Wszystko, co przedsiębiorca musi wiedzieć o realizacji zamówień

Zadowolenie klienta może stworzyć lub zepsuć startup, a w przestrzeni eCommerce zadowolony klient zwykle wymaga, aby otrzymał wysokiej jakości produkty na czas, bez uszkodzeń i problemów z wysyłką. To dużo do zrobienia, zwłaszcza, że ​​zajmujesz się marketingiem, sprzedażą, HR i tysiącami innych rzeczy z tysiącami różnych kapeluszy.

Realizacja zamówienia to skomplikowana sprawa, która może szybko zmienić się z trudnej w przerażającą, gdy coś pójdzie nie tak. To ogromna szansa, by zachwycić klientów lub ich stracić.

Najlepszym sposobem na zaplanowanie przez przedsiębiorców powierzchni magazynowej, zapasów, zapasów i opcji dostawy jest uzyskanie nieco więcej informacji na temat handlu, w tym, kiedy należy kontynuować realizację zamówień, a kiedy zlecić to na zewnątrz.

Oto Twój przewodnik po realizacji zamówień w erze nowoczesnego eCommerce, wraz z tym, co musisz wiedzieć, aby podjąć właściwą decyzję.

Co obejmuje realizacja zamówienia?

Realizacja zamówienia to wszystko, czego potrzeba od kliknięcia przycisku „kup” w Twojej witrynie lub innym kanale do dostarczenia zamówienia do domu lub miejsca prowadzenia działalności. Współczesny świat rozszerzył realizację zamówień na wszystko, od potwierdzenia zamówienia i dostarczenia go po upewnienie się, że klient jest zadowolony po drugiej stronie lub odbierze go, jeśli zwróci towar.

Chociaż nie jest to tradycyjna definicja, jest najbardziej sensowna dla przedsiębiorców, ponieważ wszystkie te zadania wykonujesz w tym samym dziale i zespole. Rozwój eCommerce dla każdego rodzaju biznesu, nawet B2B, sprawia, że ​​jest to jeszcze bardziej znacząca rzeczywistość.

Zmienił się sposób, w jaki robimy zakupy, więc sposób, w jaki otrzymujemy nasze zamówienia, zareagował. Twoi klienci będą oceniać Cię po tym, jak produkty docierają do ich drzwi i jak bezbolesny jest proces zwrotu, więc musisz się przygotować.

Aby nieco lepiej zrozumieć, przyjrzymy się dwóm głównym modelom realizacji zamówień dla przedsiębiorców , a także poszczególnym etapom tego procesu.

Rozważając wyraźnie outsourcing, przekonasz się, że w ostatnich latach również wyszedł daleko poza funkcje pakowania i wysyłki starszych zewnętrznych dostawców usług logistycznych (3PL).

Realizacja zamówień wewnętrznych

Podstawową metodą dla większości małych firm jest samodzielne wykonanie wszystkich zadań. Firma będzie prowadzić lokalizację, począwszy od małego garażu po zestaw małych magazynów, w których wykonywany jest każdy krok powyżej.

Posiadanie całego procesu i przeprowadzanie go we własnym zakresie pozwala Twojej firmie na znaczną kontrolę. Jest to szczególnie przydatne dla małych firm, które nie mogą sobie pozwolić na outsourcing lub nie potrzebują dużej ilości dodatkowego personelu i przestrzeni, aby nadążać za zamówieniami. W miarę rozwoju firmy zwykle rozważają outsourcing tylko wtedy, gdy spełnienie wymagań staje się obciążeniem dla prowadzenia działalności.

Podstawowym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy spełnieniu, będzie to, czy masz miejsce i zespół, aby to zrobić. Samodzielne zarządzanie nim pozwala upewnić się, że wszystkie pudełka wyglądają świetnie i spełniają standardy, które mogą się zmienić w dowolnym momencie, a także możesz opóźnić wysyłki lub przenosić rzeczy w razie potrzeby.

