비즈니스용 PDF 사용의 7가지 이점

PDF는 전 세계적으로 가장 널리 사용되는 파일 형식 중 하나입니다. 그들은 수십 년 동안 주변에 있었고 여전히 강세를 보이고 있습니다. 사실, PDF는 어디에서나 찾을 수 있을 정도로 인기를 얻었습니다. 기업에서 교육, 정부에 이르기까지. 이제 IronPDF 및 ITextPDF를 포함한 PDF 라이브러리를 시장에서 사용할 수 있습니다. PDF가 인기 있는 데는 여러 가지 이유가 있지만 이 게시물에서는 비즈니스용 PDF 사용의 주요 이점에 중점을 둘 것입니다.

휴대성

PDF의 크기는 작습니다. 그것은 몇 메가 바이트이고 여는 데 오랜 시간이 걸리는 Word 문서와 다릅니다. 사실, 컴퓨터나 모바일 장치에서 몇 킬로바이트만 차지할 정도로 작을 수 있습니다. 즉, 파일을 다른 형식으로 변환하는 방법에 대해 걱정할 필요 없이 전 세계 어디에서나 전송할 수 있습니다. 또한 수신자가 해당 유형의 소프트웨어에 액세스할 수 있는지 여부에 대해 걱정할 필요가 없습니다. PDF 프로그램에 액세스할 수 없는 경우 문제가 없습니다! 당신은 그들에게 이메일을 보내고 PDF를 첨부할 수 있습니다. 그러면 브라우저에서 바로 읽을 수 있습니다. 이 방법은 사용 중인 장치나 물리적 위치에 관계없이 작동합니다!

파일을 보거나 편집하는 데 특별한 소프트웨어가 필요하지 않기 때문에 파일의 이식성도 높습니다. 거의 모든 최신 운영 체제에는 Adobe Acrobat 파일(가장 일반적인 형식)을 지원하는 읽기 프로그램이 함께 제공됩니다. 따라서 조직 트리 구조 외부의 클라이언트, 동료 또는 직원을 위해 문서를 준비할 때 호환성 문제에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 이메일을 통해 첨부 파일로 보내거나 온라인에 저장하는 것이 더 좋습니다. 그러면 접근 권한이 있는 사람이라면 누구나 바로 콘텐츠를 열고 수정할 수 있습니다!

압축

PDF 파일의 압축은 Word 문서나 PowerPoint 프레젠테이션과 같은 다른 파일 형식보다 작음을 의미합니다. 이것은 장치에서 많은 공간을 차지하는 대용량 문서에 특히 유용합니다.

PDF를 통한 크기 절감의 또 다른 이점은 다른 유형의 문서보다 빠르게 이메일로 보낼 수 있다는 것입니다. 이메일을 통해 큰 Word 문서를 보낼 때 처리 속도가 느릴 수 있습니다. 받는 사람의 컴퓨터에서 열 때마다 모든 이미지와 서식을 재설정해야 하기 때문입니다. 원본을 대신 보내면 우송료가 더 많이 듭니다. 동료의 응답을 기다리는 것도 소중한 시간을 낭비하게 됩니다. 특히 작업을 승인하기 전에 변경해야 할 사항이 있을 때! 대신 DocuSign과 같은 전자 서명 서비스를 사용해 보세요. 이를 통해 사용자는 액세스할 필요 없이 전자적으로 문서에 서명할 수 있습니다. 따라서 승인되지 않은 변경 가능성이 적고 전반적으로 더 빠른 승인이 가능합니다!

시각적 매력

업무용으로 PDF를 사용하는 이유는 여러 가지가 있지만 가장 중요한 것 중 하나는 문서를 원하는 대로 정확하게 만들 수 있다는 것입니다. 약간의 서식을 지정하면 일반 문서를 시각적으로 매력적인 문서로 바꿀 수 있습니다. PDF의 콘텐츠는 더 읽기 쉽게 또는 어떤 방식으로든 필요에 맞게 형식을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 많은 표와 차트가 필요한 보고서나 프레젠테이션(이미지일 필요는 없음)을 만들려는 경우 올바른 글꼴과 색상을 사용하면 보고서가 완성되고 전문적인 느낌을 받는 데 도움이 됩니다.

또한 그래프나 사진과 같은 다양한 유형의 미디어가 포함된 문서를 만들고 문서 내 어디에서나 문서를 사용할 수 있습니다. 모든 브라우저에서 PDF와 Word 파일을 지원하므로 온라인으로 보는 것이 중요합니다. 따라서 누군가가 파일을 열 때 사용하는 브라우저에 따라 여기저기서 버그가 있을 수 있지만(문제를 일으킬 수 있음) 전반적으로 Dropbox 또는 Google 드라이브 등."

