6 consigli per portare a termine un incontro di lavoro con successo

Al giorno d'oggi, gestire un'impresa non è altro che una sfida. I dipendenti devono occuparsi di operazioni, finanze, reclutamento, campagne di marketing e altro ancora. Allo stesso tempo, devono allocare risorse per garantire livelli di efficienza ottimali.

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L'intera gestione deve stare al passo con le cose che accadono nel business. Per questo, devi incorporare le riunioni di lavoro nel programma di routine. Questi incontri sono una parte inevitabile della vita lavorativa. Consente al team di discutere questioni urgenti, progetti e piani in tempo reale, aprendo le porte a discussioni pratiche. Invitare opinioni diverse al tavolo può anche aiutare a generare nuove idee per il business.

Tuttavia, le riunioni possono anche essere impegnative. A volte, le persone arrivano in tempo, ma l'incontro inizia tardi. A volte, l'agenda non è chiara, persone diverse discutono e l'host non può gestire. Tali incontri fanno più danni che benefici per un'azienda. Pertanto, è necessario imparare alcune regole per gestire una riunione efficace. Per aiutarti, abbiamo elencato sei suggerimenti per svolgere con successo un incontro di lavoro.

1. Imposta l'atmosfera giusta

In qualità di imprenditore o manager, devi impostare il tono giusto per le riunioni. Sta a te decidere se vuoi che le riunioni siano formali o informali. Allo stesso modo, decidi se desideri organizzare riunioni in tempo reale o virtuali. È necessario creare un collegamento per le riunioni virtuali e condividerlo con tutti almeno un giorno prima.

Allo stesso modo, è necessario prenotare sale conferenze o riunioni con ampio spazio per condurre riunioni di persona. In ogni caso, devi creare un'atmosfera di rispetto reciproco in cui i partecipanti possano condividere le loro idee e opinioni senza esitazione.

Inoltre, considera di cambiare l'atmosfera ogni volta che ti sembra possibile. La maggior parte delle riunioni sono formali e sembrano una faccenda noiosa per i dipendenti. Per contrastare ciò, potresti andare all'aperto per un incontro per alleggerire l'atmosfera. Altrimenti, puoi avere discussioni informali settimanalmente per rendere le sessioni meno formali e raggiungere lo scopo lasciando che i dipendenti si alleggeriscano.

2. Impostare un'agenda della riunione

Stabilire un piano potrebbe sembrare un gioco da ragazzi, ma sfortunatamente non è così. Persone diverse sollevano argomenti diversi, deviando dallo scopo dell'incontro. È fondamentale stabilire un ordine del giorno della riunione. Puoi riassumerlo su un volantino o scriverlo sulla lavagna in modo che tutti sappiano perché si sono riuniti. Potrebbe essere per discutere nuove idee di prodotto, identificare un problema, superare un ostacolo o qualsiasi cosa stia accadendo nel business.

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Una volta che lo scopo della riunione è chiaro, crea un elenco di argomenti che desideri discutere. Assegna una durata specifica a ciascun soggetto per evitare di prolungare la riunione. Invia in anticipo il programma della riunione a tutti i partecipanti in modo che tutti possano prepararsi. Ricorda, impostare un'agenda fornisce una bussola per la conversazione. Garantisce che la riunione torni in carreggiata ogni volta che la discussione va fuori rotta.

3. Guarda l'orologio

I dipendenti lasciano i loro compiti di routine per partecipare a queste riunioni; quindi, a loro non piace essere tenuti in attesa. Pertanto, stabilisci un orario fisso per iniziare la tua riunione senza ritardi. Invece di aspettare che le persone si uniscano, assicurati che tutti i partecipanti arrivino in anticipo di cinque minuti per iniziare in tempo. Allo stesso modo, mantieni il ritmo della riunione sulla buona strada e termina in tempo piuttosto che trascinarlo.

Inoltre, scegli il momento giusto per l'incontro. Per lo più il lunedì e il venerdì sono i più affollati, quindi evita di raccogliere in questi giorni. Fai attenzione a un momento appropriato per tenere una sessione specifica. Puoi sempre verificare con il tuo team per trovare il momento migliore per pianificare una riunione.

4. Dirigere la discussione

Spesso le discussioni della riunione vanno fuori tema. Una cosa tira l'altra, il che significa che i partecipanti possono deviare dall'argomento. È essenziale indirizzare la conversazione sull'argomento o sull'agenda appropriati durante le riunioni di lavoro. Tuttavia, la domanda rimane: "come?"

In primo luogo, puoi scegliere alcune frasi dalle tue note come argomento di discussione o porre una domanda correlata. Allo stesso modo, se l'argomento sembra interessante o prezioso, suggerisci di programmare un incontro separato per discutere ulteriormente l'idea. Altrimenti, puoi affermare che la conversazione sta andando fuori tema e che vuoi riportarla al piano. Potresti esitare in tali situazioni, ma è sempre meglio parlare per condurre la riunione con successo.

5. Prendi appunti e fai circolare i minuti

Non importa quanto tu sia attento a una riunione, prendere appunti e stare al passo con tutti i cibi da asporto è essenziale. Questi potrebbero essere punti di discussione, approfondimenti su progetti imminenti o domande aperte. Avere questi suggerimenti per iscritto farà molto per ricordare le cose. Sulla base di ciò, puoi pianificare attività e consegnare progetti.

In qualità di ospite della riunione, puoi assegnare qualcuno a questo compito e assicurarti che annoti ogni decisione e discussione cruciale. Successivamente, fai circolare questi verbali della riunione in modo che tutti sappiano cosa è successo durante la riunione. Garantirà che tutti i dipendenti siano sulla stessa pagina e nessuno interpreti male ciò che è stato detto durante la riunione. Avere un registro dettagliato migliorerà anche la credibilità, eliminando la probabilità di errori e battute d'arresto.

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6. Termina con un piano d'azione

I manager spesso lasciano un elenco di cose da concludere prima della fine della riunione, ma questo non è l'approccio giusto. Devi lasciare gli ultimi minuti della riunione per discutere i prossimi passi. La discussione dovrebbe ruotare attorno a chi è responsabile di cosa. Allo stesso modo, fornisci un'idea delle scadenze in modo che i dipendenti sappiano di avere obiettivi da raggiungere.

Soprattutto, terminare le riunioni in modo positivo in modo che i dipendenti si sentano motivati. Forse, parla loro di un affare imminente o dell'ultimo cliente che ti sei assicurato. Le notizie felici e positive aumentano il morale e li incoraggiano a lavorare di più per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Pensieri finali

Condurre un incontro in modo efficace non è altro che un'arte e una scienza. Devi assicurarti che i partecipanti siano attivi e che esprimano le loro opinioni. Allo stesso modo, l'impostazione di un piano è un altro compito cruciale. Aiuta le persone a capire cosa aspettarsi dalla riunione. Tutto sommato, la tua sessione può avere successo se raggiunge l'obiettivo desiderato. Quindi, dirigere la discussione, accogliere diversi punti di vista e concluderla con un piano d'azione.