Todo lo que un emprendedor necesita saber sobre el cumplimiento de pedidos

La satisfacción del cliente puede hacer o deshacer una puesta en marcha, y en el espacio de comercio electrónico, un cliente satisfecho por lo general exige que obtenga productos de calidad a tiempo, sin daños ni contratiempos en el envío. Eso es mucho para tener en su plato, especialmente cuando hace marketing, ventas, recursos humanos y miles de otras cosas con sus miles de sombreros diferentes.

El cumplimiento de pedidos es un asunto complicado que puede pasar rápidamente de complicado a horrendo cuando las cosas salen mal. Es una gran oportunidad, ya sea para deleitar a los clientes o para perderlos.

La mejor manera para que los empresarios planifiquen su espacio de almacenamiento, existencias, inventario y opciones de entrega es aprender un poco más sobre el comercio, incluso cuándo mantener el cumplimiento de pedidos y cuándo subcontratarlo.

Entonces, aquí está su guía para el cumplimiento de pedidos en la era moderna del comercio electrónico, con lo que necesita saber para tomar la decisión correcta.

¿Qué incluye el cumplimiento de pedidos?

El cumplimiento del pedido es todo lo que se necesita desde que alguien presione el botón "comprar" en su sitio web u otro canal hasta que ese pedido llegue a su hogar o lugar de trabajo. El mundo moderno ha ampliado el cumplimiento para incluir todo, desde confirmar un pedido y entregarlo hasta garantizar que el cliente esté contento en el otro extremo o lo retire si devuelve el artículo.

Si bien esta no es la definición tradicional, tiene más sentido para los empresarios porque está manejando todo ese trabajo con el mismo departamento y equipo. El crecimiento del comercio electrónico para todo tipo de negocios, incluso B2B, hace que esta sea una realidad aún más significativa.

La forma en que compramos ha cambiado, por lo que la forma en que recibimos nuestros pedidos ha respondido. Tus clientes te juzgarán por cómo llegan los productos a su puerta y qué tan fácil es el proceso de devolución, así que debes prepararte.

Para brindarle un poco más de comprensión, vamos a ver los dos modelos principales de cumplimiento de pedidos para empresarios , así como los pasos específicos involucrados en el proceso.

Al considerar explícitamente la subcontratación, descubrirá que también ha crecido en los últimos años para ir mucho más allá de las funciones de embalaje y envío de los proveedores de logística (3PL) más antiguos.

Cumplimiento de pedidos internos

El método principal para la mayoría de las pequeñas empresas es hacer todo el cumplimiento ellos mismos. La empresa administrará una ubicación, que va desde un pequeño garaje hasta un conjunto de pequeños almacenes donde se realizan todos los pasos anteriores.

Poseer todo el proceso y realizarlo internamente le permite a su empresa un control significativo. Es especialmente útil para las pequeñas empresas que no pueden permitirse subcontratar o que no necesitan mucho personal ni espacio adicional para mantenerse al día con los pedidos. A medida que las empresas crecen, tienden a considerar la subcontratación solo cuando el cumplimiento se convierte en una carga para el funcionamiento de su negocio.

La consideración principal para su realización será si tiene el espacio y el equipo para hacerlo. Administrarlo usted mismo le permite asegurarse de que todas las cajas se vean bien y cumplan con los estándares que pueden cambiar en cualquier momento, además de que puede retrasar los envíos o mover las cosas según sea necesario.

Si no promete pedidos con fechas de entrega inmediatas, este modelo también le permite controlar un poco mejor los costos laborales. Puede ejecutar turnos o realizar tareas según sea necesario y mover equipos para completar otros trabajos. Hacerlo bien puede significar un aumento significativo en la flexibilidad, pero hacerlo mal puede dañar su servicio al cliente y su credibilidad.

La mayoría de las plataformas de comercio electrónico ahora vienen con algunas herramientas básicas de administración de almacenes. Estos pueden incluir pedidos de selección y boletas de empaque con recuentos de inventario automatizados o pueden limitarse a listas de pedidos y solo opciones para imprimir etiquetas después de que haya realizado manualmente todas las elecciones necesarias. Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) se están volviendo más populares para las pequeñas empresas, por lo que debe darse una vuelta para ver qué funciones necesita más.

La gran desventaja de administrar su propio almacén es el costo. Pagará por todo el equipo y la mano de obra (más beneficios, días de enfermedad, refrigerios en la sala de descanso, etc.), así como los costos de la tierra asociados con el almacenamiento, los impuestos, el mantenimiento y los servicios públicos.