Jeśli nie obiecujesz zamówień z natychmiastowymi terminami dostawy, ten model pozwala również nieco lepiej kontrolować koszty pracy. Możesz uruchamiać zmiany lub wykonywać zadania w razie potrzeby i przenosić zespoły, aby wykonywać inne zadania. Właściwe postępowanie może oznaczać znaczny wzrost elastyczności, ale niewłaściwe postępowanie może zaszkodzić obsłudze klienta i wiarygodności.

Większość platform e-commerce jest teraz wyposażona w podstawowe narzędzia do zarządzania magazynem. Mogą one obejmować zamówienia pobrania i dokumenty dostawy z automatycznymi licznikami zapasów lub mogą być ograniczone do list zamówień i tylko opcji drukowania etykiet po ręcznym dokonaniu wszystkich potrzebnych wyborów. Systemy zarządzania magazynem (WMS) stają się coraz bardziej popularne wśród małych firm, dlatego warto rozejrzeć się, aby zobaczyć, jakich funkcji najbardziej potrzebujesz.

Jedynym dużym minusem prowadzenia własnego magazynu jest koszt. Zapłacisz za pełny zespół i robociznę (plus świadczenia, dni chorobowe, przekąski itp.), a także koszty gruntu związane z przechowywaniem, podatkami, utrzymaniem i mediami.

Innym istotnym kosztem może być sama wysyłka. Przewoźnicy podają standardowe stawki dla wszystkich, ale możesz uzyskać lepszą ofertę, jeśli masz dużą ilość przesyłek. Niewielu wczesnych przedsiębiorców się zakwalifikuje. Jednocześnie wysyłka może być skomplikowana ze względu na lokalizacje i obliczenia wagi wymiarowej stosowane przez przewoźników. Najlepiej zaopatrzyć się w oprogramowanie, które pomoże Ci podjąć najbardziej przystępną decyzję dotyczącą wyboru przewoźników w każdym pakiecie.

Outsourcing realizacji i dostawcy

Firmy potrzebują więcej powierzchni magazynowej w miarę rozwoju. Często dochodzi do punktu, w którym koszt zakupu nowej lokalizacji magazynowej lub rozbudowy infrastruktury fizycznej jest obciążeniem.

A może nie masz czasu i pieniędzy na poszukiwanie i zatrudnianie nowych talentów. Oznacza to, że realizujesz zamówienie, a to przeszkadza w generowaniu sprzedaży.

Zawsze, gdy czujesz, że Twój magazyn lub paczki powstrzymują Cię od prowadzenia firmy, pora poprosić o pomoc. Zazwyczaj oznacza to przyglądanie się realizacji przez stronę trzecią od 3PL. 3PL specjalizują się w działaniach związanych z magazynowaniem i wysyłką, a ponadto mogą ułatwić kontrolowanie poziomu zapasów. Analizują również sprzedaż i inne dane, aby wydajniej organizować swoje magazyny — może to zapewnić wgląd w zalecenia dotyczące takich rzeczy, jak produkty, które należy sprzedawać razem w zestawie, ponieważ zazwyczaj są one kupowane razem.

Oprogramowanie to Twoje duże narzędzie łączące Twój biznes z 3PL. Mają systemy, które można zintegrować z kanałami społecznościowymi i eCommerce, a także z technologią punktów sprzedaży. Po złożeniu i opłacie zamówienia 3PL otrzymuje wszystkie dane dotyczące wysyłki klienta i natychmiast przystępuje do jego wypełnienia i terminowego dostarczenia zamówienia.

Generalnie są szybsze i dokładniejsze niż robienie tego samemu. Zawsze jednak otrzymuj na to obietnicę. Firma świadcząca usługi realizacji zamówień, taka jak Red Stag Fulfillment, na przykład gwarantuje dokładność, szybkość i niezawodność, a także płaci klientom, gdy coś zrobią nie tak.

Jedną z głównych korzyści jest to, że większość 3PL obsługuje duże magazyny i otrzymuje zniżki od przewoźników ze względu na ich dużą objętość. Płacisz minimalne opłaty związane z przechowywaniem i wysyłką, co pozwala ogólnie zaoszczędzić pieniądze na kosztach przechowywania i wysyłki towarów, jednocześnie zmniejszając koszty pracy.

