วิธีเขียนจดหมายสมัครงาน: 13 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ - Remote Bliss

สำหรับผู้หางานจำนวนมาก การเขียนจดหมายสมัครงานเป็นเรื่องสนุกพอๆ กับการเติมเต็มช่องว่าง แต่ถึงแม้ว่ามันอาจจะเป็นงานที่น่ากลัว แต่การสร้างจดหมายปะหน้าที่ดีก็คุ้มค่ากับความพยายาม

ในความเป็นจริง 90% ของผู้บริหารกล่าวว่าจดหมายสมัครงานมีค่าสำหรับผู้สมัครงาน ตามแบบสำรวจของ Robert Half — โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่ก้าวเข้ามามีส่วนร่วมกับความสัมพันธ์ส่วนตัว

จดหมายสมัครงานให้โอกาสในการแบ่งปันความคิดเห็น แสดงบุคลิกของคุณ และสนับสนุนตัวคุณเองในฐานะผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับงาน

วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานและหางานทำที่บ้าน

ดังนั้นคุณจะผลิตจดหมายปะหน้าที่มีประสิทธิภาพซึ่งสร้างความประทับใจให้กับผู้จัดการการจ้างงานและสัมภาษณ์งานในฝันของคุณได้อย่างไร? เพื่อเพิ่มโอกาสของคุณ ให้ทำตามเคล็ดลับ 13 ข้อในการเขียนจดหมายสมัครงานที่ได้ผล

1. เขียนจดหมายของคุณถึงบุคคล ไม่ใช่ "ใคร"

ด้วยเวิลด์ไวด์เว็บ การค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทและพนักงานของบริษัททำได้ง่ายกว่าที่เคย แทนที่จะใช้คำว่า "To Whom It May Concern" ที่ไม่ระบุตัวตนเป็นการแนะนำของคุณ ให้ส่งจดหมายปะหน้าของคุณไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

ค้นหาบุคคลที่เหมาะสมบนเว็บไซต์ของบริษัท หรือติดต่อพนักงานบน LinkedIn เพื่อขอคำแนะนำ การเขียนจดหมายถึงบุคคลจะทำให้จดหมายของคุณเป็นแบบส่วนตัว และแสดงให้เห็นว่าคุณได้ทุ่มเทความพยายามมากขึ้นในการค้นคว้าข้อมูลในทีม

2. ดึงดูดผู้อ่านของคุณตั้งแต่เริ่มต้น

ผู้จัดการการจ้างงานอาจอ่านจดหมายปะหน้าหลายสิบฉบับ ดังนั้นพยายามดึงความสนใจของพวกเขาตั้งแต่เริ่มงาน

ประโยคเช่น “ฉันชื่อโจ และฉันกำลังสมัครตำแหน่งงานเขียนกับบริษัท XYZ” เป็นงานงีบหลับทั้งหมดและฟังดูเป็นมือสมัครเล่น

แม้ว่าคุณต้องการตั้งชื่อตำแหน่งและบริษัทในย่อหน้าแรก แต่คุณสามารถสร้างสรรค์มากขึ้นในการเริ่มต้น

ตัวอย่างเช่น “ฉันพบว่าคุณเปิดรับนักเขียนใน LinkedIn และอยากนำเสนอชื่อของฉันในฐานะผู้สมัคร ฉันทำงานเป็นนักเขียนอิสระมาห้าปีแล้ว และ…”

อีกทางเลือกหนึ่งคือ คุณสามารถนำเสนอตัวเองได้ทันที: “ฉันเป็นนักเขียนที่มีทักษะและมีประสบการณ์ห้าปีในการเสนอและเขียนสิ่งพิมพ์สำคัญๆ ระดับประเทศ ในฐานะนักเขียนกับบริษัทของคุณ ฉันจะพา…”

หรือคุณอาจใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นและแชร์เรื่องเล็กส่วนตัวสั้นๆ “ความหลงใหลในการเล่าเรื่องของฉันเกิดขึ้นในปี 1995 เมื่อฉันอ่านหน้านิตยสาร XYZ ทุกคืนก่อนนอน การเข้าร่วมทีมสำนักพิมพ์ในตำนานของคุณในฐานะนักเขียนจะช่วยเติมเต็มความฝันตลอดชีวิต”

ไม่ว่าคุณจะเลือกแนวทางใด อย่าลืมอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงสมัครและอะไรทำให้คุณผ่านการรับรอง หลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องที่อาจเสียความสนใจของผู้อ่านก่อนที่จะอ่านส่วนที่เหลือของจดหมายของคุณ และถ้าคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวภายในบริษัท อย่าลังเลที่จะพูดถึงที่นี่เช่นกัน