Otro costo sustancial puede ser el envío en sí. Los transportistas ofrecen tarifas estándar para todos, pero puede obtener una mejor oferta si tiene un volumen de envío alto. Pocos emprendedores tempranos calificarán. Al mismo tiempo, el envío puede ser complicado debido a las ubicaciones y los cálculos de peso dimensional que utilizan los transportistas. Es mejor obtener algún software que lo ayude a tomar la decisión más económica para elegir transportistas en cada paquete.

Cumplimiento y proveedores subcontratados

Las empresas necesitan más espacio de almacenamiento a medida que crecen. A menudo, llegan a un punto en el que el costo de comprar una nueva ubicación de almacén o expandir la infraestructura física es una carga.

O tal vez no tenga el tiempo y el dinero para buscar y contratar nuevos talentos. Eso significa que usted está realizando el cumplimiento del pedido y se interpone en la generación de ventas.

Cada vez que sienta que su almacén o sus paquetes le impiden administrar su negocio, es hora de pedir ayuda. Por lo general, esto significa mirar el cumplimiento de terceros desde un 3PL. Los 3PL se especializan en actividades de almacenamiento y envío, y además pueden facilitarle el control de los niveles de inventario. También analizan las ventas y otros datos para organizar sus almacenes de manera más eficiente; esto puede brindarle información con recomendaciones sobre cosas como qué productos vender juntos en un kit porque generalmente se compran juntos.

El software es su gran herramienta que vincula su negocio a un 3PL. Tienen sistemas que pueden integrarse con sus canales sociales y de comercio electrónico, así como con tecnología de punto de venta. Cuando se realiza y paga un pedido, el 3PL recibe todos los detalles de envío del cliente e inmediatamente se pone a trabajar para llenarlo y entregar el pedido a tiempo.

En general, son más rápidos y precisos que hacerlo usted mismo. Sin embargo, siempre obtenga una promesa para esto. Una empresa de servicios de cumplimiento de pedidos como Red Stag Fulfillment, por ejemplo, garantiza precisión, velocidad y confiabilidad y paga a los clientes cuando se equivocan en algo.

Un beneficio central aquí es que la mayoría de los 3PL operan grandes almacenes y reciben descuentos de los transportistas debido a su gran volumen. Está pagando tarifas mínimas asociadas con el almacenamiento y el envío, lo que generalmente le permite ahorrar dinero en el costo de almacenar y enviar productos al mismo tiempo que reduce los costos de mano de obra.

El riesgo es que no tienes el control aquí.

Por lo tanto, siempre es una buena idea encontrar un socio con buena reputación que se especialice en su tipo de producto o mercado. Deben entender su negocio.

Busque la honestidad antes del trato para asegurarse de obtenerla después de que se haya firmado un acuerdo.

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7 pasos en el cumplimiento de pedidos

Si alguna vez has visto u olido un almacén, sabes que es un organismo vivo. Hay un flujo y reflujo en el trabajo que viene con ansiedad y una dulce victoria cuando sigues los pasos correctos. Para ayudarlo a comprender cómo sentir la emoción del éxito, veamos los siete pasos más comunes de cumplimiento de pedidos y almacenamiento.

1. Recepción de mercancías

El primer paso para cumplir con un pedido es tener un inventario en stock. Realice un seguimiento con sus ojos y software para mantener los recuentos precisos y utilice esta información para completar lo que está "disponible" en sus canales de venta. Lograr que su equipo coloque las cosas en los estantes y cuente con precisión hace que todos los demás pasos se realicen sin problemas.

2. Recepción de pedidos

La acción comienza cuando recibes un pedido. Su software de almacén, después de que se confirme la compra, le proporcionará un comprobante de pedido que le indicará qué debe incluir en el pedido. Todo esto se envía a un miembro del equipo designado para que lo use. Al mismo tiempo, el sistema debe decidir cómo enviar estos productos y poner en cola las etiquetas y opciones de envío en su estación de empaque.

3. Selección de un pedido

Un miembro del equipo obtiene la lista de pedidos y recorre su almacén recogiendo cada producto. Deben usar una lista y tecnología para ayudarlos a mantener las cosas precisas. Esta es la razón por la que la mayoría de los almacenes y su software admiten lectores de códigos de barras móviles. Lo mantendrá preciso y controlará las pérdidas de inventario. Esto también es cuando la mayoría usa equipos como carros, camiones y montacargas.

