Bir Girişimcinin Sipariş Karşılama Hakkında Bilmesi Gereken Her Şey

Müşteri memnuniyeti bir girişimi başlatabilir veya bozabilir ve e-Ticaret alanında, mutlu bir müşteri genellikle nakliye sırasında herhangi bir hasar veya aksaklık olmadan kaliteli ürünleri zamanında almasını ister. Bu, özellikle pazarlama, satış, İK ve diğer binlerce şeyi bin farklı şapkanızla yaparken, tabağınızda olması gereken çok şey var.

Siparişin yerine getirilmesi, işler ters gittiğinde hızla zordan korkunç hale gelebilen karmaşık bir meseledir. Müşterileri memnun etmek veya kaybetmek için büyük bir fırsat.

Girişimcilerin depolama alanlarını, stoklarını, envanterlerini ve teslimat seçeneklerini planlamalarının en iyi yolu, sipariş karşılamayı ne zaman tutacakları ve ne zaman dışarıdan temin edecekleri de dahil olmak üzere ticaret hakkında biraz daha fazla bilgi edinmektir.

İşte modern e-Ticaret çağında doğru kararı vermek için bilmeniz gerekenler ile sipariş karşılama rehberiniz.

Sipariş Karşılama Neleri İçerir?

Siparişin yerine getirilmesi , birinin web sitenizdeki veya başka bir kanaldaki "satın al" düğmesine basmasından, bu siparişi evlerine veya iş yerlerine ulaştırmasına kadar gereken her şeydir. Modern dünya, siparişin onaylanması ve teslim edilmesinden müşterinin diğer tarafta mutlu olmasını sağlamaya veya ürünü iade etmesi durumunda geri almasına kadar her şeyi içerecek şekilde sipariş karşılamayı genişletti.

Bu geleneksel tanım olmasa da girişimciler için en mantıklısı çünkü tüm bu işleri aynı departman ve ekiple yapıyorsunuz. Her tür işletme için, hatta B2B için bile e-ticaretin büyümesi, bunu daha da önemli bir gerçeklik haline getiriyor.

Alışveriş yapma şeklimiz değişti, dolayısıyla siparişlerimizi alma şeklimiz de karşılık buldu. Müşterileriniz, ürünlerin kapılarına nasıl ulaştığı ve iade sürecinin ne kadar acısız olduğu konusunda sizi yargılayacak, bu yüzden hazırlanmanız gerekiyor.

Size biraz daha anlayış kazandırmak için, girişimciler için sipariş karşılamanın iki ana modeline ve sürece dahil olan belirli adımlara bakacağız.

Açıkça dış kaynak kullanımını düşündüğünüzde, son yıllarda eski üçüncü taraf lojistik sağlayıcılarının (3PL'ler) paketleme ve nakliye işlevlerinin çok ötesine geçmek için büyüdüğünü göreceksiniz.

Şirket İçi Sipariş Karşılama

Çoğu küçük işletme için birincil yöntem, tüm işlemleri kendileri yapmaktır. Şirket, küçük bir garajdan, yukarıdaki her adımın gerçekleştirildiği bir dizi küçük depoya kadar değişen bir yerde çalışacak.

Tüm sürece sahip olmak ve bunu şirket içinde gerçekleştirmek, şirketinize önemli bir kontrol sağlar. Özellikle dışarıdan hizmet almaya gücü yetmeyen veya siparişleri yerine getirmek için çok fazla ek personele ve alana ihtiyaç duymayan küçük şirketler için kullanışlıdır. Şirketler büyüdükçe, yalnızca yerine getirme işlerini yürütmek için bir yük haline geldiğinde dış kaynak kullanmayı düşünme eğilimindedirler.

Yerine getirmeniz için birincil düşünce, bunu yapacak alanınız ve ekibiniz olup olmadığı olacaktır. Kendiniz yönetmek, tüm kutuların harika görünmesini ve her an değişebilecek standartları karşılamanızı sağlar, ayrıca gönderileri geciktirebilir veya gerektiğinde eşyaları taşıyabilirsiniz.