Ryzyko polega na tym, że nie masz tu kontroli.

Dlatego zawsze mądrym pomysłem jest znalezienie partnera o dobrej reputacji, który specjalizuje się w Twoim typie produktu lub rynku. Muszą zrozumieć Twój biznes.

Poszukaj uczciwości przed zawarciem umowy, aby mieć pewność, że otrzymasz ją po zawarciu umowy.

Obraz | Pixabay

7 kroków w realizacji zamówienia

Jeśli kiedykolwiek widziałeś lub powąchałeś magazyn, wiesz, że to żywy organizm. W pracy pojawiają się przypływy i odpływy, które wiążą się z niepokojem i słodkim zwycięstwem, gdy dobrze wykonasz kroki. Aby pomóc Ci zrozumieć, jak poczuć dreszczyk sukcesu, przyjrzyjmy się siedmiu najczęstszym etapom realizacji zamówień i magazynowania.

1. Odbieranie towarów

Pierwszym krokiem w realizacji zamówienia jest posiadanie zapasów w magazynie. Śledź to za pomocą swoich oczu i oprogramowania, aby zliczać dokładne i wykorzystuj te informacje do wypełniania tego, co jest „dostępne” w Twoich kanałach sprzedaży. Nakłonienie zespołu do odkładania rzeczy na półki i dokładnego liczenia sprawia, że ​​każdy kolejny krok idzie gładko.

2. Odbieranie zamówień

Akcja rozpoczyna się w momencie otrzymania zamówienia. Twoje oprogramowanie magazynowe, po potwierdzeniu zakupu, dostarczy dowód zamówienia z informacją o tym, co umieścić w zamówieniu. To wszystko jest wysyłane do wyznaczonego członka zespołu, aby mogli z niego korzystać. Jednocześnie system powinien decydować o sposobie wysyłki tych produktów i ustawiać w kolejce etykiety wysyłkowe i opcje na stacji pakowania.

3. Odbiór zamówienia

Członek zespołu otrzymuje listę zamówień i chodzi po magazynie, wybierając każdy produkt. Powinni korzystać z listy i technologii, aby pomóc im zachować dokładność. Dlatego większość magazynów i ich oprogramowania obsługuje mobilne skanery kodów kreskowych. Pozwoli ci to dokładnie i kontrolować straty zapasów. Dzieje się tak również wtedy, gdy większość używa sprzętu, takiego jak wózki, ciężarówki i wózki widłowe.

Techniki kompletacji mogą stać się bardzo skomplikowane w zależności od Twoich produktów i magazynu, więc koniecznie przeczytaj lub poproś ekspertów o pomoc w wyborze właściwych metod kompletacji i pakowania.

4. Pakowanie pudełka

Twój pracownik pracujący na stacji pakowania sprawdzi następnie, czy ma wszystkie pozycje na liście przewozowym. Po potwierdzeniu umieszczą wszystkie te produkty w pudełkach do wysyłki. Każdy kawałek należy starannie owinąć i umieścić w pudełku z dodanym materiałem wypełniającym, aby je chronić. Materiał wypełniający może się znacznie różnić, więc szukaj kombinacji tego, co jest potrzebne do ochrony produktów, z tym, co jest najtańsze.

5. Wysyłka

Na początku wielu przedsiębiorców korzysta z jednego partnera przewoźnika dla wszystkich paczek, więc płacisz za przesyłkę za każde pudełko i albo planujesz odbiór, albo jedziesz do najbliższego miejsca nadania.

Na początku może to być dobre, ale w końcu będziesz chciał przejść do sklepu porównawczego w oparciu o wagę i rozmiar paczki, a także odległość, z jaką jest wysyłana. Systemy magazynowe mogą robić wiele z tego automatycznie, lub powinieneś użyć kalkulatora ciężaru wymiarowego, takiego jak ten dostarczony wcześniej.

