7 benefícios de usar PDFs para negócios

Os PDFs são um dos formatos de arquivo mais populares em todo o mundo. Eles já existem há décadas e ainda estão fortes. Na verdade, o PDF se tornou tão popular que você pode encontrá-lo em todos os lugares. Dos negócios à educação ao governo. Bibliotecas PDF já estão disponíveis no mercado, incluindo IronPDF e ITextPDF. Embora existam muitas razões pelas quais o PDF é tão popular, vamos nos concentrar nos principais benefícios de usar o PDF para negócios neste post:

Portabilidade

O tamanho de um PDF é pequeno. Não é como um documento do Word que tem vários megabytes e leva séculos para abrir. Na verdade, pode ser tão pequeno que ocupará apenas alguns kilobytes no seu computador ou dispositivo móvel. Isso significa que você pode transferi-lo para qualquer lugar do mundo sem se preocupar em como converter o arquivo em outro formato. Você também não precisa se preocupar se o destinatário tem acesso a esse tipo de software. Se eles não tiverem acesso a um programa PDF, não há problema! Você pode simplesmente enviar um e-mail e anexar o PDF. Então, eles poderão lê-lo imediatamente em seu navegador. Este método funciona independentemente do dispositivo que estão usando ou onde estão fisicamente!

O arquivo também é altamente portátil porque não requer nenhum software especial para visualizar ou editar. Praticamente todo sistema operacional moderno vem com um programa de leitura que suporta arquivos Adobe Acrobat (o formato mais comum). Portanto, ao preparar documentos para clientes, colegas ou funcionários fora da estrutura em árvore da organização, não há necessidade de se preocupar com problemas de compatibilidade. Basta enviá-los por e-mail como anexos ou, melhor ainda, armazená-los online. Então, qualquer pessoa com direitos de acesso pode abrir e editar o conteúdo imediatamente!

Compressão

A compactação de arquivos PDF significa que eles são menores do que outros formatos de arquivo, como documentos do Word ou apresentações do PowerPoint. Isso é particularmente útil para documentos grandes que, de outra forma, ocupariam muito espaço no seu dispositivo.

Outro benefício da economia de tamanho por meio de PDFs é que você pode enviá-los por e-mail mais rapidamente do que qualquer outro tipo de documento. Quando você envia um grande documento do Word por e-mail, pode demorar para passar. Isso ocorre porque todas as imagens e formatação precisam ser redefinidas pelos computadores dos destinatários toda vez que eles o abrem. Em vez disso, enviar uma cópia original custaria mais em postagem. Também desperdiçaria seu valioso tempo esperando por respostas de colegas de trabalho. Principalmente, quando há mudanças que precisam ser feitas antes de aprovar seu trabalho! Em vez disso, tente usar um serviço de assinatura eletrônica como o DocuSign. Isso permite que os usuários assinem documentos eletronicamente sem precisar de acesso. Assim, há menos chance de alterações não aprovadas e aprovações mais rápidas em geral!

Apelo visual

Há muitas razões para usar PDF para negócios, mas uma das mais importantes é que você pode fazer seus documentos parecerem exatamente como você gosta. Com um pouco de formatação, você pode transformar um documento simples em algo visualmente atraente. O conteúdo do seu PDF pode ser formatado para torná-lo mais legível ou simplesmente para atender às suas necessidades de alguma forma. Por exemplo, se você deseja criar um relatório ou uma apresentação que exija muitas tabelas e gráficos (mas não necessariamente imagens), usar as fontes e cores corretas ajudará o relatório a parecer finalizado e profissional.

Também é possível criar documentos que incluem diferentes tipos de mídia - como gráficos ou fotografias - e usá-los em qualquer lugar dentro do documento sem se preocupar com a forma como serão exibidos em diferentes dispositivos e navegadores, pois todos os navegadores suportam PDFs e arquivos do Word quando tudo se resume a visualizá-los online; então, mesmo que haja alguns bugs aqui e ali, dependendo de qual navegador alguém usa ao abrir seu arquivo (o que pode causar problemas), no geral, isso não deve impedir ninguém de visualizá-los corretamente depois de carregados em uma plataforma da Internet, como Dropbox ou Google Drive etc."

