7 beneficios de usar archivos PDF para empresas

Los PDF son uno de los formatos de archivo más populares en todo el mundo. Han existido durante décadas y todavía se mantienen fuertes. De hecho, PDF se ha vuelto tan popular que puedes encontrarlo en todas partes. De los negocios a la educación al gobierno. Las bibliotecas PDF ya están disponibles en el mercado, incluidas IronPDF e ITextPDF. Si bien hay muchas razones por las que PDF es tan popular, en esta publicación nos centraremos en los principales beneficios de usar PDF para empresas:

Portabilidad

El tamaño de un PDF es minúsculo. No es como un documento de Word que tiene varios megabytes y tarda años en abrirse. De hecho, puede ser tan pequeño que solo ocupará unos pocos kilobytes en tu ordenador o dispositivo móvil. Esto significa que puede transferirlo a cualquier parte del mundo sin preocuparse por cómo convertir el archivo a otro formato. Tampoco necesita preocuparse por si el destinatario tiene acceso a ese tipo de software. Si no tienen acceso a un programa PDF, ¡no hay problema! Simplemente puede enviarles un correo electrónico y adjuntar el PDF. Luego, podrán leerlo de inmediato en su navegador. ¡Este método funciona sin importar qué dispositivo estén usando o dónde se encuentren físicamente!

El archivo también es altamente portátil porque no requiere ningún software especial para verlo o editarlo. Prácticamente todos los sistemas operativos modernos vienen con un programa de lectura que admite archivos de Adobe Acrobat (el formato más común). Por lo tanto, cuando prepare documentos para clientes, colegas o empleados fuera de la estructura de árbol de su organización, no tendrá que preocuparse por los problemas de compatibilidad. Simplemente envíelos por correo electrónico como archivos adjuntos o, mejor aún, guárdelos en línea. ¡Entonces, cualquier persona con derechos de acceso puede abrir y editar los contenidos de inmediato!

Compresión

La compresión de archivos PDF significa que son más pequeños que otros formatos de archivo, como documentos de Word o presentaciones de PowerPoint. Esto es particularmente útil para documentos grandes que, de otro modo, ocuparían mucho espacio en su dispositivo.

Otro beneficio del ahorro de tamaño a través de los PDF es que puede enviarlos por correo electrónico más rápido que cualquier otro tipo de documento. Cuando envía un documento de Word grande por correo electrónico, puede ser lento de procesar. Esto se debe a que las computadoras de los destinatarios deben restablecer todas las imágenes y el formato cada vez que lo abren. Enviar una copia original en su lugar le costaría más en gastos de envío. También perdería su valioso tiempo esperando las respuestas de sus compañeros de trabajo. ¡Especialmente, cuando hay cambios que deben hacerse antes de aprobar su trabajo! En su lugar, intente utilizar un servicio de firma electrónica como DocuSign. Esto permite a los usuarios firmar documentos electrónicamente sin necesidad de acceso. Por lo tanto, hay menos posibilidades de cambios no aprobados y aprobaciones más rápidas en general.

Atractivo visual

Hay muchas razones para usar PDF en los negocios, pero una de las más importantes es que puede hacer que sus documentos se vean exactamente como desee. Con un poco de formato, puede convertir un documento simple en algo visualmente atractivo. El contenido de su PDF se puede formatear para que sea más legible, o simplemente para satisfacer sus necesidades de alguna manera. Por ejemplo, si desea crear un informe o una presentación que requiera muchas tablas y gráficos (pero no necesariamente imágenes), el uso de las fuentes y los colores correctos ayudará a que el informe se vea terminado y profesional.

También es posible crear documentos que incluyan diferentes tipos de medios, como gráficos o fotografías, y usarlos en cualquier parte del documento sin preocuparse de cómo se mostrarán en diferentes dispositivos y navegadores porque todos los navegadores admiten archivos PDF y Word cuando todo se reduce a verlos en línea; por lo tanto, aunque puede haber algunos errores aquí y allá según el navegador que alguien use al abrir su archivo (lo que podría causar problemas), en general, esto no debería impedir que nadie los vea correctamente una vez que se cargan en una plataforma de Internet como Dropbox o Google Drive, etcétera".

