6 wskazówek, jak pomyślnie przeprowadzić spotkanie biznesowe

W dzisiejszych czasach prowadzenie firmy to nic innego jak wyzwanie. Pracownicy muszą dbać o operacje, finanse, rekrutację, kampanie marketingowe i nie tylko. Jednocześnie muszą alokować zasoby, aby zapewnić optymalny poziom wydajności.

Powiązany post: 9 sprawdzonych wskazówek dotyczących skutecznego zarządzania spotkaniami

Całe kierownictwo musi być na bieżąco z wydarzeniami w firmie. W tym celu musisz włączyć spotkania biznesowe do rutynowego harmonogramu. Spotkania te są nieodłączną częścią życia zawodowego. Pozwala zespołowi omawiać palące problemy, projekty i plany w czasie rzeczywistym, otwierając drzwi do praktycznych dyskusji. Zapraszanie do stołu różnych opinii może również pomóc w generowaniu nowych pomysłów na biznes.

Jednak spotkania mogą być również trudne. Czasami ludzie przychodzą na czas, ale spotkanie zaczyna się późno. Czasami program nie jest jasny, różni ludzie kłócą się o różne rzeczy, a gospodarz nie może sobie z tym poradzić. Takie spotkania wyrządzają firmie więcej szkody niż pożytku. Dlatego musisz nauczyć się kilku zasad, aby poprowadzić skuteczne spotkanie. Aby Ci pomóc, wymieniliśmy sześć wskazówek, jak pomyślnie przeprowadzić spotkanie biznesowe.

1. Ustaw odpowiednią atmosferę

Jako właściciel firmy lub menedżer musisz ustawić odpowiedni ton spotkań. Od Ciebie zależy, czy chcesz, aby spotkania miały charakter formalny czy nieformalny. Podobnie zdecyduj, czy chcesz mieć spotkania w czasie rzeczywistym, czy wirtualne. Musisz utworzyć link do wirtualnych spotkań i udostępnić go wszystkim co najmniej dzień wcześniej.

Podobnie musisz zarezerwować sale konferencyjne lub sale konferencyjne z dużą ilością miejsca do prowadzenia spotkań osobistych. Tak czy inaczej, musisz stworzyć atmosferę wzajemnego szacunku, w której uczestnicy mogą bez wahania dzielić się swoimi pomysłami i opiniami.

Co więcej, rozważ zmianę atmosfery, kiedy tylko wydaje się to możliwe. Większość spotkań ma charakter formalny i wydaje się być żmudną sprawą dla pracowników. Aby temu przeciwdziałać, możesz wyjść na zewnątrz na spotkanie, aby rozjaśnić atmosferę. W przeciwnym razie możesz prowadzić nieformalne dyskusje co tydzień, aby sesje wyglądały mniej formalnie i aby osiągnąć cel, jednocześnie pozwalając pracownikom na rozluźnienie się.

2. Ustaw plan spotkania

Ustalenie planu może wydawać się proste, ale niestety tak nie jest. Różni ludzie poruszają różne tematy, odbiegając od celu spotkania. Bardzo ważne jest ustalenie agendy spotkania. Możesz to podsumować na ulotce lub zapisać na tablicy, aby wszyscy wiedzieli, dlaczego się zebrali. Może to być omówienie nowych pomysłów na produkty, zidentyfikowanie problemu, pokonanie przeszkody lub cokolwiek, co dzieje się w firmie.

Przeczytaj także: Jak sprawdzić, czy Twój samochód ma ważne ubezpieczenie i jest wolny od podatku?

Gdy cel spotkania jest jasny, stwórz listę tematów, które chcesz omówić. Przydziel każdemu tematowi określony czas trwania, aby uniknąć przedłużania spotkania. Prześlij wcześniej harmonogram spotkania każdemu uczestnikowi, aby każdy mógł się przygotować. Pamiętaj, ustalanie agendy zapewnia kompas do rozmowy. Dzięki temu spotkanie wraca na właściwe tory, gdy dyskusja zboczy z kursu.

