6 เคล็ดลับในการประชุมทางธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ

ในวันและเวลาปัจจุบัน การดำเนินธุรกิจไม่ใช่เรื่องยาก พนักงานต้องดูแลการปฏิบัติงาน การเงิน การสรรหาบุคลากร แคมเปญการตลาด และอื่นๆ ในเวลาเดียวกัน พวกเขาต้องจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่าระดับประสิทธิภาพที่เหมาะสมที่สุด

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: 9 เคล็ดลับที่พิสูจน์แล้วสำหรับการจัดการการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

ฝ่ายบริหารทั้งหมดต้องทันเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในธุรกิจ เพื่อที่คุณจะต้องรวมการประชุมทางธุรกิจเข้ากับกำหนดการ การประชุมเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ช่วยให้ทีมสามารถหารือเกี่ยวกับประเด็นเร่งด่วน โครงการ และแผนในแบบเรียลไทม์ โดยเป็นการเปิดประตูสู่การอภิปรายเชิงปฏิบัติ การเชิญความคิดเห็นที่แตกต่างกันมาที่โต๊ะยังสามารถช่วยสร้างแนวคิดใหม่ๆ สำหรับธุรกิจได้อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม การประชุมก็เป็นเรื่องที่ท้าทายเช่นกัน บางครั้งคนมาตรงเวลา แต่การประชุมเริ่มสาย บางครั้ง วาระการประชุมไม่ชัดเจน ต่างคนต่างโต้เถียงกัน และเจ้าภาพไม่สามารถจัดการได้ การประชุมดังกล่าวสร้างความเสียหายมากกว่าผลดีต่อธุรกิจ ดังนั้น คุณต้องเรียนรู้กฎสองสามข้อเพื่อดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยคุณ เราได้แสดงเคล็ดลับ 6 ข้อในการประชุมทางธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ

1. กำหนดบรรยากาศที่เหมาะสม

ในฐานะเจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการ คุณต้องกำหนดโทนเสียงที่เหมาะสมสำหรับการประชุม ขึ้นอยู่กับคุณว่าคุณต้องการให้การประชุมเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ ในทำนองเดียวกัน ตัดสินใจว่าคุณต้องการมีการประชุมแบบเรียลไทม์หรือเสมือน คุณต้องสร้างลิงก์สำหรับการประชุมเสมือนและแชร์กับทุกคนล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวัน

ในทำนองเดียวกัน คุณต้องจองห้องประชุมหรือห้องประชุมที่มีพื้นที่กว้างขวางเพื่อจัดการประชุมแบบตัวต่อตัว ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องสร้างบรรยากาศของการเคารพซึ่งกันและกัน ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งปันความคิดและความคิดเห็นของตนได้โดยไม่ลังเล

ยิ่งไปกว่านั้น ลองเปลี่ยนบรรยากาศเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ การประชุมส่วนใหญ่เป็นทางการและดูเหมือนเป็นเรื่องที่น่าเบื่อสำหรับพนักงาน เพื่อตอบโต้ คุณอาจออกไปพบปะสังสรรค์ข้างนอกเพื่อทำให้บรรยากาศปลอดโปร่ง มิฉะนั้น คุณสามารถมีการอภิปรายอย่างไม่เป็นทางการทุกสัปดาห์เพื่อให้เซสชันดูเป็นทางการน้อยลงและบรรลุวัตถุประสงค์ในขณะที่ปล่อยให้พนักงานมีความกระจ่างขึ้น

2. กำหนดวาระการประชุม

การจัดทำแผนอาจดูเหมือนเป็นเรื่องง่าย แต่น่าเสียดาย ที่ไม่เป็นเช่นนั้น ต่างคนต่างหยิบยกหัวข้อต่าง ๆ โดยเบี่ยงเบนไปจากจุดประสงค์ของการประชุม เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องกำหนดวาระการประชุม คุณสามารถสรุปสิ่งนั้นในเอกสารแจกหรือจดไว้บนกระดานไวท์บอร์ดเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าทำไมพวกเขาถึงมารวมกัน อาจเป็นเพื่อหารือเกี่ยวกับแนวคิดผลิตภัณฑ์ใหม่ ระบุปัญหา เอาชนะอุปสรรค หรืออะไรก็ตามที่เกิดขึ้นในธุรกิจ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีตรวจสอบว่ารถของคุณมีประกันที่ถูกต้องและปลอดภาษีหรือไม่

เมื่อวัตถุประสงค์ของการประชุมชัดเจนแล้ว ให้สร้างรายการหัวข้อที่คุณต้องการอภิปราย กำหนดระยะเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละเรื่องเพื่อหลีกเลี่ยงการขยายเวลาการประชุม ส่งกำหนดการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนได้เตรียมพร้อม จำไว้ว่าการตั้งวาระจะเป็นเข็มทิศสำหรับการสนทนา ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการประชุมจะกลับมาเป็นเหมือนเดิมทุกครั้งที่การอภิปรายไม่เป็นไปตามแผน

