7 Vorteile der Verwendung von PDFs für Unternehmen

PDFs sind eines der beliebtesten Dateiformate weltweit. Es gibt sie schon seit Jahrzehnten und sie sind immer noch stark. Tatsächlich ist PDF so beliebt geworden, dass Sie es überall finden können. Von der Wirtschaft über die Bildung bis hin zur Regierung. PDF-Bibliotheken sind jetzt auf dem Markt erhältlich, einschließlich IronPDF und ITextPDF. Obwohl es viele Gründe gibt, warum PDF so beliebt ist, konzentrieren wir uns in diesem Beitrag auf die Hauptvorteile der Verwendung von PDF für Unternehmen:

Portabilität

Die Größe eines PDFs ist winzig. Es ist nicht wie ein Word-Dokument, das mehrere Megabyte groß ist und ewig braucht, um es zu öffnen. Tatsächlich kann es so klein sein, dass es nur wenige Kilobyte auf Ihrem Computer oder Mobilgerät belegt. Dies bedeutet, dass Sie es überall auf der Welt übertragen können, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wie Sie die Datei in ein anderes Format konvertieren. Sie müssen sich auch keine Gedanken darüber machen, ob der Empfänger Zugriff auf diese Art von Software hat. Wenn sie keinen Zugriff auf ein PDF-Programm haben, gibt es kein Problem! Sie können ihnen einfach eine E-Mail schreiben und das PDF anhängen. Dann können sie es sofort in ihrem Browser lesen. Diese Methode funktioniert unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden oder wo sie sich physisch befinden!

Die Datei ist auch sehr portabel, da keine spezielle Software zum Anzeigen oder Bearbeiten erforderlich ist. Praktisch jedes moderne Betriebssystem verfügt über ein Leseprogramm, das Adobe Acrobat-Dateien (das gängigste Format) unterstützt. Wenn Sie also Dokumente für Kunden, Kollegen oder Mitarbeiter außerhalb Ihrer Organisationsstruktur vorbereiten, müssen Sie sich keine Gedanken über Kompatibilitätsprobleme machen. Senden Sie sie einfach per E-Mail als Anhang oder noch besser speichern Sie sie online. Dann kann jeder mit Zugriffsrechten die Inhalte sofort öffnen und bearbeiten!

Kompression

Die Komprimierung von PDF-Dateien bedeutet, dass sie kleiner sind als andere Dateiformate wie Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen. Dies ist besonders nützlich für große Dokumente, die sonst viel Platz auf Ihrem Gerät beanspruchen würden.

Ein weiterer Vorteil der Größeneinsparungen durch PDFs besteht darin, dass Sie sie schneller als jede andere Art von Dokument per E-Mail versenden können. Wenn Sie ein großes Word-Dokument per E-Mail senden, kann es langsam sein, es zu durchlaufen. Dies liegt daran, dass alle Bilder und Formatierungen von den Computern der Empfänger bei jedem Öffnen zurückgesetzt werden müssen. Wenn Sie stattdessen eine Originalkopie senden, würden Sie mehr Porto kosten. Es würde auch Ihre wertvolle Zeit damit verschwenden, auf Antworten von Kollegen zu warten. Vor allem, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, bevor Sie Ihre Arbeit genehmigen! Versuchen Sie stattdessen, einen elektronischen Signaturdienst wie DocuSign zu verwenden. Auf diese Weise können Benutzer Dokumente elektronisch signieren, ohne Zugriff zu benötigen. Somit besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit von nicht genehmigten Änderungen und insgesamt schnellere Genehmigungen!

Optik

Es gibt viele Gründe, PDF für Unternehmen zu verwenden, aber einer der wichtigsten ist, dass Sie Ihre Dokumente genau so aussehen lassen können, wie Sie es möchten. Mit ein wenig Formatierung können Sie ein einfaches Dokument in etwas optisch ansprechendes verwandeln. Der Inhalt Ihrer PDF-Datei kann formatiert werden, um sie besser lesbar zu machen oder einfach in irgendeiner Weise Ihren Anforderungen zu entsprechen. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht oder eine Präsentation erstellen möchten, für die viele Tabellen und Diagramme (aber nicht unbedingt Bilder) erforderlich sind, trägt die Verwendung der richtigen Schriftarten und Farben dazu bei, dass sich der Bericht fertig und professionell anfühlt.

Es ist auch möglich, Dokumente zu erstellen, die verschiedene Arten von Medien enthalten – wie Grafiken oder Fotos – und sie überall im Dokument zu verwenden, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wie sie auf verschiedenen Geräten und Browsern angezeigt werden, da alle Browser sowohl PDFs als auch Word-Dateien unterstützen es kommt darauf an, sie online anzusehen; Obwohl es hier und da einige Fehler geben kann, je nachdem, welchen Browser jemand beim Öffnen Ihrer Datei verwendet (was zu Problemen führen kann), sollte dies insgesamt niemanden davon abhalten, sie richtig anzuzeigen, sobald sie auf eine Internetplattform wie Dropbox oder hochgeladen wurden Google Drive usw."

