商业使用 PDF 的 7 大好处

已发表: 2022-07-26

将 PDF 用于业务的好处

PDF 是世界上最流行的文件格式之一。 他们已经存在了几十年，并且仍然很强大。 事实上，PDF 已经变得如此流行，以至于您可以在任何地方找到它。 从商业到教育再到政府。 PDF 库现已在市场上提供，包括 IronPDF 和 ITextPDF。 虽然 PDF 如此受欢迎的原因有很多，但我们将在这篇文章中重点介绍使用 PDF 进行业务的主要好处：

可移植性

PDF的大小很小。 它不像是几兆字节并且需要很长时间才能打开的 Word 文档。 事实上，它可以非常小，在您的计算机或移动设备上只占用几千字节。 这意味着您可以将其传输到世界任何地方，而不必担心如何将文件转换为另一种格式。 您也不必担心收件人是否可以访问该类型的软件。 如果他们无法访问 PDF 程序，那也没有问题！ 你可以给他们发一封电子邮件并附上 PDF。 然后，他们将能够立即在浏览器中阅读它。 无论他们使用什么设备或物理位置，此方法都有效！

该文件还具有高度可移植性，因为它不需要任何特殊软件即可查看或编辑。 几乎每个现代操作系统都带有一个支持 Adob​​e Acrobat 文件（最常见格式）的阅读程序。 因此，在为组织树结构之外的客户、同事或员工准备文档时，无需担心兼容性问题。 只需通过电子邮件将它们作为附件发送，或者更好地在线存储它们。 然后，任何具有访问权限的人都可以立即打开和编辑内容！

压缩

PDF 文件的压缩意味着它们比其他文件格式更小，例如 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿。 这对于会占用设备大量空间的大型文档特别有用。

通过 PDF 节省大小的另一个好处是，您可以比任何其他类型的文档更快地通过电子邮件发送它们。 当您通过电子邮件发送大型 Word 文档时，处理速度可能会很慢。 这是因为收件人的计算机每次打开时都需要重置所有图像和格式。 相反，发送原件会花费您更多的邮资。 这也会浪费您等待同事回复的宝贵时间。 特别是在批准您的工作之前需要进行更改时！ 相反，请尝试使用像 DocuSign 这样的电子签名服务。 这允许用户以电子方式签署文档而无需访问。 因此，未经批准的更改的可能性更小，总体批准速度更快！

视觉吸引力

将 PDF 用于业务的原因有很多，但最重要的原因之一是您可以使文档看起来完全符合您的喜好。 通过一些格式化，您可以将普通文档变成视觉上吸引人的东西。 您可以对 PDF 中的内容进行格式化，使其更具可读性，或者只是以某种方式满足您的需求。 例如，如果您要创建需要大量表格和图表（但不一定是图像）的报告或演示文稿，那么使用正确的字体和颜色将有助于报告完成和专业。

还可以创建包含不同类型媒体（如图形或照片）的文档，并在文档中的任何位置使用它们，而不必担心它们在不同设备和浏览器上的显示方式，因为所有浏览器都支持 PDF 和 Word 文件归结为在线查看它们； 因此，即使根据某人在打开文件时使用的浏览器（这可能会导致问题），各处可能存在一些错误（这可能会导致问题），但总体而言，这不应阻止任何人在上传到互联网平台（如 Dropbox 或谷歌云端硬盘等。”

数字签名

在您的企业中使用 PDF 文档的好处之一是它们可以进行数字签名。

数字签名用于验证文件的真实性和合法性，尤其是在担心伪造或篡改时。 例如，如果您通过电子邮件发送文档，您可能希望包含数字签名，以便任何收件人都可以验证它来自您并且自发送以来没有被更改（这也有助于防止垃圾邮件）。

但是数字签名不仅仅适用于一对一的通信。 它们在商务沟通中也很重要。 它们允许企业在提交投标或提案时证明自己的身份，并通过让客户在付款前以数字方式签署合同来保护自己免受欺诈。

数据保护

  • PDF 文件是安全的。
  • 它们可以被加密、密码保护和数字签名。
  • 您甚至可以同时拥有一个既加密又数字签名的文件！

媒体丰富和多功能

PDF 的另一个好处是它们可以包含多种类型的媒体。 这意味着您可以在 PDF 文档中嵌入图像、视频和其他类型的文件。 这使您可以为文档添加更多视觉吸引力，并使正在阅读文档的人更容易从一个地方获取他们需要的所有相关信息。 您可能还会发现，这使您更容易与他人共享信息，因为如果有人收到包含嵌入式链接或其他多媒体元素的文档，那么他们无需在其设备上安装任何额外软件即可打开它们。

PDF 还可以包含其中的链接，允许在线查看它们（或使用移动设备）的用户访问其他资源。 这可以包括网站页面或其他文档。 但是，他们可以打开 PDF，而无需先将这些资源下载到他们的设备上。 这使得希望访问其网站的客户能够看到的不仅仅是介绍性消息的企业主成为可能。 企业可以简单地设置一个包含文档的链接，而不是用户需要下载各种文档。

互联互通

PDF 是一种通用文件格式。 许多不同的行业和许多不同的设备都使用 PDF 文件。 它还能够与软件程序和操作系统集成。 这使得与使用与您不同的设备或程序的人共享信息变得容易。 无论他们使用什么，他们都可以打开您的 PDF！

PDF 不仅仅是一种商业文件格式。

PDF 不仅是一种文件格式，也是一种生活方式。 您可以使用它们来创建产品目录、广告活动和培训材料的数字版本。 或者，您可以通过电子邮件或公司内联网与员工共享它们。

考虑将它们发布在您的网站上，以便客户在准备购买时可以轻松下载它们。 PDF 甚至可以打印，让您可以随时将它们作为硬拷贝文档输出！

当谈到 PDF 使当今的企业受益的所有方式时，所有这些选项只是冰山一角。

结论

PDF 是一种很好的商业格式。 它们安全、便携且以多种方式有用。 PDF 文件也不仅仅是文档。 它们可以存储数据、防止病毒和其他问题。 此外，您可以使用它们来创建用户可以直接在其计算机上与之交互的交互式文档。 所有这些都不需要任何特殊软件。