Las técnicas de recolección pueden volverse muy complicadas según sus productos y almacén, así que asegúrese de leer o pedir ayuda a los expertos para elegir los métodos correctos de recolección y empaque.

4. Empacar la caja

Su empleado que trabaja en una estación de empaque verificará que tenga todos los artículos en el albarán. Una vez confirmado, colocarán todos estos productos en cajas para su envío. Cada pieza debe envolverse con cuidado y colocarse en una caja con material de relleno agregado para protegerla. El material de relleno puede variar significativamente, así que busque una combinación de lo que necesita para proteger los productos y lo que es más económico.

5. Envío

Al comenzar, muchos empresarios utilizan un único socio de transporte para todos los paquetes, por lo que paga el franqueo de cada caja y programa una recogida o conduce hasta el lugar de entrega más cercano.

Esto puede ser bueno al principio, pero eventualmente querrá expandirse a la tienda de comparación según el peso y el tamaño del paquete, así como la distancia a la que se envía. Los sistemas de almacén pueden hacer mucho de esto automáticamente, o debe usar una calculadora de peso dimensional como la que se proporcionó anteriormente.

6. Notificación al Cliente y Socios

Cuando un producto se recoge o se envía desde la ubicación de una tienda de transporte, el transportista generalmente le brinda una lista de información de seguimiento. Si está pagando el franqueo en línea, estos también se generan automáticamente. Entrégueselos a los clientes tan pronto como los reciba para mantener a la gente contenta.

Si está utilizando un software de comercio electrónico, busque complementos y funciones que puedan automatizar algo de esto. Hay muchas integraciones de correo electrónico geniales en las que extraerá automáticamente el número de seguimiento de cada pedido y enviará un correo electrónico, por lo que no tiene que perder el tiempo tratando de recordar y escribirlo todo a mano.

El seguimiento es vital porque le permite buscar retrasos o problemas de entrega que afectan el servicio al cliente. Sus clientes apreciarán que les informe que el transportista tiene un retraso cuando eso ocurra, en lugar de esperar un día más preguntándose dónde está su paquete.

7. Gestión de reabastecimientos y devoluciones

El Paso 7 lo lleva directamente al Paso 1 porque el almacén siempre es cíclico y está en movimiento.

A veces, tendrá que manejar las devoluciones. Su equipo debe tener un proceso que esté aprobado para verificar los artículos devueltos y volver a colocarlos en sus estantes si el inventario aún está bien. Su software debe actualizarse para que los recuentos de inventario sean precisos, o podría pagar demasiado en stock o quedarse sin existencias inesperadamente.

De la misma manera, deberá reabastecerse regularmente. Mover productos a su almacén y a los estantes mientras otros recogen pedidos puede ser un desafío. Asegúrese de establecer áreas de preparación para el reabastecimiento o considere hacerlo en momentos diferentes durante el día. Realice un seguimiento y vuelva a verificar los niveles de inventario para mantenerse preciso y estar preparado para el próximo pedido.

¿Debe mantenerlo o subcontratarlo?

La pregunta más destacada que hacen los empresarios sobre el cumplimiento es: ¿cuándo debo dejar de hacer esto yo mismo?

En términos generales, debe considerar la subcontratación cuando sienta (o sus análisis lo muestren) que las actividades del almacén se interponen en el camino de las ventas. No importa si se trata de completar pedidos, contar el inventario o simplemente pasar horas para verificar sus números y finanzas en cajas, relleno y mano de obra, los almacenes deberían ayudar y no obstaculizar una operación.

Cuando las cosas se ven sombrías, o comienza a perder el sueño ante la mera mención de expandirse el próximo año, es hora de comenzar a hablar con los 3PL.

Empresas como Red Stag Fulfillment se crearon explícitamente para ayudar a las empresas de comercio electrónico en crecimiento a manejar su almacén. Con mucha ayuda y expertos de la industria para ayudar a los emprendedores a aliviar estos dolores.

Nota final

Nuestro gran consejo para usted aquí es que hable con tantas empresas como pueda. No lea solo un blog o documento técnico, ni haga una sola llamada y luego salte directamente a ella. La subcontratación es una decisión crítica, y el impacto en su balance final puede variar significativamente.

Encuentra a alguien que conozca tu negocio y esté dispuesto a conocerte. El almacenamiento es mucho más una asociación que cualquier otro tipo de subcontratación que un empresario pueda hacer porque el éxito del 3PL depende completamente de su progreso. Cuando el cliente final está contento, ambos ganan, pero si no están contentos, ambos pierden.