Bir İş Toplantısını Başarıyla Gerçekleştirmek İçin 6 İpucu

Bugünün gün ve zamanında, bir işletmeyi yönetmek bir meydan okumadan başka bir şey değildir. Çalışanlar operasyonlar, finans, işe alım, pazarlama kampanyaları ve daha fazlasıyla ilgilenmelidir. Aynı zamanda, optimum verimlilik seviyelerini sağlamak için kaynakları tahsis etmeleri gerekir.

İlgili Mesaj: Etkili Toplantı Yönetimi için Kanıtlanmış 9 İpucu

Tüm yönetim, işletmede olup bitenlerden haberdar olmalıdır. Bunun için iş toplantılarını rutin programa dahil etmelisiniz. Bu toplantılar çalışma hayatının kaçınılmaz bir parçasıdır. Ekibin acil sorunları, projeleri ve planları gerçek zamanlı olarak tartışmasına olanak tanıyarak pratik tartışmalara kapı açar. Farklı görüşleri masaya davet etmek de işletme için yeni fikirler üretmeye yardımcı olabilir.

Ancak, toplantılar da zor olabilir. Bazen insanlar zamanında gelir, ancak toplantı geç başlar. Bazen gündem net değildir, farklı insanlar bir şeyler üzerinde tartışırlar ve ev sahibi yönetemez. Bu tür toplantılar bir işletmeye yarardan çok zarar verir. Bu nedenle, etkili bir toplantı yürütmek için birkaç kural öğrenmelisiniz. Size yardımcı olmak için, bir iş toplantısını başarılı bir şekilde yürütmek için altı ipucu listeledik.

1. Doğru Atmosferi Ayarlayın

Bir işletme sahibi veya yöneticisi olarak, toplantılar için doğru tonu ayarlamalısınız. Toplantıların resmi mi yoksa gayri resmi mi olmasını istediğiniz size kalmış. Aynı şekilde, gerçek zamanlı mı yoksa sanal toplantılar mı yapmak istediğinize karar verin. Sanal toplantılar için bir bağlantı oluşturup en az bir gün önceden herkesle paylaşmalısınız.

Benzer şekilde, yüz yüze toplantılar yapmak için geniş alana sahip konferans veya toplantı odaları rezerve etmelisiniz. Her iki durumda da, katılımcıların fikir ve görüşlerini tereddüt etmeden paylaşabilecekleri bir karşılıklı saygı ortamı yaratmalısınız.

Ayrıca, mümkün olduğu zaman atmosferi değiştirmeyi düşünün. Çoğu toplantı resmidir ve çalışanlar için sıkıcı bir iş gibi görünür. Buna karşı koymak için, atmosferi hafifletmek için bir toplantı için dışarı çıkabilirsiniz. Aksi takdirde, oturumların daha az resmi görünmesini sağlamak ve çalışanların aydınlanmasına izin verirken amaca ulaşmak için haftalık gayri resmi tartışmalar yapabilirsiniz.

2. Bir Toplantı Gündemi Belirleyin

Bir plan yapmak kulağa kolay gelebilir, ancak ne yazık ki durum böyle değil. Farklı insanlar, toplantı amacından saparak farklı konuları gündeme getirir. Bir toplantı gündemi belirlemek çok önemlidir. Bunu bir broşürde özetleyebilir veya beyaz tahtaya yazabilirsiniz, böylece herkes neden toplandığını anlar. Yeni ürün fikirlerini tartışmak, bir sorunu belirlemek, bir engelin üstesinden gelmek veya işte olan herhangi bir şey olabilir.

Ayrıca Okuyun: Aracınızın Geçerli Sigortası ve Vergisiz Olup Olmadığını Nasıl Kontrol Edebilirsiniz?

Toplantı amacı netleştikten sonra tartışmak istediğiniz konuların bir listesini oluşturun. Toplantıyı uzatmamak için her konuya belirli bir süre atayın. Herkesin hazırlanabilmesi için toplantı programını önceden her katılımcıya gönderin. Unutmayın, bir gündem belirlemek, konuşma için bir pusula sağlar. Tartışma rotadan saptığında toplantının tekrar rayına oturmasını sağlar.