3. ดูนาฬิกา

พนักงานออกจากงานประจำเพื่อเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ จึงไม่ชอบให้รอนาน ดังนั้นควรกำหนดเวลาที่แน่นอนเพื่อเริ่มการประชุมโดยไม่ชักช้า แทนที่จะรอให้คนมาเข้าร่วม ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมาตรงเวลาห้านาทีเพื่อเริ่มงาน ในทำนองเดียวกัน ให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและสิ้นสุดตรงเวลาแทนที่จะลาก

นอกจากนี้ ให้เลือกเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุม วันจันทร์และวันศุกร์ส่วนใหญ่จะเป็นช่วงที่คึกคักที่สุด ดังนั้นอย่าเลือกวันเหล่านี้ ระวังเวลาที่เหมาะสมเพื่อจัดเซสชั่นเฉพาะ คุณสามารถตรวจสอบกับทีมของคุณได้ตลอดเวลาเพื่อค้นหาเวลาที่ดีที่สุดในการจัดกำหนดการประชุม

4. กำกับการอภิปราย

บ่อยครั้ง การอภิปรายในที่ประชุมมักคลาดเคลื่อนไปจากหัวข้อ สิ่งหนึ่งนำไปสู่อีกสิ่งหนึ่ง ซึ่งหมายความว่าผู้เข้าร่วมสามารถเบี่ยงเบนความสนใจจากหัวข้อได้ การนำการสนทนาไปยังหัวข้อหรือวาระการประชุมที่เหมาะสมระหว่างการประชุมทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตาม คำถามยังคงอยู่ “อย่างไร”

ประการแรก คุณสามารถเลือกประโยคสองสามประโยคจากบันทึกย่อของคุณเป็นหัวข้อสนทนาหรือถามคำถามที่เกี่ยวข้อง ในทำนองเดียวกัน หากหัวข้อดูน่าตื่นเต้นหรือมีคุณค่า แนะนำให้จัดการประชุมแยกต่างหากเพื่อหารือเกี่ยวกับแนวคิดต่อไป มิฉะนั้น คุณสามารถระบุได้ว่าการสนทนานั้นนอกเรื่องและคุณต้องการนำกลับไปสู่แผน คุณอาจจะลังเลในสถานการณ์เช่นนี้ แต่เป็นการดีที่สุดที่จะพูดเพื่อเป็นผู้นำการประชุมให้ประสบความสำเร็จ

5. จดบันทึกและหมุนเวียนรายงานการประชุม

ไม่ว่าคุณจะใส่ใจในการประชุมมากเพียงใด การจดบันทึกและทำตามประเด็นสำคัญทั้งหมดก็เป็นสิ่งสำคัญ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นประเด็นการสนทนา ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโครงการที่จะเกิดขึ้น หรือคำถามเปิด การมีคำแนะนำเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้จดจำสิ่งต่างๆ ได้ยาวนาน จากสิ่งนี้ คุณสามารถวางแผนงานและส่งมอบโครงการได้

ในฐานะเจ้าภาพการประชุม คุณสามารถมอบหมายใครบางคนสำหรับงานนี้ และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาจะจดการตัดสินใจและการอภิปรายที่สำคัญทุกอย่าง ต่อมาให้หมุนเวียนรายงานการประชุมเหล่านี้เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในที่ประชุม จะทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและไม่มีใครตีความสิ่งที่พูดในที่ประชุมผิด การมีบันทึกโดยละเอียดจะช่วยปรับปรุงความน่าเชื่อถือ ขจัดโอกาสของข้อผิดพลาดและความพ่ายแพ้

อ่านเพิ่มเติม: ขั้นตอนง่ายๆ ในการค้นหาบัญชี Instagram ที่ติดตามกลับมาทันที

6. จบด้วยแผนปฏิบัติการ

ผู้จัดการมักจะทิ้งรายการสิ่งที่ต้องทำก่อนการประชุมจะสิ้นสุดลง แต่นั่นไม่ใช่แนวทางที่ถูกต้อง คุณต้องออกจากการประชุมไม่กี่นาทีสุดท้ายเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป การอภิปรายควรหมุนรอบว่าใครรับผิดชอบอะไร ในทำนองเดียวกัน ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกำหนดเวลาเพื่อให้พนักงานรู้ว่าพวกเขามีเป้าหมายที่ต้องบรรลุ

ที่สำคัญที่สุด ยุติการประชุมในเชิงบวกเพื่อให้พนักงานรู้สึกมีแรงจูงใจ บางที บอกพวกเขาเกี่ยวกับข้อตกลงที่จะเกิดขึ้นหรือลูกค้ารายสุดท้ายที่คุณรักษาความปลอดภัย ข่าวดีและข่าวดีช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและกระตุ้นให้พวกเขาทำงานหนักขึ้นเพื่อบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

ความคิดสุดท้าย

การจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพนั้นไม่ได้น้อยไปกว่าศิลปะและวิทยาศาสตร์ คุณต้องแน่ใจว่าผู้เข้าร่วมมีความกระตือรือร้นและเสนอความคิดเห็น ในทำนองเดียวกัน การจัดทำแผนก็เป็นงานสำคัญอีกงานหนึ่ง ช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าจะคาดหวังอะไรจากการประชุม สรุป เซสชั่นของคุณสามารถประสบความสำเร็จได้หากบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ ดังนั้น นำการอภิปราย ต้อนรับมุมมองที่แตกต่าง และปิดท้ายด้วยแผนปฏิบัติการ