디지털 서명

비즈니스에서 PDF 문서를 사용할 때의 이점 중 하나는 디지털 서명이 가능하다는 것입니다.

디지털 서명은 특히 위조 또는 변조에 대한 우려가 있는 경우 문서의 진위와 적법성을 확인하는 데 사용됩니다. 예를 들어 전자 메일을 통해 문서를 보내는 경우 디지털 서명을 포함하여 수신자가 문서가 귀하의 것이며 전송 이후 변경되지 않았음을 확인할 수 있도록 할 수 있습니다(이는 스팸 방지에도 도움이 됨).

그러나 디지털 서명은 일대일 통신에만 적용되는 것은 아닙니다. 그들은 또한 비즈니스 커뮤니케이션에 필수적입니다. 이를 통해 기업은 입찰 또는 제안서를 제출할 때 신원을 증명할 수 있을 뿐만 아니라 고객이 지불하기 전에 디지털 방식으로 계약에 서명하도록 함으로써 사기로부터 스스로를 보호할 수 있습니다.

데이터 보호

• PDF 파일은 안전합니다.
• 암호화, 암호 보호 및 디지털 서명이 가능합니다.
• 암호화된 동시에 디지털 서명된 파일을 가질 수도 있습니다!

풍부한 미디어 및 다기능

PDF의 또 다른 이점은 여러 유형의 미디어를 포함할 수 있다는 것입니다. 즉, PDF 문서에 이미지, 비디오 및 기타 유형의 파일을 포함할 수 있습니다. 이를 통해 문서에 시각적인 매력을 훨씬 더할 수 있을 뿐만 아니라 문서를 읽는 사람들이 한 곳에서 필요한 모든 관련 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 다른 사람이 링크나 기타 멀티미디어 요소가 포함된 문서를 받으면 장치에 추가 소프트웨어를 설치하지 않고도 문서를 열 수 있기 때문에 이렇게 하면 다른 사람과 정보를 더 쉽게 공유할 수 있습니다.

또한 PDF에는 온라인(또는 모바일 장치를 사용하여)을 보고 있는 사용자가 추가 리소스에 액세스할 수 있도록 하는 링크가 포함될 수 있습니다. 여기에는 웹 사이트 페이지 또는 기타 문서가 포함될 수 있습니다. 그러나 먼저 해당 리소스를 장치에 다운로드하지 않고도 PDF를 열 수 있습니다. 이를 통해 웹 사이트를 방문하는 고객이 단순한 소개 메시지 이상을 볼 수 있기를 원하는 비즈니스 소유자가 가능합니다. 기업은 사용자가 다양한 문서를 다운로드할 필요 없이 문서가 포함된 링크를 설정하기만 하면 됩니다.

상호 연결성

PDF는 범용 파일 형식입니다. 다양한 산업과 다양한 장치에서 모두 PDF 파일을 사용합니다. 또한 소프트웨어 프로그램 및 운영 체제와 통합할 수 있습니다. 이렇게 하면 나와 다른 장치나 프로그램을 사용하는 사람들과 쉽게 정보를 공유할 수 있습니다. 무엇을 사용하든 PDF를 열 수 있습니다!

PDF는 단순한 비즈니스용 파일 형식 그 이상입니다.

PDF는 파일 형식일 뿐만 아니라 생활 방식이기도 합니다. 이를 사용하여 제품 카탈로그, 광고 캠페인 및 교육 자료의 디지털 버전을 만들 수 있습니다. 또는 이메일이나 회사 인트라넷을 통해 직원과 공유할 수 있습니다.

고객이 구매할 준비가 되었을 때 쉽게 다운로드할 수 있도록 웹사이트에 게시하는 것이 좋습니다. PDF는 인쇄 친화적이기 때문에 언제든지 하드카피 문서로 출력할 수 있습니다!

이러한 모든 옵션은 오늘날 PDF가 비즈니스에 도움이 되는 모든 방식과 관련하여 빙산의 일각에 불과합니다.

결론

PDF는 비즈니스에 적합한 형식입니다. 안전하고 휴대 가능하며 다양한 방식으로 유용합니다. PDF 파일은 또한 단순한 문서 그 이상입니다. 데이터를 저장하고 바이러스 및 기타 문제로부터 보호할 수 있습니다. 또한 사용자가 컴퓨터에서 직접 상호 작용할 수 있는 대화형 문서를 만드는 데 사용할 수 있습니다. 특별한 소프트웨어 없이 모두 가능합니다.