Hemen teslim tarihi olan siparişler için söz vermiyorsanız, bu model aynı zamanda işçilik maliyetlerini biraz daha iyi kontrol etmenizi sağlar. Gerektiğinde vardiyalar çalıştırabilir veya görevleri gerçekleştirebilir ve diğer işleri tamamlamak için ekipleri hareket ettirebilirsiniz. Doğru yapmak, esneklikte önemli bir artış anlamına gelebilir, ancak yanlış yapmak müşteri hizmetlerinize ve güvenilirliğinize zarar verebilir.

Çoğu e-ticaret platformu artık bazı temel depo yönetimi araçlarıyla birlikte geliyor. Bunlar, otomatik envanter sayımlarına sahip siparişleri ve paketleme fişlerini içerebilir veya sipariş listeleri ve yalnızca gerekli tüm seçimleri manuel olarak yaptıktan sonra etiket yazdırma seçenekleriyle sınırlı olabilir. Depo yönetim sistemleri (WMS) küçük işletmeler için daha popüler hale geliyor, bu nedenle en çok hangi özelliklere ihtiyacınız olduğunu görmek için alışveriş yapmalısınız.

Kendi deponuzu çalıştırmanın en büyük dezavantajı maliyettir. Tüm ekip ve işçilik (artı sosyal yardımlar, hastalık günleri, dinlenme odası atıştırmalıkları vb.) ile depolama, vergiler, bakım ve kamu hizmetleriyle ilgili arazi maliyetlerini ödeyeceksiniz.

Bir başka önemli maliyet, nakliyenin kendisi olabilir. Taşıyıcılar herkes için standart fiyatlar verir, ancak gönderi hacminiz yüksekse daha iyi bir anlaşma elde edebilirsiniz. Birkaç erken girişimci hak kazanacak. Aynı zamanda, nakliye, taşıyıcıların kullandığı konumlar ve boyutsal ağırlık hesaplamaları nedeniyle karmaşık olabilir. Her pakette taşıyıcı seçerken en uygun kararı vermenize yardımcı olacak bazı yazılımlar edinmek en iyisidir.

Dış Kaynaklı Yerine Getirme ve Sağlayıcılar

Şirketler büyüdükçe daha fazla depo alanına ihtiyaç duyar. Genellikle yeni bir depo yeri satın almanın veya fiziksel altyapıyı genişletmenin maliyetinin bir yük olduğu bir noktaya varırlar.

Ya da yeni yetenekler avlamak ve işe almak için zamanınız ve paranız olmayabilir. Bu, sipariş karşılamayı yaptığınız anlamına gelir ve bu, satış yaratmanın önüne geçer.

Deponuzun veya paketlerinizin işinizi yürütmenizi engellediğini hissettiğinizde, yardım isteme zamanı. Tipik olarak bu, bir 3PL'den üçüncü taraf yerine getirilmesine bakmak anlamına gelir. 3PL'ler depo ve nakliye faaliyetlerinde uzmanlaşmıştır ve ayrıca envanter seviyelerine göz kulak olmanızı kolaylaştırabilirler. Ayrıca, depolarını daha verimli bir şekilde organize etmek için satışları ve diğer verileri analiz ederler - bu, genellikle birlikte satın alındıkları için bir kitte hangi ürünlerin birlikte satılacağı gibi önerilerle size fikir verebilir.

Yazılım, işinizi bir 3PL'ye bağlayan büyük aracınızdır. Sosyal ve e-ticaret kanallarınızla ve ayrıca satış noktası teknolojisiyle entegre olabilen sistemleri var. Bir sipariş yapıldığında ve ödemesi yapıldığında, 3PL tüm müşteri nakliye detaylarını alır ve hemen doldurmaya ve siparişi zamanında teslim etmeye başlar.

Genellikle, kendiniz yapmaktan daha hızlı ve daha doğrudurlar. Ancak bunun için her zaman bir söz alın. Örneğin, Red Stag Fulfillment gibi bir sipariş karşılama hizmeti şirketi, doğruluğu, hızı ve güvenilirliği garanti eder ve müşterilere bir şeyler yanlış yaptıklarında ödeme yapar.

Buradaki temel faydalardan biri, çoğu 3PL'nin büyük depolar işletmesi ve büyük hacimleri nedeniyle taşıyıcılardan indirimler almasıdır. Depolama ve nakliye ile ilgili minimum ücret ödüyorsunuz, bu da genel olarak malları depolama ve nakliye maliyetlerinden tasarruf etmenize ve aynı zamanda işçilik maliyetlerini düşürmenize olanak tanıyor.