Firmas digitales

Uno de los beneficios de usar documentos PDF en su negocio es que se pueden firmar digitalmente.

Las firmas digitales se utilizan para verificar la autenticidad y legitimidad de los documentos, especialmente cuando existe la preocupación de falsificación o alteración. Si está enviando un documento por correo electrónico, por ejemplo, es posible que desee incluir una firma digital para que cualquier destinatario pueda verificar que es suyo y que no ha sido alterado desde que se envió (esto también ayuda a evitar el correo no deseado).

Pero las firmas digitales no solo se aplican a las comunicaciones uno a uno; también son esenciales en la comunicación empresarial. Permiten a las empresas probar su identidad al presentar ofertas o propuestas, así como protegerse contra el fraude al hacer que los clientes firmen contratos digitalmente antes de pagarles.

Protección de Datos

• Los archivos PDF son seguros.
• Se pueden cifrar, proteger con contraseña y firmar digitalmente.
• ¡Incluso puede tener un archivo cifrado y firmado digitalmente al mismo tiempo!

Rico en medios y multifuncional

Otro beneficio de los archivos PDF es que pueden contener múltiples tipos de medios. Esto significa que puede incrustar imágenes, videos y otros tipos de archivos en sus documentos PDF. Esto le permite agregar mucho más atractivo visual a su documento y facilitar que las personas que lo leen obtengan toda la información relevante que necesitan desde un solo lugar. También puede encontrar que esto le facilita compartir información con otros porque si alguien recibe un documento con enlaces incrustados u otros elementos multimedia, podrá abrirlos sin tener ningún software adicional instalado en su dispositivo.

Los archivos PDF también pueden contener enlaces dentro de ellos que permiten a los usuarios que los están viendo en línea (o usando dispositivos móviles) acceder a recursos adicionales. Esto puede incluir páginas de sitios web u otros documentos. Sin embargo, pueden abrir el PDF sin tener que descargar primero esos recursos en su dispositivo. Esto hace posible que los dueños de negocios que desean que los clientes que visitan su sitio web puedan ver más que un mensaje introductorio. Las empresas pueden simplemente configurar un enlace que contenga documentos en lugar de que los usuarios necesiten descargar varios documentos.

interconectividad

PDF es un formato de archivo universal. Muchas industrias diferentes y muchos dispositivos diferentes usan archivos PDF. También es capaz de integrarse con programas de software y sistemas operativos. Esto facilita compartir información con personas que usan dispositivos o programas diferentes a los tuyos. No importa lo que estén usando, ¡pueden abrir sus archivos PDF!

PDF es más que un simple formato de archivo para empresas.

Los archivos PDF no son solo un formato de archivo, también son una forma de vida. Puede usarlos para crear versiones digitales de sus catálogos de productos, campañas publicitarias y materiales de capacitación. O bien, puede compartirlos con los empleados por correo electrónico o en una intranet de la empresa.

Considere publicarlos en su sitio web para que los clientes puedan descargarlos fácilmente cuando estén listos para realizar compras. ¡Los archivos PDF son incluso fáciles de imprimir, lo que le permite obtenerlos como documentos impresos en cualquier momento!

Todas estas opciones son solo la punta del iceberg cuando se trata de todas las formas en que los archivos PDF benefician a las empresas hoy en día.

Conclusión

Los archivos PDF son un gran formato para los negocios. Son seguros, portátiles y útiles en una variedad de formas. Los archivos PDF también son mucho más que simples documentos. Pueden almacenar datos, proteger contra virus y otros problemas. Además, puede usarlos para crear documentos interactivos con los que los usuarios pueden interactuar directamente en sus computadoras. Todo sin necesidad de ningún software especial.