6 dicas para realizar uma reunião de negócios com sucesso

Nos dias de hoje, administrar um negócio é nada menos que um desafio. Os funcionários devem cuidar das operações, finanças, recrutamento, campanhas de marketing e muito mais. Ao mesmo tempo, eles precisam alocar recursos para garantir níveis ótimos de eficiência.

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Toda a gestão deve ficar a par das coisas que acontecem no negócio. Para isso, é preciso incorporar as reuniões de negócios à agenda de rotina. Essas reuniões são uma parte inevitável da vida profissional. Ele permite que a equipe discuta questões, projetos e planos urgentes em tempo real, abrindo portas para discussões práticas. Convidar diferentes opiniões para a mesa também pode ajudar a gerar novas ideias para o negócio.

No entanto, as reuniões também podem ser desafiadoras. Às vezes, as pessoas chegam na hora, mas a reunião começa tarde. Às vezes, a agenda não é clara, pessoas diferentes estão discutindo sobre as coisas e o anfitrião não consegue administrar. Essas reuniões fazem mais mal do que bem para um negócio. Portanto, você deve aprender algumas regras para realizar uma reunião eficaz. Para te ajudar, listamos seis dicas para realizar uma reunião de negócios com sucesso.

1. Defina a atmosfera certa

Como proprietário ou gerente de uma empresa, você deve definir o tom certo para as reuniões. Cabe a você decidir se quer que as reuniões sejam formais ou informais. Da mesma forma, decida se deseja ter reuniões em tempo real ou virtuais. Você deve criar um link para reuniões virtuais e compartilhá-lo com todos pelo menos um dia antes.

Da mesma forma, você deve reservar salas de conferências ou reuniões com amplo espaço para realizar reuniões presenciais. De qualquer forma, você deve criar uma atmosfera de respeito mútuo onde os participantes possam compartilhar suas ideias e opiniões sem hesitação.

Além disso, considere mudar a atmosfera sempre que possível. A maioria das reuniões são formais e parecem um assunto tedioso para os funcionários. Para contrariar isso, você pode ir ao ar livre para uma reunião para aliviar a atmosfera. Caso contrário, você pode ter discussões informais semanalmente para tornar as sessões menos formais e atingir o objetivo, deixando os funcionários mais leves.

2. Defina uma Agenda de Reunião

Definir um plano pode soar como um acéfalo, mas, infelizmente, esse não é o caso. Diferentes pessoas trazem à tona tópicos diferentes, desviando-se do propósito da reunião. É crucial definir uma agenda de reuniões. Você pode resumir isso em um folheto ou anotá-lo no quadro branco para que todos saibam por que se reuniram. Pode ser para discutir novas ideias de produtos, identificar um problema, superar um obstáculo ou qualquer coisa que esteja acontecendo no negócio.

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Quando o objetivo da reunião estiver claro, crie uma lista de tópicos que deseja discutir. Atribua uma duração específica a cada assunto para evitar prolongar a reunião. Envie a agenda da reunião para todos os participantes com antecedência para que todos possam se preparar. Lembre-se, definir uma agenda fornece uma bússola para a conversa. Isso garante que a reunião volte aos trilhos sempre que a discussão se desviar do curso.

3. Fique de olho no relógio

Os funcionários deixam suas tarefas rotineiras para participar dessas reuniões; portanto, eles não gostam de ficar esperando. Portanto, defina um horário firme para iniciar sua reunião sem atrasos. Em vez de esperar que as pessoas entrem, certifique-se de que todos os participantes cheguem cinco minutos antes para começar a tempo. Da mesma forma, mantenha o ritmo da reunião no caminho certo e termine no horário, em vez de arrastá-la.

Além disso, escolha o momento certo para a reunião. Principalmente segundas e sextas-feiras são os mais movimentados, então evite pegar esses dias. Cuidado com um horário apropriado para realizar uma sessão específica. Você sempre pode verificar com sua equipe para encontrar o melhor horário para agendar uma reunião.

4. Direcione a discussão

Muitas vezes, as discussões da reunião se desviam do tópico. Uma coisa leva a outra, o que significa que os participantes podem se desviar do assunto. Direcionar a conversa para o tópico ou agenda apropriado durante as reuniões de negócios é essencial. No entanto, a pergunta permanece: “como?”

Em primeiro lugar, você pode escolher algumas frases de suas anotações como um item de discussão ou fazer uma pergunta relacionada. Da mesma forma, se o tópico parecer interessante ou valioso, sugira agendar uma reunião separada para discutir mais a ideia. Caso contrário, você pode afirmar que a conversa está saindo do assunto e que deseja orientá-la de volta ao plano. Você pode hesitar em tais situações, mas é sempre melhor falar para conduzir a reunião com sucesso.

5. Anote e circule as atas

Não importa o quão atento você esteja em uma reunião, fazer anotações e ficar por dentro de todos os tópicos é essencial. Estes podem ser pontos de discussão, insights sobre projetos futuros ou questões em aberto. Ter esses ponteiros por escrito ajudará bastante a lembrar das coisas. Com base nisso, você pode planejar tarefas e entregar projetos.

Como organizador da reunião, você pode designar alguém para essa tarefa e garantir que eles anotem todas as decisões e discussões cruciais. Mais tarde, circule essas atas da reunião para que todos saibam o que aconteceu na reunião. Isso garantirá que todos os funcionários estejam na mesma página e ninguém interprete mal o que foi dito na reunião. Ter um registro detalhado também melhorará a credibilidade, eliminando a probabilidade de erros e contratempos.

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6. Termine com um Plano de Ação

Os gerentes geralmente deixam uma lista de coisas para encerrar antes que a reunião termine, mas essa não é a abordagem correta. Você deve deixar os últimos minutos da reunião para discutir os próximos passos. A discussão deve girar em torno de quem é responsável pelo quê. Da mesma forma, dê uma visão dos prazos para que os funcionários saibam que têm metas a serem alcançadas.

Mais importante ainda, termine as reuniões de forma positiva para que os funcionários se sintam motivados. Talvez, conte a eles sobre um próximo negócio ou o último cliente que você garantiu. Notícias felizes e positivas aumentam o moral e os incentivam a trabalhar mais em direção aos objetivos de negócios.

Pensamentos finais

Conduzir uma reunião de forma eficaz é nada menos que uma arte e uma ciência. Você deve garantir que os participantes estejam ativos e apresentando suas opiniões. Da mesma forma, definir um plano é outra tarefa crucial. Isso ajuda as pessoas a entender o que esperar da reunião. Em suma, sua sessão pode ser bem-sucedida se atingir o objetivo desejado. Assim, dirija a discussão, acolha diferentes pontos de vista e termine com um plano de ação.