Risk, burada kontrolün sizde olmamasıdır.

Bu nedenle, ürün türünüz veya pazarınızda uzmanlaşmış, iyi bir üne sahip bir ortak bulmak her zaman akıllıca bir fikirdir. İşinizi anlamaları gerekir.

Anlaşmadan önce dürüstlüğü arayın, böylece bir anlaşma yapıldıktan sonra bunu elde ettiğinizden emin olabilirsiniz.

Resim | Pixabay

Siparişin Yerine Getirilmesinde 7 Adım

Bir depo gördüyseniz veya kokusunu aldıysanız, bunun yaşayan bir organizma olduğunu bilirsiniz. Adımları doğru attığınızda endişe ve tatlı bir zaferle gelen işte bir gelgit var. Başarının heyecanını nasıl hissedeceğinizi anlamanıza yardımcı olmak için en yaygın yedi sipariş karşılama ve depolama adımına bakalım.

1. Mal Alma

Bir siparişi yerine getirmenin ilk adımı, stokta envanter bulundurmaktır. Sayıları doğru tutmak için gözleriniz ve yazılımınızla takip edin ve bu bilgileri satış kanallarınızda "mevcut" olanı doldurmak için kullanın. Ekibinizin eşyaları raflara koymasını ve doğru bir şekilde saymasını sağlamak, diğer tüm adımların sorunsuz geçmesini sağlar.

2. Sipariş Alma

Eylem, sipariş aldığınızda başlar. Depo yazılımınız, satın alma onaylandıktan sonra, siparişe ne koyacağınızı söyleyen bir sipariş fişi sağlayacaktır. Bunların hepsi, kullanmaları için belirlenmiş bir ekip üyesine gönderilir. Aynı zamanda, sistem bu ürünlerin nasıl gönderileceğine karar vermeli ve paketleme istasyonunuzda nakliye etiketlerini ve seçeneklerini sıraya koymalıdır.

3. Sipariş Seçme

Bir ekip üyesi sipariş listesini alır ve deponuzda dolaşarak her bir ürünü toplar. İşleri doğru tutmalarına yardımcı olacak bir liste ve teknoloji kullanmalıdırlar. Bu nedenle çoğu depo ve yazılımları mobil barkod tarayıcıları destekler. Sizi doğru tutar ve envanter kayıplarını kontrol eder. Bu aynı zamanda, arabalar, kamyonlar ve forkliftler gibi ekipmanların çoğunun kullanıldığı zamandır.

Ürünlerinize ve deponuza bağlı olarak toplama teknikleri çok karmaşık hale gelebilir, bu nedenle doğru toplama ve paketleme yöntemlerini seçmek için mutlaka okuyun veya uzmanlardan yardım isteyin.

4. Kutunun Paketlenmesi

Bir paketleme istasyonunda çalışan çalışanınız, daha sonra sevk irsaliyesinde her öğenin bulunduğunu doğrulayacaktır. Onaylandıktan sonra, tüm bu ürünleri nakliye için kutulara koyacaklar. Her parçanın dikkatlice sarılması ve onları korumak için etrafına dolgu malzemesi eklenmiş bir kutuya yerleştirilmesi gerekir. Dolgu malzemesi önemli ölçüde değişebilir, bu nedenle ürünleri korumak için ihtiyaç duyduğunuz ve en uygun fiyatlı olanın bir kombinasyonunu arayın.

5. Nakliye

Başlarken, birçok girişimci tüm paketler için tek bir taşıyıcı ortağı kullanır, böylece her kutu için posta ücreti ödersiniz ve ya bir teslim alma planlarsınız ya da en yakın teslim noktasına gidin.

Bu başlangıçta iyi olabilir, ancak sonunda paket ağırlığına ve boyutuna ve ne kadar uzağa gönderildiğine göre karşılaştırma mağazasına dalmak isteyeceksiniz. Depo sistemleri bunun çoğunu otomatik olarak yapabilir veya daha önce sağlanana benzer bir boyutsal ağırlık hesaplayıcı kullanmalısınız.

