirimkan saja melalui email sebagai lampiran atau lebih baik lagi simpan secara online. Kemudian, siapa pun yang memiliki hak akses dapat langsung membuka dan mengedit konten!

Kompresi

Kompresi file PDF berarti mereka lebih kecil dari format file lain, seperti dokumen Word atau presentasi PowerPoint. Ini sangat berguna untuk dokumen besar yang akan memakan banyak ruang di perangkat Anda.

Manfaat lain dari penghematan ukuran melalui PDF adalah Anda dapat mengirim email lebih cepat daripada jenis dokumen lainnya. Saat Anda mengirim dokumen Word besar melalui email, prosesnya bisa lambat. Ini karena semua gambar dan pemformatan perlu diatur ulang oleh komputer penerima setiap kali mereka membukanya. Mengirim salinan asli sebagai gantinya akan dikenakan biaya lebih banyak dalam ongkos kirim. Itu juga akan membuang waktu Anda yang berharga untuk menunggu tanggapan dari rekan kerja. Terutama, ketika ada perubahan yang perlu dilakukan sebelum menyetujui pekerjaan Anda! Sebagai gantinya, coba gunakan layanan tanda tangan elektronik seperti DocuSign. Ini memungkinkan pengguna untuk menandatangani dokumen secara elektronik tanpa memerlukan akses. Dengan demikian, ada sedikit kemungkinan perubahan yang tidak disetujui dan persetujuan yang lebih cepat secara keseluruhan!

Daya Tarik Visual

Ada banyak alasan untuk menggunakan PDF untuk bisnis, tetapi salah satu yang paling penting adalah Anda dapat membuat dokumen Anda terlihat persis seperti yang Anda inginkan. Dengan sedikit pemformatan, Anda dapat mengubah dokumen biasa menjadi sesuatu yang menarik secara visual. Konten dalam PDF Anda dapat diformat agar lebih mudah dibaca, atau hanya untuk memenuhi kebutuhan Anda dengan cara tertentu. Misalnya, jika Anda ingin membuat laporan atau presentasi yang membutuhkan banyak tabel dan bagan (tetapi tidak harus gambar), maka penggunaan font dan warna yang tepat akan membantu laporan terasa selesai dan profesional.

Anda juga dapat membuat dokumen yang menyertakan berbagai jenis media—seperti grafik atau foto—dan menggunakannya di mana saja di dalam dokumen tanpa khawatir tentang bagaimana mereka akan ditampilkan pada perangkat dan browser yang berbeda karena semua browser mendukung file PDF dan Word saat itu turun untuk melihatnya secara online; jadi meskipun mungkin ada beberapa bug di sana-sini tergantung pada browser yang digunakan seseorang saat membuka file Anda (yang dapat menyebabkan masalah), secara keseluruhan ini tidak akan menghentikan siapa pun untuk melihatnya dengan benar setelah diunggah ke platform internet seperti Dropbox atau Google Drive dan sebagainya."

Tanda Tangan Digital

Salah satu manfaat menggunakan dokumen PDF dalam bisnis Anda adalah dapat ditandatangani secara digital.

Tanda tangan digital digunakan untuk memverifikasi keaslian dan legitimasi dokumen, terutama bila ada kekhawatiran tentang pemalsuan atau gangguan. Jika Anda mengirim dokumen melalui email, misalnya, Anda mungkin ingin menyertakan tanda tangan digital sehingga penerima mana pun dapat memverifikasi bahwa itu dari Anda dan belum diubah sejak dikirim (ini juga membantu mencegah spam).

Tapi tanda tangan digital tidak hanya berlaku untuk komunikasi satu-ke-satu; mereka juga penting dalam komunikasi bisnis. Mereka mengizinkan bisnis untuk membuktikan identitas mereka saat mengajukan tawaran atau proposal serta melindungi diri mereka dari penipuan dengan meminta klien menandatangani kontrak secara digital sebelum membayarnya.

Perlindungan data

• File PDF aman.
• Mereka dapat dienkripsi, dilindungi kata sandi, dan ditandatangani secara digital.
• Anda bahkan dapat memiliki file yang dienkripsi dan ditandatangani secara digital pada saat yang bersamaan!

Media Kaya dan Multi-fungsional

Manfaat lain dari PDF adalah mereka dapat berisi banyak jenis media. Ini berarti Anda dapat menyematkan gambar, video, dan jenis file lainnya dalam dokumen PDF Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan lebih banyak daya tarik visual ke dokumen Anda serta memudahkan orang yang membaca dokumen untuk mendapatkan semua informasi relevan yang mereka butuhkan dari satu tempat. Anda mungkin juga menemukan bahwa ini memudahkan Anda untuk berbagi informasi dengan orang lain karena jika seseorang menerima dokumen dengan tautan yang disematkan atau elemen multimedia lainnya di dalamnya, maka mereka akan dapat membukanya tanpa menginstal perangkat lunak tambahan apa pun di perangkat mereka.

PDF juga dapat berisi tautan di dalamnya yang memungkinkan pengguna yang melihatnya secara online (atau menggunakan perangkat seluler) untuk mengakses sumber daya tambahan. Ini dapat mencakup, halaman situs web atau dokumen lainnya. Namun, mereka dapat membuka PDF tanpa harus mengunduh sumber daya tersebut ke perangkat mereka terlebih dahulu. Hal ini memungkinkan pemilik bisnis yang ingin pelanggan yang mengunjungi situs webnya dapat melihat lebih dari sekadar pesan pengantar. Bisnis dapat dengan mudah mengatur tautan yang berisi dokumen alih-alih pengguna perlu mengunduh berbagai dokumen.

Interkonektivitas

PDF adalah format file universal. Banyak industri yang berbeda dan banyak perangkat yang berbeda semuanya menggunakan file PDF. Itu juga dapat berintegrasi dengan program perangkat lunak dan sistem operasi. Ini memudahkan untuk berbagi informasi dengan orang-orang yang menggunakan perangkat atau program yang berbeda dari Anda. Apa pun yang mereka gunakan, mereka dapat membuka PDF Anda!

PDF lebih dari sekadar format file untuk bisnis.

PDF bukan hanya format file, tetapi juga merupakan gaya hidup. Anda dapat menggunakannya untuk membuat versi digital dari katalog produk, kampanye iklan, dan materi pelatihan Anda. Atau, Anda dapat membagikannya dengan karyawan melalui email atau intranet perusahaan.

Pertimbangkan untuk mempostingnya di situs web Anda sehingga pelanggan dapat mengunduhnya dengan mudah saat mereka siap untuk melakukan pembelian. PDF bahkan ramah cetak, memungkinkan Anda mengeluarkannya sebagai dokumen hard copy kapan saja!

Semua opsi ini hanyalah puncak gunung es dalam hal semua cara PDF menguntungkan bisnis saat ini.

Kesimpulan

PDF adalah format yang bagus untuk bisnis. Mereka aman, portabel, dan berguna dalam berbagai cara. File PDF juga lebih dari sekedar dokumen. Mereka dapat menyimpan data, melindungi dari virus dan masalah lainnya. Selain itu, Anda dapat menggunakannya untuk membuat dokumen interaktif yang dapat berinteraksi langsung dengan pengguna di komputer mereka. Semua tanpa memerlukan perangkat lunak khusus.