Assinaturas digitais

Um dos benefícios de usar documentos PDF em seu negócio é que eles podem ser assinados digitalmente.

As assinaturas digitais são usadas para verificar a autenticidade e a legitimidade dos documentos, principalmente quando há preocupações com falsificação ou adulteração. Se estiver enviando um documento por e-mail, por exemplo, você pode querer incluir uma assinatura digital para que qualquer destinatário possa verificar se é seu e se não foi alterado desde o envio (isso também ajuda a evitar spam).

Mas as assinaturas digitais não se aplicam apenas às comunicações de um para um; eles também são essenciais na comunicação empresarial. Eles permitem que as empresas comprovem sua identidade ao enviar lances ou propostas, além de se protegerem contra fraudes fazendo com que os clientes assinem contratos digitalmente antes de pagá-los.

Proteção de dados

• Os arquivos PDF são seguros.
• Eles podem ser criptografados, protegidos por senha e assinados digitalmente.
• Você pode até ter um arquivo criptografado e assinado digitalmente ao mesmo tempo!

Mídia rica e multifuncional

Outro benefício dos PDFs é que eles podem conter vários tipos de mídia. Isso significa que você pode incorporar imagens, vídeos e outros tipos de arquivos em seus documentos PDF. Isso permite que você adicione muito mais apelo visual ao seu documento, além de tornar mais fácil para as pessoas que estão lendo o documento obter todas as informações relevantes de que precisam em um só lugar. Você também pode achar que isso facilita o compartilhamento de informações com outras pessoas, porque se alguém receber um documento com links incorporados ou outros elementos multimídia, poderá abri-los sem ter nenhum software extra instalado em seu dispositivo.

Os PDFs também podem conter links que permitem que os usuários que os estão visualizando online (ou usando dispositivos móveis) acessem recursos adicionais. Isso pode incluir páginas do site ou outros documentos. No entanto, eles podem abrir o PDF sem precisar baixar esses recursos primeiro no dispositivo. Isso possibilita que os proprietários de empresas que desejam que os clientes que visitam seu site vejam mais do que apenas uma mensagem introdutória. As empresas podem simplesmente configurar um link que contenha documentos, em vez de os usuários precisarem baixar vários documentos.

Interconectividade

PDF é um formato de arquivo universal. Muitas indústrias diferentes e muitos dispositivos diferentes usam arquivos PDF. Também é capaz de se integrar a programas de software e sistemas operacionais. Isso facilita o compartilhamento de informações com pessoas que usam dispositivos ou programas diferentes dos seus. Não importa o que eles estejam usando, eles podem abrir seus PDFs!

PDF é mais do que apenas um formato de arquivo para negócios.

PDFs não são apenas um formato de arquivo, eles também são um modo de vida. Você pode usá-los para criar versões digitais de seus catálogos de produtos, campanhas publicitárias e materiais de treinamento. Ou você pode compartilhá-los com os funcionários por e-mail ou na intranet da empresa.

Considere publicá-los em seu site para que os clientes possam baixá-los facilmente quando estiverem prontos para fazer compras. Os PDFs são fáceis de imprimir, permitindo que você os envie como documentos impressos a qualquer momento!

Todas essas opções são apenas a ponta do iceberg quando se trata de todas as maneiras pelas quais os PDFs beneficiam as empresas hoje.

Conclusão

PDFs são um ótimo formato para negócios. Eles são seguros, portáteis e úteis de várias maneiras. Os arquivos PDF também são muito mais do que apenas documentos. Eles podem armazenar dados, proteger contra vírus e outros problemas. Além disso, você pode usá-los para criar documentos interativos com os quais os usuários podem interagir diretamente em seus computadores. Tudo sem exigir nenhum software especial.