3. Saati İzle

Çalışanlar bu toplantılara katılmak için rutin işlerinden ayrılmakta; bu nedenle bekletilmeyi sevmezler. Bu nedenle, toplantınıza gecikmeden başlamak için kesin bir zaman belirleyin. İnsanların katılmasını beklemek yerine, tüm katılımcıların zamanında başlamak için beş dakika erken olduğundan emin olun. Aynı şekilde, toplantıyı sürüklemek yerine yolda tutun ve zamanında bitirin.

Ayrıca, toplantı için doğru zamanı seçin. Çoğunlukla Pazartesi ve Cuma günleri en yoğun günlerdir, bu nedenle bu günleri seçmekten kaçının. Belirli bir oturumu düzenlemek için uygun zamana dikkat edin. Bir toplantı planlamak için en iyi zamanı bulmak için her zaman ekibinize danışabilirsiniz.

4. Tartışmayı Yönlendirin

Toplantı tartışmaları genellikle konunun dışına çıkar. Bir şey diğerine yol açar, bu da katılımcıların konudan sapabileceği anlamına gelir. İş toplantıları sırasında konuşmayı uygun konuya veya gündeme yönlendirmek esastır. Ancak “nasıl?” sorusu hala devam ediyor.

İlk olarak, notlarınızdan bir tartışma öğesi olarak birkaç cümle seçebilir veya ilgili bir soru sorabilirsiniz. Aynı şekilde, konu heyecan verici veya değerli görünüyorsa, fikri daha fazla tartışmak için ayrı bir toplantı planlamayı önerin. Aksi takdirde, konuşmanın konu dışına çıktığını ve plana geri dönmek istediğinizi belirtebilirsiniz. Bu gibi durumlarda tereddüt edebilirsiniz, ancak toplantıyı başarılı bir şekilde yönetmek için her zaman en iyisi konuşmaktır.

5. Not Alın ve Dakikaları Dolaştırın

Bir toplantıda ne kadar dikkatli olursanız olun, not almak ve tüm çıkarımları takip etmek çok önemlidir. Bunlar tartışma noktaları, yaklaşan projelere ilişkin bilgiler veya açık sorular olabilir. Bu işaretlerin yazılı olması, bir şeyleri hatırlamada uzun bir yol kat edecektir. Buna dayanarak, görevleri planlayabilir ve projeleri teslim edebilirsiniz.

Toplantı sahibi olarak, bu görev için birini atayabilir ve her önemli kararı ve tartışmayı yazmalarını sağlayabilirsiniz. Daha sonra, herkesin toplantıda ne olduğunu bilmesi için bu toplantı tutanaklarını dağıtın. Tüm çalışanların aynı fikirde olmasını ve kimsenin toplantıda söylenenleri yanlış yorumlamamasını sağlayacaktır. Ayrıntılı bir sicile sahip olmak aynı zamanda güvenilirliği artıracak, hata ve aksilik olasılığını ortadan kaldıracaktır.

Ayrıca Okuyun: Anında Geri Takip Eden Instagram Hesaplarını Nasıl Bulacağınıza İlişkin Kolay Adımlar

6. Bir Eylem Planı ile Bitirin

Yöneticiler genellikle toplantı bitmeden önce tamamlanması gereken bir liste bırakır, ancak bu doğru yaklaşım değildir. Sonraki adımları tartışmak için toplantının son birkaç dakikasını bırakmalısınız. Tartışma kimin neyden sorumlu olduğu etrafında dönmelidir. Aynı şekilde, çalışanların başarmaları gereken hedefleri olduğunu bilmeleri için son teslim tarihlerine ilişkin bir fikir verin.

En önemlisi, çalışanların motive olmaları için toplantıları olumlu bir şekilde sonlandırın. Belki onlara yaklaşan bir anlaşmadan veya güvenceye aldığınız son müşteriden bahsedin. Mutlu ve olumlu haberler morali yükseltir ve onları iş hedeflerine doğru daha çok çalışmaya teşvik eder.

Son düşünceler

Bir toplantıyı etkili bir şekilde yürütmek, bir sanat ve bilimden başka bir şey değildir. Katılımcıların aktif olduğundan ve görüşlerini ortaya koyduklarından emin olmalısınız. Aynı şekilde, bir plan oluşturmak da bir diğer önemli görevdir. İnsanların toplantıdan ne beklemeleri gerektiğini anlamalarına yardımcı olur. Sonuç olarak, istenen hedefe ulaşırsa oturumunuz başarılı olabilir. Bu nedenle, tartışmayı yönlendirin, farklı bakış açılarını memnuniyetle karşılayın ve bir eylem planı ile sonlandırın.