6. Powiadomienie Klienta i Partnerów

Gdy produkt jest odbierany lub wysyłany z lokalizacji sklepu przewoźnika, przewoźnik zazwyczaj podaje listę informacji o śledzeniu. Jeśli płacisz za wysyłkę online, są one również generowane automatycznie. Daj je klientom, gdy tylko je otrzymasz, aby zadowolić ludzi.

Jeśli korzystasz z oprogramowania eCommerce, poszukaj wtyczek i funkcji, które mogą niektóre z nich zautomatyzować. Istnieje wiele świetnych integracji poczty e-mail, w których automatycznie pobierze numer śledzenia dla każdego zamówienia i wyśle ​​e-mail, więc nie musisz tracić czasu na zapamiętanie i wpisanie wszystkiego ręcznie.

Śledzenie jest niezbędne, ponieważ pozwala szukać spowolnień lub problemów z dostawą, które wpływają na obsługę klienta. Twoi klienci docenią, że poinformujesz ich, że przewoźnik ma opóźnienie, gdy to nastąpi, zamiast czekać na dodatkowy dzień zastanawiając się, gdzie jest ich paczka.

7. Zaopatrzenie i obsługa zwrotów

Krok 7 przenosi Cię z powrotem do Kroku 1, ponieważ magazyn jest zawsze cykliczny i w ruchu.

Czasami będziesz musiał obsłużyć zwroty. Twój zespół musi mieć zatwierdzony proces sprawdzania zwracanych przedmiotów i umieszczania ich z powrotem na półkach, jeśli zapasy są nadal dobre. Twoje oprogramowanie musi zostać zaktualizowane, aby stany magazynowe były dokładne, w przeciwnym razie możesz zapłacić za dużo w magazynie lub nieoczekiwanie się wyczerpać.

W tym samym świetle musisz regularnie uzupełniać zapasy. Przenoszenie produktów do magazynu i na półki, podczas gdy inni kompletują zamówienia, może być trudne. Upewnij się, że wyznaczyłeś miejsca do uzupełniania zapasów lub rozważ zrobienie tego w kontrastowych porach dnia. Śledź i dwukrotnie sprawdzaj poziomy zapasów, aby zachować dokładność i być przygotowanym na kolejne zamówienie.

Czy powinieneś to zachować, czy zlecić?

Najważniejszym pytaniem, jakie przedsiębiorcy zadają na temat spełnienia, jest: kiedy powinienem sam przestać to robić?

Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś przyjrzeć się outsourcingowi, gdy czujesz (lub Twoje analizy pokazują), że działania magazynowe przeszkadzają w realizacji sprzedaży. Bez względu na to, czy jest to wypełnianie zamówień, liczenie zapasów, czy po prostu spędzanie godzin na sprawdzaniu liczb i danych finansowych na pudełkach, wypełniaczu i robociźnie, magazyny powinny pomagać, a nie utrudniać operacji.

Kiedy sprawy wyglądają ponuro lub zaczynasz tracić sen na samą wzmiankę o ekspansji w przyszłym roku, czas zacząć rozmawiać z 3PL.

Firmy takie jak Red Stag Fulfillment zostały stworzone, aby pomóc rosnącym firmom eCommerce w obsłudze ich magazynu. Z dużą pomocą i ekspertami branżowymi pomożemy przedsiębiorcom złagodzić te bóle.

Ostatnia uwaga

Nasza rada dla Ciebie to rozmowa z jak największą liczbą firm. Nie czytaj tylko jednego bloga lub oficjalnej księgi, ani nie prowadź jednej rozmowy, a potem od razu do niej przejdź. Outsourcing to kluczowa decyzja, a wpływ na wyniki finansowe może się znacznie różnić.

Znajdź kogoś, kto zna Twój biznes i chce Cię poznać. Magazynowanie jest o wiele bardziej partnerstwem niż jakikolwiek inny rodzaj outsourcingu, jaki może wykonać przedsiębiorca, ponieważ sukces 3PL jest całkowicie zależny od Twoich postępów. Kiedy klient końcowy jest zadowolony, obaj wygrywają, ale jeśli są nieszczęśliwi, obaj przegrywają.