3. เก็บจดหมายของคุณให้สั้น เรียบง่าย และตรงประเด็น

ในกรณีส่วนใหญ่ จดหมายปะหน้าของคุณควรเป็นเพียงหน้าเดียว ดังนั้นคุณจึงไม่มีที่ว่างสำหรับคำที่ไม่จำเป็นหรือภาษาดอกไม้ ตัดคำหยาบและคำอธิบายที่น่าเบื่อออกไป แล้วไปตรงประเด็นด้วยภาษาที่มีส่วนร่วมและเลือกสรรมาอย่างดี

แม้ว่าคุณอาจจะพยายามละทิ้งสิ่งต่างๆ ออกไป แต่จำไว้ว่างานเขียนสั้นๆ มักจะมีพลังมากกว่างานเขียนที่ยาว

ดังคำกล่าวที่มีชื่อเสียงว่า “ฉันจะเขียนจดหมายให้สั้นกว่านี้ แต่ฉันไม่มีเวลา”

แทนที่จะทำไปเรื่อยๆ ให้ตั้งเป้าหมายในการสื่อสารให้มากโดยที่รักษาจำนวนคำให้น้อยที่สุด

4. อย่าเพิ่งทำซ้ำสิ่งที่อยู่ในประวัติส่วนตัวของคุณ

จดหมายปะหน้าของคุณเป็นโอกาสที่จะแบ่งปันเสียงของคุณและส่งเสริมตัวเองในฐานะผู้สมัคร ไม่ได้หมายถึงเพียงแค่ทำซ้ำสิ่งที่มีอยู่แล้วในประวัติย่อของคุณ

แม้ว่าคุณจะสามารถรวมประสบการณ์และคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องได้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องย้ำทุกประสบการณ์การทำงานที่คุณเคยมี และคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาของผู้อ่านกับข้อเท็จจริง ตัวเลข และวันที่ที่เฉพาะเจาะจง

แทนที่จะทำซ้ำเรซูเม่ของคุณ ให้แสดงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่

5. เน้นคุณค่าที่คุณสามารถนำมาสู่บริษัทได้

แม้ว่าจะเป็นเรื่องง่ายที่จะพูดถึงสิ่งที่คุณต้องการต่อไปสำหรับอาชีพของคุณ แต่ให้เน้นที่คุณค่าที่คุณสามารถนำมาสู่บริษัทได้

นี่อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย แต่สามารถสร้างความประทับใจให้กับผู้อ่านของคุณได้ ผู้จัดการการจ้างงานกำลังมองหาบุคคลที่สามารถทำหน้าที่ได้อย่างยอดเยี่ยมและช่วยขับเคลื่อนบริษัทให้ก้าวไปข้างหน้า

แสดงว่าคุณเข้าใจรายละเอียดงานและพันธกิจขององค์กร และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการการจ้างงานรู้ว่าคุณจะนำอะไรมาที่โต๊ะถ้าคุณได้รับการว่าจ้าง

6. เน้นความสำเร็จและคุณสมบัติที่โดดเด่น

แทนที่จะให้คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับงานที่ผ่านมาของคุณ ให้พยายามเน้นที่ความสำเร็จของคุณแทน มิฉะนั้น จดหมายปะหน้าของคุณอาจเริ่มฟังดูเหมือนคนอื่นๆ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน ให้ระดมความคิดเกี่ยวกับความสำเร็จและคุณสมบัติเด่นบางประการที่จะทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้

คุณอาจใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อทำให้ความสำเร็จของคุณโดดเด่นและปรับปรุงความสามารถในการอ่านจดหมายปะหน้าของคุณ

7. เข้ากับสไตล์และโทนของบริษัท

ในบางกรณี จดหมายปะหน้าเป็นโอกาสที่จะแบ่งปันบุคลิกภาพของคุณและใส่อารมณ์ขันลงในใบสมัครของคุณ แต่อย่าลืมพิจารณาน้ำเสียงของบริษัทก่อนที่จะปิดหนังสือเกินไป

ถ้าเป็นแบบดั้งเดิม คุณอาจต้องการใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ แต่ถ้ามันมีกลิ่นอายที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น เช่นเดียวกันกับการเริ่มต้นทำงานจากที่บ้านหลายๆ อย่าง คุณอาจมีช่องทางในการสร้างสรรค์มากขึ้น

