ビジネスで PDF を使用する 7 つの利点
公開: 2022-07-26
PDF は、世界中で最も人気のあるファイル形式の 1 つです。 彼らは何十年も前から存在しており、今でも勢いを保っています。 実際、PDF は非常に普及しており、どこでも見つけることができます。 ビジネスから教育、政府まで。 IronPDF や ITextPDF などの PDF ライブラリが市場で入手できるようになりました。 PDF が非常に人気がある理由はたくさんありますが、この投稿では、ビジネスに PDF を使用する主な利点に焦点を当てます。
携帯性
PDFのサイズは小さいです。 数メガバイトで、開くのに何年もかかる Word 文書とは異なります。 実際、非常に小さいため、コンピューターやモバイル デバイスでは数キロバイトしか占有しません。 これは、ファイルを別の形式に変換する方法を気にすることなく、世界中のどこにでも転送できることを意味します。 また、受信者がその種類のソフトウェアにアクセスできるかどうかについても心配する必要はありません。 PDF プログラムにアクセスできない場合でも問題ありません。 メールを送信して PDF を添付するだけです。 その後、ブラウザですぐに読むことができます。 この方法は、使用しているデバイスや物理的な場所に関係なく機能します。
このファイルは、表示や編集に特別なソフトウェアを必要としないため、移植性にも優れています。 ほとんどの最新のオペレーティング システムには、Adobe Acrobat ファイル (最も一般的な形式) をサポートする読み取りプログラムが付属しています。 したがって、組織ツリー構造外のクライアント、同僚、または従業員のためにドキュメントを準備する場合、互換性の問題について心配する必要はありません。 添付ファイルとして電子メールで送信するか、オンラインで保存することをお勧めします。 そうすれば、アクセス権を持っている人なら誰でもすぐにコンテンツを開いて編集できます!
圧縮
PDF ファイルの圧縮は、Word 文書や PowerPoint プレゼンテーションなどの他のファイル形式よりも小さいことを意味します。 これは、デバイス上で多くのスペースを占有する大きなドキュメントに特に役立ちます。
PDF によるサイズ削減のもう 1 つの利点は、他のどの種類のドキュメントよりも速く電子メールで送信できることです。 大きな Word 文書をメールで送信すると、処理が遅くなることがあります。 これは、受信者が画像を開くたびに、受信者のコンピュータですべての画像と書式設定をリセットする必要があるためです。 代わりにオリジナルのコピーを送ると、郵送料が高くなります。 また、同僚からの返信を待つ貴重な時間を無駄にすることにもなります。 特に、作業を承認する前に変更が必要な場合は! 代わりに、DocuSign などの電子署名サービスを使用してみてください。 これにより、ユーザーはアクセスする必要なく、ドキュメントに電子的に署名できます。 したがって、未承認の変更の可能性が少なくなり、全体的に承認が速くなります!
ビジュアル的なアピール
ビジネスで PDF を使用する理由はたくさんありますが、最も重要な理由の 1 つは、ドキュメントを思い通りに表示できることです。 少し書式を設定するだけで、プレーンなドキュメントを視覚的に魅力的なものに変えることができます。 PDF のコンテンツは、読みやすくするため、または何らかの方法でニーズに合わせてフォーマットすることができます。 たとえば、多数の表やグラフ (画像である必要はありません) を必要とするレポートまたはプレゼンテーションを作成する場合、適切なフォントと色を使用すると、レポートが完成度が高くプロフェッショナルな印象を与えるのに役立ちます。
また、グラフや写真など、さまざまな種類のメディアを含むドキュメントを作成し、さまざまなデバイスやブラウザーでどのように表示されるかを気にすることなく、ドキュメント内の任意の場所で使用することもできます。それらをオンラインで表示することになります。 そのため、ファイルを開くときに使用するブラウザによってはバグが発生する可能性がありますが (問題が発生する可能性があります)、全体としては、Dropbox やGoogle ドライブなど。」
デジタル署名
ビジネスで PDF ドキュメントを使用する利点の 1 つは、デジタル署名できることです。
デジタル署名は、特に偽造や改ざんが懸念される場合に、ドキュメントの信頼性と正当性を検証するために使用されます。 たとえば、ドキュメントを電子メールで送信する場合は、電子署名を含めて、それがあなたからのものであり、送信後に変更されていないことを受信者が確認できるようにすることができます (これは、スパムの防止にも役立ちます)。
しかし、デジタル署名は 1 対 1 の通信だけに適用されるわけではありません。 それらはビジネスコミュニケーションにも不可欠です。 これにより、企業は入札や提案を提出する際に身元を証明できるだけでなく、支払い前にクライアントにデジタルで契約書に署名してもらうことで詐欺から身を守ることができます。
データ保護
- PDFファイルは安全です。
- 暗号化、パスワード保護、デジタル署名が可能です。
- 暗号化とデジタル署名を同時に行ったファイルを作成することもできます!
メディアリッチで多機能
PDF のもう 1 つの利点は、複数の種類のメディアを含めることができることです。 これは、画像、ビデオ、およびその他の種類のファイルを PDF ドキュメントに埋め込むことができることを意味します。 これにより、文書に視覚的な魅力をさらに加えることができ、文書を読んでいる人が必要なすべての関連情報を 1 か所から簡単に取得できるようになります。 また、リンクやその他のマルチメディア要素が埋め込まれたドキュメントを誰かが受け取った場合、デバイスに追加のソフトウェアをインストールしなくてもドキュメントを開くことができるため、他のユーザーと簡単に情報を共有できるようになる場合もあります。
PDF には、PDF をオンラインで表示している (またはモバイル デバイスを使用している) ユーザーが追加のリソースにアクセスできるようにするリンクを含めることもできます。 これには、Web サイトのページやその他のドキュメントが含まれます。 ただし、最初にそれらのリソースをデバイスにダウンロードしなくても、PDF を開くことができます。 これにより、Web サイトにアクセスする顧客に単なる紹介メッセージ以上のものを見てもらいたいビジネス オーナーが可能になります。 企業は、ユーザーがさまざまなドキュメントをダウンロードする必要がなく、ドキュメントを含むリンクを設定するだけで済みます。
相互接続性
PDF は世界共通のファイル形式です。 さまざまな業界やさまざまなデバイスで、すべて PDF ファイルが使用されています。 また、ソフトウェア プログラムやオペレーティング システムと統合することもできます。 これにより、自分とは異なるデバイスやプログラムを使用しているユーザーと簡単に情報を共有できます。 何を使用していても、PDF を開くことができます。
PDF は単なるビジネス用のファイル形式ではありません。
PDF はファイル形式であるだけでなく、生き方でもあります。 それらを使用して、製品カタログ、広告キャンペーン、およびトレーニング資料のデジタル バージョンを作成できます。 または、メールや会社のイントラネットで従業員と共有することもできます。
顧客が購入の準備ができたときに簡単にダウンロードできるように、Web サイトに投稿することを検討してください。 PDF は印刷にも適しているため、いつでもハード コピー ドキュメントとして出力できます。
これらのオプションはすべて、今日の PDF がビジネスにもたらすさまざまなメリットを考えると、氷山の一角にすぎません。
結論
PDF はビジネスに最適な形式です。 それらは安全で、移植性があり、さまざまな方法で役立ちます。 PDF ファイルは単なるドキュメントではありません。 データを保存し、ウイルスやその他の問題から保護できます。 さらに、それらを使用して、ユーザーがコンピューター上で直接対話できる対話型ドキュメントを作成できます。 特別なソフトウェアは必要ありません。