비즈니스 미팅을 성공적으로 수행하기 위한 6가지 팁

오늘날과 같은 시대에 비즈니스를 운영하는 것은 하나의 도전과제입니다. 직원은 운영, 재정, 채용, 마케팅 캠페인 등을 돌봐야 합니다. 동시에 최적의 효율성 수준을 보장하기 위해 리소스를 할당해야 합니다.

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전체 경영진은 비즈니스에서 일어나는 일에 뒤쳐지지 않아야 합니다. 이를 위해서는 비즈니스 회의를 일상적인 일정에 통합해야 합니다. 이러한 회의는 직장 생활에서 피할 수 없는 부분입니다. 이를 통해 팀은 시급한 문제, 프로젝트 및 계획을 실시간으로 논의하여 실질적인 토론의 문을 열 수 있습니다. 다양한 의견을 테이블에 초대하는 것도 비즈니스에 대한 새로운 아이디어를 생성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

그러나 회의도 어려울 수 있습니다. 때때로 사람들은 정시에 도착하지만 회의는 늦게 시작됩니다. 때로는 의제가 명확하지 않고 다른 사람들이 문제를 놓고 논쟁하며 호스트가 관리할 수 없습니다. 그러한 회의는 비즈니스에 득보다 실이 더 많습니다. 따라서 효과적인 회의를 진행하려면 몇 가지 규칙을 배워야 합니다. 귀하를 돕기 위해 비즈니스 미팅을 성공적으로 수행하기 위한 6가지 팁을 나열했습니다.

1. 적절한 분위기 설정

비즈니스 소유자 또는 관리자는 회의에 적합한 어조를 설정해야 합니다. 회의를 공식적으로 할지 비공식적으로 할지 여부는 귀하에게 달려 있습니다. 마찬가지로 실시간 또는 가상 회의를 할 것인지 결정하십시오. 가상 회의에 대한 링크를 생성하고 적어도 하루 전에 모든 사람과 공유해야 합니다.

마찬가지로, 직접 회의를 진행하려면 충분한 공간이 있는 회의실이나 회의실을 예약해야 합니다. 어느 쪽이든 참가자들이 주저 없이 자신의 아이디어와 의견을 공유할 수 있는 상호 존중의 분위기를 조성해야 합니다.

또한 가능하면 분위기를 바꾸는 것을 고려하십시오. 대부분의 회의는 형식적이고 직원들에게 지루한 일처럼 보입니다. 이에 맞서기 위해 야외 모임에 참석하여 분위기를 밝힐 수 있습니다. 그렇지 않으면 매주 비공식 토론을 통해 세션을 덜 형식적으로 보이게 하고 목적을 달성하는 동시에 직원들을 가볍게 할 수 있습니다.

2. 회의 의제 설정

계획을 세우는 것은 당연한 일처럼 들릴지 모르지만 불행히도 그렇지 않습니다. 사람들은 회의 목적에서 벗어나 다른 주제를 제기합니다. 회의 의제를 설정하는 것이 중요합니다. 유인물에 요약하거나 화이트보드에 적어 모두가 모인 이유를 알 수 있습니다. 새로운 제품 아이디어에 대해 논의하고, 문제를 식별하고, 장애물을 극복하거나, 비즈니스에서 일어나는 모든 일을 할 수 있습니다.

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회의 목적이 명확해지면 토론하고 싶은 주제 목록을 만드십시오. 회의가 연장되지 않도록 각 주제에 특정 기간을 지정하십시오. 모든 참석자에게 미리 회의 일정을 보내 모든 사람이 준비할 수 있도록 합니다. 의제를 설정하면 대화의 나침반이 된다는 것을 기억하십시오. 토론이 방향을 벗어날 때마다 회의가 정상 궤도에 오를 수 있도록 합니다.