ผู้จัดการที่จ้างงานมองหาผู้สมัครที่จะ "เข้ากับวัฒนธรรม" ได้ดี ดังนั้นให้เลือกรูปแบบการเขียนที่เป็นธรรมชาติและสอดคล้องกับวัฒนธรรมของบริษัท

8. โรยคำและวลีสำคัญจากรายละเอียดงาน

เมื่อบริษัทจ้างคนงานระยะไกล พวกเขามักจะได้รับใบสมัครจากทั่วประเทศหรือแม้แต่ทั่วโลก แทนที่จะให้พนักงานจัดเรียงจดหมายสมัครงานและประวัติย่อหลายร้อยฉบับ บริษัทต่างๆ มักใช้ Applicant Tracking System (ATS) เพื่ออ่านข้อมูลเบื้องต้น

โปรแกรม ATS จะค้นหาคำและวลีสำคัญก่อนปล่อยให้ใบสมัครของคุณผ่านเข้าสู่รอบต่อไป (หรือปฏิเสธ) หากรายละเอียดของงานเรียกร้องให้ "ทักษะใน HTML" หรือ "ประสบการณ์ห้าปีในตำแหน่งผู้บริหาร" ATS จะสแกนจดหมายสมัครงานของคุณและดำเนินการต่อเพื่อหาวลีที่คล้ายกัน

การรวมภาษาจากรายละเอียดงานในจดหมายสมัครงาน คุณจะมีโอกาสผ่านการสแกน ATS มากขึ้น มิฉะนั้น วัสดุของคุณอาจถูกทิ้งก่อนที่มันจะไปต่อหน้าต่อตามนุษย์

9. หลีกเลี่ยงการใช้คำฟุ่มเฟือยและถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจ

แม้ว่าการใส่คำและวลีสำคัญๆ จะมีความสำคัญ แต่อย่าทำให้จดหมายปะหน้าของคุณยุ่งเหยิงด้วยคำศัพท์ที่ใช้มากเกินไปและศัพท์แสงในอุตสาหกรรม มีการใช้ภาษาบางภาษาบ่อยครั้งจนไม่มีความหมายโดยพื้นฐาน

วลีที่ใช้มากเกินไป ได้แก่

• ทีมผู้เล่น
• คนทำงานหนัก
• ผลงานที่พิสูจน์แล้ว
• ผลลัพธ์ที่ขับเคลื่อนด้วย
• เน้นรายละเอียด

แม้ว่าคำอธิบายเหล่านี้อาจเป็นความจริง แต่พยายามใช้ภาษาที่ไม่ซ้ำกันเพื่อที่จดหมายปะหน้าของคุณจะไม่ทำให้ผู้อ่านมองข้ามไป และถ้าไม่สามารถหลีกเลี่ยงความซ้ำซากจำเจบางอย่างได้ ให้ยกตัวอย่างเพื่อพิสูจน์ว่าทำไมมันถึงอธิบายคุณ

10. แสดงความกระตือรือร้นของคุณ

จำเป็นต้องพูด นายจ้างไม่ได้มองหาพนักงานที่ไม่แยแสหรือคิดลบ พวกเขาต้องการใครสักคนที่ตื่นเต้นที่จะเข้าร่วมทีม

ดังนั้นอย่าลืมแสดงความกระตือรือร้นในตำแหน่งและบริษัทในจดหมายสมัครงาน นอกจากการพูดถึงเหตุผลที่คุณตื่นเต้นกับงานนี้แล้ว คุณยังอาจแบ่งปันสิ่งที่คุณชอบเกี่ยวกับการทำงานจากที่บ้านด้วย

ในกรณีนี้ บริษัทต้องการคนที่สามารถทำงานจากที่บ้านได้สำเร็จ คุณจึงสามารถสรุปสั้นๆ ว่าทำไมคุณถึงเก่งในสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล อย่าพูดเกินจริง แต่คำพูดเช่น "ตื่นเต้น ตื่นเต้น กระตือรือร้น และหลงใหล" สามารถแสดงให้ผู้อ่านเห็นถึงพลังบวกที่คุณจะนำมาสู่ทีมได้

11. โฟกัสที่จุดแข็งของคุณ ไม่ใช่จุดอ่อนของคุณ

ในโลกที่สมบูรณ์แบบ คุณจะต้องมีคุณสมบัติตามที่ระบุไว้ในรายละเอียดงาน แต่นั่นไม่ใช่กรณีเสมอไป

แม้ว่าคุณจะมีคุณสมบัติไม่ตรงตามเกณฑ์ทุกข้อ แต่ก็ยังคุ้มค่าที่จะสมัคร นายจ้างมักจะเขียนรายละเอียดของผู้สมัครในฝัน แต่พวกเขาไม่ได้คาดหวังว่าจะได้พบกับคนที่ตรงกับความต้องการอย่างแน่นอน