Digitale Signaturen

Einer der Vorteile der Verwendung von PDF-Dokumenten in Ihrem Unternehmen besteht darin, dass sie digital signiert werden können.

Digitale Signaturen werden verwendet, um die Authentizität und Legitimität von Dokumenten zu überprüfen, insbesondere wenn Bedenken hinsichtlich Fälschung oder Manipulation bestehen. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument per E-Mail senden, möchten Sie möglicherweise eine digitale Signatur einfügen, damit jeder Empfänger überprüfen kann, ob es von Ihnen stammt und seit dem Senden nicht geändert wurde (dies hilft auch, Spam zu verhindern).

Aber digitale Signaturen gelten nicht nur für die Eins-zu-Eins-Kommunikation; Sie sind auch in der Geschäftskommunikation unerlässlich. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Identität bei der Abgabe von Angeboten oder Vorschlägen nachzuweisen und sich vor Betrug zu schützen, indem Kunden Verträge digital unterzeichnen lassen, bevor sie sie bezahlen.

Datenschutz

• PDF-Dateien sind sicher.
• Sie können verschlüsselt, passwortgeschützt und digital signiert werden.
• Sie können sogar eine Datei haben, die gleichzeitig verschlüsselt und digital signiert ist!

Medienreich und multifunktional

Ein weiterer Vorteil von PDFs ist, dass sie mehrere Medientypen enthalten können. Das bedeutet, dass Sie Bilder, Videos und andere Dateitypen in Ihre PDF-Dokumente einbetten können. Auf diese Weise können Sie Ihrem Dokument viel mehr visuelle Attraktivität verleihen und es den Personen, die das Dokument lesen, erleichtern, alle relevanten Informationen, die sie benötigen, an einem Ort zu erhalten. Sie können auch feststellen, dass es Ihnen dadurch leichter fällt, Informationen mit anderen zu teilen, denn wenn jemand ein Dokument mit eingebetteten Links oder anderen Multimedia-Elementen erhält, kann er diese öffnen, ohne dass zusätzliche Software auf seinem Gerät installiert sein muss.

PDFs können auch Links enthalten, die es Benutzern ermöglichen, die sie online anzeigen (oder mobile Geräte verwenden), auf zusätzliche Ressourcen zuzugreifen. Dies kann Webseiten oder andere Dokumente umfassen. Sie können die PDF-Datei jedoch öffnen, ohne diese Ressourcen zuerst auf ihr Gerät herunterladen zu müssen. Dies ermöglicht Geschäftsinhabern, die möchten, dass Kunden, die ihre Website besuchen, mehr als nur eine Einführungsnachricht sehen können. Unternehmen können einfach einen Link einrichten, der Dokumente enthält, anstatt dass Benutzer verschiedene Dokumente herunterladen müssen.

Interkonnektivität

PDF ist ein universelles Dateiformat. Viele verschiedene Branchen und viele verschiedene Geräte verwenden alle PDF-Dateien. Es kann auch in Softwareprogramme und Betriebssysteme integriert werden. Dadurch ist es einfach, Informationen mit Personen zu teilen, die andere Geräte oder Programme verwenden als Sie. Egal, was sie verwenden, sie können Ihre PDFs öffnen!

PDF ist mehr als nur ein Dateiformat für Unternehmen.

PDFs sind nicht nur ein Dateiformat, sondern auch eine Lebenseinstellung. Sie können sie verwenden, um digitale Versionen Ihrer Produktkataloge, Werbekampagnen und Schulungsmaterialien zu erstellen. Oder Sie können sie per E-Mail oder im Intranet des Unternehmens mit Mitarbeitern teilen.

Erwägen Sie, sie auf Ihrer Website zu veröffentlichen, damit Kunden sie einfach herunterladen können, wenn sie bereit sind, Einkäufe zu tätigen. PDFs sind sogar druckfreundlich, sodass Sie sie jederzeit als gedruckte Dokumente ausgeben können!

All diese Optionen sind nur die Spitze des Eisbergs, wenn es darum geht, wie Unternehmen heute von PDFs profitieren.

Fazit

PDFs sind ein großartiges Format für Unternehmen. Sie sind sicher, tragbar und auf vielfältige Weise nützlich. Auch PDF-Dateien sind viel mehr als nur Dokumente. Sie können Daten speichern, vor Viren und anderen Problemen schützen. Darüber hinaus können Sie sie verwenden, um interaktive Dokumente zu erstellen, mit denen Benutzer direkt auf ihren Computern interagieren können. Alles ohne spezielle Software.