3. 시계 보기

직원들은 이러한 회의에 참여하기 위해 일상 업무를 떠납니다. 따라서 그들은 계속 기다리는 것을 좋아하지 않습니다. 그러므로 지체 없이 회의를 시작할 시간을 확실히 정하십시오. 사람들이 참여할 때까지 기다리지 말고 모든 참석자가 정시에 시작하도록 5분 일찍 시작하십시오. 마찬가지로, 회의 속도를 유지하고 시간을 끌지 말고 정시에 종료하십시오.

또한, 회의에 적합한 시간을 선택하십시오. 대부분 월요일과 금요일이 가장 바쁘므로 피킹을 피하십시오. 특정 세션을 개최하기에 적절한 시간에 주의하십시오. 회의 일정을 잡기에 가장 좋은 시간을 찾기 위해 항상 팀에 문의할 수 있습니다.

4. 토론 주도

종종 회의 토론은 주제에서 벗어납니다. 한 가지가 다른 것으로 이어지며, 이는 참가자가 주제에서 벗어날 수 있음을 의미합니다. 비즈니스 회의 중에 적절한 주제나 의제로 대화를 유도하는 것이 중요합니다. 그러나 여전히 “어떻게?”라는 질문이 남는다.

첫째, 토론 항목으로 메모에서 몇 문장을 선택하거나 관련 질문을 할 수 있습니다. 마찬가지로 주제가 흥미롭거나 가치 있는 것 같으면 별도의 회의를 예약하여 아이디어에 대해 더 자세히 논의할 것을 제안합니다. 그렇지 않으면 대화가 주제에서 벗어나 다시 계획으로 돌아가고 싶다고 말할 수 있습니다. 이러한 상황에서 주저할 수 있지만 회의를 성공적으로 이끌려면 항상 목소리를 높이는 것이 가장 좋습니다.

5. 메모하고 의사록을 회람

회의에 아무리 주의를 기울이더라도 메모를 하고 모든 요점을 파악하는 것이 중요합니다. 토론 포인트, 향후 프로젝트에 대한 통찰력 또는 공개 질문이 될 수 있습니다. 이러한 포인터를 서면으로 작성하면 기억하는 데 많은 도움이 될 것입니다. 이를 기반으로 작업을 계획하고 프로젝트를 전달할 수 있습니다.

회의 주최자는 이 작업을 수행할 사람을 지정하고 그들이 모든 중요한 결정과 토론을 기록하도록 할 수 있습니다. 나중에 회의록을 배포하여 회의에서 무슨 일이 있었는지 모두가 알 수 있도록 하십시오. 그것은 모든 직원이 같은 페이지에 있고 아무도 회의에서 말한 내용을 잘못 해석하지 않도록 합니다. 상세한 기록을 가지고 있으면 신뢰성이 향상되어 실수와 차질의 가능성이 제거됩니다.

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6. 실행 계획으로 끝내기

관리자는 종종 회의가 끝나기 전에 마무리할 일 목록을 남기지만 올바른 접근 방식이 아닙니다. 다음 단계를 논의하려면 회의의 마지막 몇 분 동안 자리를 비워야 합니다. 토론은 누가 무엇을 책임지는가를 중심으로 이루어져야 합니다. 마찬가지로, 직원들이 달성해야 할 목표가 있음을 알 수 있도록 마감일에 대한 통찰력을 제공하십시오.

가장 중요한 것은 직원들이 의욕을 느낄 수 있도록 긍정적으로 회의를 끝내는 것입니다. 아마도 다가오는 거래 또는 확보한 마지막 고객에 대해 이야기하십시오. 행복하고 긍정적인 소식은 사기를 높이고 비즈니스 목표를 향해 더 열심히 일하도록 격려합니다.

마지막 생각들

회의를 효과적으로 진행하는 것은 예술이자 과학입니다. 참가자가 적극적이고 자신의 견해를 제시하는지 확인해야 합니다. 마찬가지로 계획을 세우는 것도 또 다른 중요한 작업입니다. 사람들이 회의에서 무엇을 기대하는지 이해하는 데 도움이 됩니다. 대체로 원하는 목표를 달성하면 세션이 성공적일 수 있습니다. 따라서 토론을 주도하고 다양한 관점을 환영하며 실행 계획으로 마무리하십시오.