ที่กล่าวว่าหลีกเลี่ยงการเรียกความสนใจไปยังจุดอ่อนของคุณในจดหมายปะหน้าของคุณ ไม่จำเป็นต้องพูดว่า “ถึงแม้ว่าฉันจะไม่มีประสบการณ์ด้านการจัดการมาสามปีที่คุณต้องการ แต่ฉันก็ยังรู้สึกว่าสามารถทำงานได้ดีเพราะ…”

อย่าส่องสปอตไลท์ที่คุณขาดประสบการณ์ ให้เน้นที่จุดแข็งที่คุณมีแทน ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวอาจเป็นถ้าคุณต้องการอธิบายช่องว่างในการจ้างงานหรืองานระยะสั้นจำนวนมาก

มิฉะนั้น ให้ใช้จดหมายปะหน้าเพื่อสนับสนุนตัวคุณเอง ไม่ใช่ชี้ให้เห็นจุดที่คุณขาด

12. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่มีการพิมพ์ผิด

จดหมายปะหน้าไม่เพียงเป็นโอกาสในการแบ่งปันเรื่องราวของคุณและแสดงบุคลิกภาพของคุณ แต่ยังแสดงให้เห็นถึงทักษะการเขียนของคุณอีกด้วย ไวยากรณ์และการสะกดคำที่ผิดพลาดอาจเป็นสัญญาณอันตรายสำหรับนายจ้างในอนาคต

ตรวจสอบจดหมายปะหน้าของคุณสามครั้งก่อนส่งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีที่ติ แอปอย่าง Hemingway Editor และ Grammarly สามารถเป็นเครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์และตัวสะกดที่ยอดเยี่ยม

คุณอาจขอให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวตรวจสอบ ดวงตาคู่หนึ่งบนงานเขียนที่คุณจ้องมาเป็นเวลาหลายชั่วโมง (หรือหลายวัน) อาจไปได้ไกล!

13. ปรับแต่งจดหมายของคุณให้เหมาะกับแต่ละงาน

ตามที่คุณอ่านข้างต้น จดหมายปะหน้าของคุณควรส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง และรวมถึงงานและบริษัทที่คุณสมัครด้วย นอกจากนี้ คุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับคุณค่าที่คุณสามารถนำมาและวิธีที่คุณสามารถช่วยสนับสนุนภารกิจขององค์กร

ดังนั้นจึงเป็นไปตามหลักเหตุผลว่าคุณควรปรับแต่งจดหมายสมัครงานให้เหมาะสมกับงานแต่ละงานที่คุณสมัคร ทำวิจัยของคุณเกี่ยวกับงานและบริษัท และสะท้อนสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ในจดหมายปะหน้าของคุณ

ขั้นตอนพิเศษนี้จะแสดงให้เห็นว่าคุณทุ่มเทแค่ไหนในการเข้าร่วมทีม แทนที่จะส่งสำเนาทั่วไปให้นายจ้างหลายราย พยายามปรับแต่งจดหมายของคุณให้เข้ากับแต่ละงานที่คุณสมัครให้ดีที่สุด

สร้างจดหมายปะหน้าอันทรงพลังเพื่อส่งให้นายจ้างที่อยู่ห่างไกล

หากคุณกำลังสมัครงานทางไกล คุณอาจกำลังแข่งขันกับผู้หางานจากทั่วทุกมุมโลก ก้าวไปข้างหน้าด้วยการสร้างจดหมายปะหน้าอันทรงพลังที่เน้นความสำเร็จของคุณและบอกเล่าเรื่องราวที่ไม่เหมือนใครของคุณ

หากคุณสามารถใส่บุคลิกของคุณลงในงานเขียนของคุณได้ คุณอาจจะสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้จัดการการจ้างงานก่อนที่คุณจะพบกันผ่านการสัมภาษณ์

ตอนนี้คุณรู้วิธีเขียนจดหมายสมัครงานแล้ว ไปที่คู่มือนี้เพื่อดูเคล็ดลับ 19 ข้อในการสร้างเรซูเม่ที่น่าทึ่ง

และเมื่อคุณได้สัมภาษณ์แล้ว ให้อ่านคู่มือนี้เกี่ยวกับคำถาม 13 ข้อที่จะถามซึ่งจะสร้างความประทับใจให้ผู้สัมภาษณ์ของคุณและทำให้คุณเข้าใกล้การได้งานจากที่บ้านอีกก้าวหนึ่ง