3. Oglądaj zegar

Pracownicy opuszczają swoje rutynowe zadania, aby uczestniczyć w tych spotkaniach; dlatego nie lubią, gdy trzeba ich czekać. Dlatego wyznacz sobie czas na rozpoczęcie spotkania bez żadnych opóźnień. Zamiast czekać, aż ludzie dołączą, upewnij się, że wszyscy uczestnicy są pięć minut wcześniej, aby rozpocząć na czas. Podobnie utrzymuj tempo spotkania i kończ na czas, zamiast je przeciągać.

Ponadto wybierz odpowiedni czas na spotkanie. Najbardziej ruchliwe są w większości poniedziałki i piątki, więc unikaj wybierania w te dni. Uważaj na odpowiedni czas na odbycie określonej sesji. Zawsze możesz skontaktować się ze swoim zespołem, aby znaleźć najlepszy czas na umówienie spotkania.

4. Kieruj dyskusją

Często dyskusje na spotkaniu odbiegają od tematu. Jedna rzecz prowadzi do drugiej, co oznacza, że ​​uczestnicy mogą odejść od tematu. Niezbędne jest nakierowanie rozmowy na odpowiedni temat lub agendę podczas spotkań biznesowych. Pozostaje jednak pytanie: „jak?”

Po pierwsze, możesz wybrać kilka zdań z notatek jako element dyskusji lub zadać powiązane pytanie. Podobnie, jeśli temat wydaje się ekscytujący lub wartościowy, zasugeruj zaplanowanie osobnego spotkania w celu dalszego omówienia pomysłu. W przeciwnym razie możesz stwierdzić, że rozmowa jest nie na temat i chcesz skierować ją z powrotem na plan. W takich sytuacjach możesz się wahać, ale zawsze najlepiej jest mówić głośno, aby skutecznie poprowadzić spotkanie.

5. Rób notatki i udostępniaj minuty

Bez względu na to, jak uważny jesteś na spotkaniu, robienie notatek i bycie na bieżąco ze wszystkimi daniami na wynos jest niezbędne. Mogą to być punkty do dyskusji, spostrzeżenia na temat nadchodzących projektów lub pytania otwarte. Posiadanie tych wskazówek na piśmie znacznie ułatwi zapamiętywanie rzeczy. Na tej podstawie możesz planować zadania i realizować projekty.

Jako gospodarz spotkania możesz przydzielić kogoś do tego zadania i upewnić się, że zapisze każdą kluczową decyzję i dyskusję. Później roześlij te protokoły ze spotkania, aby wszyscy wiedzieli, co się na nim wydarzyło. Zapewni to, że wszyscy pracownicy będą na tej samej stronie i nikt nie zinterpretuje błędnie tego, co zostało powiedziane na spotkaniu. Posiadanie szczegółowej dokumentacji poprawi również wiarygodność, usuwając prawdopodobieństwo błędów i niepowodzeń.

Przeczytaj także: Proste kroki, jak znaleźć konta na Instagramie, które natychmiast śledzą

6. Zakończ planem działania

Menedżerowie często zostawiają listę rzeczy do podsumowania przed zakończeniem spotkania, ale to nie jest właściwe podejście. Musisz zostawić kilka ostatnich minut spotkania, aby omówić kolejne kroki. Dyskusja powinna obracać się wokół tego, kto jest za co odpowiedzialny. Podobnie daj wgląd w terminy, aby pracownicy wiedzieli, że mają cele do osiągnięcia.

Przede wszystkim pozytywnie kończ spotkania, aby pracownicy czuli się zmotywowani. Może powiedz im o zbliżającej się transakcji lub ostatnim zabezpieczonym kliencie. Radosne i pozytywne wiadomości podnoszą morale i zachęcają ich do cięższej pracy na rzecz realizacji celów biznesowych.

Końcowe przemyślenia

Skuteczne przeprowadzenie spotkania to nic innego jak sztuka i nauka. Musisz upewnić się, że uczestnicy są aktywni i przedstawiają swoje poglądy. Podobnie ustalenie planu to kolejne kluczowe zadanie. Pomaga ludziom zrozumieć, czego mogą się spodziewać po spotkaniu. Podsumowując, Twoja sesja może zakończyć się sukcesem, jeśli osiągnie upragniony cel. Dlatego kieruj dyskusją, przyjmij różne punkty widzenia i zakończ ją planem działania.