6. Müşteri ve Ortakların Bilgilendirilmesi

Bir ürün bir taşıyıcı mağaza konumundan alındığında veya sevk edildiğinde, taşıyıcı genellikle size bir takip bilgisi listesi verir. Posta ücretini çevrimiçi olarak ödüyorsanız, bunlar da otomatik olarak oluşturulur. İnsanları mutlu etmek için bunları aldığınız anda müşterilere verin.

E-Ticaret yazılımı kullanıyorsanız, bunların bir kısmını otomatikleştirebilecek eklentiler ve özellikler arayın. Her sipariş için takip numarasını otomatik olarak çekeceği ve bir e-posta göndereceği çok sayıda harika e-posta entegrasyonu vardır, böylece hepsini elle hatırlamak ve yazmakla zaman kaybetmek zorunda kalmazsınız.

Takip, müşteri hizmetlerini etkileyen yavaşlamaları veya teslimat sorunlarını aramanıza izin verdiği için hayati önem taşır. Müşterileriniz, paketinin nerede olduğunu merak ederek fazladan bir gün beklemek yerine, bu gerçekleştiğinde taşıyıcının bir gecikmesi olduğunu bilmelerini sağlamanızdan memnun kalacaklardır.

7. İkmal ve İade İşlemleri

7. Adım, depo her zaman döngüsel ve hareketli olduğu için sizi doğrudan Adım 1'e yönlendirir.

Bazen, iadeleri halletmeniz gerekecek. Ekibiniz, iade edilen ürünleri kontrol etmek ve envanter hala iyiyse raflarınıza geri almak için onaylanmış bir sürece sahip olmalıdır. Envanter sayımlarının doğru olması için yazılımınızın güncellenmesi gerekiyor, yoksa stokta çok fazla ödeme yapabilir veya beklenmedik bir şekilde tükenebilirsiniz.

Aynı ışıkta, düzenli olarak ikmal yapmanız gerekecek. Diğerleri sipariş toplarken ürünleri deponuza ve raflara taşımak zor olabilir. Yeniden stoklama için hazırlık alanları ayarladığınızdan emin olun veya bunları gün içinde zıt zamanlarda yapmayı düşünün. Doğru kalmak ve bir sonraki siparişe hazırlıklı olmak için envanter seviyelerini takip edin ve iki kez kontrol edin.

Tutmalı mı yoksa Dış Kaynak mı Kullanmalısınız?

Girişimcilerin tatmin hakkında sordukları en belirgin soru şudur: Bunu kendim yapmayı ne zaman bırakmalıyım?

Genel olarak konuşursak, depo faaliyetlerinin satış yapmanın önüne geçtiğini hissettiğinizde (veya analizleriniz gösterdiğinde) dış kaynak kullanımına bakmalısınız. Siparişleri doldurmak, envanteri saymak veya sadece kutular, doldurucu ve işçilikle ilgili sayılarınızı ve mali durumunuzu kontrol etmek için saatler harcamak olsun, depolar yardımcı olmalı ve bir işlemi engellememelidir.

İşler kasvetli göründüğünde veya gelecek yıl genişlemeden bahsederken uykunuzu kaybetmeye başladığınızda, 3PL'lerle konuşmaya başlamanın zamanı geldi.

Red Stag Fulfillment gibi şirketler, büyüyen e-ticaret şirketlerinin depolarını yönetmelerine yardımcı olmak için açıkça oluşturuldu. Girişimcilerin bu acıları hafifletmesine yardımcı olacak birçok yardım ve endüstri uzmanı ile.

Son Not

Burada size en büyük tavsiyemiz, mümkün olduğu kadar çok şirketle görüşmenizdir. Tek bir blog veya teknik inceleme okumayın ya da tek bir telefon görüşmesi yapıp hemen içine atlamayın. Dış kaynak kullanımı kritik bir karardır ve kârlılığınız üzerindeki etkisi önemli ölçüde değişebilir.

İşinizi bilen ve sizi tanımak isteyen birini bulun. Depolama, bir girişimcinin yapabileceği diğer herhangi bir dış kaynak kullanımından çok daha fazla bir ortaklıktır çünkü 3PL'nin başarısı tamamen sizin ilerlemenize bağlıdır. Son müşteri mutlu olduğunda ikisi de kazanır, mutsuzlarsa ikisi de kaybeder.